Beleidsregels Migrantenzelforganisaties vereenvoudiging subsidieprocedure Migrantendienstverlening voor migrantenorganisaties

Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst

Beleidsregels Migrantenzelforganisaties als onderdeel van het Voorstel vereenvoudiging subsidieprocedure Migrantendienstverlening voor migrantenorganisaties(besluit van b. en w. 12 juni 2007)

Burgemeester en wethouders van Utrecht;

BESLUITEN:

vast te stellen het navolgende:

BELEIDSREGELS Migrantenzelforganisaties als onderdeel van het Voorstel vereenvoudiging subsidieprocedure ‘Migrantendienstverlening’ voor migrantenorganisaties

I.Richtlijnen bij het beoordelen van subsidieaanvragen van migrantenorganisaties

Hier vindt u informatie over de manier waarop de gemeente uw aanvraag beoordeelt.

Algemeen

Organisaties die een aanvraag indienen voor eenzelfde onderwerp kunnen worden uitgenodigd om samen te werken. Er kan worden besloten hen een gezamenlijke subsidie toe te kennen.

A.Richtlijnen bij de inhoudelijke beoordeling van de activiteit

Een project of activiteit wordt getoetst aan de doelstellingen van het beleid van de gemeente Utrecht. Voor het beleid voor migrantenorganisaties gelden de onderstaande doelstellingen. Per doelstelling is beschreven wat er met een doelstelling wordt bedoeld.

• • 1.

    Kadervorming In het algemeen is het doel van kadervorming het bevorderen van professionaliteit en onafhankelijkheid van de organisatie. In de praktijk wil dit zeggen: het stimuleren van de bestuursvaardigheden, het effectiever maken van netwerken en het leren samen te werken met andere (zelf)organisaties. Aandachtspunten hierbij zijn: het contact met de achterban, het opstellen van een programma en een begroting, de benadering van instanties waaronder overheden, het werven van fondsen en het meer zakelijk worden. Aan deze doelstelling is geen financiële bijdrage verbonden. Als er behoefte is aan kadertraining of ondersteuning van het bestuur kan een beroep worden gedaan op het aanbod van BOEG of de Vrijwilligerscentrale. Deze organisaties geven de trainingen niet zelf, maar laten de trainingen geven door een gespecialiseerd bureau.

  • 2.

    Informatievoorziening Bij informatievoorziening gaat het om overdracht van specifieke informatie voor een specifieke doelgroep. Voorbeelden van onderwerpen zijn: gezondheidsvraagstukken, opvoeding, onderwijsvormen, staatsinrichting (functioneren politieke bestel), vraagstukken rond het ouder worden, rol man-vrouw, seksuele geaardheid, huiselijk geweld, gebruik van drank en drugs enz. Let op: Veel organisaties, die zich met de bovenstaande onderwerpen bezig houden, hebben medewerkers in dienst, waar u voor informatie of een presentatie een beroep op kunt doen.

  • 3.

    Emancipatie Bij emancipatie gaat het om het bevorderen van sociale en economische onafhankelijkheid en het bevorderen van zelfredzaamheid. Wat emancipatie precies is, hangt enigszins van de doelgroep af. Het gaat niet alleen om emancipatie van vrouwen, maar ook om die van mannen. Het doorbreken van vooroordelen en rolpatronen, zowel binnen de eigen groep als de Nederlandse samenleving, is hier een goed voorbeeld van. Uiteraard moet de activiteit gericht zijn op een groep waar op emancipatiegebied een achterstand is. Verder gaat het vooral om bewustwording en niet om concrete vaardigheden. Let op: er worden dus geen activiteiten gesubsidieerd die gericht zijn op arbeidsparticipatie. Hiervoor zijn namelijk andere voorzieningen.

  • 4.

    ParticipatieBij participatie gaat het om de centrale vraag of een activiteit bijdraagt aan deelname en deel hebben aan het maatschappelijke leven op gebieden zoals: de eigen leefomgeving, het verenigingsleven, (publieke) bestuursfuncties, enzovoort. Een migrantenorganisatie heeft als belangrijke taak het bekend maken van de achterban met bestaande voorzieningen en de leden te stimuleren mee te doen aan hun activiteiten. Let op: Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat zelforganisaties hun eigen voorzieningen gaan creëren, maar dat zij samenwerken en verwijzen naar bestaande voorzieningen.

  • 5.

    Interculturalisatie Interculturalisatie moet bruggen bouwen tussen culturen. Alle inwoners van Utrecht zijn even belangrijk, het maakt niet uit of ze jong, oud, allochtoon, autochtoon zijn. Hier gaat het om het (laten) kennismaken met de eigen en het kennisnemen van andermans cultuur. Beoordelingscriteria zijn onder andere: is de kennismaking tweezijdig, is het aannemelijk dat andere Utrechters dan de eigen achterban worden bereikt. Dit laatste wordt beïnvloed door de manier van werven, maar ook door de aantrekkelijkheid van het programma.

  • 6.

    Cultuurbeleving en ontmoeting De doelstelling ‘Cultuurbeleving en ontmoeting’ is sterk gericht op de eigen groep of cultuur. Het gaat om groepen die een grote afstand hebben tot de Nederlandse samenleving en/of in sociaal isolement dreigen te komen. Ontmoetingsactiviteiten moeten er uiteindelijk ook toe leiden dat ze ingebed worden bij reguliere instellingen of dat deelnemers gebruik gaan maken van reguliere voorzieningen. Bij aanvragen, die primair gericht zijn op cultuurbeleving en ontmoeting, dient u er rekening mee te houden, dat alleen accommodatie gesubsidieerd wordt.

  • NB.

    Voor feesten of festiviteiten geldt dat een subsidie alleen wordt toegekend als deze een intercultureel karakter hebben en niet alleen op de eigen achterban zijn gericht!

  • B.

    Richtlijnen bij de financiële beoordeling van de aanvraag

Overhead of algemene kosten

• ∙

  In de begroting kan een post ‘organisatiekosten’ worden opgenomen met een maximum van 10% van de directe kosten. Uit de organisatiekosten moeten zaken als portokosten, telefoon, enveloppen etc. worden betaald.

• ∙

  De post ‘onvoorzien’ mag maximaal 5% van de directe kosten bedragen.

Activiteitenkosten

• ∙

  Culturele bijdragen, zoals theater, muziekgroep, etc. Kosten voor dit soort culturele bijdragen worden vergoed als zij onderdeel zijn van een breder programma. De gemeentelijke bijdrage is maximaal EUR 500,00 per project. Eventuele meerkosten moet de organisatie betalen uit een eigen bijdrage van de bezoekers.

• ∙

  Sprekers/deskundigen/inleiders/voorzittersEr wordt maximaal EUR 100,00 per spreker gesubsidieerd. In de aanvraag dient te worden aangegeven wie (of: van welke organisatie) de spreker is en wat het onderwerp is waarover hij/zij spreekt. Algemene onderwerpen met als doel het geven van voorlichting over een bepaald (maatschappelijk) onderwerp kunnen door een deskundige vanuit een professionele organisatie (meestal de overheid) worden verzorgd. Bijvoorbeeld: zorgstelsel, AOW-gat, opvoedingsondersteuning, etc.

• ∙

  Reiskosten Binnen Utrecht worden geen reiskosten vergoed. Reiskosten voor sprekers van buiten Utrecht worden uitsluitend vergoed op basis van het openbaar vervoer of met een maximum van de fiscaal toegestane kilometervergoeding. In de verantwoording dient dit duidelijk te worden aangegeven.

• ∙

  Drankjes en hapjes Voor de catering wordt maximaal EUR 1,00 per aanwezige persoon per activiteit toegekend. Maaltijden worden niet vergoed.

• ∙

  Uitnodigingen, flyers e.d. voor de werving voor een activiteitHiervoor kan maximaal EUR 250,00 worden aangevraagd.

• ∙

  Public RelationsEr wordt geen aparte vergoeding gegeven voor activiteiten die met de PR van een organisatie te maken hebben (Logo-ontwerp, visitekaartjes, etc.).

• ∙

  Geluidsinstallatie en andere audiovisuele apparatuurVia BOEG kan geluidsapparatuur worden gehuurd. Hiervoor kan een bedrag van EUR 50,00 worden opgevoerd.

• ∙

  VrijwilligersEr wordt voor vrijwilligers alleen een onkostenvergoeding gegeven. Zie verder ook onder ‘reiskosten’. Voor attenties voor vrijwilligers die veel voor een organisatie doen, kan een aparte subsidie worden aangevraagd.

• ∙

  Inloop- en ontmoetingsactiviteitenVoor dit type activiteiten wordt uitsluitend accommodatie toegewezen. Het gastvrouw- of gastheerschap wordt ingevuld door iemand uit de eigen groep. Van de aanwezigen wordt verwacht dat zij zelf hun consumpties betalen, al dan niet via een eigen bijdrage aan de ingang.

Voorwaardenscheppende activiteiten.

Voor bestuursvergaderingen wordt uitsluitend accommodatie toegekend (maximum van eenmaal per maand). Ondersteuning (door BOEG en IDEA) bij bestuursactiviteiten wordt toegekend bij bijzondere bestuursactiviteiten, bijvoorbeeld het opstellen van een beleidsplan.

• ∙

  Bestuurskosten Voor kosten die het bestuur maakt wordt geen financiële bijdrage toegekend. Deze kosten kunnen worden betaald uit de post ‘organisatiekosten’ in de begroting van de projectaanvragen. Als organisaties geen financiële bijdragen aanvragen/ontvangen voor activiteiten kan bij uitzondering een eenmalige vergoeding worden toegekend.

• ∙

  Aanvragen subsidiesDe kosten voor een uittreksel van de KvK (als deze wordt overlegd op verzoek van de gemeente) kunnen worden gedeclareerd.

• ∙

  KadertrainingenBinnen het mzo-beleid worden geen individuele kadertrainingen (per organisatie) gefinancierd. Voor kadertrainingen kan worden gebruik gemaakt van het aanbod door BOEG of de Vrijwilligerscentrale.

Inkomsten

Bij een activiteit kan verlangd worden dat van de deelnemers een eigen bijdrage wordt gevraagd.

C.Richtlijnen bij het toekennen van ondersteuning en accommodatie

NB Met BOEG en IDEA worden richtlijnen ontwikkeld voor het aantal uren ondersteuning dat aan een bepaald type activiteit kan worden toegekend.

II.Routing subsidieaanvraag ‘migrantendienstverlening’

Aanvraagprocedure

• 1.

  Ontvangst bij het secretariaat.

  • -

    De aanvraag wordt door het secretariaat ingeboekt op naam. Verder kopiëren zij het hemd. De kopie gaat naar de beleidsmedewerker, het stuk gaat naar het Bedrijfsbureau.

  • -

    Tijd: maximaal één werkdag

• 2.

  Controle door het bedrijfsbureau.

  • -

    Het bedrijfsbureau voert de aanvraag in Civision in. Verder controleert het bedrijfsbureau of de aanvraag compleet is.

  • -

    Als de aanvraag in orde is gaat deze door naar de beleidsmedewerker.

  • -

    Als de aanvraag niet compleet is wordt de aanvrager verzocht de ontbrekende stukken aan te leveren. Voordat er een brief uitgaat, wordt eerst overlegd met de beleidsmedewerker. Als deze inhoudelijke vragen bij de aanvraag heeft, wordt alle ontbrekende informatie gelijktijdig opgevraagd.

  • -

    Tijdsduur: vijf werkdagen als de stukken compleet zijn, acht dagen als de stukken niet-compleet zijn.

  • -

    Wachttijd bij ontbrekende stukken: vier weken.

• 3.

  Beoordeling door de beleidsmedewerker.

  • -

    De aanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld door de beleidsmedewerker.

  • -

    Als de aanvraag volledig is wordt er een conceptbeschikking gemaakt.

  • -

    Als er vragen zijn wordt de aanvrager verzocht om aanvullende informatie over de aanvraag te leveren. Zie boven.

  • -

    Tijdsduur: drie weken.

• 4.

  Toets conceptbeschikking door het bedrijfsbureau.

  • -

    De conceptbeschikking wordt door het bedrijfsbureau getoetst op (a) technische aspecten en (b) beschikbaarheid budget.

  • -

    Tijdsduur: drie werkdagen.

• 5.

  Definitief maken van de beschikking

  • -

    De aanvraag gaat retour naar de beleidsmedewerker die de beschikking definitief maakt.

  • -

    Tijdsduur: twee werkdagen

• 6.

  Doorgeven van de toegekende uren accommodatie en ondersteuning aan BOEG en IDA.

• 7.

  Ondertekening en verzending beschikking door het secretariaat

  • -

    De beleidsmedewerker legt de beschikkingen ter ondertekening door het hoofd in het tekenboek. Na ondertekening kopieert het secretariaat de beschikking voor de beleidsmedewerker en het bedrijfsbureau.

  • -

    Tijdsduur: twee werkdagen.

Verantwoording: binnen drie maanden na afloop van de activiteit/het project

• 1.

  De bewaking van het indienen van de verantwoording gebeurt door het bedrijfsbureau. Als na drie maanden geen rapportage is ontvangen, wordt een herinnering verstuurd.

• 2.

  Ontvangst van de rapportage bij het secretariaat.

  • -

    De rapportage wordt door het secretariaat ingeboekt op naam. Verder kopiëren zij het hemd.

  • -

    De kopie gaat naar de beleidsmedewerker, het stuk gaat naar het Bedrijfsbureau

  • -

    Tijdsduur: maximaal één werkdag.

• 3.

  Beoordeling van de financiële rapportage door het bedrijfsbureau.

  • -

    Na beoordeling gaat de conclusie naar de beleidsmedewerker.

  • -

    Tijdsduur: maximaal vijftien werkdagen (drie weken).

• 4.

  Beoordeling door de beleidsmedewerker.

  • -

    De beleidsmedewerker beoordeelt de inhoudelijke rapportage.

  • -

    Tijdsduur: maximaal vijftien dagen (twee weken).

• 5.

  Indien akkoord: de beoordeling retour naar het bedrijfsbureau.

  • -

    Vaststellingsbrief uit door het Bedrijfsbureau.

  • -

    Tijdsduur: maximaal vijf werkdagen.

    6.Indien niet akkoord: beleidsmedewerker doet een brief uit met het verzoek om aanvullende informatie/gegevens.

  • -

    Als er na een maand geen reactie komt; herhalingsbrief uit.

  • -

    Reactietermijn een maand.

    7.Als er na het verzenden van de herinnering geen reactie komt, kan er besloten worden dat (a) de resterende 20% niet wordt uitgekeerd of (b) er teruggevorderd gaat worden.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht op 12 juni 2007.

De secretaris, De burgemeester,

Drs. M.J.C. Heeremans Mr. A.H. Brouwer-Korf

Bekendmaking is geschied op 28 oktober 2009.

Deze beleidsregel treedt in werking op 29 oktober 2009.