Regeling budgetbeheer van de gemeente Utrechtse Heuvelrug 2011

1. Een budget is een hoeveelheid middelen, die, op basis van de (gewijzigde) programmabegroting, in de productenraming is uitgedrukt in een taakstellend bedrag inclusief de daaraan verbonden prestatie/doelstelling. Een budget kan betrekking hebben op de bij een beleidsproduct, beheersproduct en/of (hulp)kostenplaats opgenomen exploitatielasten en/of -baten, inclusief het (de) netto investeringskrediet(en) die betrekking hebben op de daarin verwerkte kapitaallasten.

2. Over een budget kan worden beschikt als de door het college aangeboden programmabegroting of wijziging daarvan is vastgesteld door de raad.

1. De gemeentesecretaris wordt bij een afzonderlijk besluit door het college gemandateerd voor de uitvoering van de beleidsproductenraming.

2. De gemeentesecretaris is verantwoording verschuldigd aan het college voor het beheer van de toegewezen budgetten.

1. De domeindirecteuren worden bij het vaststellen van de productenraming uit hoofde van hun functie aangewezen als hoofdbudgethouders van de budgetten die in de (gewijzigde) productenraming zijn opgenomen voor de door zijn/haar sector te leveren prestaties.

2. De griffier wordt bij het vaststellen van de productenraming uit hoofde van zijn/haar functie aangewezen als hoofdbudgethouder van de budgetten die in de (gewijzigde) productenraming zijn opgenomen voor de door de griffie, gemeenteraad(scommissies) en rekenkamercommissie te leveren prestaties

3. Van budgetten waarvoor geen hoofdbudgethouder is aangewezen is de gemeentesecretaris tevens hoofdbudgethouder.

4. Een hoofdbudgethouder is verantwoording verschuldigd aan de gemeentesecretaris voor het beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten.

5. Een hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor de aanwijzing van budgethouders en voor het zover mogelijk doormandateren van de budgetten naar budgetbeheerders.

1. Een budgethouder is een door de hoofdbudgethouder schriftelijk aangewezen ambtenaar die, uit hoofde van zijn functie, verantwoordelijk is voor de budgetten voor de door zijn/haar organisatieonderdeel, of projectorganisatie, te leveren prestaties. In beginsel zijn dit de afdelingshoofden en projectleiders.

2. De aanwijzing van een budgethouder vindt plaats bij het samenstellen van de beheersbegroting en de lijst van voorgenomen investeringen.

3. Van budgetten waarvoor een hoofdbudgethouder geen budgethouder aanwijst, is de hoofdbudgethouder tevens budgethouder.

4. Tussentijdse aanwijzing of wijziging van een budgethouder gebeurt via een afzonderlijk besluit van de hoofdbudgethouder. Dit besluit wordt schriftelijk ter kennis gebracht van de gemeentesecretaris.

5. Een budgethouder is verantwoording verschuldigd aan de hoofdbudgethouder voor het beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten.

6. De koppeling van budgethouders aan producten/investeringen/projecten wordt door de afdeling financiën en belastingen in een register vastgelegd.

1. Een budgetbeheerder is een door de budgethouder op naam aangewezen ambtenaar, die belast is met het beheer van (deel)budgetten. De hoofdbudgethouder wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van de budgetbeheerders en door hen te beheren budgetten.

2. De aanwijzing van een budgetbeheerder vindt plaats bij het samenstellen van de beheersbegroting en de lijst van voorgenomen investeringen.

3. Voor budgetten waarvoor een budgethouder geen budgetbeheerder aanwijst, is de budgethouder tevens budgetbeheerder.

4. Tussentijdse aanwijzing of wijziging van een budgetbeheerder gebeurt via een afzonderlijk besluit van de budgethouder. Dit besluit wordt schriftelijk ter kennis gebracht van de hoofdbudgethouder en van de afdeling financiën en belastingen.

5. Een budgetbeheerder is verantwoording verschuldigd aan de budgethouder over het beheer van de aan hem/haar toegewezen budgetten.

6. De koppeling van budgetbeheerders aan budgetten wordt door de afdeling financiën en belastingen in een register vastgelegd.

1. De gemeentesecretaris verstrekt het college jaarlijks een raming van de middelen die hij/zij ten behoeve van het volgende begrotingsjaar voor de te leveren prestaties nodig acht. Daarbij geeft hij/zij een financiële vertaling van de voorgenomen activiteiten en de daarbij behorende inzet van middelen (zoals personeel, huisvesting, automatisering, materieel e.d.). Hij/zij geeft daarbij tevens aan welke ontwikkelingen hij/zij met betrekking tot de budgetten in de drie jaren na het volgende begrotingsjaar verwacht. Hij/zij houdt daarbij rekening met de door de raad via de kadernota vastgestelde begrotingsrichtlijnen en met eerdere bestuurlijke besluitvorming, waaronder de structurele gevolgen van tussentijdse rapportages.

2. Bij de rapportages als bedoeld in de “Financiële verordening gemeente Utrechtse Heuvelrug” legt de gemeentesecretaris tussentijds en bij de jaarstukken definitief verantwoording af aan het college over de naar zijn/haar inzicht relevante zaken met betrekking tot de toegewezen budgetten en de daarmee te leveren/geleverde prestaties. De gemeentesecretaris verstrekt de voor de verantwoording noodzakelijke gegevens aan de afdeling financiën, die deze gegevens verwerkt in de door deze afdeling op te stellen voorjaarsnota, najaarsnota en jaarstukken van het betreffende begrotingsjaar.

3. Als relevante zaken worden in ieder geval aangemerkt (verwachte) afwijkingen van ten minste € 10.000, -- per kostenplaats, dan wel 10% bij geraamde lasten en/of baten, (verwachte) bijstellingen van de te realiseren prestaties en/of beoogde maatschappelijke effecten, evenals (verwachte) afwijkingen ten opzichte van de (verwachte) kostendekkingspercentages. De bij de afwijkingen en/of bijstellingen gegeven toelichting dient inzicht te geven in de reden daarvan.

4. Als afwijkingen in de rapportages leiden tot verhoging van of verschuiving van budgetten tussen beleidsproducten, dan wel gevolgen hebben voor de daaraan verbonden prestaties en/of beoogde maatschappelijke effecten, dan legt de hoofdbudgethouder deze ter goedkeuring voor aan het college.

5. Zodra tussen twee rapportages duidelijkheid ontstaat over (dreigende) afwijkingen die leiden tot verhoging van of verschuiving tussen beleidsproducten van ten minste € 25.000,-- dan wel 10% bij geraamde lasten en/of baten dan legt de hoofdbudgethouder dit zo spoedig mogelijk ter goedkeuring voor aan het college.

6. De budgetbeheerder voorziet de budgethouder en die op zijn/haar beurt de hoofdbudgethouder en die op zijn/haar beurt de gemeentesecretaris van de noodzakelijke gegevens ten behoeve van de op te stellen begroting, verantwoordingsrapportages en het melden van (dreigende) tussentijdse afwijkingen.

7. De budgethouder/-beheerder dient gebruik te maken van de verplichtingenadministratie.

1. De hoofdbudgethouder, budgethouder en budgetbeheerder zijn onverminderd het bepaalde in artikel 171 van de Gemeentewet bevoegd tot het aangaan van overeenkomsten voor de levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid worden de regels voor delegatie en mandaat, de regels voor inkoop en aanbesteding en de hierna volgende bepalingen in acht genomen.

2. De hoofdbudgethouder is bevoegd om binnen een beleidsproduct en/of (hulp)kostenplaats tussen budgetten en kostensoorten te schuiven als dat nodig is voor het realiseren van de prestaties /doelstellingen.

3. Een in het vorige lid bedoelde verschuiving wordt via het daarvoor bestemde formulier voor verwerking in de administratie aangeboden aan de afdeling financiën en belastingen.

4. De budgethouder is bevoegd om binnen een beheersproduct en/of (hulp)kostenplaats tussen budgetten en kostensoorten te schuiven als dat nodig is voor het realiseren van de prestaties / doelstellingen.

5. Een in het vorige lid bedoelde verschuiving wordt via het daarvoor bestemde formulier voor verwerking in de administratie aangeboden aan de afdeling financiën en belastingen.

6. In het 2e en 4e lid bedoelde verschuivingen tussen budgetten en kostensoorten zijn niet toegestaan:

• -

  als aan de budgetten en kostensoorten verplichtingen ten grondslag liggen;

• -

  als budgetten van andere sectoren daardoor nadelig worden beïnvloed;

1. Verplichtingen met financiële gevolgen mogen slechts worden aangegaan als het daarvoor bestemde budget (nog) toereikend is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de daaraan verbonden prestaties.

2. De budgetbeheerder legt aangegane verplichtingen zodanig vast dat hij / zij inzicht houdt in het nog beschikbare budget.

3. Een uitzondering op lid 1 kan worden gemaakt voor zaken met een zodanig spoedeisend karakter dat uitstel daarvan leidt tot onaanvaardbare (financiële) consequenties. De gemeentesecretaris besluit, nadat hij / zij de hoofdbudgethouder heeft gehoord, of sprake is van een dergelijk spoedeisend karakter en brengt het college daarvan zo spoedig mogelijk op de hoogte.

4. Voor het aangaan van financiële verplichtingen van meer dan € 50.000,-- heeft de budgetbeheerder toestemming nodig van de budgethouder en van meer dan € 200.000,-- van de hoofdbudgethouder.

5. De in het vorige lid genoemde toestemming blijkt mede doordat de opdracht waarmee de verplichting wordt aangegaan is ondertekend door de budgethouder, respectievelijk hoofdbudgethouder.

6. Het aangaan van verplichtingen geschiedt conform het geldende inkoopbeleid en de daarbij geldende (aanbestedings)regels.

1. Een exploitatiebudget kan niet worden overgeheveld naar het volgende jaar (de uitzondering is beschreven in lid 2). Budgetoverschotten en –tekorten vallen in het rekeningsaldo van het betreffende jaar. De raad bepaalt de aanwending van het rekeningsaldo.

2. Overheveling van een exploitatiebudget naar het volgende jaar (t + 1) is alleen mogelijk indien ten laste van het budget contractuele verplichtingen zijn aangegaan en de levering van een goed of dienst in het lopende jaar (t) heeft plaats gevonden.

1. Het restant van een investeringsbudget wordt overgeheveld naar het volgende jaar. De budgethouder geeft aan wanneer het investeringsbudget kan worden afgesloten.

2. Indien een krediet wordt overschreden maakt de budgethouder hiervan direct melding aan de verantwoordelijk portefeuillehouder en draagt zorg voor het opstellen van een college- en raadsvoorstel waarin de overschrijding wordt toegelicht en gevraagd wordt om een aanvullend krediet beschikbaar te stellen. In dit voorstel dient tevens aangegeven te worden waaruit de aanvullende kapitaallasten gedekt kunnen worden.

3. Het is niet toegestaan te “schuiven” tussen kredieten, cq een overschrijding op een krediet “weg te strepen” tegen een onderschrijding op een ander krediet. Het schuiven tussen kredieten leidt immers tot een bijstelling van het investeringsplan en dat kan niet zonder dat de raad daarvoor toestemming geeft.

4. In algemene zin geldt dat kredieten waarop nog geen uitgaven zijn verantwoord en die ouder zijn dan twee jaar worden afgesloten, tenzij gemotiveerd kan worden aangegeven waarom een investering nog niet in uitvoering is genomen.