Verordening auditcommissie 2011

1. Er is een auditcommissie

2. In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de commissie: de auditcommissie;

• b.

  de raad: de gemeenteraad;

• c.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• d.

  de accountant: de in de Controleverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug bedoelde accountant die belast is met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• e.

  de voorzitter: de voorzitter van de commissie;

• f.

  het controleprotocol: het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening.

• g.

  fractie: de leden van de raad die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, zoals omschreven in artikel 6 Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad en de op grond van de Verordening op de raadscommissies aangewezen niet-raadsleden.

1. De commissie heeft als doel een goede beheersing van de gemeente op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid door de ontwikkeling van het instrumentarium van de raad in het kader van de kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid.

2. De commissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en college.

1. De commissie heeft als aandachtsgebied

• a.

  de werkzaamheden van de accountant als bedoeld in de Controleverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug;

• b.

  de werkzaamheden van de rekenkamercommissie;

• c.

  de ontwikkeling van de instrumenten in de planning & control-cyclus, waaronder de programmabegroting;

• d.

  de onderzoeken van het college naar de rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid waaronder in ieder geval de onderzoeken als bedoeld in artikel 213a van de Gemeentewet.

2. Onder de in het eerste lid bedoelde activiteiten wordt in ieder geval begrepen:

• a.

  de voorbereiding van het door de raad vast te stellen controleprotocol;

• b.

  het zijn van eerste aanspreekpunt voor de accountant richting de raad betreffende de opzet en uitvoering van de accountantscontrole;

• c.

  een overlegplatform te zijn voor de voorgenomen controleaanpak door de accountant met de mogelijkheid om specifieke aandacht te doen besteden aan bepaalde posten of organisatieonderdelen, zoals ook bedoeld in artikel 4, derde lid, Controleverordening gemeente Utrechtse Heuvelrug;

• d.

  een overlegplatform te zijn over de uitkomsten van de door de accountant uitgevoerde controles;

• e.

  het evalueren van de werkzaamheden van de accountant;

• f.

  het voorbereiden van de selectie van de accountant na afloop van het contract met de accountant;

• g.

  een afstemmingsoverleg te zijn over de voorgenomen onderzoeken door accountant, rekenkamercommissie en college;

• h.

  het adviseren aan de gemeenteraad over genoemde taken.

3. De commissie heeft geen directe opdrachtgevende rol naar de externe accountant, andere onderzoeksbureaus of de gemeentelijke organisatie.

1. De raad benoemt de leden van de commissie.

2. Per fractie kan maximaal één lid benoemd worden in de auditcommissie. Een lid kan zich bij verhindering laten vervangen door een ander lid van zijn fractie.

3. De griffier (of zijn plaatsvervanger) is secretaris van de commissie en kan eveneens aan de beraadslagingen deelnemen.

4. De commissie heeft als adviseurs

• a.

  de portefeuillehouder van financiën,

• b.

  het hoofd van de afdeling financiën,

• c.

  de gemeentesecretaris, danwel een door de gemeentesecretaris aan te wijzen vervanger;

• d.

  de voorzitter van de rekenkamercommissie.

5. De commissie kan andere interne en externe adviseurs verzoeken de vergadering bij te wonen en advies uit te brengen aan de commissie.

1. De zittingsperiode van de leden eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad of bij ontslag als lid van de raad of als commissielid op grond van artikel 4 van de Verordening op de raadscommissies

2. De raad kan een lid tussentijds ontslaan.

3. Een lid kan te allen tijde ontslag nemen.

1. De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.

2. De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en het bevorderen van een heldere besluitvorming over commissieaangelegenheden. De voorzitter wordt daarbij ondersteund door de secretaris van de commissie.

1. De commissie vergadert zoveel als zij nodig acht, ter bespreking van procedurele en inhoudelijke aspecten van de taken van de commissie.

2. De adviseurs worden in principe voor elke vergadering van de commissie uitgenodigd. De commissie kan besluiten om te vergaderen zonder één of meerdere adviseurs.

3. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

4. De besluiten en adviezen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

5. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt onder verantwoordelijkheid van de secretaris. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

6. Het vastgestelde verslag van niet-openbare vergaderingen wordt als geheim stuk ter kennis gebracht aan de raad en de bij de vergadering uitgenodigde adviseurs.

1. De commissie informeert de raad en het college over gemaakte afspraken met de accountant en/of andere adviserende leden.

2. Op verzoek van de raad geeft de voorzitter van de commissie een toelichting in de functionele raadscommissie van de gemeenteraad. Vertrouwelijke mededelingen worden in een besloten vergadering gedaan.