Notitie afwijkingenbeleid

Aanvullende informatie

In feite is het zo dat er sinds de invoering van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) drie begrotingsniveaus kunnen worden onderscheiden. In Velsen is dat de programmabegroting, de productenbegroting en de afdelingsbegroting.

Het eerste begrotingsniveau betreft de programmabegroting. Door middel van het vaststellen van de programmabegroting stelt de raad de budgetten per programma vast en krijgt het college opdracht binnen het programmabudget de taken uit te voeren. Uitgaven en inkomsten worden conform de richtlijnen in het BBV afzonderlijk in een budget vastgesteld en dus niet gesaldeerd. Begrote inkomsten per programma kunnen beschouwd worden als taakstellend te realiseren opbrengsten (uitzondering hierop zijn te ontvangen rijksbijdragen) De investeringsplanning (en daarmee de hiervoor benodigde investeringskredieten) wordt door de raad op programmaniveau vastgesteld (per programma worden dus de kapitaallasten vastgesteld). Vervolgens vindt er een uitsplitsing plaats naar collegeproducten en afdelingsproducten.

Het tweede begrotingsniveau betreft de productenbegroting. Deze wordt door het college vastgesteld. Hierin worden de programma’s onderverdeeld in producten waarbij deze zo zijn gekozen dat de in de programma’s vastgestelde beleidsdoelen worden bereikt. Hierbij is een collegeproduct gekoppeld aan één programma. Door het vaststellen van de productenbegroting bepaalt het college het budget per product. In Velsen heeft een collegeproduct twee relevante kenmerken:

1. Het is een bouwsteen van een raadsprogramma en zodanig van opzet dat het een product is waarop het college c.q. een portefeuillehouder stuurt op output en op middelen

2. Het is een geconsolideerd geheel van een (aantal) afdelingsdiensten (bij voorkeur van één afdeling) omdat daarmee eenduidige sturing, beheersing en verantwoording van collegeproducten wordt gerealiseerd.

Het derde begrotingsniveau betreft de afdelingsbegroting. Een afdelingsbegroting bevat een budget voor apparaatskosten en een aantal budgetten voor afdelingsdiensten gespecificeerd naar activiteiten en kostensoorten. Een afdelingsbegroting maakt onderdeel uit van het bedrijfsplan van de afdeling. Een afdelingsbegroting is in feite geïntegreerd in het afdelingsplan. De afdelingsdiensten die in het afdelingsplan zijn opgenomen zouden gedefinieerd kunnen worden als een afgeronde dienst die de afdeling verlaat. Het afdelingsplan wordt door de gemeentesecretaris geaccordeerd in overleg met het managementteam (MT). Uit het in Velsen ingevoerde managementcontract blijkt deze accordering. In feite is het managementcontract de oplegger bij het afdelingsplan. Van belang is dat een afdelingsdienst de realisatie van één collegeproduct mogelijk maakt maar dat een collegeproduct ook kan bestaan uit meerdere afdelingsdiensten. In de afdelingsdienst komt het budget, waar de betreffende budgethouder verantwoordelijk voor is, tot uiting.

1. Beleidswijzigingen

Beleidswijzigingen kunnen worden onderverdeeld in:

1. wijzigingen bestaand beleid

2. starten met nieuw beleid

3. intensiveren bestaande activiteiten waarvoor geen budget is begroot

4. investeringsbesluiten waarvoor geen krediet is vastgesteld

5. het openen van voorbereidingskredieten

Een beleidswijziging dient altijd inclusief een dekkingsvoorstel te worden voorgelegd. Ook indien bij een beleidswijziging dekking wordt gevonden binnen hetzelfde programma en/of een collegeproduct is een raadsbesluit nodig. De taakuitvoering binnen het programma wijzigt immers en een budget is taakgebonden.

Met voorstellen tot beleidswijzigingen met structurele budgettaire consequenties moet terughoudend worden omgegaan. Het verdient de voorkeur om dit niet op ieder moment in het jaar te doen maar tijdens de behandeling van de programmabegroting. Dan kunnen voorstellen beter worden afgewogen in een integraal budgettair kader. Voorstellen met incidentele budgettaire consequenties worden zoveel als mogelijk aangeboden in het kader van de tussenrapportages.

Een beleidswijziging dient, voorafgaand aan de implementatie, voorgelegd te worden aan de gemeenteraad. Een begrotingswijziging die het gevolg is van een beleidswijziging wordt tegelijkertijd met de behandeling van de beleidswijziging door de raad vastgesteld.

2. Nominale ontwikkelingen

Bij het opstellen van de begroting wordt uitgegaan van het prijsniveau van het voorafgaande jaar en wordt voor compensatie van loon- en prijsstijgingen een concernpost opgenomen (stelpost) Met betrekking tot het onderdeel loonstijging geldt dat deze post kan worden afgeraamd na behandeling van de 1e tussenrapportage. De betreffende begrotingswijziging wordt dan aan de raad voorgelegd en verwerkt. Indien er een verschil bestaat tussen de opgenomen stelpost en de noodzakelijke begrotingswijziging dan wordt het verschil opgenomen in de prognose van het resultaat.

Ten aanzien van het onderdeel prijscompensatie kan, bij aantoonbare prijsstijgingen, budget specifiek toegewezen worden aan afdelingsproducten. Dit leidt tot een begrotingswijziging als onderdeel van de 1e of 2e tussenrapportage. De effecten van nominale ontwikkelingen op de budgetten worden dus altijd achteraf via een begrotingswijziging bij de tussenrapportage voorgelegd aan de raad.

3. Onontkoombare afwijkingen met betrekking tot geraamde kosten

Onontkoombare afwijkingen tussen begrotingsramingen en realisatie worden gemeld in de tussenrapportage. Het gaat hier niet om effecten van beleidswijzigingen maar om onontkoombare meer of minder kosten voor de uitvoering van de afgesproken taak. Hierbij dient de betreffende afdeling aan te geven op welke wijze een tegenvaller kan worden gecompenseerd. Indien het onmogelijk is om dekkingsmiddelen aan te dragen vanuit de afdelingsbudgetten dan zal in het dekkingsvoorstel bij de tussenrapportage eventueel de dekking worden aangegeven. Daarbij kan worden gekeken naar meldingen van meevallende kosten voor het uitvoeren van taken van andere afdelingen of de post onvoorzien.

4. Afwijkingen met betrekking tot de geraamde inkomsten

Bij het opstellen van de tussenrapportage wordt gevraagd of de inkomstenramingen volgens planning worden gerealiseerd of dat de budgetten bijstelling behoeven. Dit is onder andere afhankelijk van het feit of het niet realiseren van ramingen buiten de eigen invloedssfeer ligt.

Dit wordt achteraf gemeld aan de raad.

Uiteraard zal, indien een tegenvaller in de inkomstensfeer zich aandient, gekeken worden of de uitgaven voor datzelfde product kunnen worden bijgesteld door het nemen van maatregelen. Het nemen van maatregelen is echter een vorm van beleidswijziging en voorbehouden aan goedkeuring vooraf door de raad. Ook bij meevallende inkomsten op een product is het geen automatisme om het budget van dat product te verhogen (bv om het kwaliteitsniveau van een investering te verhogen) Ook dit is veelal een beleidswijziging en behoeft vooraf instemming van de raad.

5. Administratieve correcties.

Bij het opstellen van de begroting kunnen fouten (o.a. boekingsfouten) worden gemaakt waardoor de ramingen moeten worden aangepast. Meldingen worden verwerkt in de tussenrapportages en de daarbij behorende begrotingswijziging; hierdoor wordt de correctie rechtmatig. De budgettaire effecten van de correctie vormen onderdeel van het financiële resultaat en het dekkingsvoorstel van de tussenrapportage.

6. Inzetten bestemmingsreserves en voorzieningen

In de begroting wordt maar in beperkte mate rekening gehouden met het inzetten van bestemmingsreserves voor het realiseren van taken. Alleen de planmatige inzet is opgenomen. Echter in de loop van een begrotingsjaar kan het nodig zijn om bestemmingsreserves in te zetten om taken te realiseren. Indien binnen het doel en de reikwijdte van een bestemmingsreserve middelen worden ingezet om in een begrotingsjaar taken uit te voeren dan zal dit via de tussenrapportages en de jaarrekening achteraf worden gemeld aan de raad en worden verwerkt in de begrotingswijziging bij de tussenrapportage. Zo wordt begrotingsrechtmatigheid gecreëerd. Dit geldt ook voor het inzetten van voorzieningen.

7. Begrotingsaanpassingen op basis van beheersbeslissingen

Tijdens het begrotingsjaar kunnen zich diverse beheersmatige afwijkingen voordoen van de begrotingsramingen. Zo kan bijvoorbeeld een pand worden verkocht waardoor zowel de baten als de lasten wegvallen. Ook kan het zijn dat binnen de afdelingsplannen een andere mix van activiteiten wordt uitgevoerd binnen de taakstelling van de afdeling (bij een andere taakstelling zou er sprake zijn van een beleidswijziging) De raad wordt bij begrotingsaanpassingen als gevolg van beheersbeslissingen achteraf geïnformeerd.

8. Gevolgen vanuit de bedrijfvoering

Als gevolg van wijzigingen in de gemeentelijke bedrijfvoering kunnen financiële verschuivingen plaatsvinden. Dit kan te maken hebben met wijziging in huisvesting, personeel, interne planning etc. Het doorschuiven van investeringen zou het gevolg kunnen zijn en dit kan tot gevolg hebben dat op een product lagere kosten tot uitdrukking komen. Ook kan het zijn dat door intensivering van werkzaamheden een investering naar voren kan worden gehaald. De tussenrapportage en jaarrekening zijn de geëigende documenten om de raad hierover achteraf op hoofdlijnen te informeren.

9. Beleidslijn onvoorzien

De financiële beleidslijn is dat in alleen in gevallen waarin er sprake is van een incidentele gebeurtenis die onvoorzienbaar, onuitstelbaar en onvermijdbaar is, een beroep kan worden gedaan op de post onvoorzien. Informeren van de raad over dekking uit de post onvoorzien gebeurd achteraf via de tussenrapportage.