Verantwoordings- en accountantsprotocol 2016 gemeente Utrecht

Artikel 1 Definities

In dit protocol worden de volgende definities gehanteerd:

Activiteitenkosten

De activiteitenkosten zijn de variabele kosten die worden gemaakt voor de uitvoering van activiteiten.

Activiteitenverslag

Het activiteitenverslag maakt inzichtelijk in hoeverre de activiteiten hebben plaatsgevonden overeenkomstig de aan de subsidie verbonden verplichtingen. Tevens bevat het een vergelijking tussen de nagestreefde en gerealiseerde doelstellingen en een toelichting op de verschillen. Het activiteitenverslag valt buiten de reikwijdte van de accountantscontrole, de accountant stelt alleen vast of het verslag verenigbaar is met de jaarrekening of financiële verantwoording en geen tegenstrijdigheden bevat.

Btw in de subsidieverantwoording

Bij de verantwoording van de subsidie kan uitsluitend niet verrekenbare Btw als subsidiabele lasten worden opgevoerd. De subsidiabele activiteiten zijn nagenoeg altijd vrijgesteld voor de btw. In het uitzonderlijke geval dat de gesubsidieerde activiteiten btw plichtig zijn en de subsidieontvanger bovendien btw plichtig is, dient de subsidieontvanger aan de gemeente een factuur met btw te sturen voor de activiteiten.

Egalisatiereserve

Een reserve als bedoeld in het artikel “Bij vaststelling van een subsidie over te leggen gegevens” van de ASV (in de ASV 2014: artikel 21 lid 4): dat deel van de reserves (waaronder eigen vermogen en bestemmingsreserves) dat is gevormd met subsidiegelden van de gemeente Utrecht.

Exploitatiesubsidie

Activiteitensubsidie, waarvan de hoogte mede wordt bepaald door het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger over het subsidiejaar.

Financiële verantwoording

Een separate subsidieverantwoording met de baten en lasten verbonden aan de verleende subsidie, met daarin een vergelijking van de baten en lasten zoals opgenomen in de begroting bij de subsidieaanvraag. Uit de financiële verantwoording dient te blijken of is voldaan aan de verplichtingen die aan de verleende subsidie zijn verbonden.

Goedgekeurde begroting

De begroting is de begroting van baten en lasten, die is ingediend bij de subsidieaanvraag. De begroting wordt door de gemeente goedgekeurd middels het besluit tot subsidieverlening, waarbij eventuele afwijkingen worden benoemd. De begroting kan tussentijds worden geactualiseerd met instemming van de gemeente.

Artikel 2 Doel

Dit verantwoordings- en accountantsprotocol is vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Utrecht op 13 december 2016. Het is opgesteld ten behoeve van de financiële verantwoording van subsidies en de daarbij behorende accountantscontrole. Het is bestemd voor het bestuur en de accountant van de organisatie die subsidie ontvangt van de gemeente Utrecht. De subsidieontvanger is verantwoordelijk voor het ter kennis stellen van dit verantwoordings- en controleprotocol aan de accountant. Dit protocol is het Controleprotocol waarnaar verwezen wordt in artikel 22 lid 1 van de Algemene Subsidieverordening 2014 (ASV 2014) van de gemeente Utrecht.

Op grond van de Algemene Subsidieverordening (ASV) van de gemeente Utrecht kunnen subsidies worden verstrekt. De verleende subsidies worden verantwoordt via een financiële verantwoording en een activiteitenverslag. In de ASV is opgenomen wanneer een jaarrekening verplicht is bij deze verantwoording. In een beleidsregel dan wel in het besluit tot verlening kan van deze eisen zijn afgeweken.

De accountantscontrole met een controleverklaring is verplicht voor subsidies die uitkomen boven het drempelbedrag, zoals dit is opgenomen in de ASV, alsmede voor subsidies waarvoor in de beleidsregel of in het besluit tot verlening is opgenomen, dat een accountantscontrole verplicht is. Uitgezonderd zijn subsidies, waarbij door het college vrijstelling is verleend voor deze verplichting. Deze vrijstelling kan zijn opgenomen in de beleidsregel (generieke vrijstelling), in het besluit tot subsidieverlening of in een apart besluit (specifieke vrijstelling).

Bij de verantwoording van de subsidies dient de regelgeving in Hoofdstuk 5 van de ASV te worden gevolgd. In het besluit tot verlening kunnen daarnaast aanvullende verplichtingen of verantwoordingsinstructies zijn opgenomen. Als deze afwijken van de verplichtingen of instructies die in dit protocol zijn vermeld, dan dient de subsidieontvanger de verplichtingen of instructies, die in het besluit tot subsidieverlening zijn opgenomen te volgen.

Door de subsidieontvanger dient verantwoording te worden afgelegd conform de kaders in hoofdstuk 2 van dit protocol. De accountant voert zijn controle uit conform hoofdstuk 3 van dit protocol.

Artikel 3 Wijze van verantwoorden

In hoofdstuk 5 van de ASV is opgenomen wanneer verantwoording via een jaarrekening dan wel een financiële verantwoording met controleverklaring van de accountant verplicht is, tenzij in een beleidsregel dan wel in het besluit tot subsidieverlening van deze eisen is afgeweken. Indien de subsidieontvanger van een jaarlijkse subsidie een egalisatiereserve wil vormen conform de ASV, dan dient de subsidieontvanger zich altijd via een jaarrekening te verantwoorden, waarin deze egalisatiereserve zichtbaar is opgenomen.

De volgende drie varianten zijn mogelijk bij de subsidieverantwoording:

• 1.

  De subsidieontvanger mag volstaan met een separate financiële verantwoording met bijbehorende controleverklaring, zonder dat een jaarrekening hoeft te worden overlegd. Zie hiervoor paragraaf 2.2 van dit protocol.

• 2.

  De subsidieontvanger mag volstaan een separate financiële verantwoording met bijbehorende controleverklaring, met overlegging van een jaarrekening. Zie hiervoor paragraaf 2.2 van dit protocol. Naast de separate financiële verantwoording van de subsidie levert de subsidieontvanger een jaarrekening met bijbehorende controleverklaring aan. Op deze jaarrekening is dit protocol niet van toepassing.

• 3.

  De subsidieontvanger dient de subsidie via een jaarrekening te verantwoorden met een bijbehorende controleverklaring van de accountant. Deze verantwoording kan integraal in de jaarrekening plaatsvinden of via een bijlage bij de jaarrekening. Zie hiervoor paragraaf 2.3 van dit protocol.

Bij de keuze van de subsidieverantwoording dient de regelgeving in hoofdstuk 5 van de ASV, de beleidsregels en het besluit tot subsidieverlening te worden gevolgd.

Artikel 4 Verantwoording zonder een jaarrekening

Indien er geen verplichting is om de subsidie te verantwoorden via een jaarrekening, mag worden volstaan met een separate financiële verantwoording voorzien van een controleverklaring van de accountant en een activiteitenverslag.

Artikel 5 Separate financiële verantwoording

In de financiële verantwoording dient een vergelijking te zijn opgenomen met de baten en lasten uit de goedgekeurde begroting. In de financiële verantwoording dienen per verleende subsidie de gerealiseerde kosten en inkomsten te zijn opgenomen. Daarbij wordt minimaal onderscheid gemaakt in personeelskosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten. In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen. Uit de verantwoording dient te blijken of de activiteiten tegen meer of minder kosten dan de subsidie zijn gerealiseerd.

Wanneer in het besluit tot verlening onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient uit de financiële verantwoording te blijken wat de totale gerealiseerde kosten en inkomsten per benoemde activiteit zijn.

Artikel 6 Activiteitenverslag zonder jaarrekening

In het activiteitenverslag dienen de activiteiten te worden verantwoord in gesubsidieerde en gerealiseerde aantallen zoals vermeld in het besluit tot verlening. Dit verslag mag ook worden toegevoegd aan de financiële verantwoording. In het geval er in het besluit tot verlening geen aantallen zijn opgenomen vervalt deze verplichting.

Artikel 7 Verantwoording via een jaarrekening

De jaarrekening dient voorzien te zijn van een controleverklaring van de accountant. De financiële verantwoording kan integraal zijn opgenomen in de jaarrekening (via de balans en resultatenrekening), maar kan ook als bijlage bij de jaarrekening worden aangeleverd. Uit deze bijlage dient de aansluiting met de jaarrekening te blijken. De controleverklaring van de accountant bij de jaarrekening dient dan tevens deze bijlage te omvatten.

Indien het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ op de jaarrekening van toepassing is, hoeft de accountant in zijn verklaring niet te verwijzen naar het protocol van de gemeente Utrecht. Ook hoeft hij het protocol niet toe te passen voor zover sprake is van tegenstrijdigheden met het Onderwijsaccountantsprotocol OCW/EZ. In vergelijkbare gevallen kan op verzoek ontheffing worden verleend.

Artikel 8 Integrale verantwoording in de jaarrekening

In de jaarrekening dienen bij de baten en lasten kolommen te zijn opgenomen voor de realisatie van het boekjaar, de begroting en de realisatie van het voorgaand boekjaar. Bij een exploitatiesubsidie dient de kolom begroting de goedgekeurde begroting te bevatten.

Daarbij wordt minimaal onderscheid gemaakt in personele kosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten. In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat met de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen. Verder dient te blijken of de activiteiten tegen meer of minder kosten dan de subsidie zijn gerealiseerd. Wanneer in het besluit tot verlening onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient te blijken wat de totale gerealiseerde kosten en inkomsten per benoemde activiteit zijn.

Uit de jaarrekening dient voorts te blijken welk gedeelte van de reserves (waaronder eigen vermogen en bestemmingsreserves) zijn gevormd met subsidiegelden van de gemeente Utrecht. Dit gedeelte van de reserves is de egalisatiereserve die is bedoeld in het artikel “Accountantsonderzoek” van hoofdstuk 5 van de ASV (ASV 2014: artikel 21 lid 4).

Artikel 9 Verantwoording via een bijlage bij de jaarrekening

In de bijlage dient een vergelijking te zijn opgenomen met de baten en lasten uit de goedgekeurde begroting. In de bijlage dienen per verleende subsidie de gerealiseerde kosten en inkomsten te zijn opgenomen. Daarbij wordt minimaal onderscheid gemaakt in personele kosten, organisatiekosten, huisvestingskosten en activiteitenkosten. In het geval van een toerekening van kosten aan subsidies dient in de verantwoording een kostenverdeelstaat met de grondslag voor de toerekening te zijn opgenomen. Uit de bijlage dient te blijken of de activiteiten tegen meer of minder kosten dan de subsidie zijn gerealiseerd. Wanneer in het besluit tot verlening onderscheid is gemaakt naar meerdere activiteiten, dient uit de bijlage te blijken wat de totale gerealiseerde kosten en inkomsten per benoemde activiteit zijn.

Artikel 10 Activiteitenverslag

In het activiteitenverslag dienen de activiteiten te worden verantwoord in gesubsidieerde en gerealiseerde aantallen voor zoverre en zoals vermeld in het besluit tot verlening. Dit verslag mag ook worden toegevoegd aan de bijlage.

Artikel 11 Normenkader

Het normenkader voor de controle van de jaarrekening en de financiële verantwoording door de accountant bestaat uit de artikelen “Bij vaststelling van een subsidie over te leggen gegevens” en “Accountantsonderzoek” van hoofdstuk 5 van de ASV van de gemeente Utrecht (in de ASV 2014 zijn dit de artikelen 21 en 22) en uit hetgeen is vastgelegd in het besluit tot subsidieverlening.

Artikel 12 Algemene zaken

Van de accountant wordt verwacht dat hij vaststelt of de subsidie is besteed in overeenstemming met de aan de verleende subsidie verbonden verplichtingen met een financieel effect, zoals vastgelegd in het hierboven genoemde normenkader. Het staat de accountant vrij hierbij zijn eigen controleaanpak te kiezen, dit protocol schrijft geen werkprogramma voor.

Uit de controleverklaring van de accountant dient te blijken, dat het Verantwoordings- en accountantsprotocol van de gemeente Utrecht is gevolgd, tenzij het Onderwijsaccountants-protocol OCW/EZ van toepassing is of in een vergelijkbare situatie ontheffing is verleend. Zie hiervoor paragraaf 2.3.

Artikel 13 Integrale verantwoording in de jaarrekening