Beleidsregel inzake flexibel budget welzijn

Artikel 1 Reikwijdte

De inzet van de vrijwilligersorganisaties, bewonersgroepen, particuliere initiatieven en organisaties met een specifiek profiel vormt een waardevolle aanvulling op de basis welzijnsinfrastructuur in de stad. Met de instelling van het flexibel welzijnsbudget wordt ruimte gecreëerd waarop deze organisaties en initiatieven een beroep kunnen doen. Op deze manier kan de gemeente inspelen op nieuwe ontwikkelingen en de betrokkenheid, kennis en creativiteit van de stad benutten.

Artikel 2 Doelstellingen

Het Flexibel Welzijnsbudget is bedoeld voor vrijwilligersorganisaties, bewonersgroepen, particuliere initiatieven en organisaties met een specifiek profiel, die activiteiten ontplooien die de doelen van de gemeente helpen te realiseren:

• versterken van het zelforganiserend vermogen van de samenleving (een sterke civil society)

• het vergroten van de zelfredzaamheid van de inwoners

• het wegnemen van maatschappelijke drempels.

Hiermee wil de gemeente Utrecht er aan bijdragen dat burgers meer betrokken raken bij elkaar, bij de wijk of

stad en dat hun deelname aan het maatschappelijk leven toeneemt.

Artikel 3 Aanvraag

Jaarlijks zal de aanvraagperiode bestaan uit twee tranches. Subsidie kan vóór 1 september voor het komende jaar en vóór 1 april voor het lopende jaar aangevraagd worden. Een aanvraag zal als een eenmalige aanvraag (projectsubsidie) worden gezien en conform deze typering volgens de daarvoor geldende regels in de Algemene subsidieverordening 2008 behandeld worden. De aanvraag bevat in ieder geval een activiteitenplan en een begroting.

Het activiteitenplan wordt beoordeeld op het aantal en de inhoud van de activiteiten alsmede op de resultaten die u verwacht te bereiken. Het activiteitenplan bevat tenminste een beschrijving van:

• 1.

  Alle activiteiten waarvoor u de subsidie vraagt.

• 2.

  De doelgroep: voor wie organiseert u welke activiteiten?

• 3.

  De frequentie en de duur van de activiteiten.

• 4.

  De doelen die u met de activiteiten wilt bereiken.

• 5.

  De verwachte resultaten aan het einde van het project.

De begroting geeft inzicht in alle met de activiteiten samenhangende kosten en opbrengsten. De begroting wordt beoordeeld op de prijs – kwaliteit- en prijs - resultaat verhouding.

Artikel 4 Aanvragers

Aanvragers voor subsidie uit het flexibel budget dienen aan alle onderstaande voorwaarden voldoen:

• aanvragers werken met een beperkt aantal professionele krachten die er in de eerste plaats op gericht zijn de vrijwilligers in de eigen organisatie te werven en te ondersteunen of aanvragers die geheel met vrijwilligers werken;

• aanvragers hebben innovatieve en vernieuwende plannen en projecten;

• aanvragers hebben aantoonbare kennis van en betrokkenheid bij de stad Utrecht.

• aanvragers die meer dan EUR 300.000,00 per jaar subsidie van de gemeente Utrecht of van andere bestuursorganen ontvangen zijn uitgesloten van deze regeling. Deze aanvragers worden geacht met de reguliere subsidie een bijdrage aan de gemeentelijke doelstellingen te leveren en innovatie en vernieuwing na te streven;

Artikel 5 Budget

Het budget zoals vermeld op de subsidiestaat zal in twee tranches verdeeld worden. Voor de eerste tranche wordt maximaal 60% van het totale budget verdeeld en het restant voor de tweede tranche.

Artikel 6 Beoordelingsprocedure

De verdeling van de beschikbare middelen vindt plaats op basis van de uitkomsten van de kwalitatieve beoordeling van de aanvragen aan de hand van het puntensysteem dat in de bijlage bij dit besluit is neergelegd.

Als de beschikbare middelen niet toereikend zijn om alle aanvragen die aan de subsidievoorwaarden en subsidiecriteria voldoen volledig te honoreren, zal de verdeling van de middelen over deze aanvragen vervolgens plaatsvinden aan de hand van een rangschikking van de aanvragen aan de hand van de kwalitatieve beoordeling en het daaraan gekoppeld totaal aantal behaalde punten.

Artikel 7Kosten die voor subsidie in aanmerking komen

• het budget wordt grotendeels besteed aan de organisatie van activiteiten en uitvoeren van ideeën ten behoeve van de sociale cohesie, leefbaarheid, zelfredzaamheid en participatie van kwetsbare burgers. De kosten dienen direct samen te hangen met de uitvoering van de activiteiten, of de publiciteit daarvoor te financieren(dus geen algemene organisatiekosten, overhead kosten, e.d.);

• loonkosten komen voor subsidie in aanmerking, voor zover het personeel betreft dat niet direct bij de uitvoering van de activiteiten betrokken is, maar slechts ondersteuning biedt aan een groep vrijwilligers en/of bewoners. De noodzaak van de inzet van een professionele ondersteuner dient aantoonbaar te zijn. De loonkosten dienen op basis van aan te tonen werkelijk te maken uren en het werkelijk uurloon berekend te worden;

• huisvestingskosten komen niet in aanmerking voor subsidieverlening. De organisaties worden geacht gebruik te maken van o.a. welzijnsaccommodaties in de stad. Bij hoge uitzondering kan incidentele subsidie voor huurkosten gegeven worden. Bijvoorbeeld als er voor een specifieke activiteit, een specifieke locatie nodig is. Er zal dan alleen subsidie gegeven worden indien aantoonbaar is wat de huurkosten zijn voor die specifieke activiteit waarvoor subsidie gegeven wordt;

• kosten die verband houden met consumpties, versnaperingen, attenties, reiskosten, Public Relations (Logo-ontwerp, visitekaartjes, etc.), audiovisuele apparatuur, vrijwilligersvergoedingen andere gelijksoortige kosten komen niet voor subsidieverlening in aanmerking;

• kosten voor jubilea, vieringen, herdenkingen en lustra zijn niet subsidiabel op grond van deze beleidsregel;

• een organisatie kan maximaal twee maal per jaar in aanmerking komen voor een subsidieverlening op grond van deze beleidsregel;

• de subsidieverlening bedraagt maximaal € 75.000 per organisatie per jaar.

Artikel 8 Overige voorwaarden

• de activiteit(en) van een begunstigde moet niet van jaar tot jaar hetzelfde zijn. De subsidieverlening is voor een bepaalde, niet structureel of regelmatig terugkerende activiteit;

• activiteiten/projecten zijn van tijdelijke aard of goed overdraagbaar. Activiteiten/projecten kunnen maximaal drie jaar duren;

• de inspanning van de aanvrager moet er zichtbaar op gericht zijn dat gesubsidieerde activiteiten op termijn zonder subsidie of met andere financieringsbronnen gecontinueerd kunnen worden;

Artikel 9 Verplichtingen aanvrager subsidie

De aanvrager van een projectsubsidie zorgt ervoor dat:

• het project duidelijke, realistische en meetbare resultaten heeft;

• de activiteiten voldoende bijdragen aan de subsidiedoelstellingen (het versterken van de civil society, het vergroten van de zelfredzaamheid van de inwoners en het wegnemen van maatschappelijke drempels);

• de activiteiten voldoende zijn afgestemd op de vraag of behoeften van de doelgroep;

• in de projectaanvraag duidelijk wordt aangegeven hoe de effectiviteit van de activiteiten en de prestaties gemeten zullen worden;

• het aanbod vernieuwend en/of aanvullend is op het basis aanbod;

• er sprake is van een goede prijs/kwaliteit verhouding;

• de samenwerking met andere organisaties en partners inzichtelijk wordt gemaakt. Hierbij dient concreet benoemd te worden welke afspraken worden gemaakt en welke resultaten met deze samenwerking worden bereikt;

• de inzet op eigen kracht en het gebruik maken van vrijwillige inzet zichtbaar is

Artikel 10 Verplichtingen ontvanger subsidie

1.De ontvanger van een projectsubsidie zorgt ervoor dat:

• de doeleinden, gesteld in het activiteitenplan op doelmatige wijze worden nagestreefd,

• de werkzaamheden op een zodanige manier worden geregeld dat een goed beleid en beheer worden gevoerd,

• de administratie op overzichtelijke en doelmatige wijze wordt gevoerd en dat te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde baten en lasten kunnen worden nagegaan.

• 1.

  De ontvanger van een projectsubsidie doet zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling aan het college van omstandigheden en/of afwijkingen van begroting en activiteiten die van belang kunnen zijn voor een beslissing tot wijziging of intrekking van de subsidie. Daarbij worden de relevante stukken overgelegd.

• 2.

  De ontvanger van een projectsubsidie stelt na afloop van de periode waarvoor subsidie is verleend een projectverslag vast dat inzicht geeft in de aard, duur en omvang van de in het kader van de subsidiëring verrichte activiteiten. In het projectverslag worden de verrichte activiteiten met de in projectplan voorgenomen activiteiten vergeleken;

• 3.

  Bij direct vastgestelde subsidies legt de subsidieontvanger na afloop van de periode waarvoor subsidie was verstrekt, een bewijs over waaruit kan worden afgeleid dat de activiteiten waarvoor subsidie was verstrekt, zijn uitgevoerd.

Artikel 11 Evaluatie van de regeling

De gemeente evalueert de regelen ieder vier jaar. De ontvanger van een projectsubsidie wordt geacht mee te werken aan de evaluatie van de regeling en levert de gevraagde informatie.

Artikel 12 Hardheidsclausule

Het college van burgemeester en wethouders kan één of meerdere artikelen buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing gelet op het belang van de strekking van de regeling leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

Artikel 13 Slotbepalingen

• 1.

  De eerdere beleidsregel Flexibel Budget bekendgemaakt op 14 februari 2012 en in werking getreden op 15 februari 2012 komt na inwerkingtreding van deze beleidsregel te vervallen

• 2.

  Deze beleidsregel kan worden aangehaald als: Beleidsregel Flexibel budget.

• 3.

  Deze beleidsregel treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Aldus besloten door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht op 16 juli 2013

De secretaris, De burgemeester,

Drs. M.R. Schurink Mr. A. Wolfsen

Bekendmaking is geschied op 25 juli 2013

Deze beleidsregel treedt in werking met ingang van 26 juli 2013