Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Valkenswaard

Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Valkenswaard

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Valkenswaard;

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;

Besluit:

Artikel 1

• 1.

  De gemeente Valkenswaard gaat, met ingang van de in artikel 3 genoemde datum, over tot vervanging door digitale reproducties van de papieren archiefbescheiden, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

• 2.

  De digitale reproductie van archiefbescheiden geschiedt met ingang van de in artikel 3 genoemde datum, dan wel de datum van implementatie van het proces, binnen die processen die door de gemeente Valkenswaard zijn aangewezen.

Artikel 2

• 1.

  De digitale reproductie van archiefbescheiden vindt plaats op de wijze zoals beschreven in het Handboek Vervanging van de gemeente Valkenswaard. Dit Handboek maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit.

• 2.

  De vervangen archiefbescheiden zullen na een periode van drie maanden daadwerkelijk worden vernietigd.

Artikel 3

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2017.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Valkenswaard 2017.

Valkenswaard d.d. 27 februari 2018,

Burgemeester en wethouders van Valkenswaard,

secretaris, burgemeester,

drs. R.F.W van Eijck drs. A.B.A.M. Ederveen

Toelichting

De gemeente Valkenswaard neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid. Ook sluit volledig digitaal werken aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger in 2017 digitaal te laten plaatsvinden.

Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Valkenswaard. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na scanning niet worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek Vervanging.

Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

De uitvoering van de in artikel 2 lid 2 genoemde vernietiging vindt plaats op een nader te bepalen tijdstip na goedkeuring.

Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De gemeente Valkenswaard heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het Handboek Vervanging.