Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veenendaal houdende regels omtrent adviescommissie historische graven (Reglement Adviescommissie historische graven Veenendaal)

Artikel 1 Definities

• a.

  Begraafplaats: de gemeentelijke begraafplaats in Veenendaal;

• b.

  College: het college van Burgemeester en Wethouders van Veenendaal;

• c.

  Medewerker: de (beleids-) medewerker(s) in dienst van de gemeente Veenendaal.

Artikel 2: Taak en samenstelling Adviescommissie

• 1.

  De taak van de Adviescommissie bestaat uit het gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan het college over historisch waardevolle graven en het beheer van de begraafplaats voor zover dit een directe relatie heeft tot de historische waarde van de graven individueel of collectief.

• 2.

  Tot de onder lid 1 genoemde onderwerpen behoren geen klachten, bezwaarschriften of andere zaken.

• 3.

  Er kan niet worden geadviseerd inzake zaken die betrekking hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering, begraafplaatsexploitatie, personeelsbeleid en zaken die bij wet geregeld zijn.

• 4.

  De Adviescommissie bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden, inclusief een voorzitter en een secretaris.

• 5.

  De leden zijn natuurlijke personen, zijnde vertegenwoordigers van organisaties, personen of belanghebbenden die worden geacht kennis te hebben van historisch waardevolle graven en zich inzetten voor het belang tot behoud van dit historisch erfgoed en overige zaken betreffende de begraafplaats. Minimaal 1 lid is vertegenwoordiger van de Historische Vereniging Veenendaal.

• 6.

  De leden hebben geen zakelijk belang bij de begraafplaats en zijn geen ambtenaar, raadslid of raadscommissielid van de gemeente Veenendaal.

Artikel 3: Benoeming en zittingsduur leden Adviescommissie

• 1.

  Het college benoemt, herbenoemt en ontslaat de leden.

• 2.

  De benoeming en herbenoeming van de leden vindt plaats op voordracht van de Adviescommissie. Het college is niet gebonden aan de voordracht.

• 3.

  De zittingsduur van de leden is, behoudens tussentijds aftreden, vier jaar.

• 4.

  De adviescommissie wijst zelf een voorzitter en secretaris aan.

Artikel 4: Werving en selectie leden Adviescommissie

• 1.

  Personen kunnen op individuele titel of namens een relevante organisatie lid worden. 

• 2.

  Aftredende leden kunnen zich na voordracht door de Adviescommissie direct herbenoembaar stellen met een maximum zittingstermijn van acht (8) jaren aaneensluitend.

• 3.

  Na afloop van de zittingsperiode of als er geen geschikte reserve kandidaten voor een vacature beschikbaar zijn, worden inwoners of vertegenwoordigers van relevante organisaties in de gelegenheid gesteld hun belangstelling kenbaar te maken voor het lidmaatschap van de Adviescommissie.

• 4.

  De benoeming ter voorziening in tussentijds opengevallen plaatsen vindt bij voorkeur plaats binnen twee maanden na het ontstaan van de vacature. Artikel 3, lid 2 is hierbij van toepassing.

• 5.

  Bij disfunctioneren van een lid kan de Adviescommissie bij meerderheidsbesluit en met redenen omkleed het college voorstellen het betreffende lid te ontslaan.

Artikel 5: Taken voorzitter en secretaris

• 1.

  Tot de taken van de voorzitter behoren:

- het vaststellen van de ontwerp-agenda;

- het bepalen van dag en uur van de vergadering:

- het faciliteren van de dialoog;

- het handhaven van de orde;

- het schorsen van de vergadering;

- het peilen van meningen en het mededelen van de uitslagen van stemmingen;

- het bewaken van het beschikbaar gestelde budget;

- het vertegenwoordigen van de Adviescommissie naar buiten;

- het opstellen van een rooster van aftreden.

- het uitbrengen van adviezen aan het college

• 2.

  Tot de taken van de secretaris behoren:

- het medeopstellen van de ontwerp-agenda;

- het tijdig verzenden van de agenda met bijbehorende stukken;

- het bijwonen van alle vergaderingen en het zorgdragen voor een verslag en een besluitenlijst;

- het beheren van werkdocumenten.

Artikel 6: Vergaderingen en vergaderorde

• 1.

  De Adviescommissie vergadert minimaal 1 keer per jaar of vaker indien noodzakelijk.

• 2.

  De vergaderingen zijn als regel openbaar, maar de Adviescommissie kan besluiten een besloten of huishoudelijke vergadering te houden.

• 3.

  De uitnodiging en ontwerp-agenda worden uiterlijk een week voor de vergaderdatum aan de leden en het college toegezonden.

• 4.

  In geval van langdurige afwezigheid van een lid, kan een organisatie een vervanger aanwijzen.

• 5.

  In geval van afwezigheid van de voorzitter kiest de Adviescommissie uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter.

• 6.

  Ieder lid heeft

• 7.

  Ieder lid heeft het recht agendapunten in te leveren bij de secretaris.

• 8.

  Ieder lid heeft het recht een voorstel betreffende de orde van de vergadering te doen.

• 9.

  De Adviescommissie kan één of meer (externe) deskundigen uitnodigen de vergadering bij te wonen voor het geven van toelichting of advies.

• 10.

  Het ontwerp-verslag van de vergadering en de besluitenlijst worden door de voorzitter ter vaststelling aan de Adviescommissie aangeboden in de eerstvolgende vergadering.

• 11

  De Adviescommissie mag niet beraadslagen of besluiten indien niet meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 12

  Alle adviezen worden bij meerderheid van stemmen uitgebracht.

Artikel 7: Advisering

• 1.

  De Adviescommissie geeft gevraagd en ongevraagd advies over voorgenomen beleidskaders, verordeningen, beheer en gebruik van de begraafplaats voor zover dit direct of indirect een relatie heeft met historische graven;

• 2.

  In elk geval vraagt het college jaarlijks advies over graven waarvan afstand is gedaan zoals bedoeld in de Beheersverordening begraafplaats aan de Munnikenweg en rouwcentrum De Munnikenhof gemeente Veenendaal;

• 3.

  Het advies wordt gevraagd volgens het proces zoals beschreven in bijlage 1 van dit reglement en op een zodanig tijdstip dat het van invloed kan zijn op het te nemen besluit door het college;

• 4.

  Uitgangspunt is dat de Adviescommissie maximaal 13 weken de tijd krijgt om een advies op te stellen. Zoveel mogelijk houdt het college daarbij rekening met de vergaderingen van de Adviescommissie;

• 5.

  De adviezen van de Adviescommissie omtrent historisch waardevolle graven zijn gestoeld op de door het college vastgestelde Nadere regels waaronder de criteria voor historische graven;

• 6.

  De Adviescommissie kan in haar advies voorzien van een motivering, het college voorstellen af te wijken van de Nadere regels.

• 7.

  De adviezen van de Adviescommissie worden schriftelijk uitgebracht aan het college.

• 8.

  Het college neemt binnen 8 weken na ontvangst een beslissing op een gevraagd of ongevraagd advies van de Adviescommissie en stelt de Adviescommissie daarvan schriftelijk in kennis. Indien afgeweken wordt van een advies zal dit worden gemotiveerd.

• 9.

  In het geval het advies van de Adviescommissie een raadvoorstel betreft wordt door het college het advies van de Adviescommissie bij het raadsvoorstel gevoegd en vermeld hoe het college het advies van de Adviescommissie heeft betrokken bij de totstandkoming van het raadsvoorstel.

Artikel 8: Ondersteuning

• 1.

  Het college draagt zorg voor een ambtelijk contactpersoon voor de Adviescommissie.

• 2.

  Het college voorziet de Adviescommissie van informatie opdat de Adviescommissie naar behoren kan functioneren. Het betreft onder meer informatie die noodzakelijk is om beleid en uitvoering te kunnen begrijpen en om ontwikkelingen en wijzigingen te kunnen volgen.

• 3.

  Medewerker(s) van de gemeente Veenendaal kan/kunnen in voorkomende gevallen een gedeelte van de vergadering bijwonen.

• 4.

  Als daar behoefte aan is, kunnen ambtenaren toelichting geven op collegevoorstellen of andere vragen die passen binnen de reikwijdte van het takenpakket van de Adviescommissie.

Artikel 9: Vergoeding

Conform artikel 3.4.1. en 3.4.3 van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers ontvangen de leden van een Adviescommissie een vergoeding voor het bijwonen van vergaderingen van die commissie tot een maximum van 4 vergaderingen per jaar.

Artikel 10: Wijziging of intrekking reglement

Wijziging of intrekking van dit reglement vindt niet plaats zonder dat de Adviescommissie hierover advies aan het college heeft uitgebracht.

Artikel 11: Slotbepalingen

• 1.

  Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking.

• 2.

  Dit reglement wordt aangehaald als: ‘Reglement Adviescommissie historische graven Veenendaal’.

Vastgesteld in de vergadering van het college van Veenendaal van 2 juli 2019.

Burgemeester en wethouders van Veenendaal,

mevrouw drs. A.P.W. van de Klift

gemeentesecretaris

K.G.J. Kats

burgemeester