Procedureregeling functiebeschrijving en -waardering

Artikel 24:1:1:1  Definties

• a

  Functie: Het samenstel van feitelijke taken en/of werkzaamheden dat de functiehouder op basis van een generieke functiebeschrijving dient uit te voeren.

• b

  Generieke functiebeschrijving: De beschrijving die krachtens een algemeen verbindend voorschrift door het College van Burgemeester en wethouders als zodanig is vastgesteld voor één of meerdere gelijkwaardige functies. De generieke beschrijving vloeit logisch voort uit de organisatiestructuur en verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de gemeente Utrechtse Heuvelrug. De generieke functiebeschrijving is een weergave van aard, overwegend karakter, niveau en complexiteit van taken en stelt vergelijkbare eisen aan de competenties (kennis, houding, vaardigheden en gedrag) van de functiehouders. Generieke beschrijvingen worden aangevuld met specifieke functie-informatie, functiecompetenties en/of resultaatbeschrijvingen. Deze informatie is niet leidend voor de waardering.

• c

  Functiehouder:

  • -

    de ambtenaar in de zin van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling en Uitwerkingsovereenkomst (Car/Uwo) gemeente Utrechtse Heuvelrug of

  • -

    de werknemer met wie een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, als bedoeld in artikel 2:5 van de Car is aangegaan en die aangewezen is om een generieke functie te bekleden.

• d

  Functiewaardering: Het bepalen van de functiewaarde van de generieke functiebeschrijving met behulp van de door het College vastgestelde methode.

• e

  Bestuurder: De gemeentesecretaris en bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR).

• f

  Managementoverleg: Het periodieke overleg van het managementteam (de gemeentesecretaris en sectordirecteuren).

• g

  Functiewaarderingsdeskundige: Een als zodanig door de systeemhouder (Buitenhek & van Doorn Consultancy) erkend deskundige inzake de toepassing en werking van de functiewaarderingsmethode.

• h

  Toetsingscommissie: De commissie, als bedoeld in artikel 24:1:1:5, die belast is met de toetsing van de voorwaarderingen van de functiewaarderingsdeskundige. De commissie bestaat uit ervaringsdeskundigen op het gebied van functiewaardering.

• i

  Bezwarencommissie: De bezwarencommissie personele aangelegenheden als bedoeld in de ‘Regeling bezwarencommissie personele aangelegenheden 2006’ van de gemeente Utrechtse Heuvelrug.

Artikel 24:1:1:2  Vaststelling functiebeschrijvingen

De bestuurder, of in opdracht de sectordirecteuren en/of afdelingshoofden, stelt of stellen (zonodig in samenspraak met de functiewaarderingsdeskundige) per functie een generieke beschrijving op. Voor de beschrijving wordt het model gebruikt zoals vastgesteld door de bestuurder.

De generieke functiebeschrijvingen worden besproken in het managementoverleg en door de bestuurder voorlopig vastgesteld.

De voorlopig vastgestelde generieke functiebeschrijvingen worden door de bestuurder ter advies aangeboden aan de ondernemingsraad (OR).

De datum van de te houden overlegvergadering wordt in gezamenlijk overleg vastgesteld, doch vindt niet later plaats dan zes weken nadat de bestuurder de OR om advies heeft gevraagd.

Nadat de OR haar advies heeft uitgebracht, legt de bestuurder de generieke functiebeschrijvingen ter vaststelling voor aan het College van Burgemeester en wethouders.

Het College van Burgemeester en wethouders stelt de generieke functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschift vast.

Artikel 24:1:1:3  Wijziging generieke functiebeschrijvingen

Nieuwe generieke functiebeschrijvingen worden opgemaakt bij wijziging of aanpassing van de organisatiestructuur, taken of doelstellingen van de organisatie waardoor de bestaande functiebeschrijvingen ontoereikend of onvolledig zijn. Onder verantwoordelijkheid van de bestuurder zal door het managementteam jaarlijks worden bezien in hoeverre de noodzaak tot herbeschrijven aanwezig is.

Een verzoek tot herbeschrijven kan ook worden ingediend door de ondernemingsraad. Het verzoek wordt tenminste eenmaal besproken in een overlegvergadering. De bestuurder beslist, binnen tien weken na ontvangst van een verzoek tot herbeschrijven.

Artikel 24:1:1:4  De functiewaardering

In opdracht van het College van Burgemeester en wethouders zal door een functiewaarderingsdeskundige aan de hand van de in artikel 24:1:1:1 genoemde functiewaarderingsmethode worden voorzien in een analyse en voorwaardering van alle door het College van Burgemeester en wethouders vastgestelde generieke functiebeschrijvingen. Deze analyse en voorwaardering zullen, resulterend in een waarderingsadvies, aan de toetsingscommissie als bedoeld in artikel 24:1:1:5, beschikbaar worden gesteld.

Het waarderingsadvies bevat in ieder geval:

• a

  Een overzicht per functie van de scores, de totaalscore per functie en de van toepassing zijnde functionele schaal/schalen, op grond van de conversietabel;

• b

  Een rangordeoverzicht van de functiewaarderingsresultaten van alle beschreven functies, gerangschikt naar zwaarte;

• c

  Een verantwoording ter zake de werkwijze en de gehanteerde uitgangspunten.

Artikel 24:1:1:5  De toetsingscommissie

Er is een toetsingscommissie bestaande uit:

• a

  een lid aan te wijzen door het College van Burgemeester en wethouders, niet zijnde een bestuurder van de gemeente of anderszins werkzaam bij of voor deze gemeente;

• b

  een lid aan te wijzen door de werknemersdelegatie in de Commissie voor Georganiseerd Overleg, niet werkzaam bij of voor de gemeente en niet zijnde een vaste adviseur van de ondernemingsraad of van de werknemersdelegatie in de Commissie voor Georganiseerd Overleg;

• c

  een voorzitter, aan te wijzen door de leden onder a en b.

Aan de toetsingscommissie wordt een door het College van Burgemeester en wethouders aan te wijzen functionaris als secretaris toegevoegd. Hij heeft geen stemrecht.

De bestuurder, of een door hem of haar aangewezen vervanger, is vaste adviseur van de toetsingscommissie. Hij heeft geen stemrecht.

De functiewaarderingsdeskundige als bedoeld in artikel 24:1:1:4, is vaste adviseur van de toetsingscommissie. Hij heeft geen stemrecht.s.

De toetsingscommissie toetst het waarderingsadvies op horizontale en verticale consistentie en adviseert het College van Burgemeester en wethouders terzake haar bevindingen.

Het staat de toetsingscommissie vrij bij de behandeling van het waarderingsadvies informanten te raadplegen. De commissie krijgt alle informatie die zij nodig acht om haar werkzaamheden naar behoren te kunnen verrichten.

De toetsingscommissie dient bij elke vergadering voltallig tot besluitvorming te komen. Minderheidsstandpunten kunnen worden ingenomen.

Artikel 24:1:1:6  Vaststelling functiewaardering en conversietabel

Het College van Burgemeester en wethouders stelt de waarderingen vast met inachtneming van het advies van de toetsingscommissie. Afwijking van het advies van de toetsingscommissie kan slechts plaatsvinden op basis van zwaarwegende argumenten. Het College van Burgemeester en wethouders stelt de waarderingen van de generieke functiebeschrijvingen bij algemeen verbindend voorschift vast.

Het College van Burgemeester en wethouders stelt, na verkregen overeenstemming binnen de commissie voor Georganiseerd Overleg, een conversietabel vast.

Middels toepassing van de vastgestelde conversietabel worden de waarderingen omgezet in salarisschalen.

Artikel 24:1:1:7  Voorbereiding, koppelingsbesluit, bezwaar en beroep

Het College van Burgemeester en wethouders maakt schriftelijk aan de functiehouder bekend welke generieke functiebeschrijving zij voornemens is op zijn/haar functie van toepassing te verklaren, alsmede de eventuele gevolgen hiervan voor de inschaling, het salaris en/of de bezoldiging. De betrokken functiehouder of functiehouders, alsmede eventuele derdebelanghebbende(n), wordt/worden in de gelegenheid gesteld hun zienswijze over de koppeling aan de generieke functiebeschrijving kenbaar te maken, zoals bedoeld in artikel 4:8 Algemene Wet Bestuursrecht (AWB). De termijn voor het kenbaar maken van de zienswijze bedraagt drie weken. De zienswijze wordt schriftelijk kenbaar gemaakt bij het College van Burgemeester en wethouders.

Het College van Burgemeester en wethouders legt de zienswijze(n) van de belanghebbende(n) ter advisering voor aan het managementteam. Binnen drie weken na het verstrijken van de zienswijzen termijn doet het College van Burgemeester en wethouders schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan welke generieke beschrijving de functie van de functiehouder is gekoppeld. Deze mededeling is een besluit als bedoeld in artikel 1:3 van de AWB.

Ingevolge de Algemene Wet Bestuursrecht kan de functiehouder die zich met het koppelingsbesluit of de gevolgen voor de inschaling, het salaris en/of de bezoldiging, niet kan verenigen, hiertegen bij het College van Burgemeester en wethouders schriftelijk bezwaar aantekenen.

Het College van Burgemeester en wethouders legt het bezwaarschrift ter advisering voor aan de bezwarencommissie als bedoeld in artikel 24:1:1:8. Het College van Burgemeester en wethouders neemt in principe binnen 10 weken na de datum van indiening van het bezwaarschrift een beslissing op het bezwaar en doet hiervan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan de functiehouder.

De functiehouder die zich met deze beslissing niet kan verenigen kan ingevolge de AWB binnen zes weken na bekendmaking van de beslissing beroep aantekenen bij de rechtbank.

Het College van Burgemeester en Wethouders kan nadere regels stellen omtrent de procedure en de wijze waarop zij omgaat met een verzoek van een functiehouder tot wijziging van een koppelingsbesluit. Deze nader gestelde regels worden ter informatie aangeboden aan de ondernemingsraad (OR).

Artikel 24:1:1:8  Bezwarencommissie

Er is een onafhankelijke bezwarencommissie personele aangelegenheden ingesteld ingevolge artikel 7:13 AWB.

De bevoegdheden en samenstelling van de commissie, alsmede de procedure en wijze van behandeling van bezwaarschriften zijn geregeld in de “Regeling bezwarencommissie personele aangelegenheden 2006’.

Artikel 24:1:1:9  Overgangs- en slotbepalingen

Het College van Burgemeester en wethouders kan nadere regels stellen omtrent de procedure zoals geregeld in deze procedureregeling.

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet beslist het College van Burgemeester en wethouders in overleg met de Commissie voor Georganiseerd Overleg (afhankelijk van de afspraken terzake de bevoegdheidsverdeling tussen de medezeggenschapsorganen).

Deze regeling, welke kan worden aangehaald als ‘Procedureregeling functiebeschrijving en -waardering gemeente Utrechtse Heuvelrug’, treedt terstond in werking na publicatie/bekendmaking dezes en vervangt alle voorgaande regelingen.

Algemene toelichting

Deze procedureregeling vormt de formele juridische basis voor alle activiteiten rondom functiebeschrijven en -waarderen in de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Dit betekent dat in deze regeling zowel formele verantwoordelijkheden zijn geregeld ten aanzien van functiebeschrijvingen en waarderingsuitkomsten, als collectieve en individuele rechten en plichten gedurende de procesgang. Deze procedureregeling is ter overeenstemming voorgelegd aan het GO. De regeling wordt formeel vastgesteld door het College van Burgemeester en Wethouders. Daarmee wordt ook zeker gesteld dat, nooit ten nadele van de individuele medewerkers van deze regeling kan worden afgeweken. Aangezien in deze regeling formeel-juridisch taalgebruik wordt gehanteerd, worden de belangrijkste artikelen kort toegelicht.

De gemeente Utrechtse Heuvelrug heeft gekozen voor een nieuwe vorm van functiebeschrijving. Uitgangspunt is een organieke wijze van beschrijven. In de organieke benadering zijn de beschrijvingen afgeleid van de doelstellingen van de organisatie. Uitgangspunt is dat functies worden geclusterd naar functiegroepen. Binnen die functiegroepen wordt voor iedere gelijksoortige functie een generieke functiebeschrijving opgesteld. Als voorbeeld van een functiegroep kan gedacht worden aan de functiegroep administratief medewerker of beleidsmedewerker. Een functiegroep kan bestaan uit meerdere functies, afhankelijk van de gewenste differentiatie binnen de functiegroep. Bijvoorbeeld de administratief medewerker A, B en C. Voor de generieke beschrijving van de functie is het niet meer relevant binnen welke afdeling de taken worden verricht. De functiebeschrijving wordt met andere woorden representatief voor alle medewerkers die administratieve- of beleidstaken uitvoeren, waar ook in de organisatie. Ook qua inhoud verandert de beschrijving. Voortaan richt de beschrijving zich vooral op de aard van de taken en de omgeving waarin deze taken worden uitgevoerd (om wat soort taken gaat het, binnen welke kaders worden de taken uitgevoerd, is de functie in- of extern gericht etc.).

Door deze organieke en bredere (generieke) toepassing van de beschrijvingen wordt de koppeling van de huidige functie in een beschrijving belangrijk. Hieraan vooraf gaat een traject waarin de organisatie keuzes maakt welke en hoeveel functiegroepen binnen de organisatie aanwezig zijn. Deze koppeling komt natuurlijk niet uit de lucht vallen. Die is gebaseerd op de bestaande situatie na de herindeling.

Duidelijk is echter wel dat de beschrijving minder gedetailleerd zal worden en dus ook een langere levensduur krijgt.

In het verlengde van de generieke functiebeschrijvingen en afdelingsplannen, zal het management gefaseerd gaan werken aan de invoering van resultaatbeschrijvingen. Deze beschrijvingen ondersteunen de koppeling van functiebeschrijvingen met resultaatgericht werken, competenties, beoordelen & belonen en de planning & controlecyclus in de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Een resultaatgerichte beschrijving stelt het management in staat te sturen op resultaten en wordt indien nodig jaarlijks bijgesteld. De resultaatbeschrijvingen maken geen deel uit van de procedureregeling.

Artikel 24:1:1:2

Dit artikel regelt hoe de functiebeschrijvingen totstandkomen. Het initiatief en de eindverantwoordelijkheid voor het opstellen van de generieke en specifieke beschrijvingen ligt nadrukkelijk bij de gemeentesecretaris. Het management zal vanuit de vastgestelde structuur, opbouw en doelstellingen van de organisatie een organiek functieboek opbouwen, bestaande uit generieke beschrijvingen. Belangrijk in de vaststellingsprocedure is het adviesrecht van de Ondernemingsraad (OR). De OR richt zich daarbij niet op de inhoud van een beschrijving, maar vooral over het pakket functiebeschrijvingen, de consistentie van de beschrijvingen en de beoordeling of de beschrijvingen aansluiten bij de taken van de gemeente. Dit vloeit voort uit de taak van de ondernemingsraad zoals die is verankerd in de Wet op de Ondernemingsraden. De OR wordt tijdens het hele traject goed geïnformeerd en is lid van de projectgroep. Voor de formele adviesaanvraag wordt 6 weken aangehouden.Nadat de OR heeft geadviseerd, stelt het college het totaal aan functiebeschrijvingen vast. Deze vaststelling gebeurt bij algemeen verbindend voorschrift. Aangezien de beschrijvingen in principe voor een groep functiehouders gelden, en gezien de vorm ontkoppeld zijn van de individuele medewerker, bestaat er op dit moment nog geen rechtstreeks belang voor de individuele medewerkers bij de beschrijvingen. Bezwaar en beroep tegen de inhoud van de functiebeschrijving is formeel-juridisch in deze stap dus niet aan de orde!

Artikel 24:1:1:3

Functiebeschrijving en -waardering is geen statisch gegeven. De organisatie zal blijven veranderen en daardoor zullen er ook nieuwe functies bijkomen, bestaande functies veranderen of misschien wel geheel verdwijnen. Artikel 24:1:1:3 regelt dat de gemeentesecretaris in principe jaarlijks bekijkt in hoeverre er aanleiding is om tot bijstelling van het functieboek te komen.

Artikel 24:1:1:4

Alle beschreven functies worden door een deskundige gewaardeerd aan de hand van de vastgestelde methode van functiewaardering. De uitkomst van deze waardering is een overzicht waarin per functie wordt aangegeven hoe de waardering is opgebouwd en welke eindscore per functie van toepassing is. De waarderingsdeskundige zal hierbij ook de uitgangspunten en randvoorwaarden vermelden die bij het waarderen zijn gebruikt. Als de conversietabel eenmaal is vastgesteld, zal per functie ook de functionele schaal worden vermeld.

Artikel 24:1:1:5

De resultaten van de technische waardering (artikel 24:1:1:4) worden voorgelegd aan een onafhankelijke en paritair samengestelde toetsingscommissie. De toetsingscommissie draagt uiteindelijk zorg voor het waarderingsadvies dat naar het college gaat. Dit betekent dat de commissie kan afwijken van de technische waardering van de deskundige als zij vindt dat deze niet in stand kan blijven. Daarbij zal de commissie vooral naar de samenhang en opbouw van het functieboek en de daaraan gerelateerde waarderingen kijken. De toetsingscommissie belegd een overlegvergadering waarbij alle drie de leden (artikel 24:1:1:5 lid 1), de vaste adviseurs (artikel 24:1:1:5 lid 3 en 4) aanwezig zijn. De toetsingscommissie kan in overleg met de gemeentesecretaris bij een kleine onderhoudsronde, de toetsing schriftelijke af doen.

Artikel 24:1:1:6

Het college stelt de waarderingen na het advies van de toetsingscommissie vervolgens formeel vast. Ook dit gebeurt bij algemeen verbindend voorschrift omdat ook op dit moment er geen koppeling is met individuele functiehouders. Het college zal normaal gesproken het advies van de toetsingscommissie volgen.

Wijkt het college hiervan af, dan zal dit gemotiveerd moeten gebeuren. Om de waarderingen te kunnen vertalen naar functionele schalen, is een conversietabel (omzettingstabel) nodig. De vaststelling van deze tabel gebeurt in overeenstemming met het Georganiseerd Overleg. Als deze tabel vastgesteld is, geldt deze totdat de tabel wordt gewijzigd in overeenstemming met het GO.

Artikel 24:1:1:7

Dit artikel beschrijft een voor de medewerker cruciale stap in het proces. Nadat de beschrijvingen (artikel 24:1:1:2) en de waarderingen (artikel 24:1:1:6) zijn vastgesteld, maakt het college aan de individuele medewerker bekend welke functiebeschrijving op hem of haar van toepassing is. Dit noemen we de koppelingsprocedure. Elke functiehouder wordt gedurende een termijn van drie weken in de gelegenheid gesteld om te reageren op deze koppeling. Deze reactie wordt schriftelijk aan het college voorgelegd. De reactie (zienswijze) dient zich te richten op de vraag of de functie van de functiehouder aan de juiste beschrijving is gekoppeld. Inhoudelijke aanvullingen op de functiebeschrijvingen of de waarderingen zijn formeel niet aan de orde.

Nadat het college advies heeft ingewonnen over de zienswijzen bij het directieoverleg, neemt zij een definitief besluit over de koppeling. Aangezien aan de functie een vastgestelde waardering gekoppeld is, neemt het college gelijktijdig een besluit over de gevolgen hiervan voor de inschaling, het salaris en eventuele andere bezoldigingsbestanddelen. Tegen beide onderdelen van het besluit kan de functiehouder bezwaar aantekenen. Het bezwaar wordt voorgelegd aan de bezwarencommissie personele aangelegenheden van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Deze onafhankelijke commissie brengt advies uit aan het college. Hierna neemt het college een definitief besluit, waartegen formeel beroep openstaat bij de rechtbank. De medewerker wordt hierover in het besluit geïnformeerd.

Resteert nog de volgende belangrijke opmerking: mensen zijn belangrijker dan procedures. Van het grootste belang bij dit soort processen is de communicatie en het draagvlak. Daarom kan en mag een organisatie zich niet verschuilen achter een formele procedure. Het feitelijke uitvoeringsproces zal daarom anders en intensiever kunnen verlopen dan strikt genomen noodzakelijk is volgens de procedureregeling.