Regeling vervallen per 09-03-2017

REGELING GESPREKSCYCLUS GEMEENTE VALKENBURG AAN DE GEUL 2017

Geldend van 01-01-2017 t/m 08-03-2017

Intitulé

REGELING GESPREKSCYCLUS GEMEENTE VALKENBURG AAN DE GEUL 2017

REGELING

GESPREKSCYCLUS

GEMEENTE VALKENBURG AAN DE GEUL 2017

De burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenburg aan de Geul;

Overwegende:

dat bij besluit van 11 oktober 2016 is vastgelegd dat de gemeente Valkenburg aan de Geul

per 1 januari 2017 voor de gesprekscyclus na personeelsraadpleging de bereikte overeenstemming ter zake de inhoud van deze regeling;

b e s l u i t e n:

vast te stellen de:

Regeling gesprekscyclus gemeente Valkenburg aan de Geul 2017:

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

  • a. Competentie: geheel van kennis, vaardigheden en houding/gedrag, zichtbaar in het dagelijks werk en in meer of mindere mate te ontwikkelen;

  • b. Competentieprofiel: de verzameling van competenties en bijhorend kenmerkend werkgedrag dat nodig is om een bepaalde functie uit te oefenen;

  • c. Kerncompetenties: generieke competenties, die weergeven waar de organisatie voor staat en die van alle medewerkers wordt verwacht;

  • d. Gesprekscyclus: cyclus van drie gesprekken: een planningsgesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek;

  • e. Leidinggevende: diegene die de medewerker hiërarchisch aanstuurt;

  • f. Planningsgesprek: gesprek tussen medewerker en leidinggevende waarin afspraken gemaakt worden over de resultaten (werkafspraken), de ontwikkeling van de medewerker binnen de functie en de loopbaan van de medewerker;

  • g. Voortgangsgesprek: een tussentijds evaluatiegesprek tussen medewerker en leidinggevende over de afspraken die in het planningsgesprek zijn gemaakt. Ook andere relevante onderwerpen, zoals de omstandigheden waaronder de werkzaamheden worden verricht worden in dit gesprek besproken;

  • h. Beoordelingsgesprek: een gesprek tussen medewerker en leidinggevende waarin de leidinggevende een oordeel geeft over de wijze waarop de medewerker zijn functie heef t vervuld;

  • i. Informant: degene die een relevante functionele werkrelatie met de medewerker heeft en informatie kan verstrekken aan de leidinggevende over het functioneren van de medewerker en/of diens ontwikkeling en/of resultaten;

  • j. Prestatiecoach HR21: digitale module gekoppeld aan het personeelsinformatiesysteem ter voorbereiding, ondersteuning, analyse en archivering van de gesprekken uit de cyclus.

Artikel 2 Gesprekscyclus

  • 1. De werkgever hanteert de op competenties en resultaatafspraken gebaseerde gesprekscyclus. Deze gesprekscyclus bestaat in beginsel uit drie gesprekken binnen één jaar tussen de leidinggevende en de medewerker. Het betreft een planningsgesprek, een voortgangsgesprek en een beoordelingsgesprek.

  • 2. De leidinggevende kan in afwijking van lid 1 besluiten om de drie gesprekken van de cyclus binnen twee jaar te voeren.

  • 3. In afwijking van lid 2 wordt bij een aanstelling bij wijze van proef binnen één jaar een planningsgesprek en minimaal één beoordelingsgesprek gevoerd.

  • 4. Indien en voor zolang de medewerker op basis van de salarisinpassingsregels nog niet in de functieschaal is ingedeeld, worden in afwijking van lid 2 de drie gesprekken van de cyclus binnen één jaar gevoerd.

  • 5. Indien de leidinggevende dat noodzakelijk acht dan wel op verzoek van de medewerker, kan deze cyclus worden uitgebreid met een of meerdere voortgangsgesprekken en/of beoordelingsgesprekken.

  • 6. De leidinggevende neemt het initiatief voor het gesprek. Leidinggevende en medewerker zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de naleving van de afspraken.

  • 7. Na indiensttreding start de gesprekscyclus binnen een maand.

  • 8. De leidinggevende en medewerker kunnen afspreken dat andere personen aanwezig zijn bij de gesprekken.

Artikel 3 Competenties

  • 1. Op initiatief van de vereniging Nederlandse gemeenten (VNG) zijn als onderdeel van het functiewaarderingssysteem HR21 landelijk competentieprofielen ontwikkeld. De competentieprofielen zijn gebaseerd op het competentiewoordenboek. Het competentiewoordenboek bestaat uit 32 competenties verdeeld over 4 dimensies.

  • 2. Elke dimensie weerspiegeld een ander aspect van het menselijk gedrag. De volgende vier dimensies zijn gehanteerd:

    • ·

      persoonlijke gedragsvaardigheden (het zijn);

    • ·

      conceptuele gedragsvaardigheden (het denken);

    • ·

      relationele gedragsvaardigheden (de interactie met anderen),

    • ·

      operationele gedragsvaardigheden (het doen).

  • 3. In het woordenboek is per competentie opgenomen:

    • ·

      de beschrijving/definitie van de betreffende competentie;

    • ·

      het zichtbaar werkgedrag (gedragsvaardigheden), onderverdeeld in vier niveaus.

  • 4. Per competentie wordt een onderscheid gemaakt tussen vier niveaus. Om ontwikkeling mogelijk te maken, lopen de niveaus op in zwaarte: D is het lichtste niveau en niveau A het zwaarste.

  • 5. Bii elke functie binnen de organisatie past een selectie van competenties, verspreid over de vier dimensies. De selectie van de competentie per functie is het competentieprofiel.

  • 6. Het competentieprofiel bestaat uit vijf door HR21 geselecteerde competenties, ieder met een door HR21 geselecteerd niveau en vijf door de gemeente Valkenburg aan de Geul geselecteerde kerncompetenties, ieder met een door de gemeente geselecteerd niveau.

  • 7. De kerncompetentie passie is additioneel omdat deze niet is opgenomen in de landelijke competentieprofielen die zijn ontwikkeld op initiatief van de VNG.

  • 8. De competentieprofielen maken onderdeel uit van deze regeling. Wijzigingen en aanvullingen op de competentieprofielen worden door het College vastgesteld nadat de OR/personeelsvertegenwoordiging hiermee heeft ingestemd.

Artikel 4 Planningsgesprek

1.De leidinggevende en de medewerker maken ieder jaar vóór 1 maart concrete planningsafspraken over:

a) de uit te voeren werkzaamheden/te behalen resultaten (werkafspraken) op basis van de hoofdtaken uit het functieprofiel en de planning van het organisatieonderdeel;

b) de ontwikkeling van de medewerker binnen zijn functie op basis van het kennisniveau zoals vastgelegd in functieprofiel en het competentieniveau;

c) de loopbaan(ontwikkeling) en levensfase van de medewerker, op basis van de behoefte van de medewerker en/of de behoefte van de organisatie.

d) houding, gedrag en bijzondere omstandigheden.

  • 2.

    De voor het realiseren van de gemaakte afspraken noodzakelijke randvoorwaarden en arbeidsomstandigheden worden ook besproken.

  • 3.

    Voor de medewerkers met de mogelijkheid van flexibele werktijden worden het aantal gewerkte uren en de gelegenheden om deze te compenseren ook besproken.

  • 4.

    De leidinggevende en de medewerker kunnen beiden hun opvattingen over de te maken planningsafspraken vooraf en in het gesprek inbrengen.

  • 5.

    De planningsafspraken worden Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden (SMART) geformuleerd.

  • 6.

    De door de leidinggevende en medewerker geaccordeerde planningsafspraken, bijbehorende weging en randvoorwaarden worden digitaal vastgelegd in de prestatiecoach.

  • 7.

    Als de leidinggevende en medewerker het niet eens worden over de te maken planningsafspraken beslist de leidinggevende.

Artikel 5 Voortgangsgesprek

  • 1. De leidinggevende en medewerker bespreken halverwege de cyclus tenminste eenmaal de voortgang van de in het planningsgesprek gemaakte afspraken. Hierbij kan aandacht worden besteed aan de wijze waarop en de omstandigheden waaronder de werkzaamheden worden verricht, de randvoorwaarden om de resultaten te bereiken en alle andere onderwerpen die er toe doen.

  • 2. Het doel is de realisering van de vastgelegde planningsafspraken te volgen, te ondersteunen en het functioneren bij te sturen. Zo nodig worden de afspraken nader ingevuld, aangevuld dan wel bijgesteld. De door de leidinggevende en medewerker geaccordeerde afspraken worden digitaal vastgelegd in de prestatiecoach.

  • 3. De leidinggevende en de medewerker kunnen beiden onderwerpen voor het gesprek inbrengen.

  • 4. Indien de leidinggevende en medewerker het niet eens worden over de nadere invulling, aanvulling of bijstelling van de afspraken, beslist de leidinggevende.

Artikel 6 Beoordelingsgesprek

  • 1.

    Vóór het einde van de cyclus voeren leidinggevende en de medewerker een beoordelingsgesprek. Vanwege een rechtspositioneel gevolg kan een beoordelingsgesprek ook eerder plaatsvinden.

  • 2.

    Onder rechtspositionele gevolgen kunnen onder meer worden verstaan:

    • ·

      periodieke verhoging van het salaris;

    • ·

      gratificatie;

    • ·

      verlenging tijdelijk dienstverband;

    • ·

      vast dienstverband;

  • 3.

    Bij een aanstelling bij wijze van proef vindt de beoordeling minimaal plaats één maand voor de beslissing omtrent het al dan niet verlenen van een vaste aanstelling.

  • 4.

    Minimaal één week voordat het beoordelingsgesprek plaatsvindt, ontvangt de medewerker digitaal de beoordeling.

  • 5.

    In het beoordelingsgesprek beoordeelt de leidinggevende:

a) de realisatie van de gemaakte afspraken over de uit te voeren werkzaamheden/te behalen resultaten (resultaatafspraken);

b) het kennis-en competentieniveau en de daarover gemaakte ontwikkelingsafspraken;

c) houding en gedrag.

In het beoordelingsgesprek evalueren de leidinggevende en de medewerker de realisatie van de afspraken over loopbaanontwikkeling, deze wegen niet mee in de eindbeoordeling.

6Iedere resultaatafspraak, competentie en het kennisniveau wordt apart beoordeeld met een van de volgende kwalificaties:

Waardering

Uitleg waardering werkafspraken

Uitleg waardering afspraken gedrag

1.onder niveau

Heeft het afgesproken resultaat niet naar behoren gerealiseerd: de tijdigheid en kwaliteit van het resultaat waren onder het afgesproken niveau.

de medewerker voldoet (nog) niet (geheel) aan de beschreven competentie.

2.net niet op niveau

Heeft het afgesproken resultaat in mindere mate naar behoren gerealiseerd: er was sprake van een onvoldoende balans tussen tijdigheid en kwaliteit van het resultaat.

De medewerker beheerst de competentie in een zekere mate in de dagelijkse praktijk, maar er is verbetering nodig.

3.op niveau

Heeft het afgesproken resultaat naar tevredenheid gerealiseerd: er was sprake van een prima kwaliteit van het resultaat, gerealiseerd binnen de afgesproken tijd.

De medewerker beheerst de competentie naar tevredenheid in de dagelijkse praktijk.

4.boven niveau

Heeft het afgesproken resultaat boven verwachting gerealiseerd: er was sprake van een boven gemiddelde kwaliteit van het resultaat.

De medewerkers is een voorbeeld voor collega’s met betrekking tot het toepassen van de competentie en/of inspireert anderen in de manier van optreden en handelen.
  • 7

    Het eindoordeel wordt door de leidinggevende voldoende concreet toegelicht/gemotiveerd en digitaal vastgelegd in de prestatiecoach.

  • 8

    Bij een eindoordeel “boven niveau” kan een extra beloning worden toekend zoals een gratificatie. Bij het eindoordeel “ net niet op niveau” maakt de leidinggevende afspraken over hoe te verbeteren.

  • 9

    De leidinggevende kan voor het opmaken van de beoordeling inlichtingen bij informanten inwinnen. Ook de medewerker kan vragen om informatie bij informanten in te winnen. De leidinggevende deelt de medewerker mee welke informatie hij van deze informant(en) heeft ontvangen.

  • 10

    De leidinggevende en medewerker accorderen beiden digitaal de beoordeling. Indien de medewerker het niet eens is met de beoordeling, tekent deze “voor gezien” en kan zijn bedenkingen binnen twee weken na het beoordelingsgesprek schriftelijk kenbaar maken. Indien de medewerker niet binnen twee weken zijn bedenkingen kenbaar heeft gemaakt, wordt de beoordeling vastgesteld door:

    • ·

      de gemeentesecretaris bij rechtspostionele gevolgen;

    • ·

      de leidinggevende in alle overige gevallen.

  • 11

    Indien de medewerker zijn bedenkingen kenbaar heeft gemaakt, wordt hij binnen twee weken nadat hij dit heeft gedaan in de gelegenheid gesteld deze mondeling toe te lichten bij de leidinggevende. Indien de leidinggevende geheel aan de bedenkingen/bezwaren tegemoet komt, wordt de beoordeling gewijzigd en vastgesteld. Indien de leidinggevende de bezwaren niet (geheel) deelt, motiveert de leidinggevende schriftelijk waarom de beoordeling niet wordt aangepast en wordt de beoordeling uiterlijk vier weken na het bedenkingengesprek vastgesteld. Tegen de vastgestelde beoordeling kan de medewerker bezwaar en beroep aantekenen conform de daarvoor geldende procedure.

Artikel 7 Hardheidsclausule

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, beslist het College.

Artikel 8 Citeertitel en inwerkingtreding

1Deze regeling kan worden aangehaald als “Regeling gesprekscyclus gemeente Valkenburg aan de Geul 2017”.

2 Deze regeling treedt inwerking op 1 januari 2017, onder gelijktijdige intrekking van de “Regelingen persoonlijk ontwikkelplan gemeente Valkenburg aan de Geul 2014, functioneringsgesprekken gemeente Valkenburg aan de Geul 2014 en beoordelingsreglement gemeente Valkenburg aan de Geul 2005.

Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van 11 oktober 2016

L.T.J.M. Bongarts, drs. M.J.A. Eurlings,

gemeentesecretaris/algemeen directeur burgemeester

Toelichting

Algemeen

Van iedereen wordt verwacht om “mee te bewegen” en het beste uit zichzelf te halen. Want samen bepalen we het succes van de organisatie! Natuurlijk heeft iedereen een eigen verantwoordelijkheid maar hij/zij wordt maximaal ondersteund door zijn/haar leidinggevende. De gesprekkencyclus is hét instrument dat de ontwikkeling van de medewerker kan sturen en ondersteunen. De gesprekscyclus biedt zowel leidinggevenden als medewerkers de mogelijkheid om op een gestructureerde manier te werken aan en te sturen op concrete resultaten/zichtbare bijdragen, de persoonlijke ontwikkeling en de invulling van eventuele loopbaanwensen.

Toelichting per artikel

Artikel 1

Sub b: Competentieprofiel

Het competentieprofiel is gekoppeld aan het functieprofiel. Dit functie/competentieprofiel vormt de basis voor het gesprek. Het functieprofiel is de basis voor de resultaatafspraken, het competentieprofiel is de basis voor de ontwikkelingsafspraken.

Sub e: Leidinggevende

De coördinator kan de leidinggevende ondersteunen, bijvoorbeeld door de gesprekken voor te bereiden.

Sub g: Voortgangsgesprek

In de CAR/UWO wordt de term functioneringsgesprek gebruikt. In deze gesprekscyclus vervangt het voortgangsgesprek dit functioneringsgesprek. Naast een tussentijdse evaluatie van de in het planningsgesprek gemaakte afspraken, worden ook de omstandigheden rondom het werk in dit gesprek besproken. Hiermee geeft deze regeling invulling aan artikelen waarin “functioneringsgesprek” wordt genoemd.

Artikel 2

Lid 1

De gesprekscyclus betreft in principe één kalenderjaar. Bij een tussentijdse indiensttreding wordt de eerste cyclus verkort zodat de tweede cyclus hierbij kan aansluiten. Als een medewerker bijvoorbeeld per 1 april 2017 in dienst treedt (met een aanstelling bij wijze van proef) dan worden tot 1 april 2018 een planningsgesprek en een beoordelingsgesprek gevoerd. Begin 2019 start een nieuwe cyclus met een planningsgesprek.

Lid 2

Voor diverse groepen medewerkers zoals de medewerkers van de buitendienst is een gesprekscyclus van drie gesprekken binnen één jaar niet efficiënt. De leidinggevende kan om praktische redenen besluiten om voor een hele groep de drie gesprekken van de cyclus binnen twee jaar te voeren.

Lid 5

De aanleiding voor de extra gesprekken kan zowel positief (bv. tussentijds bevorderen) als negatief (bv. disfunctioneren) zijn. Ook kan de medewerker behoefte hebben aan extra gesprekken, bv. een extra tussentijdse beoordeling.

Artikel 4

Lid 1 sub b en c

De afspraken die tijdens het planningsgesprek worden gemaakt in de onderdelen “ontwikkeling binnen de functie” en “loopbaan” vervangen samen het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP).

Lid 1 sub c

In het planningsgesprek kunnen ook afspraken gemaakt worden die te maken hebben met de levensfase van de medewerker, bijvoorbeeld in relatie tot een naderend pensioen, combinatie werk-zorg etc.

Lid 3

De werktijdenregeling stelt dat de medewerkers die vallen onder de standaard regeling meer en minder uren kunnen werken dan de formele arbeidsduur per week. Deze uren moeten zoveel mogelijk gecompenseerd worden voor het einde van het kalenderderjaar. Om dit te bewaken is in de werktijdenregeling bepaald dat de werktijden, het aantal gewerkte uren en de gelegenheid om te compenseren minimaal tweemaal per jaar onderwerp van gesprek zijn tussen leidinggevende en medewerker.

Lid 7

Indien medewerker en leidinggevende het samen niet eens worden beslist de leidinggevende. De medewerker kan zijn zienswijze vermelden op het formulier en tekent “voor gezien”. De leidinggevende neemt gemotiveerd een besluit waartegen bezwaar en beroep mogelijk is (conform de Algemene Wet Bestuursrecht).

Artikel 5

Lid 1

De onderwerpen die o.a. aan de orde kunnen komen zijn de werkbelasting, het ziekteverzuim (is dit bijvoorbeeld werk gerelateerd) en de wijze van leidinggeven. Ook als de medewerker last heeft van ongewenst gedrag van anderen wordt dat hier besproken. Onder ongewenst gedrag wordt verstaan: seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten.

Lid 4

Indien medewerker en leidinggevende het samen niet eens worden beslist de leidinggevende. De medewerker kan zijn zienswijze vermelden op het formulier en tekent “voor gezien”. De leidinggevende neemt gemotiveerd een besluit waartegen bezwaar en beroep mogelijk is (conform de Algemene Wet Bestuursrecht).

Artikel 6

Lid 7

Door te werken met een eindoordeel is er altijd sprake van een gemiddelde. Dit kan ertoe leiden dat een competentie die cruciaal is voor een goede functievervulling “onder niveau” is terwijl het eindoordeel toch positief is. Dit is niet wenselijk. Daarom is de mogelijkheid opgenomen om een “onder niveau” eindoordeel te geven als bijvoorbeeld de kerncompetentie “integriteit” als “onder niveau” is beoordeeld, ondanks dat andere onderdelen beoordeeld zijn met “op niveau”. Uiteraard vergt een dergelijk eindoordeel een goede en concrete motivering.