Inkoop- en aanbestedingsbeleid Baanbrekers

Baanbrekers is een publieke onderneming voor werk en inkomen met een aantal gelieerde entiteiten. Baanbrekers vervult zowel economisch als maatschappelijk een vitale rol in de regionale samenleving. Namens de gemeenten Heusden, Loon op Zand en Waalwijk biedt Baanbrekers op een vernieuwende en coöperatieve manier dienstverlening aan werkgevers en aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. De organisatie heeft daarbij oog voor zowel het sociale als het zakelijke. Het uiteindelijke doel van Baanbrekers is mensen volwaardig te laten meedoen aan de maatschappij en aan werk. Baanbrekers is sterk in mens en werk! Veel aandacht wordt besteed aan het verbeteren van de kwaliteit van haar dienstverlening. Zo ook aan de (verdere) professionalisering van de inkooppraktijk.

De professionalisering van de inkoop binnen Baanbrekers beperkt zich niet alleen tot het naleven van wet- en regelgeving. Dit document beschrijft het inkoopbeleid van Baanbrekers en dient restrictief te worden toegepast.

Het inkoopbeleid maakt het inkoopproces inzichtelijk en transparant door het schetsen van de kaders, doelstelling en uitgangspunten waarbinnen de inkoop van Baanbrekers plaatsvindt. Daarnaast geldt dit inkoopbeleid als toetsingskader.

Bij het Inkopen van werken, leveringen of diensten gaat Baanbrekers uit van:

• 1.

  Centrale doelstellingen (hoofdstuk 1)

• 2.

  Inkoopprocedure (hoofdstuk 2)

• 3.

  Juridisch kader (hoofdstuk 3)

• 4.

  Uitgangspunten (hoofdstuk 4)

Dit inkoopbeleid is afgeleid van de algemene organisatie uitgangspunten van Baanbrekers. Bij Baanbrekers staat de mens centraal, dit komt tot uitdrukking in de doelstelling van Baanbrekers: mensen volwaardig te laten meedoen aan de maatschappij en aan werk. Inkoop is daarbij ondersteunend en levert toegevoegde waarde aan het gehele prestatieniveau van Baanbrekers waarbij men “aantoonbaar in control” is. Inkoop kan bestaan uit diensten, leveringen of werken. De financiële waarde wordt bepaald door de mate van homogene leveringen, goederen en diensten.

Met dit inkoopbeleid wenst Baanbrekers door middel van inkoop de volgende doelstellingen te realiseren:

• a.

  Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed

• Baanbrekers leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het inkoopbeleid na. Daarnaast koopt Baanbrekers efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de middelen staan centraal. Baanbrekers houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot opdrachten van Baanbrekers.

• b.

  Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn

• Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen Baanbrekers en de contractant. Baanbrekers spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.

• c.

  Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding

• Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten speelt kwaliteit een belangrijke rol. Tevens kunnen interne en andere (externe) kosten betrekking hebben op de afweging.

• d.

  Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van Baanbrekers

• Inkoop moet ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarom rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van Baanbrekers.

• e.

  Baanbrekers stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor ondernemers voorop

• Voor Baanbrekers is proportionaliteit een belangrijk beginsel. Dit beginsel komt onder andere tot uiting in het administratieve proces (in relatie tot inkoop). Baanbrekers streeft ernaar de lasten te verlichten voor zowel de inschrijver als voor eigen organisatie zelf. Het verlichten van de lasten voor de Inschrijver vloeit voort uit het stellen van proportionele eisen en criteria, digitaal aanbesteden en gebruikmaking van het ‘Uniform Europees Aanbestedingsdocument’ waar mogelijk. Als organisatie streeft Baanbrekers er tevens naar om het inkoopproces efficiënt in te richten en uit te voeren.

• f.

  Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van Baanbrekers

2.1. Bepalen van de inkoopprocedure

Om te kunnen bepalen welke inkoopprocedure dient te worden gevolgd, wordt de totale opdrachtwaarde (excl. BTW) vastgesteld conform de gewijzigde Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit (herziene versie 2016).

Het splitsen van een opdracht is in principe toegestaan, mits de splitsing niet als doel heeft om de opdracht te onttrekken aan de toepassing van de aanbestedingsregels. Diensten of leveringen die identiek zijn mogen niet gesplitst worden, onderdelen van een opdracht die bij elkaar horen mogen ook niet gesplitst worden. Dit houdt eveneens in dat een opdracht niet in tijd beperkt mag worden om de hoogte van de kostenraming te kunnen beïnvloeden.

Daarnaast geldt het clusterverbod. Het is hierbij niet toegestaan opdrachten onnodig samen te voegen. Eventuele clustering dient in de aanbestedingsstukken deugdelijk gemotiveerd te worden.

We hanteren vier (standaard) aanbestedingsprocedures:

• •

  De enkelvoudig onderhandse procedure,

• •

  De meervoudig onderhandse procedure,

• •

  De nationale (niet-) openbare aanbestedingsprocedure,

• •

  De Europese (niet-) openbare aanbestedingsprocedure.

Volgens het proportionaliteitsbeginsel moet eenpassendekeuze worden gemaakt uit deze procedures. Daarbij dient rekening te worden gehouden met:

• •

  Complexiteit van de opdracht,

• •

  Gewenst eindresultaat,

• •

  Aantal potentiële inschrijvers,

• •

  Transactiekosten voor de aanbestedende dienst en de inschrijvers,

• •

  Omvang van de opdracht,

• •

  Het type inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren.

Onderstaand zijn de schema’s weergegeven die voortkomen uit de Gids Proportionaliteit.

Voor Baanbrekers hebben deze schema’s de volgende betekenis:

N.B. Bij opdrachten boven de Europese drempel kan niet worden afgeweken.

De kleurenschema’s

Naast bovengenoemde ‘standaard’ aanbestedingsprocedures, welke geschikt zijn voor aanbestedingen onder normale omstandigheden, is er een aantal procedures welke men kan toepassen in specifieke omstandigheden. Voorbeelden van deze procedures zijn:

• •

  de concurrentiegerichte dialoog

• •

  het innovatiepartnerschap

• •

  het dynamisch aankoopsysteem etc.

Indien Baanbrekers gebruik maakt van een niet-standaard procedure (vanwege een specifieke omstandigheid) toont Baanbrekers het bestaan van die specifieke omstandigheid aan. Dit dient te worden beschreven in het aanbestedingsdocument en in het inkoopdossier.

2.2. Raming en financiële budget

Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Baanbrekers wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.

2.3. Aanbestedingsreglementen

Voor de aanbesteding van werken of leveringen en diensten, die gerelateerd zijn aan werken, of wanneer wenselijk kan het Aanbestedingsreglement voor Werken 2016 (ARW 2016) worden gehanteerd. Hiervan kan alleen gemotiveerd worden afgeweken.

Voor de aanbesteding van leveringen en diensten zijn geen aanbestedingsreglementen vastgesteld.

2.4. Vergoeding inschrijvingskosten

Baanbrekers hanteert het beleid om geen vergoeding van inschrijvingskosten toe te kennen, tenzij dit naar het oordeel van de aanbestedende dienst onevenredig is ten opzichte van de inspanningen die van de inschrijver worden gevraagd.

2.5. Dossiervorming

Tijdens het verloop van een inkooptraject wordt een veelheid aan documenten geproduceerd, zowel intern als extern, die voor het vormen van het dossier van belang zijn. Het is belangrijk dat dossiers van aanbestedingen en inkooptrajecten centraal te raadplegen zijn o.a. vanwege:

• •

  Voldoen aan Archiefwet;

• •

  Verantwoording achteraf, maar ook tijdens de uitvoering om aan te kunnen tonen bij controles (door bijvoorbeeld een controller of accountant) dat alles rechtmatig verlopen is;

• •

  (verdere) contractmanagement.

Daartoe wordt een inkoopdossier aangelegd.

3.1. Algemeen juridisch kader

Baanbrekers leeft de relevante wet- en regelgeving na.

De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid van Baanbrekers meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:

• •

  Aanbestedingswet 2012

• Deze wet biedt één kader voor overheids- en speciale-sectoropdrachten boven en (beperkt) onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. De wet bestaat uit vijf delen (1, 2, 2a, 3 en 4).

• •

  Algemene Maatregel van Bestuur

• Naast de Aanbestedingswet 2012 zijn voor (Europese) aanbestedingsprocedures ook het gewijzigde Aanbestedingsbesluit (Algemene Maatregel van Bestuur) en de Gids Proportionaliteit (Algemene Maatregel van Bestuur) van toepassing.

  De Gids Proportionaliteit biedt handvatten voor een redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel.

• •

  Contract

• De voorwaarden waaronder Baanbrekers inkoopt worden neergelegd in een door beide partijen ondertekende overeenkomst. Bij iedere inkoop van leveringen, diensten of werken worden beginsel inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard. Baanbrekers hanteert in beginsel de volgende inkoopvoorwaarden:

  • •

    Algemene Inkoopvoorwaarden Baanbrekers

  • •

    Uniforme Administratieve Voorwaarden 2012 (hierna: UAV 2012)

• De algemene verkoopvoorwaarden van leveranciers worden door Baanbrekers nadrukkelijk van de hand gewezen.

  Voor inkopen waarvoor in de branche gebruikelijke algemene inkoopvoorwaarden redelijk en beter toepasbaar zijn, kan besloten worden om in te stemmen met de toepasselijkheid daarvan.

3.2. Grensoverschrijdend belang

Voordat de inkoopstrategie wordt vastgesteld dient te worden bepaald of er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Een duidelijk grensoverschrijdend belang betekent dat buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben in de overheidsopdracht of dit redelijkerwijs kunnen hebben. Het uitvoeren van een marktonderzoek kan dit uitwijzen.

Het bepalen of er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang hangt af van diverse omstandigheden. Denk hierbij aan de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht dient te worden uitgevoerd.

Indien er sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang bij inkoop zal een passende mate van openbaarheid in acht nemen, voortvloeiend uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal Baanbrekers publiceren op Tenderned en/of publiceren op andere gebruikelijke media en websites.

3.3. Mandaat en volmacht

Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaatregeling van Baanbrekers. Baanbrekers wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

3.4. Afwijkingsbevoegdheid

Afwijkingen van dit inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit conform mandaatregeling van Baanbrekers en tevens conform geldende wet- en regelgeving.

Er geldt een uitzondering voor spoedeisende gevallen in het kader van calamiteiten. Indien hier sprake van is kunnen onderhands enkelvoudig opdrachten worden verleend. Onder spoedeisende omstandigheden wordt verstaan: “omstandigheden waarbij door het niet onverwijld verstrekken van een opdracht schade ontstaat”.

Boven de drempel van de Europese aanbesteding bestaat in principe, de uitzonderingen in de Europese richtlijnen daargelaten, de verplichting Europees aan te besteden.

3.5. Sociale en andere specifieke diensten

Sociale en andere specifieke diensten betreffen uitsluitend de in Bijlage 14 bij Richtlijn 2014/24/EG genoemde concrete diensten en kennen een verlicht regime. De procedure kan pas worden toegepast als de opdracht een waarde heeft boven het aangegeven drempelbedrag voor sociale en andere specifieke diensten. Indien de opdracht een waarde heeft onder het drempelbedrag voor sociale en andere specifieke diensten, kan Baanbrekers ervoor kiezen een (meervoudig) onderhandse aanbestedingsprocedure te doorlopen.

Als deze vereenvoudigde procedure niet wordt toegepast, dan is Baanbrekers verplicht een van de gangbare procedures toe te passen.

3.6. Toetsing

Een toets op de naleving van de Europese aanbestedingsregels maakt onderdeel uit van de accountantscontrole. Daarnaast zal Baanbrekers indien nodig leveranciers toetsen op naleving van diverse ISO certificeringen zoals bijvoorbeeld (onderdelen van) de ISO27001, de ISO13485 en relevante wetgeving.

3.7. Geschillenregeling

Baanbrekers neemt in de aanbestedingsdocumenten op aan welke rechter eventuele geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen worden voorgelegd.

3.8. Klachtenregeling Aanbesteden

Baanbrekers heeft ten behoeve van een snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten bij aanbestedingen – en conform de landelijke standaard - een klachtenregeling vastgesteld. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze Baanbrekers de klacht zal behandelen. De klachtenregeling staat ook op de website van Baanbrekers.

3.9. Aanpassen beleid

Het vaststellen van wijzigingen aan dit inkoopbeleid is een bevoegdheid van het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur mandateert de directeur om dit inkoopbeleid zelfstandig aan te kunnen passen indien veranderde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) deze aanpassingen vereisen (zoals bijvoorbeeld aangepaste drempelbedragen). Het algemeen bestuur wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd over deze aanpassingen.

4.1. Integriteit

Het uitvoeren van inkoopprocedures is vanuit integriteitoogpunt een kwetsbaar proces. Met dit inkoopbeleid wordt beoogd om dit proces transparant, objectief en niet-discriminerend te laten verlopen.

• a.

  Baanbrekers stelt integriteit voorop

• Baanbrekers heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en medewerkers integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes opgenomen in het document “Huisregels Baanbrekers”. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen.

• b.

  Baanbrekers contracteert enkel integere ondernemers

• Baanbrekers wil enkel zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met

• criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkoop in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.

4.2. Maatschappelijk verantwoord inkopen

Baanbrekers onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord inkopen. Baanbrekers volgt de ontwikkelingen en zal adequaat reageren op wet- en regelgeving.

• a.

  Duurzaam inkopen

• Baanbrekers heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Baanbrekers streeft er naar daar waar mogelijk duurzaam in te kopen. Dit betekent dat voor de relevante productgroepen waarvoor criteriadocumenten zijn opgesteld deze in inkoopprocedures kunnen worden toegepast (zie https://www.pianoo.nl/themas/maatschappelijk-verantwoord-inkopen-mvi-duurzaam-inkopen/productgroepen).

• Duurzaam inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces zodanig dat dit leidt tot een daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat voldoet aan de gestelde milieu- en sociale aspecten. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende:

  • •

    Bij de product- en marktanalyse inventariseert Baanbrekers waar mogelijk welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden: voor werken vindt dit plaats in een zo vroeg mogelijk stadium van het project of van het ontwerpproces;

  • •

    In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningcriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden waar mogelijk duurzaamheidcriteria opgenomen.

  • •

    Bij duurzaam inkopen dient sprake te zijn van een realistisch ambitieniveau waarbij het streven naar duurzaamheid in balans is met bedrijfseconomische doelstellingen. Concurrentie dient mogelijk te blijven en er dient geen sprake te zijn van hoge meerkosten. Meerkosten moeten in verhouding tot de opdracht staan. Duurzaam is niet per se duurder.

  • •

    Baanbrekers kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.).

  • •

    Baanbrekers kan de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van Baanbrekers en haar werkwijze.

• Door duurzaam in te kopen kan Baanbrekers zijn invloed gebruiken om duurzame ontwikkelingen in ondernemingen te bevorderen.

• b.

  Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats

• Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – social return. Baanbrekers heeft oog voor de sociaal zwakkeren in de samenleving. Zij stimuleert daarom - waar mogelijk en doelmatig - de participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in het arbeidsproces. Daarnaast worden werken, leveringen en/of diensten geweerd die onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

4.3. Innovatie

Baanbrekers moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht inkopen aan. Bij innovatiegericht inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat Baanbrekers ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

4.4. Product- en marktanalyse

Baanbrekers vindt het belangrijk om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse.

4.5. Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

• a.

  Baanbrekers acht een te grote afhankelijkheid van ondernemers niet wenselijk

• Baanbrekers streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Baanbrekers moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en)), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.

• b.

  Baanbrekers kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelati e

• Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van Baanbrekers

• door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Baanbrekers kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.

4.6. Lokale economie en MkB

• a.

  Baanbrekers heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt

• In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet - en regelgeving is toegestaan, karekening worden gehouden met de lokale economie en lokale ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Baanbrekers moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdrag en aan de doelmatigheid van de inkoop.

• b.

  Baanbrekers heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MkB)

• Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Baanbrekers houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden - en kleinbedrijf in het oog. Dit kan Baanbrekers doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie - en gunningscriteria.

4.7. Samenwerkingsverbanden

Baanbrekers hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere sociale werkvoorzieningen of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.

4.8. Eerlijke mededinging en commerciële belangen

Baanbrekers bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen bij het gunnen van een/de opdracht. Door proportioneel, objectief, non-discriminerend en transparant te handelen, bevordert Baanbrekers een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Baanbrekers wenst geen ondernemers te betrekken die de mededinging vervalsen.