Besluit van provinciale staten van Utrecht van 09 mei 2005 tot instelling van een commissie voor de beleidsaudits (Instellingsbesluit beleidsaudits)

Geldend van 21-07-2005 t/m heden

Intitulé

Besluit van provinciale staten van Utrecht van 09 mei 2005 tot instelling van een commissie voor de beleidsaudits (Instellingsbesluit beleidsaudits)

Besluit van provinciale staten van Utrecht van 09 mei 2005, prov. blad 28, tot instelling van een commissie voor de beleidsaudits

Provinciale staten van Utrecht;

Gelezen het advies van de Statencommissie Bestuur en Middelen van 18 april 2005;

Gelet op artikel 82, eerste lid van de Provinciewet.

Besluiten:

Artikel 1.

Er is een commissie voor de beleidsaudits.

Artikel 2.

  • 1 De voorzitter van provinciale staten benoemt de leden van de commissie, wanneer provinciale staten hebben besloten tot het houden van een beleidsaudit. Iedere statenfractie kan daarvoor één kandidaat voordragen. De commissie dient qua samenstelling van de onderscheidene fracties te steunen op een meerderheid in provinciale staten.

  • 2 Gedeputeerden kunnen geen lid of plaatsvervangend lid zijn, dit in tegenstelling tot commissieleden, niet zijnde statenleden.

  • 3 De benoemingen vinden plaats op voorstel van de fractievoorzitters en na overleg in het fractievoorzittersconvent. Zij gelden voor de duur van de beleidsaudit.

Artikel 3.

  • 1 De voorzitter van provinciale staten benoemt, in overeenstemming met het fractievoor-zittersconvent, de voorzitter van de commissie.

  • 2 De benoeming van de voorzitter geldt voor de duur van een statenperiode.

  • 3 De voorzitter maakt geen deel uit van en is niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van het provinciaal bestuur.

  • 4 De voorzitter is geen lid van de commissie. Hij neemt geen deel aan de besluitvorming.

  • 5 Bij ontstentenis of afwezigheid van de voorzitter neemt het oudste lid in anciënniteit dat aanwezig is het voorzitterschap waar. Bij gelijke anciënniteit gaat het oudste lid in jaren, dat aanwezig is, voor. Het derde lid is in dat geval niet van toepassing.

Artikel 4.

  • 1 De statengriffier of een door hem aangewezen adjunct-statengriffier treedt op als secretaris van de commissie. Hij staat de commissie bij in de uitvoering van haar taak.

  • 2 De secretaris is met betrekking tot zijn werkzaamheden voor de commissie uitsluitend verantwoording schuldig aan de commissie.

Artikel 5.

  • 1 De commissie voert een beleidsaudit uit, nadat provinciale staten daartoe hebben besloten.

  • 2 Onder een beleidsaudit wordt verstaan het doorlichten van een beleidsproces waarbij de uitkomsten worden vergeleken met de vooraf gestelde beleidsdoelen en het beoordelen van de effectiviteit van het beleid.

  • 3 Elk lid van provinciale staten kan een voorstel doen tot het houden van een beleidsaudit. Het voorstel bevat het onderwerp dat voorwerp is van de beleidsaudit, de motivering en de concrete onderzoeksvragen.

  • 4 De beleidsaudit wordt gehouden als daarvoor een gewone meerderheid in provinciale staten bestaat.

Artikel 6.

  • 1 Met inachtneming van het besluit van provinciale staten, bedoeld in artikel 5, vierde lid, maakt de commissie een concrete onderzoeksopzet, mede inhoudende de werkwijze, de randvoorwaarden waaronder de beleidsaudit wordt gehouden, de tijdplanning en de specifieke onderzoeksvragen.

  • 2 Voor de ondersteuning bij het uitvoeren van de beleidsaudit kan de commissie een beroep doen op de ambtelijke organisatie en gebruik maken van de normale provinciale facilitaire ondersteuning.

  • 3 Gedeputeerde staten en provinciale ambtenaren stellen de commissie de informatie ter beschikking, die zij nodig heeft bij de vervulling van haar taak. Artikel 167, tweede lid, van de Provinciewet is van overeenkomstige toepassing.

  • 4 De commissie kan zich voor het uitvoeren van de beleidsaudit ook doen bijstaan door externe deskundigen.

  • 5 Met inachtneming van het in dit besluit bepaalde kan de commissie haar werkwijze zelf nader bepalen.

Artikel 7.

  • 1 De uitgevoerde beleidsaudit mondt uit in een rapport, waarin bevindingen, conclusies en aanbevelingen zijn opgenomen.

  • 2 De commissie legt het concept-rapport voor aan de secretaris/algemeen directeur en aan de gedeputeerde, tot wiens portefeuille het onderwerp van de beleidsaudit behoort en stelt hen in de gelegenheid hun commentaar terzake kenbaar te maken.

  • 3 Nadat de commissie heeft kennis genomen van het in het vorige lid bedoelde commentaar brengt zij het rapport en het commentaar onverwijld uit aan provinciale staten.

Artikel 8.

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het provinciaal blad waarin het wordt geplaatst.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van 9 mei 2005.
Voorzitter, B. Staal
Griffier, W.L.F. van Herwijnen

Toelichting

Algemeen

In samenhang met de voorbereiding van de besluitvorming om te komen tot een rekenkamer, heeft de subcommissie voor de jaarrekening zich uitgesproken om naast de rekenkamer tevens een commissie voor beleidsaudits in het leven te roepen, zoals deze ook in de vorige statenperiode heeft gefunctioneerd. Het besluit van 22 mei 2000 tot instelling van die commissie expireerde echter bij het aflopen van de vorige statenperiode.

Om een idee te geven van welk soort onderwerpen zich lenen voor een beleidsaudit wordt een aantal criteria verwoord, die overigens niet als limitatief en bindend dienen te worden beschouwd:

  • -

    bestuurlijke relevantie: een bestuurlijk relevant onderwerp, waarmee wordt bedoeld dat er sprake is van politieke beleidsbepaling en/of een belangrijke doelstelling

  • -

    maatschappelijke relevantie: onderwerpen die burgers direct of indirect aangaan, die "zichtbaar" of "gezichtsbepalend" kunnen zijn

  • -

    beleidsvrijheid: onderwerpen waarbij de provincie (deels) beleid bepaalt

  • -

    financieel belang: een onderwerp waarmee relatief veel provinciale algemene middelen zijn gemoeid

  • -

    historie: een onderwerp dat niet pas is geëvalueerd en bij voorkeur een onderwerp op een ander beleidsterrein of bij een ander organisatieonderdeel dan voorgaande geëvalueerde onderwerpen.

Artikel 6: Dit artikel regelt de feitelijke onderzoeksopzet en de ondersteuning door de ambtelijke organisatie, de informatie verstrekking aan de commissie, de inschakeling van externen etc.

Artikel 7: Dit artikel regelt de procedure na het gereed komen van het rapport. Onderdeel van de procedure is dat de Wat betreft de wettelijke grondslag wordt verwezen naar artikel 82 lid 1 van de Provinciewet. Dit artikel bepaalt dat provinciale staten of gedeputeerde staten andere commissies dan bedoeld in artikel 80, eerste lid, en 81, eerste lid, (respectievelijk statencommissies ter voorbereiding van de besluitvorming door PS en bestuurscommissies) kunnen instellen.

De commissie voor de beleidsaudits onderscheidt zich van de Randstedelijke Rekenkamer op het fundamentele onderdeel, dat de staten rechtstreeks aan de commissie voor beleidsaudits een onderzoeksopdracht kunnen geven. Bij de Randstedelijke Rekenkamer kan alleen sprake zijn van een verzoek van de Staten aan de Rekenkamer, waarbij het de vraag is of het gevraagde onderzoek ook daadwerkelijk wordt gehouden. Daarbij bepaalt de Randstedelijke Rekenkamer zelf volgens welke methodiek het onderzoek plaatsvindt. Kortom de invloed van uw staten zelf op de commissie voor de beleidsaudits is dus groot en rechtstreeks. Zo kunnen in het statendebat de te stellen onderzoeksvragen en randvoorwaarden van het onderzoek onderwerp van beraadslaging en besluitvorming zijn.

Voor het hebben van een totaal beeld is het van belang erop te wijzen dat gedeputeerde staten wettelijk gehouden zijn tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur (artikel 217 a van de Provinciewet). Een en ander is nader uitgewerkt in de door uw staten op 19 januari 2004 vastgestelde Verordening interne zaken provincie Utrecht 2004. Artikel 4:16 luidt: Jaarlijks stellen gedeputeerde staten een plan vast voor onderzoek naar de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur. Voor 31 december van het voorafgaande jaar stellen zij provinciale staten van het plan in kennis. Artikel 5:2 bepaalt, dat het eerste plan betrekking heeft op 2005. Inmiddels is u het plan bij brief van 14 december 2004 toegezonden.

Zoals reeds aangegeven heeft de subcommissie voor de jaarrekening zich – gezien de ervaringen in de vorige statenperiode - uitgesproken voor het opnieuw creëren van de mogelijkheid, dat naast de rekenkameronderzoeken en de verplichte GS-onderzoeken, ook de Staten zelf een onderzoek kunnen entameren. Het gaat in de vorm van een beleidsaudit dan primair om het doorlichten van een beleidsproces, waarbij de uitkomsten vergeleken worden met de vooraf gestelde beleidsdoelen en het beoordelen van de effectiviteit van het beleid.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1: Dit artikel spreekt voor zich en sluit aan bij de wens om tot een aparte commissie voor de beleidsaudits te komen.

Artikel 2: Gezien het belang van de commissie voor de Staten is het gewenst dat elke statenfractie in de commissie vertegenwoordigd is. De commissie staat uitsluitend open voor statenleden en commissieleden, niet zijnde statenleden. Bij de samenstelling van de commissie is het gewenst dat de verschillende discplines in de commissies zijn vertegenwoordigd, eventueel aan te vullen met externe deskundigheid, als bedoeld in artikel 6. De benoemingen vinden plaats op voorstel van de fractievoorzitters en na overleg in het fractievoorzittersconvent. Het lidmaatschap is gebonden aan de duur van een beleidsaudit. Een fractie is niet verplicht tot deelname. Wel dient het aantal leden een meerderheid in de Staten te vertegenwoordigen.

Artikel 3: Dit artikel regelt de benoeming van een extern voorzitter en zijn vervanging.

Artikel 4: De statengriffier dan wel een door hem aangewezen adjunct-griffier fungeert als secretaris van de commissie. Tevens wordt het afleggen van verantwoording in dit artikel geregeld.

Artikel 5: In dit artikel wordt beschreven dat alleen een beleidsaudit wordt gehouden wanneer de staten daartoe – bij gewone meerderheid – besluiten. Elk statenlid kan daar een voorstel voor doen.

secretaris/algemeen directeur en de betrokken gedeputeerde de gelegenheid wordt geboden commentaar op de uitkomsten van de beleidsaudit kenbaar te maken. Het rapport wordt onverwijld uitgebracht aan provinciale staten.

Artikel 8: Dit artikel regelt de in werking treding van het besluit. In tegenstelling tot de vorige statenperiode wordt de commissie voor de beleidsaudits als instituut permanent. De commissie wordt echter pas geactiveerd wanneer de Staten besluiten tot het houden van een beleidsaudit. In dat geval worden de leden benoemd, waarvan de zittingsduur is beperkt tot de duur van de te houden beleidsaudit.

Tenslotte treft u separaat aan een ontwerp-besluit tot wijziging van de verordening rechtspositie staten- en commissieleden provincie Utrecht 1994. Voorgesteld wordt aan artikel 12, eerste lid letter h toe te voegen, regelende de vergoeding van de voorzitter van de commissie voor de beleidsaudits.

Voor de commissie van de beleidsaudits is het krediet beschikbaar dat resteert na de instelling van de Randstedelijke Rekenkamer, waartoe u inmiddels heeft besloten. Het krediet bedraagt voor 2005 € 100.000,=

voorzitter, Mr B. Staal griffier, Drs. W.H.L. van Herwijnen