Algemeen mandaatbesluit Veiligheidsregio Kennemerland

1. Achtergrond

Op 30 juni 2014 heeft het Algemeen Bestuur een Algemeen mandaatbesluit 2014 vastgesteld.

Na die datum heeft de organisatie verschillende ontwikkelingen gekend. Per 1 januari 2019 geldt een herziene Gemeenschappelijke Regeling en ook per 1 januari 2016 was de GR al eens gewijzigd. Verder zijn vele maatregelen genomen om de bedrijfsvoeringprocessen binnen de VRK beter in te richten en de betreffende veranderingen ook goed te borgen. Tevens zal de WNRA m.i.v. 1 januari 2020 van toepassing zijn op de medewerkers van Ambulancezorg. Met ingang van 1 januari 2020 zal Veilig Thuis onderdeel uitmaken van de VRK. Ook is gewerkt aan een organisatie waarin meer ruimte is voor medewerkers om zelf verantwoordelijkheden te dragen. Al deze ontwikkelingen geven aanleiding tot wijzigingen in het Algemeen Mandaatbesluit.

Daarnaast heeft het gebruik van het mandaatbesluit van dag tot dag ook geleid tot het constateren van onduidelijkheden en lacunes, die om verbetering en aanvulling vragen.

Om al deze redenen is gekomen tot een nieuw Algemeen Mandaatbesluit, waarbij overigens de systematiek niet is veranderd. Hieronder wordt de inhoud en systematiek van het besluit kort toegelicht.

Mandaat kan alleen worden verleend voor het nemen van besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Voor het verrichten van feitelijke handelingen (bijvoorbeeld voeren van algemene correspondentie) moet het bestuursorgaan de betrokken functionaris machtigen. Voor het verrichten van privaatrechtelijke handelingen verleent het bestuursorgaan een volmacht aan de betrokken functionaris.

In de Awb staat dat de bepalingen over mandaat van overeenkomstige toepassing zijn op machtiging en volmacht (artikel 10:12 Awb). In dit mandaatbesluit is er daarom voor gekozen om alleen de term (onder)mandaat te hanteren, ook als er sprake is van volmacht of machtiging.

Besluiten die voor (onder)mandatering in aanmerking komen, zijn in elk geval routinematige besluiten, dat wil zeggen besluiten die regelmatig terugkeren en waarbij de kaders en daarmee de bestuurlijke lijnen vastliggen Het bestuursorgaan blijft altijd verantwoordelijk voor de genomen beslissing. Daarom moet het mandaterend bestuursorgaan er vanuit kunnen gaan dat een besluit wordt genomen dat het bestuursorgaan zelf ook zou nemen.

Het is de taak van de gemandateerde om een zaak ter besluitvorming voor te leggen aan het bestuursorgaan wanneer daar twijfel over mogelijk is. In Hoofdstuk II (Kaders Algemeen mandaatbesluit 2020) wordt bepaald in welke gevallen van een mandaat geen gebruik mag worden gemaakt.

Of een functionaris al dan niet formeel in dienst is van de VRK, maakt voor de mandatering in principe geen verschil. De mandaatgever kan bij tijdelijke medewerkers uiteraard wel besluiten bepaalde (onder)mandaten te beperken of in te trekken of er specifieke werkinstructies aan te verbinden.

2. Mandaatverlening volgens de Algemene wet bestuursrecht

Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 Awb). Essentieel kenmerk van mandaatverlening is dat de verantwoordelijkheid voor de uitoefening van de bevoegdheid bij het bestuursorgaan blijft liggen (artikel 10:2 Awb). Ofwel, juridisch geldt een in mandaat genomen besluit als een besluit van de mandaatgever. Bij delegatie is dat anders.

Het bestuursorgaan blijft ook altijd bevoegd om zelf de gemandateerde bevoegdheid uit te oefenen (artikel 10:7 Awb) en kan instructies verbinden aan de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid (artikel 10:6 Awb).

Een in mandaat genomen besluit is alleen bindend als dat besluit is genomen binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt, is er sprake van een onbevoegd genomen besluit. Dan heeft zo'n besluit geen juridische gelding.

Een burger moet uit een besluit kunnen afleiden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen (artikel 10:10 Awb). Als er sprake is van ondermandaat, dienen in elk geval de oorspronkelijke mandaatgever én de gemandateerde te worden vermeld.

3. Bestuursorganen van de VRK

De bestuursorganen van de VRK zijn het Algemeen bestuur, de twee bestuurscommissies, het Dagelijks bestuur en de voorzitter. De relatie tussen Algemeen Bestuur en bestuurscommissies is geregeld in de Gemeenschappelijke Regeling. In dit Algemeen mandaatbesluit 2020 mandateert het Algemeen bestuur aan het Dagelijks bestuur een aantal bevoegdheden en staat toe dat de gemandateerde (het Dagelijks bestuur) een aantal van deze bevoegdheden (onder-)mandateert aan specifieke functionarissen van de VRK.

Het Dagelijks bestuur mandateert ook een aantal van zijn eigen zelfstandige bevoegdheden aan de directie (de directeur Veiligheidsregio/commandant brandweer en de directeur Publieke Gezondheid (DPG), en staat toe dat een aantal van deze bevoegdheden -via ondermandaat- lager in de organisatie worden gelegd.

Tot slot mandateert de voorzitter een aantal van zijn eigen bevoegdheden aan de directie en staat toe dat de directie deze bevoegdheden lager in de organisatie legt.

Voor de organisatie is de directie eindverantwoordelijk.

In het mandaatbesluit staat bij bevoegdheden, die vanwege hun aard slechts aan een van de directieleden kunnen worden toegekend alleen de betrokken directeur als (onder)gemandateerde vermeld. In artikel 1 (definities) wordt ter verdere invulling hiervan het volgende bepaald:

Directie: De directeur VR/commandant Brandweer en de DPG, ieder voor het eigen takenpakket, waarbij plaatsvervanging wordt ingevuld conform het bepaalde in het directiestatuut.

Het Algemeen mandaatbesluit 2020 omschrijft de gemandateerde bevoegdheden waar dat kan zonder vermelding van specifieke wetsartikelen, om te voorkomen dat wetswijzigingen leiden tot ongeldigheid van het mandaat. Hiervan wordt afgeweken als het noemen van het artikel de duidelijkheid vergroot.

4. Mandaten van externe bestuursorganen en overige bevoegdheden

Naast de bestuursorganen van de VRK hebben ook andere bestuursorganen, zoals gemeenten in de regio, bevoegdheden gemandateerd aan specifieke functionarissen van de VRK.

De wettelijke basis voor mandaat van een extern bestuursorgaan aan functionarissen van de VRK is artikel 10:4, eerste lid van de Awb.

De constructie bij een extern mandaat is de volgende. Het externe bestuursorgaan mandateert specifieke functionarissen bij de VRK om een bepaalde bevoegdheid voor hem uit te oefenen. Omdat deze functionaris werkt onder de verantwoordelijkheid van de VRK, moet ook het Dagelijks Bestuur (als het bestuursorgaan dat de functionaris heeft benoemd) instemmen met het extern verleende mandaat.

Daarnaast kan het voorkomen dat een functionaris van de VRK rechtstreeks een bevoegdheid heeft gekregen op basis van een wettelijke bepaling. Een voorbeeld van een dergelijke bevoegdheid is artikel 1.61, tweede lid van de Wet kinderopvang. Hierin staat dat de colleges de DPG aanwijzen als toezichthouder op de naleving van een aantal bepalingen uit de Wet kinderopvang.

Dergelijke externe mandaten worden door het betreffende organisatieonderdeel bijgehouden. Anders dan in de eerdere versie van het mandaatbesluit zijn ze niet in een bijlage verwerkt, omdat dergelijke externe mandaten geregeld tussentijds wijzigen.

5. Opzet van het Algemeen mandaatbesluit 2020

De opzet van dit Algemeen mandaatbesluit 2020 is de volgende:

• -

  Hoofdstuk II bevat de kaders waarbinnen gemandateerden besluiten kunnen nemen. Voorts bevat het bepalingen over zaken als (onder)mandaat, de wijze van ondertekening en de wijze van informatieverstrekking. Voorts staat een aantal situaties omschreven waarin de (onder)gemandateerde geen gebruik mag maken van zijn bevoegdheden;

• -

  Hoofdstuk III bevat een omschrijving van de bevoegdheden die het Algemeen bestuur van de VRK verleent aan het Dagelijks bestuur van de VRK. Per bevoegdheid wordt aangegeven of ondermandaat is toegestaan en aan welke functionaris(sen) dit wordt verleend; zo nodig wordt dit aan voorwaarden verbonden.

• -

  Hoofdstuk IV bevat een omschrijving van de bevoegdheden die het Dagelijks bestuur van de VRK verleent aan de directie. Per bevoegdheid wordt aangegeven of ondermandaat is toegestaan en aan welke functionaris(sen) dit wordt verleend;

• -

  Hoofdstuk V bevat een omschrijving van de bevoegdheden die de voorzitter van de VRK verleent aan de directie. Per bevoegdheid wordt aangegeven of ondermandaat is toegestaan en aan welke functionaris(sen) dit wordt verleend.

Artikel 1 Begrippen

1e niveau: De directeur VR/commandant Brandweer en de DPG, ieder voor het eigen takenpakket, waarbij plaatsvervanging wordt ingevuld conform het bepaalde in het directiestatuut.

2e niveau: sectormanagers, hoofd Veiligheidsbureau Kennemerland en overige medewerkers die bij directiebesluit worden aangewezen als 2e niveau.

3e niveau: afdelingshoofden, teammanagers, (cluster)managers en overige medewerkers die bij directiebesluit worden aangewezen als 3e niveau.

4e niveau: ploegchefs brandweer en overige leidinggevenden die bij directiebesluit worden aangewezen als 4e niveau.

5e niveau: coördinatoren, medewerkers op de door de directie vastgestelde lijst van budgethouders en andere medewerkers die bij directiebesluit worden aangewezen als 5e niveau.

N.B. het mandaat geldt onafhankelijk van de soort van aanstelling; wel kan een hoger niveau indien gewenst het mandaat van bijvoorbeeld extern ingehuurde medewerkers beperken, intrekken of er een specifieke werkinstructie aan verbinden.

Artikel 6. Geen gebruik maken van (onder)mandaat

De (onder)gemandateerde maakt geen gebruik van zijn bevoegdheid tot het nemen van een besluit wanneer zich een van de volgende situaties voordoet:

• a.

  het besluit leidt tot overschrijding van de toegekende budgetten of van vastgestelde kaders en regelgeving

• b.

  de (onder)gemandateerde heeft een persoonlijk belang bij de uitoefening van de bevoegdheid

• c.

  de bevoegdheid betreft een politiek en/of bestuurlijk gevoelig onderwerp

• d.

  het (onder)mandaat is tijdelijk ingetrokken.

Artikel 7. Informatieverstrekking

De bestuursorganen kunnen zich door de gemandateerden laten informeren over de krachtens mandaat genomen besluiten. Dit laat onverlet de actieve informatieplicht van de directie ten opzichte van het bestuur.

Artikel 8. Ondertekening1

• a.

  De door de directie krachtens (onder)mandaat genomen besluiten en overige stukken op basis van de hoofdstukken III, IV en V, worden ondertekend als volgt:

  ‘Het Algemeen Bestuur/het Dagelijks Bestuur/de Voorzitter van de Veiligheidsregio Kennemerland,

  namens deze,

  de directie,

  (handtekening en naam), directeur Veiligheidsregio / commandant brandweer of directeur Publieke Gezondheid

• b.

  De overige krachtens ondermandaat genomen besluiten en overige stukken op basis van de hoofdstukken III, IV en V, worden ondertekend als volgt:

  ‘Het Algemeen Bestuur/het Dagelijks Bestuur/de Voorzitter van de Veiligheidsregio Kennemerland, namens deze,

  (handtekening, naam en functie van degene aan wie de bevoegdheid is ondergemandateerd)’

• c.

  De krachtens extern mandaat genomen besluiten en overige stukken op basis van hoofdstuk VI, worden ondertekend als volgt:

  (het extern mandaterende bestuursorgaan),

  namens deze,

  (functionaris aan wie de bevoegdheid is gemandateerd),

  (handtekening en naam)’

• d.

  Degene die bevoegd is tot het ondertekenen van stukken is tevens bevoegd tot het digitaal ondertekenen van stukken.

Artikel 9. Intrekking oude mandaatbesluiten

Het Algemeen Mandaatbesluit 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 10. Inwerkingtreding

Dit Algemeen Mandaatbesluit treedt in werking op 1 januari 2020.