Verordening op de subcommissie Controle en Financiën van de commissie Mens en Samenleving van de gemeente Utrecht

Artikel 2 Subcommissie en doelstelling

• • 1.

    Er is een subcommissie

  • 2.

    De subcommissie bestaat minimaal vijf leden en maximaal zeven leen, zijnde leden van de raad. Niet meer dan één lid per fractie van de in de raad aanwezige partijen is lid van de subcommissie.

  • 3.

    De raad benoemt de leden van de subcommissie voor een periode die eindigt als de zittingsduur van de raad afloopt.

  • 4.

    Uit haar midden kiest de subcommissie een voorzitter en haar plaatsvervanger(s).

  • 5.

    Het doel van de subcommissie is de controlerende taak van de raad te versterken. De subcommissie brengt advies uit aan de raad over:

  • a)

    de inzet van het controle-instrumentarium van de raad;

  • b)

    het vaststellen van de jaarstukken.

Artikel 3 Taken subcommissie Hoofdtaken

Hoofdtaken

• 1. De subcommissie adviseert de raad jaarlijks over de opdrachtverlening aan de accountant (Controleverordening gemeente Utrecht; ex artikel 213 gemeentewet). Naast de wettelijk verplichte controle kunnen dit bijzondere controleopdrachten zijn.

• 2. De subcommissie bereidt de behandeling van de jaarstukken door de raad voor. In ieder geval adviseert de subcommissie de raad over de vaststelling van de gemeenterekening en een eventueel indemniteitsbesluit. In haar advies dient de subcommissie in te gaan op de bedrijfsvoeringparagraaf. Hierbij betrekt zij de verklaring en bevindingen van de accountant. De subcommissie houdt rekening met de in de gemeentewet gestelde termijn voor de vaststelling van de rekening. Daarnaast kan de subcommissie de raad informeren over de bevindingen die zij deed bij de voorbereiding van de behandeling van de jaarstukken.

  Andere taken

• 3. De subcommissie kan de raad adviseren over opbouw van de Programmabegroting en de Verantwoording, met als doel de transparantie te vergroten en de raad in staat te stellen zijn budgetrecht optimaal uit te oefenen.

• 4. De subcommissie kan de raad adviseren over de behandeling van de diverse kaderstellende nota’s zoals genoemd in de Financiële verordening gemeente Utrecht (ex artikel 212 gemeentewet).

• 5. De subcommissie Controle en Financiën, dan wel een delegatie uit deze subcommissie, fungeert als continue factor van een in te stellen onderzoekscommissie of raadsbegeleidingsgroep ten behoeve van de begeleiding van onderzoeken waartoe de raad, al of niet conform artikel 155a Gemeentewet, besluit; naar gelang het onderwerp van het onderzoek wordt de (delegatie uit de ) subcommissie uitgebreid met andere raadsleden.

• 6. De subcommissie kan onderzoek (laten) doen naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van één of meerdere programma’s of delen van programma’s in het jaarverslagdeel van de Verantwoording

• 7. De subcommissie kan de raad adviseren over de behandeling van het onderzoeksprogramma van het college, de onderzoeksrapportages en plannen van verbetering (Verordening doelmatigheids- en doeltreffendheidsonderzoek gemeente Utrecht; ex artikel 213a gemeentewet).

• 8. De subcommissie kan de raad adviseren over verzoeken tot onderzoek aan de Rekenkamer (Verordening op de rekenkamer gemeente Utrecht).

• 9. De subcommissie kan de raad adviseren of voorstellen doen met betrekking tot wijzigingen in de financiële en controleverordeningen ex artikel 212, 213 en 213a van de gemeentewet en andere verordeningen die de controlerende taak van de ra

Artikel 4 Subcommissie als contactorgaan

• 1. De subcommissie is het contactorgaan van de accountant als genoemd in artikel 4, derde lid van de Controleverordening (ex artikel 213 gemeentewet). Ten aanzien van de accountant heeft de subcommissie de volgende taken:

  • a.

    zij voert overleg met de accountant over het controleplan van de accountant, dat door de accountant is opgesteld naar aanleiding van de opdracht van de raad voor de accountantscontrole. Dit overleg vindt plaats vóór het zomerreces;

  • b.

    zij voert periodiek overleg met de accountant over de voortgang van de controle zoals vastgelegd in het controleplan.

• 2. De subcommissie is het contactorgaan voor de Rekenkamer en vervult de taak als genoemd in artikel 3, tweede lid onder c van de Verordening op de rekenkamer gemeente Utrecht.

• 3. Ten behoeve van het optimaal gebruik van het controle-instrumentarium dat de raad ter beschikking staat, organiseert de subcommissie Controle en Financiën tenminste éénmaal per jaar een afstemmingsoverleg met de Interne auditafdeling, de Rekenkamer, het college en de accountant.

Artikel 5 Werkwijze subcommissie

• 1. De subcommissie vergadert zo dikwijls als door minimaal drie van de leden nodig wordt geacht.

• 2. De vergaderingen van de subcommissie zijn openbaar tenzij zwaarwegende belangen met betrekking tot de te behandelen onderwerpen zich daar tegen verzetten. De subcommissie neemt hiertoe een besluit.

• 3. De besluiten van de subcommissie worden met meerderheid van stemmen genomen. De subcommissie mag niet besluiten als niet de meerderheid van de leden aanwezig is.

• 4. Wanneer niet het vereiste aantal leden voor besluitvorming aanwezig is, kan de voorzitter met een tussentijd van tenminste 48 uur een nieuwe vergadering beleggen, waarin de aanwezige leden besluiten over de aanhangige onderwerpen, tenzij hiertegen door de meerderheid van het aantal leden van de subcommissie bezwaar is gemaakt.

• 5. Van de vergaderingen van de subcommissie worden besluitenlijsten gemaakt. Na vaststelling van de besluitenlijst wordt deze openbaar gemaakt via de gemeentelijke internetsite. Indien de besluiten betrekking hebben op besloten (delen van) vergaderingen, worden die uitgezonderd van openbaarmaking. Ook de werkbezoeken genoemd onder artikel 6, lid 3, kunnen als (deels) besloten worden aangemerkt.

• 6. De van de subcommissie uitgaande stukken worden door of namens de voorzitter ondertekend. Adviezen en verslagen van bevindingen van de subcommissie worden ondertekend door alle leden die aanwezig waren in de vergadering waarin tot vaststelling van dat verslag werd besloten.

Artikel 6 Bevoegdheden subcommissie

• 1. De subcommissie is bevoegd alle documenten en administraties die door of namens het college zijn vervaardigd in te zien als zij dit nodig acht voor de vervulling van haar taken.

• 2. De subcommissie is bevoegd schriftelijk dan wel mondeling inlichtingen te vragen aan de burgemeester, de wethouders en de ambtenaren van de gemeente Utrecht. Voor het verkrijgen van mondelinge inlichtingen kan de subcommissie de burgemeester, de wethouders en/of de ambtenaren ter vergadering uitnodigen.

• 3. De subcommissie is bevoegd werkbezoeken af te leggen aan alle organisatieonderdelen van de gemeente.

• 4. De subcommissie kan de accountant ter vergadering uitnodigen voor het geven van toelichting.

• 5. De subcommissie kan de Rekenkamer ter vergadering uitnodigen voor het geven van een toelichting.

• 6. De subcommissie kan externe deskundigen ter vergadering uitnodigen voor het geven van een toelichting.

Artikel 7 Verslaglegging

• 1. De subcommissie brengt over alle in artikel 3, lid 1 en 2 genoemde taakonderdelen verslag uit aan de raad. Als de subcommissie andere taken uitvoert, zoals genoemd in artikel 3, lid 3 t/m 8, brengt zij hierover verslag uit aan de raad.

• 2. De vaststelling van de verslag van de subcommissie geschiedt als de meerderheid van de leden, hetzij ter vergadering, hetzij schriftelijk, haar mening omtrent het desbetreffende ontwerpverslag kenbaar heeft gemaakt.

• 3. Het bepaalde in het voorgaande lid sluit niet uit dat een minderheidsstandpunt in het verslag van de subcommissie kan worden opgenomen.

• 4. De verslagen van de subcommissie worden, na vaststelling door de subcommissie, verzonden naar de griffier ter agendering voor de commissie Mens en Samenleving. Gelijktijdig wordt het verslag ter kennis van het college gebracht. De subcommissie doet tevens een voorstel voor op welke wijze haar verslag in de commissievergadering wordt toegelicht.

Artikel 8 Secretariaat

• 1. Het secretariaat en de inhoudelijke ondersteuning van de subcommissie berust bij de Griffie

• 2. De Griffie draagt er zorg voor dat de secretariaatstaak en de inhoudelijke ondersteuning vervuld worden door een of meer deskundigen die in kwalitatieve en kwantitatieve zin daarvoor toegerust zijn.

• 3. Eén keer per jaar evalueert de subcommissie met de griffier de kwaliteit van het secretariaat en de inhoudelijke ondersteuning. De subcommissie kan de griffier naar aanleiding van deze evaluatie opdragen maatregelen te nemen, indien de subcommissie besluit daar behoefte aan te hebben.

Artikel 9 Inwerkingtreding

• 1. De Verordening op de subcommissie Controle en Financiën van de commissie Mens en Samenleving van de gemeente Utrecht, vastgesteld bij raadsbesluit van 11 januari 2007 (Gemeenteblad van Utrecht 2007, nr. 4) komt te vervallen op de dag dat deze verordening in werking treedt.

• 2. Deze verordening treedt in werking acht dagen na de datum van vaststelling

• 3. Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening subcommissie controle en financiën;

  Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 29 november 2007.

   

  De griffier,                                                   De voorzitter,

  Drs. A.A.H. Smits                                          Mr. A.H. Brouwer-Korf

   

   

  Publicatie is geschied op 12 december 2007.Deze verordening is in werking getreden op 07 december 2007.