Verordening op de ambtelijke bijstand

BIJLAGE BEHOREND BIJ GEMEENTEBLAD VAN UTRECHT 2006, NR. 4

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. De uitwerking van dit recht moet bij verordening wor den geregeld.

Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal het college een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen.

Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan door dat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelend amb tenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de gemeentesecretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van raadsvoorstellen, amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever

heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht. De gemeente Utrecht kent hiervoor een speciale regeling Gewetensbezwaren die is neergelegd in uitvoeringsregeling 15o, onderdeel van de Arbeidsvoorwaardenregeling van de Gemeente Utrecht.

Artikelgewijze toelichting

Artikel 2

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met de ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie die een stuk heeft opgesteld dan wel met de ambtenaren genoemd op de door de gemeentesecretaris vermelde lijst.

Artikel 3

Om ambtenaren niet in een spagaat te brengen worden beleidsinhoudelijk en politieke vragen direct aan de verantwoordelijke portefeuillehouder gesteld.

Artikel 5

Beoordeling of één van de in artikel 4 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 5 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het college. Het ligt in de rede dat het college hierover overleg voert met de gemeentesecretaris.

Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover het college verzoeken verantwoording af te leggen.

Artikel 6

Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal het college gezien haar eindverantwoordelijkheid voor de ambtenaren een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen.

Artikel 7

De ambtenaren worden voor de tijd dat ze ambtelijke bijstand verrichten voor de raad, onttrokken aan de verantwoordelijkheid van het college. Zij vallen rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van de griffier, die hen aanstuurt als ware hij opdrachtgever.

Artikel 8

Ook indien -naar de mening van het raadslidop onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd.

Wel moet het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg voeren met de gemeentesecretaris.

Artikel 9

Het schrappen van de geheimhouding ziet enkel en alleen op het verrichten van ambtelijke bijstand zoals bedoeld in artikel 1 van de verordening. Met ambtelijke bijstand wordt bedoeld het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij de vormgeving en het opstellen van raadsvoorstellen, amendementen en moties door ambtenaren van de gemeente Utrecht.

Indien een ambtenaar deze ambtelijke bijstand verricht kan een raadslid geen geheimhouding opleggen aan de ambtenaar. De verplichting tot geheimhouding is een beperking van de vrijheid van meningsuiting, een recht dat is vastgelegd in artikel 7 van de Grondwet. Deze bepaling laat niet toe dat in een gemeentelijke verordening een geheimhoudingsplicht wordt gecreëerd of aanvullende regels gelden. Als bijlage bij deze brief zend ik u het bericht van de VNG terzake. Deze is overigens ook te raadplegen via http://www.vng.nl/smartsite.dws?ID=19273.

Onder kanttekening 1.1. van het raadsvoorstel wordt gesproken over vertrouwelijke informatie. Die passage in het raadsvoorstel is verduidelijkt in die zin dat raadsleden een beroep moeten doen op de ambtelijke ondersteuning van de raad indien zij niet willen dat de informatie bekend raakt bij het college.