Beleidsregels adresonderzoek BRP gemeente Veenendaal

Ondertekening

Bijlage 1 standaardtermijnen onderzoek

Toelichting behorende bij de Beleidsregels adresonderzoek BRP Veenendaal

Algemeen

Inleiding

De Basisregistratie Personen (BRP) is een authentieke basisregistratie voor de gehele overheid. Deze persoonsgegevens in de BRP moeten daarom betrouwbaar zijn, dat wil zeggen: actueel, volledig en juist. Het college van burgemeester en wethouders start een adresonderzoek als er twijfel bestaat over de juistheid van het adres van een ingezetene zoals dat in de BRP staat geregistreerd, of als een persoon kennelijk een ingezetene is van de gemeente maar nog niet als zodanig in de BRP is ingeschreven. Wat volgt is het adresonderzoek naar de actuele, juiste verblijfplaats van de betrokken persoon. Omdat de uitkomst van het adresonderzoek mogelijk aanleiding kan zijn tot een ambtshalve inschrijving of wijziging van gegevens in de BRP, moet het onderzoek zorgvuldig worden uitgevoerd. De gemeente kan niet lichtvaardig overgaan tot het ambtshalve doorvoeren van een inschrijving of wijziging, omdat de gevolgen voor de betrokken persoon en overheid groot kunnen zijn.

Een adresonderzoek moet om deze reden altijd zorgvuldig worden uitgevoerd. Daarom is deze “Beleidsregel adresonderzoek Basisregistratie Personen gemeente Veenendaal 2019” opgesteld. Deze beleidsregel geeft zowel aan de burger als ook aan de medewerkers duidelijkheid over de te volgen procedure.

Deze beleidsregel is mede gebaseerd op de volgende landelijke wetgeving en richtlijnen:

• –

  de artikelen 1.1, 2.22 tot en met 2.6, 2.19 tot en met 2.23, 2.43, 2.45, 2.47, 2.49, 2.50 2.52, 2.60 en 4.2 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);

• –

  de artikelen 4:8 en 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);

• –

  het project “ landelijke Aanpak Adreskwaliteit” (LAA) van het ministrie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK);

• –

  de circulaire van het ministerie van BZK: registratie briefaders om veiligheidsredenen waaronder ingeval van verblijf in Blijf-van-mijn-lijf-huizen (BRP2013-00007722005) van 6 december 2013;

• –

  de brief van de Minister van BZK van 28 januari 2013 over “Registratie van gegevens over gedetineerden in de GBA”;

• –

  de brochure “Behoorlijkheidswijzer” van de Nationale Ombudsman van 20 oktober 2016;

• –

  de circulaire “BRP en Woonfraude” van het ministerie van BZK, kenmerk 2016-0000150396, 16 maart 2016;

• –

  het rapport: “Een mens leeft, een system niet” opgesteld door de nationale Ombudsman van 1 november 2016 (kenmerk 2016/110);

• –

  het Protocol voor ondersteuning door Burgerzaken aan achterblijvers in geval van vermissing (NVVB-2016);

• –

  de “circulaire Adresonderzoek BRP” van het ministerie van BZK, 1 november 2018;

• –

  de brief van het ministerie van BZK van 1 maart 2019: Problemen van burgers bij weigeren inschrijving in de BRP (kenmerk 2018-0000953129).

Ter extra onderbouwing: dat de Nationale Ombudsman in zijn brief van 11 maart 2019, kenmerk 2018-0000953129, aandacht vraagt voor het feit dat iedere burger moet kunnen beschikken over een BRP-adres zodat overheidsvoorzieningen bereikbaar blijven voor probleemgroepen; en dat dit tegelijkertijd moet passen binnen het uitgangspunt dat de in de BRP geregistreerde gegevens actueel, volledig en juist moeten zijn;

Dat het noodzakelijk is om een beleidsregel vast te stellen met betrekking tot adresonderzoeken om de kwaliteit van de BRP te waarborgen, actief adres (gerelateerde) fraude te bestrijden en tegelijkertijd voor niet-frauderende probleemgroepen de kwaliteit van hun adresgegevens te borgen;

Artikelgewijs

Artikel 1 Begrippen

In dit artikel worden een aantal definities beschreven, vaak onder verwijzing naar de bovenliggende wetgeving: de Wet Basisregistratie Personen (Wet BRP).

Artikel 2 Aanleiding voor een adresonderzoek

De meest voorkomende aanleidingen voor het opstarten van een adresonderzoek zijn in dit artikel benoemd. Dit is geen limitatieve opsomming.

Wanneer er onduidelijkheden zijn of het adresonderzoek legitiem is, kunnen er aanvullenden stukken of bewijzen worden opgevraagd aan de persoon die de melding heeft gedaan.

Tijdens deze fase staat een adres nog niet “in onderzoek” in de zin van de Wet BRP. Er wordt eerst ingeschat welk zwaarte het signaal heeft en wat een passend vervolg is.

De burger die zich bij de balie van de gemeente meldt en verzoekt om producten of diensten van de gemeente, en waarvan de adresgegevens in onderzoek staan, wordt eerst bevraagd op zijn correcte adresgegevens, voordat de gevraagde dienst of product wordt verstrekt, opdat wordt vastgesteld dat de burgemeester dan wel het college van burgemeester en wethouders van Veenendaal bevoegd is.

De aanleiding voor een adresonderzoek is vaak dat een gemeente een signaal ontvangt dat een persoon niet langer op het adres woont waar hij in de BRP staat ingeschreven. Of dat hij juist op een adres woont waar hij niet in de BRP staat ingeschreven. Ook kan de aanleiding voor een adresonderzoek zijn gelegen in het feit dat de gronden voor een inschrijving van een ingeschrevene op een briefadres niet meer aanwezig zijn. De gemeente kan een dergelijk signaal op verschillende manieren ontvangen, bijvoorbeeld via een terugmelding (via de TMV), schriftelijk (via brieven, geadresserde retour gekomen post), per e-mail of digitaal loket, telefonisch, door een aangifte in persoon aan de balie of op basis van een andere eigen waarneming door de gemeente (bijvoorbeeld een bezoek ter plaatse).

Naar aanleiding van de ontvangst van een signaal via de TMV moet een gemeente nagaan of het signaal binnen een periode van vijf werkdagen kan worden afgehandeld. Een signaal kan bijvoorbeeld binnen vijf dagen worden afgehandeld, als blijkt dat het signaal geen aanleiding geeft tot wijzigingen. Bijvoorbeeld omdat na contact met ingeschrevene kan worden vastgesteld dat het signaal onjuist blijkt te zijn. Een signaal zou bijvoorbeeld ook al binnen vijf werkdagen kunnen worden afgerond, als sprake is van een administratieve fout in de BRP. Als het signaal niet binnen vijf werkdagen kan worden afgerond, wordt een uitgebreid(er) adresonderzoek opgestart, conform deze beleidsregel.

Artikel 3 Start van het onderzoek

In het BRP-systeem wordt de juiste categorie in onderzoek gezet, met de daarbij behoordende datum waarop het onderzoek ingaat.

Overigens leidt niet ieder signaal automatisch tot een formeel onderzoek. Zo kan als er geen indicatie van een bijzondere situatie of belang van nieuwe bewoners is, eerst worden afgewacht of de oude bewoners in een andere gemeente aangifte doen binnen 5 dagen na verhuizing.

Als er wel sprake is van een adresonderzoek BRP, zoals bedoeld in deze beleidsregel, dan wordt dit aangetekend op de persoonslijst en wordt er een onderzoekdossier aangelegd.

Het onderzoek is gericht op het achterhalen van de feitelijke verblijfplaats van de betreffende persoon.

Hiertoe kunnen de volgende acties ondernomen worden:

Artikel 4 Aanschrijven van de betreffende persoon

Dit artikel beschrijft het reguliere onderzoeksproces op hoofdlijnen. Van deze werkwijze kan in bijzondere situaties worden afgeweken.

De gemeente stuurt het voornemen en de beschikking voor de ambtshalve wijzigen van het adres naar:

• •

  het actueel geregistreerde adres in de BRP;

• •

  vermoedelijke nieuwe adres, mits aanwezig;

• •

  het eventuele beschikbare emailadres.

De gemeente dient de ingeschrevene op grond van de Awb op de hoogte te stellen van het voornemen om gegevens over ingeschrevene ambtshalve te wijzigen.

Bij een ambtshalve inschrijving in de RNI wordt het voornemen en de beschikking opgestuurd en gepubliceerd op de website van de gemeente of de gemeentepagina van de lokale krant.

De burger wordt gevraagd om zijn zienswijze op het voornemen bekend te maken. Als naar aanleiding van het verzonden of gepubliceerde voornemen geen reactie wordt ontvangen van ingeschrevene, dan wordt een besluit genomen overeenkomstig het voornemen. Als ingeschrevene wel reageert, maar de reactie geen nieuw licht werpt op het onderzoek of het betreft geen aangifte, dan kan het voornemen ook uitgevoerd worden.

Artikel 5 Nader onderzoek

Dit artikel beschrijft het reguliere onderzoeksproces op hoofdlijnen. Van deze werkwijze kan in bijzondere situaties worden afgeweken.

Lid 1 Raadplegen diverse informatiebronnen

De meest voorkomende bronnen zijn in dit artikel benoemd. Dit is geen limitatieve opsomming.

Bij het vragen om informatie over het adres van ingeschrevene mag de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom wordt er in algemene bewoordingen gevraagd aan de aangeschreven persoon of instantie, of er en zo ja, welk adres van ingeschrevene bekend is. De aangeschreven persoon – niet zijnde de ingeshrevene – is verplicht aan een toezichthouder alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen. Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, kunnen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens informatie verschaffen ten behoeve van de bijhouding van de BRP. Het ligt wat dat betreft voor de hand om met name bij overheidsorganen te rade te gaan. Het meedelen aan derden dat iemand niet meer op zijn adres woont kan op zich al een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van een ingeschrevene zijn: werkgevers of banken kunnen daar bijvoorbeeld al consequenties aan verbinden. Het is daarom van belang dat zo zorgvuldig mogelijk is vastgesteld dat een persoon niet meer op het oude, in de BRP-geregistreerde, adres woont alvorens derden worden benaderd.

Soms heeft een ander overheidsorgaan die gegevens uit de BRP verstrekt krijgt (bijvoorbeeld een uitvoeringsorganisatie of een andere afdeling van de gemeente) zelf al (zorgvuldig) onderzoek uitgevoerd naar de verblijfplaats van de betrokken persoon, alvorens daarover een signaal wordt verzonden. Het adresonderzoek van een gemeente kan daar dan op voortborduren. Gedacht kan worden aan een overheidsorgaan dat bij een huisbezoek heeft geconstateerd dat de ingeschrevene niet langer woont op het adres dat in de BRP als woonadres staat geregistreerd. De gemeente kan een dergelijke constatering meenemen in de opzet en uitvoering van het onderzoek, indien de gemeente weet dat het betreffende overheidsorgaan dergelijke onderzoeken gedegen uitvoert.

Het ligt voor de hand om naast de bestaande bronnen zoals die in de Wet BRP zijn vermeld, ook op internet informatie te zoeken, die een bijdrage kan leveren aan het opsporen van verkeerd gebruik of zelfs misbruik van de inschrijving in de BRP. Het komt voor dat de burger niet op verzoeken om informatie reageert en de in lid 1 genoemde bronnen geen of onvoldoende uitsluitsel geven over de huidige feitelijke verblijfplaats van een ingeschrevene. In dat geval kan binnen het adresonderzoek in tweede instantie ook een internet onderzoek worden uitgevoerd. Indien er bijvoorbeeld aanwijzingen zijn dat de betrokken persoon naar het buitenland is vertrokken, zal het onderzoek zich moeten richten op het achterhalen van een eventuele buitenlandse verblijfplaats van ingeschrevene. Mogelijk dat aan de hand van bepaalde (online) bronnen ook (aanvullende) informatie kan worden verkregen over een verblijf in het buitenland.

Onder internet onderzoek wordt verstaan: het zoeken van informatie over de feitelijke verblijfplaats van de ingeschrevene via het publiekelijk toegankelijke net, zoals Google, Facebook, Linkedin en andere social media. Het doel daarbij is om bewijs te verzamelen teneinde een foutieve en oneigenlijke inschrijving in de BRP aan het licht te brengen en ambtshalve te kunnen corrigeren.

Hieraan ligt ten grondslag de circulaire adresonderzoek BRP gedateerd op 1 november 2018.

Lid 3 Onderzoek ter plaatse

Als het administratieve onderzoek geen of onvoldoende resultaat oplevert, ligt het in elk geval voor de hand dat feitelijke controle plaatsvindt. Feitelijk bezoek aan het actuele, in de BRP geregistreerde, adres kan informatie opleveren die niet op een andere eenvoudiger wijze verkregen kan worden. Bij huisbezoek kan het om het in de BRP geregistreerd adres gaan, maar ook om een vermoedelijk nieuw adres.

Bij bezoek aan het actuele in de BRP geregistreerde adres kan worden nagaan of de feitelijke situatie nog wel overeenkomt met de in de BRP geregistreerde situatie. Op deze wijze kan bijvoorbeeld worden geconstateerd of een pand nog bewoond wordt. Ook kan mogelijk aan ingeschrevene zelf informatie gevraagd worden. Navraag bij andere personen die worden aangetroffen op het geregistreerde adres of in de buurt kan ook waardevolle informatie opleveren. Ook bij deze stap van het adresonderzoek moet zorg worden gedragen dat de persoonlijke levenssfeer van ingeschrevene of anderen niet onnodig wordt geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden of er en zo ja, welk adres van ingeschrevene bekend is. Een ieder is verplicht aan een toezichthouder alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen.

Artikel 7 Resultaten van het onderzoek

Als datum van de ingang van de wijziging van het geregistreerde adres of van het vertrek geldt de datum van het voornemen.

Bij een onderzoek waarbij er geen nieuw adres achterhaald kan worden, zijn ten minste twee verschillende bronnen geraagpeegd om informatie te achterhalen.

Het wordt aanbevolen dat een andere medewerker het besluit tot het ambtshalve opschorten van het bijhouden van de persoonslijst accordeert dan degene die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van het adresonderzoek. Dat is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele ambtshalve beslissing zorgvuldig is genomen. Zo wordt voorkomen dat het ambtshalve besluit later in twijfel kan worden getrokken: het zogenoemde ‘vier ogen principe’.

Artikel 8 Besluit tot ambtshalve opname van gegevens

Als datum van de ingang van de wijziging van het geregistreerde adres of van het vertrek geldt de datum van het voornemen.

Het wordt aanbevolen dat een andere medewerker het besluit tot het ambtshalve opschorten van het bijhouden van de persoonslijst accordeert dan degene die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van het adresonderzoek. Dat is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele ambtshalve beslissing zorgvuldig is genomen. Zo wordt voorkomen dat het ambtshalve besluit later in twijfel kan worden getrokken: het zogenoemde ‘vier ogen principe’.

Artikel 10 Procestermijnen bij het onderzoek

Het inhoudelijke proces begint met een administratief onderzoek binnen 5 werkdagen na de dag van de melding. Soms blijkt dat ook een feitelijk onderzoek ter plaatse (door de toezichthouder) gewenst is. Het streven is om het onderzoek binnen 6 weken af te ronden. Dit is echter afhankelijk van de capaciteit van de toezichthouder en het feit of deze meerdere malen terug moet voor een (her)controle van het betreffende adres.

Aan het begin van het administratieve onderzoek wordt de burger zo snel mogelijk geïnformeerd over het feit dat zijn inschrijving in de BRP niet in orde is of dat hij in gebreke is met het doen van aangifte. In deze eerste aanschrijving aan de burger of zijn vertegenwoordiger wordt hij gewezen op zijn verplichtingen en welke acties hij alsnog kan ondernemen. In deze brief wordt verder ook meteen het wettelijk verplichte voornemen opgenomen, dat wil zeggen de aanzegging van een ambtshalve adresmutatie in de BRP indien hij in gebreke blijft. Dit heeft als voordeel dat de burger goed geïnformeerd is, maar ook dat als uiteindelijk toch de burger ambtshalve moet worden uitgeschreven, dit per deze datum mogelijk is. Dit laatste is in het belang van nieuwe bewoners, die bijvoorbeeld problemen hebben met hun aanvraag huurtoeslag, kwijtschelding belastingen, parkeervergunningen, etc. Immers, daarbij is vaak bepalend per welke datum de oud-bewoner uiteindelijk uitgeschreven wordt.

De reactietermijn voor de ingeschrevene of zijn vertegenwoordiger om op dit voornemen te reageren (en zijn zienswijze kenbaar te maken), bedraagt maximaal 4 weken. Als na afloop van deze reactietermijn de burger niet reageert – of geen informatie verstrekt of weigert aangifte te doen - wordt direct een definitief besluit genomen. Indien de burger wel reageert en de gemeente met hem constructief in gesprek is, kan de verzending van de definitieve beschikking worden uitgesteld – of geheel achterwege blijven indien de burger alsnog een deugdelijke aangifte doet.

Van bovengenoemde termijnen kan door de gemeente zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, als de omstandigheden dit vereisen (maatwerk).

Artikel 11 In werking treding

Na de publicatie treedt dit beleid inwerking. Voor de medewerkers is de procedure gemaakt, zodat de vertaling tussen beleid en uitvoering op elkaar aansluit.

Artikel 12 Citeerartikel

Deze beleidsregel wordt aangehaald als:

beleidsregel Adresonderzoek BRP Veenendaal 2019.