Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doelstreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Utrecht

Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst

Verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Utrecht.

(raadsbesluit van 13 november 2003).

De raad der gemeente Utrecht gelet op het voorstel van b. en w. d.d. 31 oktober 2003

Besluit

vast te stellen de volgende

VERORDENING voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur, van de gemeente Utrecht.

Artikel 1 Begrippen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1.

  Doelmatigheid of efficiency: het streven om met een zo beperkt mogelijke inzet van de beschikbare middelen het gewenste resultaat te bereiken.

• 2.

  Doeltreffendheid of effectiviteit: de mate waarin een organisatie erin slaagt met de geleverde prestaties de gestelde doelen of gewenste maatschappelijk effecten te bereiken.

• 3.

  Onderzoeken: Onderzoeken, die ten doel hebben om door middel van beleidsevaluatie en doelmatigheidsonderzoeken een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde beleid, alsmede de doelmatige voorbereiding en uitvoering ervan.

Artikel 2 Onderzoeksprogramma

• 1.

  Het college stelt jaarlijks een onderzoeksprogramma vast voor de doelmatigheidsen doeltreffendheidonderzoeken.

• 2.

  Het college stuurt de raad en de rekenkamercommissie jaarlijks in het laatste kwartaal het onderzoeksprogramma ter kennisname toe.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat aan het onderzoeksprogramma aandacht besteed wordt in de paragraaf ' Bedrijfsvoering' van de programmabegroting.

• 4.

  Het onderzoeksprogramma bevat in ieder geval de volgende elementen:

  • a.

    de onderwerpen (organisatieonderdelen, procedures, processen, instrumenten, uitvoering van gemeentelijke taken door derden) die op doelmatigheid worden onderzocht.

  • b.

    de programma's/beleidsonderwerpen waarvan de doeltreffendheid wordt onderzocht.

  • c.

    een indicatie van de wijze waarop (per onderzoek) de onderzoeken worden opgezet, waarbij aandacht zal worden besteed aan de beginsituatie, reikwijdte, onderzoeksmethode, doorlooptijd en wijze van uitvoering.

• 5.

  In het onderzoeksprogramma wordt aangegeven welke budgetten in de begroting zijn opgenomen voor de uitvoering van de onderzoeken.

• 6.

  Het college geeft in een uitvoeringsbesluit nadere regels over de organisatie en uitvoering van het onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid.

Artikel 3 Onderzoeksfrequentie

• 1.

  Het college onderzoekt jaarlijks de doelmatigheid van (onderdelen van) de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Bij de opstelling van het onderzoeksprogramma draagt het college er zorg voor dat alle organisatieonderdelen periodiek onderzocht worden.

• 2.

  Het college toetst jaarlijks de doeltreffendheid van minimaal twee

(delen van) programma's of paragrafen.

Artikel 4 Voortgang onderzoeken

Het college rapporteert in de bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en de jaarstukken over de voortgang van het onderzoeksprogramma naar de doelmatigheid en doeltreffendheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 5 Rapportage en gevolgtrekking

De uitkomsten van een onderzoek worden vastgelegd in een rapportage. Elke rapportage bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en aanbevelingen voor verbeteringen. Op basis van de resultaten van ieder onderzoek stelt het college indien nodig een plan van verbetering op. De rapportage en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. Het college neemt maatregelen op basis van het plan van verbetering. Het college informeert de raad en de Rekenkamercommissie zo snel mogelijk na vaststelling schriftelijk over de resultaten van de onderzoeken en het daar uit voortvloeiende plan van aanpak en de eventuele andere doelmatigheidsen doeltreffendheidonderzoeken, waartoe het opdracht heeft gegeven.

Artikel 6 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van15 november 2003.

Artikel 7 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening doelmatigheidsen doeltreffendheidsonderzoek van de gemeente Utrecht.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad, gehouden op

13 november 2003.

De griffier, De burgemeester,

Drs. A.A.H. Smits Mr. A.H. Brouwer-Korf

Bekendmaking is geschied op 26 november 2003. Deze verordening is in werking getreden op 15 november 2003.

BIJLAGE BEHOREND BIJ GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2003, NR. 58

Toelichting op de artikelen in de Verordening doelmatigheidsen doeltreffendheidonderzoek van de gemeente Utrecht.

Artikel 2 Onderzoeksprogramma

De beslissing wat te onderzoeken is aan het college. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Hierin voorziet het onderzoeksprogramma. Het onderzoeksprogramma moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksprogramma worden per onderzoek uitgewerkt. Het onderzoekprogramma wordt aangeboden aan de raad, en de raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door het college vastgesteld. In de verordening wordt aangegeven wat in een onderzoekprogramma in ieder geval moet worden opgenomen. De onderwerpen genoemd in het tweede lid kunnen als volgt worden toegelicht:

a.en b.

Het object van een onderzoek wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken organisatieonderdelen, procedures, processen en instrumenten. Bij de doeltreffendheidonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere programma’s/beleidsonderwerpen aangegeven. De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen

(raad, college), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdsvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van tevoren duidelijk worden aangegeven. Aangegeven moet worden welk tijdvak wordt onderzocht en welke organisatie-eenheden en niet gemeentelijke instellingen bij het onderzoek worden betrokken.

c.

Hier wordt aangegeven welke methoden gebruikt zullen worden (benchmarking, enquête, enzovoorts). Onderzoeken kunnen in opdracht van het college worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert zullen in de onderzoeksopzet waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat van het onderzoek wel mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

De analyse en de aanbevelingen tot verbetering echter moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Artikel 3 Onderzoeksfrequentie

De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het beleid en het beheer van middelen. De uitvoering wordt gedaan door ten eerste de gemeentelijke organisatie, zodat deze onderzoeken zich ten eerste richten op de organisatie -eenheden van de gemeente. Een tweede ingang voor de doelmatigheidsonderzoeken is de procesgang. Hiervoor kan men kijken naar de gemeentelijke taken. Het voordeel hiervan is dat ook de doelmatigheid van de uitvoering van gemeentelijk beleid en het beheer van middelen door derden kunnen worden onderzocht.

Artikel 5 Voortgang onderzoek

De bedrijfsvoeringparagraaf van de begroting en jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met inhoud van de programma's van de begroting en jaarstukken. Het ligt voor de hand om in deze paragaaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de interne onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur.

Artikel 6 Rapportage en gevolgtrekking

Met de instelling van de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in rapporten voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, tweede lid van de Gemeentewet. De rapporten dienen volgens artikel 197 tweede lid van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die lopende het verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de rapporten ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te Ieren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van de rapportage, en dat zo nodig door middel van een plan van verbetering het vervolgtraject moet worden ingezet. De bedrijfsvoering is een zaak van het college. Het is dan ook het college dat maatregelen moet nemen tot verbetering. Het college moet een plan van verbetering opstellen en uitvoeren. Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.