Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Centrum

Ondertekening

Financiële bijlage

Algemeen

Algemeen

In deze bijlage zijn de afspraken rond de structurele en incidentele bijdragen van partners aan het Brabants Historisch Centrum nader gespecificeerd (artikel 16, eerste lid).

Er is afgesproken dat de beschikbare exploitatiebudgetten van de afzonderlijke instellingen waaruit het Brabants Historisch Centrum ontstaat, zullen worden samengevoegd. Uit deze exploitatiebudgetten zullen de exploitatiekosten worden bestreden van het Brabants Historisch Centrum, waarbij de behaalde efficiencyvoordelen zullen worden aangewend voor nieuw beleid ten behoeve van de publieksfunctie.

Structurele bijdragen

De jaarlijkse structurele bijdragen van de partners zijn, inclusief huurlasten als volgt:

Het Rijk (DCE/RAD) € 2.227.000 (prijspeil 2002) )

Streekarchief Brabant Noord-Oost (SABNO) Inwoneraantal x tarief )

• -

  gemeente Bernheze € 101.790 28.857 x 3,53

• -

  gemeente Boekel € 33.080 9.364 x 3,53

• -

  gemeente Boxmeer € 103.620 29.358 x 3,53

• -

  gemeente Cuijk € 85.840 24.331 x 3,53

• -

  gemeente Grave € 44.900 12.723 x 3.53

• -

  gemeente Landerd € 51.960 14.706 x 3,53

• -

  gemeente Lith € 23.910 6.751 x 3,53

• -

  gemeente Maasdonk € 40.390 11.409 x 3,53

• -

  gemeente Mill € 39.350 11.111 x 3,53

• -

  gemeente Oss € 267.380 75.858 x 3,53

• -

  gemeente Sint Anthonis € 41.600 11.798 x 3,53

• -

  gemeente Sint-Oedenrode € 60.380 17.034 x 3,53

• -

  gemeente Uden € 141.310 40.108 x 3,53

• -

  gemeente Veghel € 128.560 36.466 x 3,53

• -

  Waterschap de Maaskant € 57.240 16.000 x 3,53

Subtotaal € 1.221.310 € 1.221.310 (prijspeil 2004)

Streekarchief Langs Aa en Dommel (LAED) Inwoneraantal x tarief

• -

  gemeente Haaren € 40.986 14.048 x 2,92

• -

  gemeente Schijndel € 54.943 23.401 x 2,35

• -

  gemeente Sint-Michielsgestel € 61.409 27.969 x 2,19

• -

  gemeente Vught € 57.708 25.287 x 2,28

• -

  Waterschap de Aa € 41.501 16.760 x 2,47

• -

  Waterschap de Dommel € 57.012 30.700 x 1,86

Subtotaal € 313.559 € 313.559 (prijspeil 2004)

Totaal € 3.761.869

De gemeentelijke bijdragen zijn voor SABNO het product van het aantal inwoners per gemeente per 1 januari van het voorafgaande jaar (bron centraal bureau voor de statistiek) x € 3,53.

De bijdragen van de gemeenten en waterschappen van LAED zijn niet gebaseerd op een vast bedrag per inwoner, dat voor alle deelnemers hetzelfde is, maar op een kostenverdeelsleutel die rekening houdt met de vaste kosten per werkdag, die voor alle deelnemers hetzelfde zijn, de kosten per meter beheerd archief en het relatieve aandeel in de algemene kosten, gebaseerd op het inwonertal. Het hier berekende bedrag per inwoner van de bijdragen dient in het vervolg als uitgangspunt voor de vaststelling van de jaarlijkse bijdrage.

Huisvesting

• -

  Het Rijk bepaalt met betrekking tot de bovengenoemde bijdrage dat de huurcomponent in de bijdrage van het Rijk (DCE/RAD) is bepaald op € 1.036.000 (prijspeil 2002). Met betrekking tot deze component geldt de voorwaarde dat deze specifiek moet worden aangewend voor het voldoen aan de verplichtingen voortvloeiende uit de gebruikersovereenkomst die is afgesloten met de RGD.

• -

  Bij de financiële berekeningen is er van uitgegaan dat de nieuwbouw in Grave per 1 januari 2006 wordt opgeleverd. In de begroting van het BHC is een huurbedrag van maximaal € 168.900 (prijspeil 2006) bepaald. Dit bedrag is vastgesteld op basis van eerder overleg tussen SABNO en de stichting woonmaatschappij Maasland.

• -

  De definitieve huurovereenkomst zal zijn gebaseerd op een door de fusiepartners vast te stellen Definitief Ontwerp en dit maximale huurbedrag van € 168.900. De overeenkomst zal worden aangegaan door het bestuur van SABNO na instemming van de beide fusiepartners. Mocht de huurovereenkomst onverhoopt pas gesloten kunnen worden na de totstandkoming van het BHC, dan wordt de huurovereenkomst gesloten door het dagelijks bestuur van het BHC op basis van een tussen het bestuur van SABNO en de stichting woonmaatschappij Maasland gesloten beginselovereenkomst waarin de eerder genoemde randvoorwaarden (goedgekeurd Definitief Ontwerp en maximale huurprijs van € 168.900) zijn vastgelegd.

• -

  De vestigingen in Oss en Veghel worden per 1 januari 2006 gesloten waardoor jaarlijks € 113.000 wordt bespaard. Daarnaast zijn er echter financiële gevolgen van het huurcontract van de vestiging in Oss, aangezien het contract blijft doorlopen tot en met augustus 2008. Zonder afkoop van het contract of doorverhuur van de ruimten aan derden ontstaat in de periode 2006 t/m augustus 2008 een totale verplichting van circa € 220.000. Dit risico wordt gedragen door het Brabants Historisch Centrum, mogelijk met het op te bouwen eigen vermogen.

Aanvang van de bijdragen

De bijdragen van de partners vangen aan op het moment dat de Regeling Brabants Historisch Centrum in werking treedt. Aangezien te verwachten valt dat dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar zal de bijdrage naar evenredigheid worden toegerekend met ingang van de eerste dag van de maand, waarin de regeling in werking treedt. De partners zullen er voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen in hun respectievelijke begrotingen worden opgenomen.

Incidentele bijdragen

Programma- en behoudsgelden

Het Rijk (DCE/RAD) stelt voor de uitvoer van een behoudsplan behoudsgelden beschikbaar. Deze middelen ad € 59.000 zijn beschikbaar tot en met 31 december 2004. Voor de periode daarna worden in het voorjaar 2004 nieuwe afspraken gemaakt.

Inbreng van vermogensbestanddelen

De partijen brengen in totaal € 184.079 aan vermogensbestanddelen in. Dit bedrag is als volgt opgebouwd:

• -

  Het Rijk: € 52.217 (inbreng eenmalige middelen)

• -

  SABNO: € 11.059

* risicoreserve pluspakket € 65.442

* egalisatie ziektevervanging € 13.159

-LAED: € 42.202

BTW aspecten

Het Brabants Historisch Centrum neemt contact op met de belastinginspecteur ter verkrijging van een nieuwe BTW beschikking voor het hele instituut. Over de inhoud van die beschikking en de mogelijke consequenties voor de begroting is nog geen 100% zekerheid.

Toelichting Regeling Brabants Historisch Centrum

Algemeen

De staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap heeft in de brief van 7 februari 2000 aan de voorzitter van de Tweede Kamer (Kamerstuk 1999-2000, 26591, nr. 13) aangegeven de samenwerking tussen archieven onderling en archieven en andere culturele instellingen te willen bevorderen. Concreet wordt gestreefd naar de vorming van regionale historische centra waar onder meer rijksarchieven in opgaan en die een brede cultuurhistorische publieksfunctie dienen te vervullen. De integratie moet de efficiency en effectiviteit van het archiefbeheer ten goede komen. Enerzijds zal één archiefdienst – in plaats van vier afzonderlijke diensten - tot een minder kostbare bedrijfsvoering leiden zodat er middelen voor effectiever beheer vrijkomen. Anderzijds komen door integratie de specifieke deskundigheden die bij de verschillende integrerende diensten aanwezig zijn, ook voor de partners beschikbaar. Op deze manier zal het publiek beter toegang krijgen tot het archiefmateriaal en worden de mogelijkheden vergroot nieuwe publieksgroepen in contact te brengen met de historische informatie uit de archieven.

Het beheer van archiefbescheiden vindt normaliter plaats door de verschillende overheden zelf op grond van de Archiefwet 1995. Die wet bepaalt welke taken de verschillende overheden op het gebied van het archiefbeheer moeten uitvoeren en welke bevoegdheden hen daarvoor ten dienste staan. Uit onderzoek naar de mogelijke bestuursvormen voor de beoogde samenwerking blijkt dat er thans voor samenwerking mede ter uitvoering van een publiekrechtelijke taak op grond van de Archiefwet 1995 slechts één bestuursvorm voor de samenwerking geschikt is, namelijk een gemeenschappelijke regeling in het kader van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna te noemen: WGR). Voor het in gezamenlijkheid beheren van de archiefbescheiden is daarom een gemeenschappelijke regeling getroffen onder de naam Brabants Historisch Centrum. Het betreft een regeling die gebaseerd is op de artikelen 96 en 97 van de WGR waarbij tevens gebruik is gemaakt van de bevoegdheid die artikel 8 van de WGR verleent om bij een gemeenschappelijke regeling een openbaar lichaam met eigen rechtspersoonlijkheid in het leven te roepen.

Bij de keuze voor de WGR om de integratie vorm te geven, is voldaan aan een aantal randvoorwaarden. De belangrijkste daarvan is het behoud van de in de Archiefwet 1995 neergelegde verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden. In beginsel betreft de integratie het beheer. Daarnaast is voldaan aan de randvoorwaarde dat er voldoende sturingsinstrumenten moeten zijn om het beleid dat de verschillende betrokken overheden (zorgdragers) voor het archiefbeheer wenselijk achten binnen de samenwerking tot uitvoering te brengen.

Op de (belangrijke) randvoorwaarde dat de verantwoordelijkheid van de betrokken overheden voor de zorg voor de eigen archiefbescheiden behouden moet blijven (met de term zorg heeft de Archiefwet 1995 de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de eigen archiefbescheiden voor ogen) worden enkele uitzonderingen gemaakt in die zin dat enkele taken en bevoegdheden die de Archiefwet 1995 aan de zorgdragers toekent, aan het Brabants Historisch Centrum worden overgedragen. Het betreft:

• -

  het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);

• -

  het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);

• -

  de benoeming van de (directeur van de dienst die als) rijksarchivaris en tevens (als) gemeente- en waterschapsarchivaris (gaat functioneren) (artikel 32, derde lid en 37, derde lid, Archiefwet 1995);

• -

  het aanwijzen van de gemeentelijke en waterschapsarchiefbewaarplaatsen (artikel 31 en 36 Archiefwet 1995).

Naast de beheerstaken en enkele zorgtaken zal het Brabants Historisch Centrum een adviserende en voorbereidende rol vervullen ten aanzien van de zorgtaken die de Archiefwet 1995 in handen van de zorgdrager legt. In artikel 2, derde lid, onderdeel c, zijn die taken opgesomd. Het gaat dan bijvoorbeeld om taken en bevoegdheden met betrekking tot het ontwerpen van selectielijsten, het beslissen omtrent vervanging en vervreemding van archiefbescheiden en het vaststellen van een gemeentelijke- en waterschapsarchiefverordening.

Bestuur en personeel

Het bestuur van het Brabants Historisch Centrum zal ingevolge de WGR bestaan uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter, waarbij het dagelijks bestuur bestaat uit dezelfde personen als het algemeen bestuur. De leden worden benoemd door de betrokken partners. Het aantal leden dat elke partner benoemt, is in de eerste plaats gekozen op basis van de financiële en personele inbreng van de desbetreffende partner in het Brabants Historisch Centrum. Daarnaast is gekeken naar het belang van het draagvlak bij de verschillende partners.

De partners hebben voorkeur voor een klein en slagvaardig bestuur. Bij de aanvang van de regeling zal het algemeen bestuur van het Brabants Historisch Centrum voor een startperiode van vier jaar, uit zes leden bestaan. Overeenkomstig artikel 4, tweede tot en met het derde lid, wijst de minister hierbij drie leden aan. De gemeenten en waterschappen wijzen gezamenlijk drie leden aan. Na een startperiode van vier jaar kunnen de partners besluiten het algemeen bestuur terug te brengen naar vier leden, waarbij de minister twee leden aanwijst en de gemeenten en waterschappen gezamenlijk twee leden. Om de democratische betrokkenheid te waarborgen kunnen de leden in het bestuur die benoemd zijn door de gemeenten en waterschappen, ook door de gemeenten en waterschappen die niet in het bestuur deelnemen ter verantwoording worden geroepen. Ook kunnen de gemeenten en waterschappen die niet vertegenwoordigd zijn in het bestuur, de bestuursleden van de gemeenten en/of waterschappen aanwijzingen geven en inlichtingen vragen. Om de zienswijze van de niet aan het bestuur deelnemende gemeenten en waterschappen omtrent het ter verantwoording roepen meer vorm te geven en onderling af te stemmen, zal een structureel overleg tussen de verantwoordelijke portefeuillehouders van de betreffende gemeenten en waterschappen in het leven worden geroepen. Dit portefeuillehoudersoverleg zal onder meer een voordracht doen voor de door de gemeenten en waterschappen te benoemen bestuursleden.

Naast het algemeen en dagelijks bestuur en de voorzitter, heeft het Brabants Historisch Centrum aantal personeelsleden waaronder een directeur. De directeur zal worden benoemd, geschorst en ontslagen door het algemeen bestuur, de overige personeelsleden door het dagelijks bestuur dat die taak overigens kan mandateren aan de directeur. De rechtspositieregeling van de provincie Noord Brabant is op de directeur en het overige personeel van toepassing.

Provinciale betrokkenheid

Gedeputeerde Staten oefenen ingevolge artikel 33 van de Archiefwet 1995 het toezicht uit op de wijze waarop burgemeester en wethouders de hen opgedragen zorg voor de gemeentelijke archieven inhoudt geven. Ook hebben gedeputeerde staten op grond van artikel 29 van de Archiefwet 1995 de bevoegdheid om de minister voorstellen te doen inzake het beheer van de naar het Brabants Historisch Centrum overgebrachte provinciale archiefbescheiden.

De instelling van de onderhavige gemeenschappelijke regeling laat genoemde toezichthoudende taak en de bevoegdheid om voorstellen te doen onverlet.

Algemene aanwijzingen, openbaarheid en ombudsman

Binnen de rijksoverheid wordt nog al eens gebruik gemaakt van Algemene aanwijzingen voor de Rijksoverheid die door de minister-president worden vastgesteld. Als voorbeeld wordt genoemd de aanwijzingen ten aanzien van markt en overheid. Dergelijke aanwijzingen gelden ook voor de Rijksarchiefdienst en daarmee voor de archiefbewaarplaatsen in de provincie. Door het instellen van een openbaar lichaam zoals het Brabants Historisch Centrum, zijn dergelijke algemene aanwijzingen niet meer rechtstreeks van toepassing op het Brabants Historisch Centrum. Er zijn evenwel geen redenen waarom dergelijke aanwijzingen niet meer zouden moeten gelden in geval van een samenwerkingsverband. Daarom is de mogelijkheid in artikel 2, vijfde lid, geopend voor de partners gezamenlijk om dergelijke aanwijzingen van algemene aard aan het Brabants Historisch Centrum te geven. De partijen zullen een dergelijke aanwijzing voor markt en overheid geven.

In dit verband wordt nog opgemerkt dat de partners beogen een externe klachtvoorziening in het leven te roepen bij de Nationale ombudsman op grond van de Wet Nationale ombudsman. De partners gaan ervan uit dat de Wet openbaarheid van bestuur van toepassing is op het Brabants Historisch Centrum.

Financiering

De kosten voor het Brabants Historisch Centrum worden gedragen door de partners. Zie de bij de regeling behorende bijlage.

Het sturingsmodel

De participanten in het openbaar lichaam benoemen ieder, al dan niet gezamenlijk, een aantal bestuursleden. De partners kunnen de 'eigen' bestuursleden ontslaan en zij kunnen de 'eigen' bestuursleden aanwijzingen geven hoe te handelen in het bestuur. Ook kunnen de partners, zoals hiervoor besproken, volgens artikel 2, vijfde lid, gezamenlijk aanwijzingen geven. De leden van het bestuur opereren 'at arms length'. Het bestuur blijft echter zelf verantwoordelijk voor de besluitvorming. Het beslist bij meerderheid van stemmen. Het bestuur stelt het bestuursreglement vast.

De directeur heeft de dagelijkse leiding over het Brabants Historisch Centrum.

De directeur van het Brabants Historisch Centrum is integraal manager en resultaatverantwoordelijk. De bedrijfsvoering (inzet personeel en middelen) en de wijze waarop resultaten gehaald worden, is de verantwoordelijkheid van het Brabants Historisch Centrum zelf. De directeur legt verantwoording af aan het bestuur. De directeur kan zelf contractuele verplichtingen aangaan, binnen de grenzen van zijn mandaat.

De relatie tussen directeur en bestuur wordt in de artikelen 29 en 30 uitgewerkt.

De minister blijft zijn algemene verantwoordelijkheid met betrekking tot het archiefwezen behouden. Zijn specifieke verantwoordelijkheid voor 'zijn' archieven is, in een openbaar lichaam op basis van de WGR, in samenwerking met de andere partij(en) vormgegeven. Dit geldt ook voor de overige deelnemende bestuursorganen.

De minister kan geen directe invloed uitoefenen op de besluitvorming van het bestuur. De partners hebben wel de volgende bevoegdheden.

• -

  Geven van algemene aanwijzingen (artikel 2).

• -

  Geven van instructies (aanwijzingen) aan 'hun' bestuursleden (kenmerk van WGR).

• -

  Ter verantwoording roepen van de bestuursleden (artikel 8).

• -

  Ontslaan van leden van het bestuur (artikel 9 ).

• -

  Vaststellen van financiële bijdragen en bestemming batig saldo (artikel 16 en artikel 22).

• -

  Goedkeuren van de jaarbegroting (artikel 18).

• -

  Goedkeuren van regels voor administratie (artikel 24).

• -

  Vaststellen van regels voor de begroting, financieel verslag, jaarverslag en jaarrekening (artikel 25).

• -

  Vragen van inlichtingen (artikel 27, eerste lid).

• -

  Onderzoeken van de staat van de archieven (artikel 27, tweede lid).

Daarnaast dient het Brabants Historisch Centrum uiteraard te voldoen aan de eisen die worden gesteld in de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit.

Begrotingscyclus

In verband met de financiële en beleidsmatige belangen (en daarmee politieke belangen) die de verschillende betrokken overheden hebben bij het Brabants Historisch Centrum is ervoor gekozen die overheden instrumenten te geven om de inhoud van de begroting en bijbehorend beleidsplan te kunnen beïnvloeden. Uitgangspunt is de vierjaarlijkse cyclus van de cultuurnota van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Deze meerjarenbegroting en het beleidsplan worden dan ook in aansluiting op de cultuurnotacyclus opgesteld. Via het dagelijks en vervolgens algemeen bestuur worden de meerjarenbegroting en het beleidsplan bij de partners ingediend. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan worden door de partners resultaatafspraken gemaakt. Het Brabants Historisch Centrum dient ook een jaarlijkse begroting in. Deze jaarlijkse begroting dient door de partners goedgekeurd te worden. Bij de goedkeuringsprocedure gaat het wel om de vraag of in voldoende mate met de resultaatafspraken in de begroting is rekening gehouden. Uit de jaarlijkse begroting dient te blijken wat de kosten zijn van de afzonderlijke activiteiten en wat in kwalitatieve en kwantitatieve zin de resultaten zijn van die activiteiten.

Jaarlijks (binnen vier maanden na afloop van het begrotingsjaar) vindt toetsing plaats aan de hand van de jaarrekening en -verslag van het Brabants Historisch Centrum. In deze stukken wordt in ieder geval een relatie gelegd met de goedgekeurde meerjarenbegroting en de goedgekeurde jaarlijkse begroting. Op basis van de jaarrekening en het jaarverslag vindt ieder jaar vaststelling van de bijdrage plaats.

Het ligt voor de hand dat de inhoud van de meerjarenbegroting, beleidsplan, de jaarlijkse begroting, de jaarlijkse verantwoording, de wettelijke eisen en de eisen uit de gemeenschappelijke regelingen naadloos op elkaar aansluiten. Om dit te bereiken zal op basis van artikel 24 van de regeling een handboek financiële verantwoording worden vastgesteld met daarin eisen en uitgangspunten voor de begroting en de verantwoording.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 1

.

Aan rijkszijde treedt de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op als partij bij de gemeenschappelijke regeling het Brabants Historisch Centrum. Immers volgens artikel 23 van de Archiefwet 1995 draagt hij de zorg voor de archieven die berusten bij de rijksarchiefbewaarplaatsen.

Artikel 2

.

Het Brabants Historisch Centrum zal zijn gevestigd in ’s-Hertogenbosch. Daarnaast zal er in één van de deelnemende gemeenten een decentrale archiefvestiging worden gevestigd en, op termijn, in enkele van de deelnemende gemeenten zogenaamde raadpleegpunten (Erfgoedlokalen).

Zoals in het algemeen deel van deze toelichting al is geschreven, blijft de zorg, dat wil zeggen de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 ten aanzien van de gemeentelijke archieven in zijn algemeenheid berusten bij de Raad en het College van B&W, ten aanzien van de rijksarchieven bij de minister, en ten aanzien van de waterschapsarchieven bij het bestuur van het waterschap. Op dat beginsel worden om praktische redenen een aantal uitzondering gemaakt zoals hiervoor al uiteengezet is.

Het openbaar lichaam het Brabants Historisch Centrum voert onder meer de taken uit die aan een beheerder van een archiefbewaarplaats zijn opgedragen, te weten het archiefwettelijke beheer van de overgebrachte archieven. Daarnaast heeft het Brabants Historisch Centrum als taak de zorgdragers te adviseren over een aantal archiefwettelijke zorgtaken die door de zorgdragers uitgeoefend (blijven) worden.

Op basis van het derde lid, sub d, kunnen een of meer partners ook andere taken opdragen die verband houden met de behartiging van de belangen die in het tweede lid van dit artikel bedoeld zijn. Voor financiering van deze taken uit de algemene middelen van het Brabants Historisch Centrum is vereist dat deze taken zijn beschreven en genoemd in een door de partners goedgekeurd beleidsplan en goedgekeurde begroting. Daarnaast is het mogelijk dat het Brabants Historisch Centrum op uitdrukkelijk afzonderlijk verzoek van één of meerdere partners een taak verricht. Het Brabants Historisch Centrum is slechts tot uitvoering hiervan gehouden indien de opdrachtgever tegelijkertijd ook voldoende aanvullende middelen ter beschikking stelt (zie artikel 16, zevende lid).

Tot het moment van instelling van het Brabants Historisch Centrum was de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Noord-Brabant een onderdeel van de rijksarchiefdienst. Die bewaarplaats maakte dus samen met alle andere rijksarchiefbewaarplaatsen in de provincies organisatorisch deel uit van een door de rijksarchiefdienst centraal gestuurd netwerk waarin het rijksbeleid met betrekking tot het archiefbeheer als vanzelf tot uitvoering kwam. Omdat het Brabants Historisch Centrum in juridisch organisatorische zin geen deel meer uitmaakt van de rijksarchiefdienst is ervoor gekozen om in het vierde lid uitdrukkelijk vast te leggen dat het Brabants Historisch Centrum het archiefwettelijke beheer mede voert op basis van het door de minister, gemeenten en waterschappen gevoerde beleid op het terrein van het archiefbeheer; het gaat bijvoorbeeld om het beleid van de minister in het kader van de cultuurnota. Dat beleid is dan ook uitdrukkelijk richtsnoer bij het opstellen van de meerjarige en jaarlijkse beleidsplannen en begrotingsstukken.

Het zesde lid is opgenomen ter garantstelling aan kredietverstrekkers (zie de Circulaire Aansprakelijkheid voor schulden van openbare lichamen op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen - BZK, 8 juli 1999).

Artikel 3

.

Het wordt niet in het belang van de bezoekers geacht als aan de zich langzamerhand landelijk ontwikkelende uniformiteit ten aanzien van de tarieven afbreuk gedaan zou worden. Daarom is er uitdrukkelijk voor gekozen om voor de in de artikelen 14 en 18 van de Archiefwet 1995 bedoelde kosten de tarieven te volgen, die zijn vastgesteld door of namens de minister.

Artikel 6

.

Met overeenkomstige toepassing van artikel 8, derde lid, van de WGR wordt in dit artikel geregeld welke archiefwettelijke (zorg)taken van de overheden, die aan het Brabants Historisch Centrum zijn overgedragen door het algemeen bestuur worden uitgeoefend. Vastgelegd is tevens dat het algemeen bestuur de directeur benoemt. Het algemeen bestuur kan de directeur benoemen tot rijksarchivaris, gemeentearchivaris en waterschapsarchivaris met inachtneming van het daaromtrent bepaalde in de Archiefwet 1995. Indien de directeur niet tevens rijksarchivaris, gemeentearchivaris en waterschapsarchivaris is dan moet een ander als zodanig worden benoemd.

Artikel 12.

Het dagelijks bestuur stelt zelf de regels ten aanzien van zijn vergaderingen vast. Hierbij kan het model dat de VNG heeft opgesteld inzake de vergaderingen van burgemeesters en wethouders, voorzover dit nuttig en dienstig is, worden gevolgd.

Artikel 14

.

Het derde lid regelt de ondertekening van de stukken door de voorzitter. Voor alle duidelijkheid wordt er op deze plaats op gewezen dat de meeste stukken die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan ingevolge artikel 31, tweede lid, eveneens de handtekening van de directeur krijgen.

Artikel 16.

In aansluiting op artikel 16, eerste lid van de Regeling openbaar lichaam Brabants Historisch Centrum wordt bepaald dat de minister, de raden van de gemeenten en de algemene besturen van de waterschappen, op basis van een goedgekeurde begroting, een jaarlijkse bijdrage verstrekken, ter uitvoering van deze regeling.

Structurele bijdragen

• -

  De jaarlijkse structurele bijdragen (inclusief huurlasten) van de partners in de regeling zijn, vanwege de overzichtelijkheid, vermeld in de bijlage bij de regeling. Deze bijdragen hebben het karakter van een vast budget.

• -

  De partners maken vierjaarlijks afspraken met het Brabants Historisch Centrum. Binnen die kaders dient zich de jaarlijkse begroting te bewegen. Na de jaarlijkse verantwoording wordt de bijdrage definitief vastgesteld. Verwezen wordt naar het Algemeen deel van deze toelichting onder Begrotingscyclus.

• -

  De structurele bijdrage kan jaarlijks in verband met loon- en prijsontwikkelingen worden aangepast met een door de minister vast te stellen percentage. De structurele bijdragen van de gemeenten en de waterschappen worden in verband met loon- en prijsontwikkelingen jaarlijks verhoogd met een percentage dat voor dit doel is vastgesteld.

• -

  De bijdrage vangt aan op het moment dat de regeling ‘Brabants Historisch Centrum’ in werking treedt. Indien dit niet samenvalt met het begin van een kalenderjaar, wordt de bijdrage naar evenredigheid toegekend, met ingang van de eerste dag van de maand waarin de regeling wordt afgekondigd.

• -

  Het Rijk, de gemeenten en de waterschappen zullen er steeds voor zorgdragen dat de bovengenoemde bijdragen expliciet in hun respectieve begrotingen worden opgenomen.

Incidentele bijdragen

-De incidentele bijdragen en de verleende garanties in het kader van de start van de nieuwe organisatie, zijn eveneens geregeld in de afzonderlijke bijlage.

In het vierde lid wordt bepaald dat afspraken gemaakt dienen te worden over de inbreng van vermogensbestanddelen. Wat betreft de vermogensbestanddelen die door het Rijk aan het Brabants Historisch Centrum worden overgedragen is de beleidslijn 'overdracht van vermogensbestanddelen' van het ministerie van Financiën van toepassing. Deze beleidslijn houdt in dat moet worden afgerekend over de overgedragen vermogensbestanddelen. In lid vijf wordt vermeld dat bij gewijzigde financiering zo veel mogelijk een relatie wordt gelegd met de door het Brabants Historisch Centrum te verrichten taken. In het zesde lid wordt bepaald dat de huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Rijksarchief met het inwerkingtreden van deze regeling wordt omgezet in een huurovereenkomst tussen de Rijksgebouwendienst en het Brabants Historisch Centrum. In het zevende lid wordt bepaald dat de financiering van het Brabants Historisch Centrum geschiedt onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever voldoende gelden fourneert. Het achtste lid regelt dat als een opdrachtgever een bijzondere opdracht geeft (zie hiervoor de toelichting op artikel 2) de kosten hiervan gedragen worden door de opdrachtgever.

Artikel 17

.

De cultuurbegroting van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap wordt voor een belangrijk deel geregeerd door het cultuurnotatraject, waarin de beschikbare begrotingsgelden van het Rijk voor perioden van vier jaar aan de verschillende terreinen van de cultuur worden toegewezen (uiteraard onder het voorbehoud dat de begrotingswetgever jaarlijks met die voornemens instemt). Ook de financiering van de Rijksarchiefdienst die weer mede bepalend is voor de financiering van het Brabants Historisch Centrum loopt in dat traject mee. Om die reden is geregeld dat het Brabants Historisch Centrum een meerjarenbegroting en beleidsplan opstelt. Op basis van de meerjarenbegroting en het beleidsplan maken de minister, gemeenten en waterschappen resultaatafspraken met het Brabants Historisch Centrum (vierde lid).

Artikel 18

.

Het dagelijks bestuur stelt ook een jaarlijkse begroting met toelichting op. Deze begroting is verplicht in het kader van de WGR wetgeving. De begroting dient inzicht te geven in de baten en lasten van de afzonderlijke activiteiten en de beoogde resultaten van dat jaar. Omdat de overheden zo veel mogelijk willen aansluiten op de cultuurnotacyclus is de meerjarenbegroting uitgangspunt en dient de jaarlijkse begroting daarop te worden afgestemd.

Artikel 19.

Het kan zijn dat de ingediende (meerjaren)begroting gewijzigd dient te worden bijvoorbeeld omdat de resultaatafspraken daarin onvoldoende verdisconteerd zijn of als gevolg van gewijzigde omstandigheden. In dat geval dient de procedure van artikel 18 zoveel mogelijk doorlopen te worden.

Artikel 21.

De jaarrekening en het jaarverslag dienen als basis voor het afleggen van rekening en verantwoording tegenover de minister, gemeenten en waterschappen. Die stukken omvatten ten minste een overzicht van inkomsten en uitgaven (exploitatierekening), een balans, alsmede een toelichting op beide stukken. Voor de inhoud van deze stukken kan aansluiting worden gezocht bij de bepalingen van de afdelingen 1 tot en met 6 van Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek. De inrichting van de begroting en van het jaarverslag zijn op elkaar afgestemd. De jaarrekening en het jaarverslag worden zowel op getrouwheid als op rechtmatigheid onderzocht. Zie ook de toelichting op artikel 25.

Artikel 25.

De mogelijkheid om regels te stellen over het financieel beheer en de inrichting van de (meerjaren) begroting, het jaarverslag en de jaarrekening en de aandachtspunten voor de accountantscontrole zijn voor de minister, gemeenten en waterschappen van belang voor de beoordeling van de wijze waarop het Brabants Historisch Centrum de opgedragen taak behartigt en meer in het bijzonder voor de beoordeling van de jaarlijks te bereiken resultaten, bedoeld in artikel 17. Ook kunnen dergelijke regels van belang zijn voor de intensiteit van de accountantscontrole. Om een ordelijk financieel beheer te waarborgen zullen nog nadere regels worden gesteld. Hierbij zal rekening worden gehouden met Boek 2, titel 9 van het Burgerlijk Wetboek en de Algemene Subsidieverordening Noord-Brabant en kan desgewenst gebruik worden gemaakt van het ‘Handboek financiële verantwoording Historische Centra’ van de RijksArchiefdienst of het ‘Het handboek verantwoording cultuursubsidies’ van het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

Artikel 26.

Bij dit artikel gaat het om de archieven die door het Brabants Historisch Centrum zelf gevormd worden. De Archiefwet 1995 verplicht immers om in geval van een gemeenschappelijke regeling een voorziening te treffen omtrent de zorg voor de eigen te produceren archiefbescheiden. Met de onderhavige bepaling wordt die verplichting nagekomen.

Artikel 27.

Teneinde de verantwoordelijkheid van de minister, de gemeenten en de waterschappen voor de staat van de archieven te kunnen waarborgen, is opgenomen dat de minister, de gemeenten en de waterschappen te allen tijde toezicht daarop kunnen uitoefenen.

Artikel 29.

De in het tweede lid bedoelde voordracht voor een directeur kan uit meerdere namen bestaan. Gebruikelijk is dat de instantie die de beslissing neemt, zich houdt aan de voorgedragen volgorde.

Artikel 30.

Uit artikel 30 blijkt dat de dagelijkse werkzaamheden verbonden aan het archiefbeheer alsmede archiefwettelijke taken en bevoegdheden die aan het Brabants Historisch Centrum zijn overgedragen in hoofdzaak in handen gelegd zijn van de directeur.

Artikel 33.

Een van de voordelen van een gemeenschappelijke regeling is dat hierdoor een eenduidige rechtspositie van de medewerkers kan worden bereikt. In de regeling is gekozen voor het toepassen van de rechtspositieregeling van de provincie Noord-Brabant.

Artikel 34.

Gezien het feit dat het archiefwezen in Nederland in verandering is en dat het werkgebied van de rijkspartner, het rijksarchief in de provincie Noord-Brabant, in deze gemeenschappelijke regeling de gehele provincie Noord-Brabant bestrijkt, wordt de mogelijkheid van toetreding tot deze regeling van andere partners die werkzaam zijn op het terrein van het cultureel erfgoed nadrukkelijk opengehouden.

Artikel 39.

De inwerkingtreding is gekoppeld aan de inschrijving van de regeling overeenkomstig artikel 26 WGR. Inschrijving zal evenwel pas kunnen plaatsvinden nadat de gemeenten de goedkeuring van de provincie (artikel 36 WGR) hebben verkregen en de minister via de procedure van artikel 97, tweede lid, WGR de instemming van het parlement heeft verkregen.