Organisatiebesluit vanwege mandaat Bestuurs- en concerndienst

1. De staf sector Bestuurs- en concernzaken staat onder leiding van de sectordirecteur.

2. De staf heeft tot taak het ondersteunen van de sectordirecteur en de afdelingen van de sector Bestuurs- en concernzaken bij de uitvoering van beleids- en beheerstaken.

1. De afdeling Bestuurlijke,Internationale en Subsidiezaken staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

2. De afdeling heeft de volgende taken:

• a.

  de ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders, de concerndirectie, de gemeentesecretaris en het sectorhoofd Bestuurszaken bij gemeentebrede beleidsvraagstukken, gericht op de langere termijn;

• b.

  de gemeentebrede coördinatie van de nationale lobby in G4 verband;

• c.

  de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning op het terrein van randstedelijke en regionale samenwerking;

• d.

  de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning en uitvoering op het terrein van Bestuurlijke Vernieuwing;

• e.

  de gemeentebrede coördinatie van de Europese lobby (o.a. door deelname aan het G4 kantoor in Brussel);

• f.

  de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning en uitvoering op het terrein van internationale samenwerking en stedenbanden.

• g.

  het uitvoeren van het programmamanagement GSB en D2;

• h.

  het uitvoeren van de beheersorganisatie GSB en D2;

• i.

  het monitoren van de programmadoelen GSB en D2 en het verzamelen en verwerken van voortgangsinformatie GSB en D2;

• j.

  het uitvoeren van de representatie met betrekking tot subsidieprogramma's;

• k.

  het adviseren van diensten met betrekking tot programmatisch werken.

• l.

  het uitvoeren van de (bestuurlijke) informatievoorziening rond (Europese) subsidies en de coördinatie van de verwerving van dienstoverstijgende subsidies.

• 1.

  De afdeling Openbare Orde en Veiligheid staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning en regie, coördinatie, advisering op het terrein van de openbare orde;

b. de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning en advisering op de terreinen brandveiligheid, fysieke veiligheid en rampenbestrijding;

c. het adviseren van de burgemeester als lid van het fungerend beleidsteam tijdens rampen, grootschalige ongelukken, openbare orde verstoringen en andere crises;

d. het coördineren van de inzet van gemeentelijke diensten (met uitzondering van de operationele diensten Brandweer en GG en GD) in het operationele team tijdens rampen, grootschalige ongelukken, openbare orde verstoringen en andere crises;

e. de beleidsontwikkeling, bestuursondersteuning regie, coördinatie en advisering op het terrein van het preventief en integraal veiligheidsbeleid;

f. het management van het programma openbare orde en veiligheid;

g. projectleiding/coördinatie en uitvoering ter zake van activiteiten op het gebied van veiligheid en openbare orde;

h. ontwikkeling, advisering en uitvoering van regelgeving, beleid en vergunningverlening op de terreinen horeca, kansspelen, evenementen, prostitutie en seksinrichtingen, coffeeshops en dergelijke;

i. beheer, coördinatie en regelgeving van de Algemene Plaatselijke Verordening.

• 1.

  De afdeling Bestuursinformatie staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. het adviseren over en het uitvoeren van onderzoek en statistiek;

b. de afstemming en coördinatie van gemeentebreed onderzoek.

c. de ondersteuning bij het formuleren van meetbare doelen

d. het beheren en vullen van WistUdata op internet (database met gegevens over de Utrechtse wijken, subwijken en buurten)

e. het maken van publicaties van gemeentelijke, provinciale en landelijke verkiezingen (i.s.m. Dienst Burgerzaken)

f. het maken van nieuwsberichten over onderzoekpublicaties van derden (zoals SCP)

• 1.

  De afdeling Juridische Zaken staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. de behandeling van alle bij de gemeente ingediende bezwaar- en beroepschriften met uitzondering van die op het gebied van personele zaken, belastingen en milieuzaken;

b. de behandeling van de in verband met het gestelde onder a. ingediende verzoeken tot het treffen van een voorlopige voorziening;

c. de concernbrede juridische controlling;

d. het zijn van centrale juridische vraagbaak;

e. het leveren van directe bestuurlijke ondersteuning.

• 1.

  De staf sector Financiën en Personeel staat onder leiding van de sectordirecteur, tevens concerncontroller.

• 2.

  De staf Financiën en Personeel heeft de volgende taken:

a. het ondersteunen van de sectordirecteur en de afdelingen van de sector bij de uitvoering van de beleids- en beheerstaken.

b. het volgen, initiëren en ondersteunen bij implementatie van ontwikkelingen op het gebied van dualisering, efficiency, wijkgericht werken, concernsturing en verbetering van het P&C-instrumentarium;

c. het in dat kader voorbereiden van adviezen aan het college van burgemeester en wethouders, afstemmen met de griffie en het deelnemen aan en leiden van projecten.

d. het voeren van het secretariaat van de Commissie van Overleg;

e. het voeren van het secretariaat van de Commissie Personeelszorg diensthoofden;

f. het voeren van het secretariaat van de Commissie Personeelszorg Raadsfunctionarissen.

• 1.

  De afdeling Financiële Coördinatie staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. het actualiseren en up-to-date houden van het Handboek Financiën en het houden van toezicht op de naleving van de daarin gegeven voorschriften;

b. het ontwikkelen van regelgeving op basis van het Besluit Begroten en Verantwoorden (o.a. inzake waardering en afschrijving van vaste activa) en de control op de naleving hiervan;

c. de regelgeving inzake kostprijsberekening ten behoeve van de tarieven van de gemeente;

d. de coördinatie met betrekking tot de Financiële Commissie van de VNG.

• 1.

  De afdeling Financieel Beleid staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. de coördinatie van de planning- en controlcyclus;

b. de zorg voor de totstandkoming van de gemeentebrede cyclusdocumenten;

c. de zorg voor de kwaliteitsbewaking van de in de gemeentebrede cyclusdocumenten opgenomen informatie;

d. de advisering over de financieel-economische kaderstelling aan het college van burgemeester en wethouders en de Raad;

e. het op concernniveau analyseren en interpreteren van gegevens voor de bewaking van de financieel-economische kaders;

f. ontwikkeling, invoering en bewaking van het beleids- en beheersinstrumentarium;

g. het toetsen van bestuursadviezen, met name op de doelmatigheid, doeltreffendheid, financiële aspecten en relevante beleidsalternatieven;

h. de beoordeling van de jaarplannen van de diensten en de advisering daarover aan het college van burgemeester en wethouders;

i. de zorg voor de totstandkoming, eens in de vier jaar, van de nota's Reserves en Voorzieningen. Lokale heffingen, Bedrijfsvoering en Weerstandsvermogen;

j. het adviseren van het college van burgemeester en wethoudersmet betrekking tot het Gemeentefonds, het Referentiekader Leidsche Rijn en het tarievenbeleid;

k. de zorg voor de bewaking van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde beleid;

l. het deelnemen in majeure projecten en in projecten met dienstoverstijgende aspecten.

• 1.

  De afdeling Ontwikkeling Personeelsbeleid staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. het ontwikkelen van beleidskaders en -instrumenten voor het gemeentebrede personeelsbeleid ten behoeve van bestuur en concerndirectie;

b. het ondersteunen van diensten bij de implementatie van de ontwikkelde beleidskaders en -instrumenten;

c. het informeren en adviseren van bestuur, concerndirectie, directeuren, controllers en hoofden P&O over vraagstukken op het gebied van het personeelsbeleid;

d. het ten behoeve van het bestuur en de concerndirectie monitoren en toetsen van ontwikkelingen op het gebied van het gemeentebrede personeelsbeleid en van de uitvoering van dat beleid;

• 1.

  De afdeling Rechtspositie en Arbeidsvoorwaarden staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. het ontwikkelen van beleidskaders en -instrumenten voor het gemeentebrede personeelsbeleid in het bijzonder op het gebied van arbeidsvoorwaarden en rechtspositie ten behoeve van bestuur en concerndirectie;

b. het ondersteunen van diensten bij de implementatie van de ontwikkelde beleidskaders en -instrumenten;

c. het informeren en adviseren van bestuur, concerndirectie, directeuren, controllers en hoofden P&O over vraagstukken op het gebied van de toepassing van beleid, regelgeving en individuele zaken op het gebied van R&A, inclusief medezeggenschap en rechtspositionele aspecten van reorganisaties;

d. het behandelen van door personeelsleden ingediende bezwaarschriften en het adviseren van het bestuur bij het doen van uitspraken daarop;

e. het vertegenwoordigen van de gemeente als werkgever in door personeelsleden aangespannen beroepszaken bij de Arrondissementsrechtbank of de Centrale Raad van Beroep;

f. het ten behoeve van het bestuur en de concerndirectie monitoren en toetsen van ontwikkelingen op het gebied van het gemeentebrede personeelsbeleid, in het bijzonder op het gebied van arbeidsvoorwaarden, en van de uitvoering van dat beleid;

g. het voeren van het secretariaat van de bezwarencommissies "functiewaardering", "advies beoordeling personeelsleden" en "centrale bezwarencommissie reorganisaties";

h. het voeren van het secretariaat van de "Commissie van Toezicht Sociaal Statuut", "de klachtencommissie werving en selectie" en de "klachtencommissie SID".

• 1.

  De afdeling Organisatie en Informatisering staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. het ontwikkelen van beleidskaders en -instrumenten voor het gemeentebrede organisatie en informatiseringbeleid (inclusief informatiebeveiliging) ten behoeve van bestuur en concerndirectie;

b. het informeren en adviseren van bestuur, concerndirectie, directeuren, hoofd Concernbrede Voorziening Informatisering en controllers en hoofden P&O over vraagstukken op het gebied van organisatie en informatisering;

c. het ten behoeve van het bestuur en de concerndirectie monitoren en toetsen van ontwikkelingen op het gebied van organisatie en informatisering en van de uitvoering van het organisatie- en informatiseringbeleid;

• 1.

  Het Stafbureau Gemeentesecretaris staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. het beheers- en beleidsmatig ondersteunen en adviseren van de ambtelijke leiding van de gemeente;

b. het voeren van de secretariaten van gemeentebrede overleggen;

c. het coördineren van aangelegenheden met betrekking tot de raad en het college burgemeester en wethouders;

d. het adviseren over de bestuurlijke en strategische aspecten van de portefeuille van de collegeleden;

e. het ondersteunen van de collegeleden in bestuurlijke fora;

f. het in overleg met de collegeleden aansturen van de ambtelijke organisatie;

g. het in overleg met de collegeleden organiseren van de portefeuille.

• 1.

  De afdeling Kabinet staat onder leiding van een hoofd en een als zodanig aan te wijzen plaatsvervangend hoofd.

• 2.

  De afdeling heeft de volgende taken:

a. het ontwikkelen en beheren van relevant netwerk;

b. het ondersteunen van de collegeleden door activiteiten in de sfeer van eerbetoon, bijeenkomsten en ontvangsten, congressen en evenementen;

c. het voorbereiden van speeches van de burgemeester en de loco-burgemeester;

d. het organiseren van tentoonstellingen in het stadhuis.

1. De Bestuursassistenten staan onder leiding van een hoofd.

2. De afdeling heeft tot taak het voeren van het secretariaat van de collegeleden en de gemeentesecretaris.

1. Het bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst staat onder leiding van een hoofd.

2. Het bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst heeft de volgende taken:

• a.

  het coördineren van het personeels- en organisatie- informatie- en financiële beleid van de dienst;

• b.

  het zorgdragen voor het informeren, adviseren en ondersteunen van het management met betrekking tot het personeelsmanagement, arbeidsvoorwaarden, rechtspositie, inspraak,organisatie en de financiën van de dienst;

• c.

  het zorgdragen voor het opstellen van de dienstbrede cyclusstukken;

3. Het hoofd van de afdeling fungeert als dienstcontroller;

4. De functies van administrateur en kashouder zijn belegd bij de afdeling.

1. Tot het moment, dat de volgende afdelingen zijn overgegaan naar de dienst Ondersteuning, maakt ’t Bureau onderdeel uit van de sector Financiën en Personeel van de Bestuurs- en concerndienst:

2. 't Bureau staat onder leiding van een hoofd.

3. 't Bureau heeft de volgende taken:

• a.

  het verzorgen van gedrags- en managementtrainingen;

• b.

  het verzorgen van loopbaan- en reïntegratietrajecten;

• c.

  het organiseren van introductiedagen voor nieuw personeel;

• d.

  het voeren van het secretariaat van de Commissie Ambtelijke Subtop;

• e.

  het uitvoeren van wervingsactiviteiten.

1. Het hoofd van het Bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst is belast met het beheer van dit besluit.

2. De sectordirecteuren, ieder voorzover het hem aangaat zijn verantwoordelijk voor een juiste, volledige en tijdige aanlevering aan het hoofd van het Bedrijfsbureau Bestuurs- en concerndienst van de gegevens die een goed beheer van dit besluit mogelijk maken.