Regeling budgetbeheer van de gemeente uitgeest

Artikel 1

Binnen de regeling budgetbeheer van de gemeente Uitgeest worden de volgende begrippen en definities gehanteerd:

Programmabegroting

De programmabegroting, ingedeeld naar door de raad en het college van belang geachte programma’s waarin de overeengekomen beleidsdoelstellingen zijn opgenomen. De programmabegroting wordt vastgesteld door de raad.

Productenraming

Interne begroting waarin het dagelijks beheer van de gemeente nader is uitgewerkt tot budgetniveau. De productenraming komt voort uit de programmabegroting.

Product

Een product van de productenraming of productenrealisatie die het resultaat is van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in geld, tijd en kwaliteit.

Budget

Een taakstelling op basis van de programmabegroting, onder andere vertaald in kosten en/of opbrengsten, op basis van de productenraming en verbonden aan een kostenplaats, product/activiteit (exploitatie) of project (investering/exploitatie).

Budgethouder

Degene die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de binnen dat budget afgesproken taakstelling en hierover verantwoording aflegt.

Budgetbeheerder

Een medewerker die door een budgethouder is gemandateerd voor het uitvoeren van een bepaald budget.

Handtekeningenkaart

Document waarop gegevens worden vastgelegd met betrekking tot de mandatering van budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders, onder toevoeging van originele handtekeningen en parafen van de personen die de bevoegdheden hebben gemandateerd alsmede aan wie de bevoegdheden gemandateerd zijn.

Nota Budgethouderschap

Het college van burgemeester en wethouders laat een nota opstellen die een zo volledig mogelijk inzicht geeft in de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het budgetbeheer.

Artikel 2

1.

De gemeenteraad draagt door het vaststellen van de programmabegroting, het college van burgemeester en wethouders op de in de programmabegroting opgenomen beleidsdoelstellingen te vertalen tot producten en/of activiteiten, vastgelegd in een productenraming. Het college stelt vervolgens de productenraming vast en laat deze tot uitvoering brengen.

2.

Voor het verschaffen van meer inzicht in en duidelijkheid over de regeling Budgetbeheer laat het college de Nota Budgethouderschap opstellen. De nota is zo volledig mogelijk als het gaat om de informatie over de wijze waarop taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffende het budgetbeheer zijn geregeld.

Artikel 3

1.

Het college wijst onverminderd de eigen verantwoordelijkheid aan als budgethouders de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden.

2.

Door het vaststellen door het college van de productenraming voor enig begrotingsjaar vindt toekenning van de hierbij behorende budgetten plaats aan de in lid 1 aangewezen budgethouders.

3.

Vastlegging van de genoemde aanwijzing als budgethouder wordt gedaan op de handtekeningenkaart.

4.

De originele handtekeningenkaart wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën ter archivering en uitvoering van de interne controles. De budgethouder is verantwoordelijk voor het actueel houden van de handtekeningenkaart.

Artikel 4

1.

De budgethouder kan schriftelijk zelfstandig bevoegdheden, taken en budgetten aangaande de hem toegekende budgetten mandateren aan de onder hem functionerende budgetbeheerder(s), zulks onder de nader vastgestelde richtlijnen binnen deze regeling.

2.

Vastlegging van de genoemde aanwijzing als budgetbeheerder wordt gedaan op de handtekeningenkaart.

Artikel 5

1.

Door middel van schriftelijke mededeling van de gemeentesecretaris/algemeen directeur of het afdelingshoofd aan de betreffende medewerker vindt mandatering van taken plaats. De inhoud van de schriftelijke mededeling moet duidelijke richtlijnen, taakomschrijvingen en omschrijvingen van de reikwijdte van de mandatering bevatten.

2.

De schriftelijke mededeling wordt toegevoegd aan de handtekeningenkaart, waarop de handtekeningen en parafen van de verantwoordelijke en aangewezen personen zijn vastgelegd.

Artikel 6

1.

Mandatering van een of meerdere budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders vindt plaats binnen de begroting en het financiële systeem op het niveau van kostenplaatsen, programmaonderdelen en investerings- en/of exploitatieprojecten.

2.

Budgetten worden toegekend voor de duur van één begrotingsjaar tenzij het projectbudgetten (investeringen en exploitatie) betreft die qua uitvoering langer duren dan één begrotingsjaar. Deze budgetten worden voor de totale uitvoeringsduur toegekend.

Artikel 7

1.

De gemeentesecretaris/algemeen directeur stelt een regeling op van onderlinge vervanging ter afdekking van afwezigheidsituaties van budgethouders bij verlof en ziekte. De regeling wordt schriftelijk vastgelegd, ondertekend door de gemeentesecretaris/algemeen directeur en ter kennis gesteld van het college.

2.

De regeling (met originele handtekeningen) wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën ter archivering en uitvoering van de interne controle.

Artikel 8

1.

De budgethouders kunnen voor de eigen afdelingen een regeling opstellen voor de onderlinge vervanging van de budgetbeheerders. Deze regeling wordt schriftelijk vastgelegd en ondertekend door de budgethouders.

2.

De regeling (met originele handtekeningen) wordt ter hand gesteld aan de afdeling Financiën ter archivering en uitvoering van de interne controle.

Artikel 9

Binnen de gegeven bevoegdheden van deze regeling, is de budgethouder/budgetbeheerder verantwoordelijk voor de uitvoering van de binnen dat budget afgesproken taakstelling. Dit betreft zowel de financiële middelen (budget) als afspraken over aantallen en andere kwaliteits- en prestatienormen.

Artikel 10

De budgethouder/budgetbeheerder draagt zodanig zorg voor het aan hem toegewezen budget dat een goede en efficiënte aanwending van de aan hem toegewezen middelen plaatsvindt.

Artikel 11

1.

De budgethouder is voor de aan hem toegekende budgetten en de daaraan verbonden werkzaamheden direct verantwoording verschuldigd aan het college.

2.

De budgetbeheerder is voor de aan hem toegekende budgetten en de daaraan verbonden werkzaamheden direct verantwoording verschuldigd aan de budgethouder die de budgetten aan hem heeft gemandateerd.

Artikel 12

De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van betalingsfiatteur, de functie van kassier, de registrerende functie en de interne controlfunctie.

Artikel 13

1.

De budgethouder/budgetbeheerder kan verplichtingen aangaan met leveranciers op basis van de samenwerkingsovereenkomst met Stichting RIJK en de daaruit voortvloeiende afspraken. Onderdeel hiervan is de Handboek “Inkoop & Aanbesteding”.

2.

De budgethouder/budgetbeheerder zorgt voor een goede archivering van de bescheiden zoals dit is vastgelegd in het handboek “Inkoop & Aanbesteding”.

3.

Indien een verzoek wordt gedaan de in lid 2 genoemde archivering ter inzage te geven ten behoeve van de interne controle (te verrichten door de daartoe benoemde medewerker) dan wel interim controle (te verrichten door de externe accountant), dan dient de budget¬houder/budgetbeheerder dit ter beschikking te stellen.

Artikel 14

1.

Het afleggen van verantwoording over de realisatie van de budgetten en de daarin opgenomen taakstellingen vindt plaats door middel van schriftelijke rapportages conform de in de planning- en controlcyclus vastgelegde documenten en tijdstippen (begroting, rapportages en jaarrekening). De rapportage geschiedt aan het naast hogere hiërarchische niveau.

Voor zover vooraf overeengekomen kunnen voor specifieke budgetten andere rapportagemomenten gelden, zulks onder de nader vastgestelde richtlijnen binnen deze regeling.

2.

Er dient tussentijds gerapporteerd te worden indien er duidelijke aanwijzingen zijn dat budgetten in financiële zin (zullen) worden overschreden dan wel dat de afgesproken prestaties en normen geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden gerealiseerd.

In dat geval is de budgethouder verantwoordelijk voor het (laten) opstellen van de betreffende rapportage evenals eventuele begrotingswijzigingen en/of budgetoverhevelingen.

Artikel 15

1.

De budgethouder/budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het (laten) opstellen en de inhoud van de schriftelijke rapportages met betrekking tot de hem toegekende budgetten en/of afgesproken taakstellingen.

2.

De budgethouder is verantwoordelijk voor het aangeven en opstellen van budgetoverhevelingen en/of begrotingswijzigingen die het gevolg zijn van afwijkingen van de budgetten en/of afgesproken taakstellingen.

Artikel 16

De vorm en inhoud van de schriftelijke rapportages wordt in onderling overleg bepaald tussen MT en de afdeling Financiën.

Artikel 17

1.

Het hoofd van de afdeling Middelen is aangewezen als eindverantwoordelijk beheerder van de financiële applicaties.

2.

De beheerder draagt zorg voor een consistente inrichting en goede werking van de financiële applicaties en is eindverantwoordelijk voor een goede en adequate verwerking van de in te brengen gegevens. De beheerder draagt zorg voor goede (en juist beveiligde) toegang voor de budgethouders en budgetbeheerders opdat deze de hun toegekende verantwoordelijkheden en opgelegde taken op de juiste wijze kunnen vervullen.

3.

De medewerkers van de afdeling Financiën dienen gevraagd en ongevraagd de budgethouder/budgetbeheerder te ondersteunen bij het opstellen van de planning- en controldocumenten.

Artikel 18

De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor:

a. een juiste, tijdige en volledige verwerking van de begrote en de werkelijke gegevens;

b. de verwerking van de begrotingsmutaties en/of budgetoverhevelingen;

c. en de daarmee samenhangende dossiervorming.

Artikel 19

Onverlet bovengenoemde verantwoordelijkheden is de budgethouder/budgetbeheerder gehouden de hem toegewezen budgetten te controleren op volledigheid en juistheid van verwerking van begrote en werkelijke gegevens en dient tevens de hem aangeboden bescheiden te controleren op juistheid (levering van goederen en/of diensten, bestelbon, contract en/of offerte) en vervolgens te accorderen en te voorzien van de juiste coderingen.

Artikel 20

De budgethouder/budgetbeheerder is verantwoordelijk voor een juiste, tijdige en volledige registratie van de voorgeregistreerde facturen betreffende inkomsten en uitgaven en de daarmee samen¬hangende dossiervorming, voor zover het de toegekende budgetten betreft.

Artikel 21

De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de uitvoering van de interne controle met betrekking tot de naleving van alle facetten van de regeling en nader vastgestelde richtlijnen. Jaarlijks wordt in overleg met de accountant een algemeen controleplan opgesteld waarvan budgetbeheer deel dient uit te maken. Het betreft dan (onderdelen van) het budgetbeheer welke worden gecontroleerd op het naleven van de (wettelijk) geldende afspraken en richtlijnen.

Artikel 22

Beroep op eventuele onvolledigheid van de regeling of op onvolledigheid van andere voorschriften is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat tot de goede uitvoering van deze regeling behoort te geschieden.

Artikel 23

Het college kan te allen tijde nadere regels en voorschriften vaststellen aangaande de aanwijzing van budgethouders en budgetbeheerders, het toekennen van budgetten en de wijze waarop uitvoering dient te worden gegeven aan deze regeling.

Artikel 24

Deze regeling treedt in werking op 1 maart 2012.

Toelichting op de Regeling Budgetbeheer 2012

Algemeen

De toenemende mate van decentralisering van overheidstaken leidt onder andere tot een uitbreiding van het takenpakket van gemeenten. Dat vereist een organisatie die er voor zorgt dat de bedrijfsvoering in control is. Het management beschikt daarom over een aantal instrumenten dat daar aan bijdraagt en de “Regeling Budgetbeheer” is er één van.

Omdat het budgetbeheer een veelomvattend begrip is en niet alles in deze regeling kan worden uitgelegd, is een aparte nota opgesteld. Deze “Nota Budgethouderschap” geeft uitleg over het begrip budgettering, de definiëring en de afspraken die zijn gemaakt met betrekking tot budgetover- en onderschrijdingen, en de budgetoverhevelingen.

De volgende uitgangspunten zijn van belang:

• er wordt uitgegaan van de laatste versie van de organisatieverordening (juni 2011) met bijbehorend organisatieschema (plat en korte lijnen);

• voor een budget is slechts één budgethouder (budgetbeheerder) verantwoordelijk;

• de programmabegroting is een verantwoordelijkheid van de gemeenteraad en er zal meer op (maatschappelijke) effecten worden gestuurd;

• de diverse schriftelijke documenten zoals originele handtekeningenkaarten en kopieën van de vastgestelde mandaten worden verstrekt aan de afdeling Financiën;

• naast de genoemde wettelijke grondslagen wordt rekening gehouden met de bepalingen in het Besluit begroting- en verantwoording provincies en gemeenten (BBV).

Toelichting per artikel

Begrippen en definities

Artikel 1

Dit artikel bevat een korte toelichting op de meest belangrijke begrippen in deze regeling.

Aanwijzing en budget toekenning

Artikel 2

Door het vaststellen van de programmabegroting door de raad wordt het college opgedragen de beleidsdoelstellingen te vertalen in producten en/of activiteiten. Vervolgens is het college verantwoordelijk voor het opstellen van de productenraming en het (laten) uitvoeren daarvan.

Het toepassen van de regeling Budgetbeheer leidt in de praktijk veelal tot onduidelijkheden over hoe om te gaan met budgetten, de bevoegdheden en het afleggen van verantwoording. Daarom wordt het college opgedragen een nota budgethouderschap op te laten stellen welke de spelregels aangeeft van het budgetbeheer, rekening houdend met de geldende wet- en regelgeving. Aanpassing van de genoemde regeling Budgetbeheer, veranderde wet- en regelgeving en/of gewijzigde organisatiestructuur dienen te leiden tot aanpassing van de nota Budgethouderschap.

Artikel 3

Artikel 3 bevat bepalingen betreffende de aanwijzing van het budgethouderschap aan gemeentesecretaris/algemeen directeur. Door de vaststelling van de productenraming door het college worden de budgetten toegewezen aan de betreffende budgethouders en dat wordt vastgelegd op de handtekeningenkaarten.

Artikel 4, 5 en 6

Deze artikelen bevatten regels voor het mandateren van bevoegdheden, taken en budgetten aan budgetbeheerders. Het toewijzen van budgetten aan budgethouders en budgetbeheerders dient te gebeuren binnen de kaders van de begroting en het financiële systeem. Het vindt plaats op programma- en kostenplaatsniveau gekoppeld aan de producten/activiteiten dan wel op het niveau van investerings- en/of exploitatieprojecten.

De budgethouder kan dit zelfstandig doen rekening houdend met de geldende regels en dit dient eveneens te worden vastgelegd op de handtekeningenkaart. Het is belangrijk dat dit schriftelijk gebeurt onder vermelding van richtlijnen, taakomschrijvingen en omschrijvingen van de reikwijdte van de mandatering.

De handtekeningenkaarten dienen eenmaal per kwartaal door het MT te worden gecontroleerd op actualiteit en juistheid.

Vervanging

Artikel 7 en 8

In het kader van een adequate werking van het budgetrecht en de mandatering zijn de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de afdelingshoofden verantwoordelijk voor het schriftelijk opstellen van een vervangingsregeling voor respectievelijk de budgethouders en budgetbeheerders.

Doel en functie

Artikel 9 en 10

Artikel 9 en10 geven uitleg over het doel van de functie van budgethouder/budgetbeheerder en hoe daaraan uitvoering dient te worden gegeven. De budgethouder/budgetbeheerder is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren van de afgesproken taakstelling en dat kan door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten, hierna te noemen verplichtingen, evenals het verkrijgen en realiseren van inkomsten.

Doelstelling is het (laten) uitvoeren van het budget en de daaraan gekoppelde taakstellingen en zodanig dat er sprake is van een efficiënte inzet van middelen die de budgethouder/budgetbeheerder tot zijn beschikking heeft.

Plaats in de organisatie

Artikel 11 en 12

Bij de gemeente Uitgeest zijn de MT-leden budgethouder voor hun taakgebied en leggen daarover verantwoording af aan het college. De budgetbeheerder dient verantwoording af te leggen aan de betreffende budgethouder. Het gaat bij beide niveaus om het afleggen van verantwoording over het budget en de daaraan verbonden werkzaamheden.

Verder zijn een aantal functies benoemd welke niet verenigbaar zijn met de functie van budgethouder. Dit in het kader van de gewenste functiescheiding en het “vier-ogen” principe.

Aangaan van verplichtingen

Artikel 13

Voor de uitvoering van de in de productenraming afgesproken budgetten en taakstellingen zijn regels opgesteld op basis van een samenwerkingsovereenkomst met de Stichting RIJK. Deze regels moeten budgethouders/budgetbeheerders in staat stellen om verplichtingen aan te gaan met leveranciers conform de vastgelegde afspraken. Het Handboek “Inkoop & Aanbesteding” bevat regels en bepalingen die overeen dienen te komen met de geldende (Europese) wet- en regelgeving.

Afleggen verantwoording

Artikel 14

Artikel 14 bevat regels voor de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd over het realiseren van de afgesproken budgetten en taakstellingen. Het gaat daarbij ook om alle afwijkingen, zowel financieel als in termen van (maatschappelijke) doel- en taakstellingen. Dit alles wordt verwoord in rapportages die informatie bevatten over kosten, opbrengsten, risico’s en mogelijke begrotingswijzigingen en/of budgetoverhevelingen.

Indien er plotseling afwijkingen worden geconstateerd met betrekking tot de afgesproken budgetten en taken, dient dit aan het hogere hiërarchisch niveau te worden gerapporteerd.

In de planning- & controlcyclus zijn bepalingen opgenomen over vorm, inhoud en periodiciteit van de begrotings- en verantwoordingsdocumenten. Voor specifieke activiteiten en projecten kan qua vorm en tijdstip een aparte rapportageopzet worden afgesproken mits dit past binnen de geldende regelgeving.

Incidentele rapportages dienen bij plotselinge afwijkingen te worden opgesteld mits de (geraamde) afwijking substantieel is.

Artikel 15

Voor het opstellen van de rapportages en de inhoud betreffende de budgetten en taakstellingen is de budgethouder eindverantwoordelijk. En dat geldt ook voor eventuele voorstellen voor budgetoverhevelingen en begrotingswijzigingen. In de nota Budgethouderschap worden kaders en richtlijnen gegeven wanneer er sprake is van begrotingswijzigingen en/of budgetoverhevelingen en hoe hiermee dient te worden omgegaan.

Artikel 16

Met de afdeling Financiën worden afspraken gemaakt over de vorm en inhoud van de rapportages. Ook hier geldt weer dat dit in overeenstemming is met de afspraken in de planning- en controlcyclus en andere relevante wet- en regelgeving.

Verwerking financiële gegevens

Artikel 17

Dit artikel bevat regels betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheren van de financiële applicaties. Dit geldt zowel voor de inrichting en de werking van de applicaties als de verwerking van de in te brengen gegevens.

Daarnaast geldt dat het afdelingshoofd Middelen als beheerder eindverantwoordelijk is voor een goede en beveiligde toegang voor de budgethouders/budgetbeheerders zodanig dat zij hun taken tijdig en op juiste wijze veilig kunnen uitvoeren.

Het laatste punt van dit artikel behelst de bepaling dat de medewerkers van de afdeling Financiën de budgethouder/budgetbeheerder dienen te ondersteunen bij het opstellen van de planning- en controldocumenten.

Artikel 18

De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de juiste, tijdige en volledige verwerking van zowel de begrote als de werkelijke gegevens evenals de begrotingswijzigingen en budgetoverhevelingen. Naast de verwerking dienen de verwerkte gegevens en de bijbehorende dossierstukken te worden gearchiveerd volgens de geldende wet- en regelgeving. Het is raadzaam de dossiervorming zodanig te archiveren dat de (interne) controlewerkzaamheden vlot en efficiënt kunnen worden uitgevoerd.

Artikel 19

Expliciet wordt vermeld dat de budgethouder/budgetbeheerder de hem aangeboden documenten dient te controleren en coderen. Belangrijke voorwaarde is dat de documenten in overeenstemming dienen te zijn met de aangegane verplichtingen. Dat behelst controle van bestelling, verplichting, levering, prijs, aantal en kwaliteit.

Artikel 21

In dit artikel wordt bepaald dat de budgethouder/budgetbeheerder voor het aangaan van iedere verplichting verantwoordelijk is voor een juiste, tijdige en volledige registratie daarvan evenals de dossiervorming. Ongeacht of het nu gaat om een inkomst danwel een uitgave. Het risico van onvoorziene tegenvallers en meevallers wordt sterk verlaagd indien deze systematiek wordt opgevolgd.

Interne controle

Artikel 21

De afdeling Financiën is verantwoordelijk voor de gehele interne controle waarvan het budgetbeheer ook deel uit maakt. De bepaling van welke delen van het budgetbeheer worden geselecteerd en de wijze waarop wordt vastgelegd in het Controleplan. Dit plan wordt jaarlijks door de controller in samenwerking met de accountant en de controlecommissie opgesteld en door het college vastgesteld.