Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Utrecht houdende regels omtrent de rekenkamer Verordening Rekenkamer Utrecht

Ondertekening

Toelichting Verordening Rekenkamer Utrecht

Artikel 1

Dit artikel bevat enkele definities ter voorkoming dat bepaalde begrippen telkens in hun geheel moeten worden uitgeschreven.

Krachtens artikel 182 van de Gemeentewet onderzoekt de rekenkamer de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur. Ter voorkoming van verwarring rond deze begrippen wordt hierbij aangegeven wat hieronder wordt verstaan:

• •

  Onderzoek naar de doelmatigheid betreft onderzoek naar de verhouding tussen kosten en de gerealiseerde effecten (hadden de doelstellingen van beleid met minder middelen gerealiseerd kunnen worden c.q. kunnen er meer resultaten behaald worden met dezelfde inzet van middelen?).

• •

  Onderzoek naar de doeltreffendheid betreft onderzoek naar de mate waarin de beoogde effecten dankzij het gevoerde beleid worden bereikt.

• •

  Onderzoek naar de rechtmatigheid betreft onderzoek naar de mate waarin wordt voldaan aan de wettelijke kaders en regelgeving bij de totstandkoming van de gemeentelijke baten en lasten. Artikel 182 van de Gemeentewet vermeldt nog eens expliciet dat hieronder niet wordt verstaan de controle van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, tweede lid.

Artikel 2

De raad kan op grond van de Gemeentewet een rekenkamer instellen. De rekenkamer bestaat niet ex lege; de raad moet haar uitdrukkelijk instellen (artikel 81a). Daarin voorziet het eerste lid. Verder moet de raad bepalen hoeveel leden de rekenkamer zal hebben (artikel 81b). Daarin voorziet het tweede lid.

Artikel 3

De commissie mens en samenleving onderhoudt namens de raad contact met de rekenkamer. Het jaarplan van de rekenkamer wordt geagendeerd voor het bestuurlijke dagdeel van een vergadering van deze commissie.

De subcommissie controle en financiën onderhoudt contact met de rekenkamer uit het oogpunt van optimale benutting van het controle-instrumentarium dat de raad ter beschikking staat. Zij organiseert daartoe tenminste éénmaal per jaar een afstemmingsoverleg met de rekenkamer, de accountant en team audit, waarbij ook het auditprogramma van team audit ter tafel ligt (zie ook artikel 4, lid 3 van de Verordening subcommissie controle en financiën).

De commissie personeel raadsorganen (cpr) voert ten minste jaarlijks in het kader van de werkgeversrol een gesprek met de voorzitter, alsmede een gesprek met de voorzitter en de leden van de rekenkamer. In principe vinden deze gesprekken plaats in het najaar. Voorts vervult deze commissie – na afstemming met het presidium – een rol bij de selectieprocedure voor leden van de rekenkamer.

Artikel 4

Het eerste lid van artikel 4 bevat, naast een herhaling van artikel 81c, lid 1 van de Gemeentewet, de bepaling dat de leden van de rekenkamer worden benoemd op de voordracht van het presidium van de gemeenteraad. De voordracht is niet bindend en is louter bedoeld ter voorbereiding van de benoeming door de raad.

Op grond van artikel 81e van de wet zullen de kandidaatleden van de rekenkamer openbaar moeten maken welke andere functies zij vervullen. Artikel 81f van de wet noemt de functies die onverenigbaar zijn met het lidmaatschap van de rekenkamer. Alvorens tot benoeming tot lid van de rekenkamer over te gaan, zal de raad dus zeker moeten stellen dat artikel 81f de benoeming niet in de weg staat. Het presidium dient de hiervoor benodigde informatie te verschaffen. De kandidaat-leden zullen dus via het presidium de informatie moeten verschaffen die zij op grond van artikel 81e van de wet openbaar moeten maken. Ook zal duidelijk moeten zijn dat een beoogd lid zijn benoeming aanvaardt.

Artikel 81c, vijfde lid, van de wet bevat het voorschrift dat voorafgaand aan benoemingen door de raad overleg wordt gevoerd met de rekenkamer. De wet bepaalt niets over de vorm die dat overleg moet hebben. In deze verordening is er voor gekozen dat dit overleg plaats vindt met het presidium.

Op grond van artikel 81c, tweede lid, van de wet benoemt de raad de voorzitter van de rekenkamer in functie. Het vierde lid geeft in aanvulling daarop een regeling voor de vervulling van het voorzitterschap als de voorzitter zelf tijdelijk niet in de gelegenheid is deze functie te vervullen.

Artikel 81c, eerste lid, bepaalt dat leden van de rekenkamer voor de duur van zes jaar worden benoemd. In artikel 81c, vierde lid, is bepaald dat de raad een lid kan herbenoemen. De wet geeft niet aan hoe vaak herbenoeming mogelijk is. In deze verordening is gekozen voor een eenmalige herbenoeming. Evenmin is in de wet bepaald of een afwijking van de benoemingsduur mogelijk is. Een overweging hierbij zou kunnen zijn het opstellen en hanteren van een aftreedschema om de continuïteit van de rekenkamer te waarborgen. Met het vijfde lid wordt door de raad invulling gegeven aan dit belang.

Artikel 5:

Dit artikel handelt over het ontslag van de leden en over de mogelijkheid (of soms verplichting) hen op non-actief te stellen in bepaalde situaties. In de verordening is ervoor gekozen het presidium hierin een initiërende rol te laten vervullen.

Artikel 6:

De rekenkamer is zelfstandig verantwoordelijk voor de besteding van het aan haar ter beschikking gestelde budget dat noodzakelijk is voor de uitvoering van haar taak. Deze zelfstandigheid van de rekenkamer ten opzichte van de gemeenteraad is een waarborg voor een onafhankelijke uitvoering van haar taak. De rekenkamer is voor de besteding van het budget wel achteraf verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad.

Artikel 7

Op grond van artikel 81k van de wet stelt de raad de vergoeding voor de werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten van de leden van de rekenkamer vast.

Artikel 10

De onafhankelijkheid van de rekenkamer blijkt onder andere uit het feit dat zij zelfstandig bepaalt welke onderzoeken er worden ingesteld. De rekenkamer kan op verzoek van de raad een onderzoek instellen, maar is niet verplicht het verzoek van de raad in te willigen. Het verzoek van de raad wordt in artikel 182, tweede lid van de wet expliciet genoemd. Omdat deze mogelijkheid uitdrukkelijk in de wet is genoemd, wordt er een bepaald gewicht toegekend aan het verzoek van de raad. Indien de rekenkamer niet of gedeeltelijk voldoet aan een gemotiveerd verzoek van de raad zal zij daarvoor goede gronden aanvoeren.

Artikel 11

Gemeenteraad, college, algemeen directeur / gemeentesecretaris en verantwoordelijk management worden vroegtijdig geïnformeerd over het programmeren en instellen van een onderzoek. Dat gebeurt door toezending van het jaarplan en het onderzoeksplan. Hierdoor is de organisatie tijdig voorbereid, zodat het onderzoek voortvarend kan verlopen.

De rekenkamer waarborgt de juistheid van haar bevindingen door de onderzochte partijen in de gelegenheid te stellen onjuistheden in het concept-rapport aan te geven: de procedure van feitelijk hoor en wederhoor. Meestal zijn de onderzochte partijen een organisatieonderdeel van de gemeente. Wanneer het partijen buiten de gemeente betreft, zal van geval tot geval worden beoordeeld of en op welke wijze deze partijen een reactie op het conceptrapport kunnen geven.

De rekenkamer bepaalt zelf hoe zij de opmerkingen uit het feitelijk hoor en wederhoor verwerkt. Na verwerking van de opmerkingen stelt de rekenkamer conclusies en aanbevelingen op. Een bestuurlijk rapport met conclusies en aanbevelingen wordt aan het college voorgelegd voor een bestuurlijke reactie (de procedure van bestuurlijk hoor en wederhoor). Het geheel, inclusief bestuurlijke reactie van het college en een nawoord van de rekenkamer, wordt aangeboden aan de gemeenteraad. De rekenkamer legt haar aanbevelingen ter besluitvorming voor aan de gemeenteraad in een raadsadvies.

De Rekenkamer licht haar conclusies en aanbevelingen in de regel toe bij een raadsinformatiebijeenkomst. De gemeenteraad bepaalt of zij daar prijs op stelt. Daarnaast kan het nodig zijn om voorafgaand aan de commissie- of raadsbehandeling nog vragen te beantwoorden over het rapport. Hiervoor schept lid 5 de mogelijkheid. Bij agendering van het rapport in de raadsvergadering wordt de voorzitter of een ander lid van de rekenkamer gelegenheid geboden om desgewenst een korte toelichting te geven op de hoofdboodschap van het rapport of eventuele actualiteiten onder de aandacht van de raad te brengen.