Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland

ARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieVeiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland
OrganisatietypeRegionaal samenwerkingsorgaan
Officiële naam regelingARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010
CiteertitelARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010
Vastgesteld dooralgemeen bestuur
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Archiefwet

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Geen

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-01-2011Onbekend

25-03-2010

Onbekend

Onbekend

Tekst van de regeling

Intitulé

ARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010

ARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010

Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

Gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van 18 februari 2010;

Gelet op artikel 40, eerste lid van de Archiefwet 1995, en op artikel 32, tweede lid van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010;

Besluit:

Vast te stellen de navolgende verordening betreffende de bevoegdheden van het algemeen bestuur inzake de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

HOOFDSTUK I Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995

  • b.

    de regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010

  • c.

    archiefbescheiden: documenten overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995

  • d.

    documentaire verzamelingen: bronnen bijeengebracht wegens hun informatiewaarde als aanvulling op de beheerde archiefbescheiden

  • e.

    regionale organen: de overheidsorganen, als bedoeld in artikel 1, onder b, van de Archiefwet 1995, voorzover behorend tot de gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010

  • f.

    archiefbewaarplaats: de archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn

    als bedoeld in artikel 31 van de wet en artikel 29,

    lid 3, van de regeling

  • g.

    archiefruimte: de ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of artikel 13, eerste lid van de Archiefwet 1995

  • h.

    archivaris: de archivaris van de gemeente Apeldoorn als bedoeld

    in artikel 32 van de wet

  • i.

    beheerders: de hoofden van de beheerseenheden, die ingevolge artikel 3 van deze verordening als zodanig verantwoordelijk zijn voor het beheer van de archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats

  • j.

    beheerseenheid: een door het dagelijks bestuur als zodanig aangewezen of aan te wijzen organisatieonderdeel

  • k.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en beheerd

  • l.

    ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief

HOOFDSTUK II De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimte.

Artikel 3

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van één of meer beheerders.

Artikel 4

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de regionale archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5
  • 1.

    Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschieden, dat het behoud hiervan voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voorschriften vast.

Artikel 8

Het dagelijks bestuur doet tenminste eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

HOOFDSTUK III Aanwijzing archiefbewaarplaats

Artikel 9

De archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn is ingevolge artikel 32 van de regeling aangewezen voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de wet over te brengen archiefbescheiden van de regionale organen en de organisatieonderdelen. De terzake van de archiefbewaarplaats door de gemeenteraad van Apeldoorn gegeven voorschriften zijn van toepassing.

HOOFDSTUK IV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris ziet er op toe, dat het beheer van de archiefbescheiden geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering van de wet gegeven voorschriften.

Artikel 11

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet, of een daarmee naar het oordeel van de archivaris vergelijkbaar en gelijkwaardig ander diploma.

Artikel 12
  • 1.

    De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2.

    De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimte waarin deze zich bevinden.

Artikel 13

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14

De beheerder doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 15

De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht.

HOOFDSTUK V Slotbepalingen

Artikel 16

Deze verordening treedt in werking gelijk met de inwerkingtreding van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010.

Artikel 17

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010.

Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord-

en Oost-Gelderland d.d. 25 maart 2010.

Voorzitter directeur brandweer directeur GHOR

Mr. G.J. de Graaf ir. J.W. Scherjon ir. A. Schoenmaker

TOELICHTING OP DE ARCHIEFVERORDENING VEILIGHEIDSREGIO NOORD- EN OOST-GELDERLAND 2010

De archiefverordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010 sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671).

De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de regionale organen en de organisatieonderdelen, en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk I bevat algemene bepalingen.

Hoofdstuk II werkt het begrip zorg uit, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

In hoofdstuk III wordt de archiefbewaarplaats van de gemeente Apeldoorn aangewezen als archiefbewaarplaats voor de bewaring van de op grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de regionale organen.

Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2

De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefruimten en de archiefbewaarplaatsen moeten voldoen.

Artikel 5

De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden stelt op grond van artikel 11, tweede lid, van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materieel behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan deze regeling dienen te voldoen. De veiligheidsregio heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 7

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2010.

Artikel 10

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term archiefbescheiden. De wetgever heeft, binnen de formele betekenis van dit begrip, bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen, inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van het begrip archiefbescheiden kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 12

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefdiensten en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden kunnen hebben.