Besluit Informatiebeheer Veiligheidsregio Rotterdam–Rijnmond 2018

1. De algemeen directeur is verantwoordelijk voor het informatiebeheer voor zover de informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. De algemeen directeur zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat op grond van de informatie te allen tijde de rechtspositie van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en haar bestuursorganen, andere overheden, personen, bedrijven en andere organisaties kan worden vastgesteld.

3. De inrichting van het informatiebeheer omvat ten minste:

a. de organisatie van het informatiebeheer.

b. de (onder)mandatering van bevoegdheden aan functionarissen.

c. het beleggen van verantwoordelijkheden voor de uitvoering van informatiebeheertaken bij functionarissen.

d. procedures voor het beheer van informatie waardoor de ordening en toegankelijkheid, de authenticatie, de duurzaamheid en de beveiliging van de informatie worden gewaarborgd.

e. het aanwijzen van een archiefruimte.

f. het opzetten en bijhouden van een systematisch overzicht van de informatie binnen de organisatie op basis en met behulp van een vast te stellen metagegevensschema, met een beschrijving van die informatie, de vindplaats, de relatie met de werkprocessen waarop zij betrekking heeft, de onderlinge relatie(s), de status, de bewaartermijn van de informatie en de applicaties waarin de informatie wordt beheerd.

g. het bijhouden van een overzicht met knelpunten en van een plan van aanpak voor het treffen van verbetermaatregelen.

4. De algemeen directeur zorgt dat de taken op het gebied van het informatiebeheer in onderlinge samenhang worden uitgevoerd door de medewerkers, ondersteund door de voor het archiefbeheer gemandateerde medewerkers.

1. Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging.

2. Van informatie die wordt gecreëerd om fysiek te verzenden wordt vóór verzending een kopie gemaakt die wordt geauthenticeerd en door het organisatieonderdeel wordt bewaard.

3. Informatie wordt beheerd in overeenstemming met de wettelijk gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van:

– informatiearchitectuur;

– informatiebeveiliging en -geheimhouding;

– duurzame opslag, authenticiteit en integriteit van informatie.

4. Voor de beveiliging van informatie treft de algemeen directeur adequate maatregelen tegen het ongeautoriseerde gebruik, wijzigen, kopiëren, beschikbaar stellen, verwijderen en vernietigen van informatie.

1. De algemeen directeur zorgt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat van informatie de bewaartermijn wordt vastgelegd overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften.

2. De algemeen directeur stelt dat het informatiebeheer zodanig wordt ingericht, dat alvorens tot vernietiging van informatie over te gaan een lijst opgesteld is van de te vernietigen informatie met inachtneming van de krachtens artikel 5 van de wet vastgestelde selectielijst.

3. De lijst van te vernietigen informatie behoeft de goedkeuring van de archivaris. De goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.