beleidsregels Evenementenveiligheid gemeente Velsen 2017

Hoofdstuk 1 Inleiding

Incidenten bij evenementen van de afgelopen jaren hebben een grote impact gehad niet alleen op de veiligheid van bezoekers en de professionals betrokken bij evenementen, maar ook op de besturen van de gemeenten waar deze hebben plaatsgevonden. In een aantal gevallen hebben ze ook geleid tot bestuurlijke consequenties. Hierdoor vormt het nieuwe evenementenbeleid (2016) een goede aanleiding om als bestuur opnieuw aandacht te besteden aan hoe de verantwoordelijkheden voor veiligheid (en de gezondheid) bij evenementen in de gemeente Velsen zijn georganiseerd en om een kader te schetsen waarbinnen evenementenveiligheid een plaats heeft. Tevens een moment om stil te staan bij het onlosmakelijk aan evenementen verbonden begrip ‘restrisico’

Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheidsverdeling bij evenementen

In alle gevallen zijn organisator en leverancier als primair verantwoordelijke partij de eerste aangewezenen om de risico’s te identificeren en te beheersen; in alle gevallen dient de gemeente een norm te stellen die de veiligheid van het publiek afdoende waarborgt en toe te zien op naleving van deze norm; in alle gevallen behoudt het publiek de verantwoordelijkheid om zelf alert te blijven op de feitelijke veiligheid van de situatie waarin het zich begeeft.

2.1 Organisator

Evenementen brengen risico’s met zich mee. De organisator van een evenement is, samen met de leverancier, de eerst aangewezene om deze risico’s te identificeren en te beheersen. Of de organisator een commerciële partij is die evenementen organiseert met het primaire doel om zijn onderneming winstgevend te laten zijn, of een non-profit organisatie met ideële doelstelling, doet daarbij niet ter zake.

Wanneer een organisator onderdelen van het evenement door anderen laat voorbereiden of uitvoeren, behoudt hij de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat ook die onderdelen veilig zijn, zgn. ‘ketenverantwoordelijkheid’. Dat betekent dat hij met zulke derden duidelijke afspraken moet maken en zich ervan moet vergewissen dat zij voldoen aan de gestelde maatstaven. Natuurlijk kan tussen de organisator en een derde partij een groot verschil in kennis van zaken bestaan, maar dat ontslaat de organisator niet van deze verantwoordelijkheid. De organisator is het aanspreekpunt voor de vergunningverlener.

2.2 Leverancier

Aan de basis van de veiligheid van elk evenement staan degenen die uitvoering geven aan de activiteiten. Vaak zijn dit de commerciële partijen, die als ‘leverancier’ diensten uitvoeren voor de organisator van het evenement.

Zij kunnen beschouwd worden als de partij(-en) die als eerste aan zet zijn bij de risicobeheersing. Zij weten als geen ander wat de risico’s zijn van hun bedrijfsuitoefening en zijn gehouden om omstanders daarop zo goed mogelijk te beschermen. Deze overtuiging is gebaseerd op algemeen aanvaarde maatschappelijke normen, zoals die ook op vele plaatsen in wet- en regelgeving tot uitdrukking komen (bijvoorbeeld boek 6 BW, onrechtmatige daad, waarbij de strekking van de bepalingen steeds is; dat degene die door zijn handelen of nalaten een ander benadeelt, voor de gevolgen daarvan verantwoordelijkheid draagt).

Een onderdeel van deze verantwoordelijkheid is goed opdrachtnemerschap. Partijen die in opdracht van de organisator delen van een evenement invullen, moeten vanuit hun specifieke expertise beoordelen of de organisator hun de juiste  randvoorwaarden ter beschikking stelt. Deze zullen zij met hun opdrachtgever bespreken. In het uiterste geval hebben zij de verantwoordelijkheid om zich van medewerking aan het evenement te onthouden.

2.3 Gemeente Velsen 

Het is de kerntaak van de overheid om de veiligheid van haar inwoners te behartigen. Inwoners van Nederland moeten zich in hun dagelijks leven beschermd weten tegen gevaren die derden veroorzaken en waarvan redelijkerwijs niet verwacht kan worden dat zij zichzelf hiertegen wapenen. 

De drie bestuursorganen van de gemeente Velsen hebben hierbij elk hun eigen rol.

De burgemeester is als bestuursorgaan belast met het toezicht op evenementen (art. 174 Gemeentewet) en is voor de invulling van deze verantwoordelijkheid verantwoording verschuldigd aan de gemeenteraad. Als onderdeel voor zijn verantwoordelijkheid voor toezicht op evenementen is de burgemeester bevoegd tot de afgifte van de evenementenvergunning. De evenementenvergunning zelf vindt zijn grondslag in de door de gemeenteraad vastgestelde Algemene Plaatselijke Verordening (APV). De organisatie van evenementen zonder vergunning te verbieden en gronden te formuleren waarop geweigerd kan worden, kan de gemeente een norm stellen waaraan de organisator van een evenement moet voldoen. Het is aan de burgemeester om zodanige normen te stellen dat de bezoeker van een evenement niet wordt blootgesteld aan gevaar waartegen hij zichzelf niet kan wapenen, zich ervan te vergewissen dat de organisator van een evenement aan die normen voldoet en in te grijpen wanneer de organisator zondigt tegen de norm die hem is opgelegd. Uiteraard is het de bedoeling om dit zo veel mogelijk te voorkomen.

Omdat de beschikking op de aanvraag van een evenementenvergunning een besluit is in de zin van artikel 1.3 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), zijn de bepalingen in de Awb (hoofdstukken 3 en 4) van toepassing. Deze vereisen onder meer een zorgvuldige weging van belangen en een deugdelijke motivering van het besluit. De burgemeester heeft zijn bevoegdheden ten aanzien van het toezicht op vergunningen opgedragen aan de toezichthouders. Op deze mandatering zijn de bepalingen van hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing. Van belang is op te merken dat bij mandatering de verantwoordelijkheid voor het genomen besluit blijft berusten bij de burgemeester als mandaatgever.

Het college van burgemeester en wethouders heeft de verantwoordelijkheid om de randvoorwaarden te scheppen waarbinnen beschikkingen kunnen worden afgegeven die de veiligheid van evenementen afdoende waarborgen. (Zoals; beschikbaar stellen van voldoende middelen voor opleiding en training, borging van de kwaliteit van onder mandaat verrichte werkzaamheden, scheiding van vergunningverlening, toezicht en handhaving en systematische aandacht voor leren en verbeteren). De ambtelijk eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van deze randvoorwaarden ligt bij de gemeentesecretaris.

2.4 Publiek

Hoewel eerder is gesteld dat publiek erop mag vertrouwen dat de hierboven genoemde partijen oog hebben voor de veiligheidsaspecten bij een evenement, draagt het ook een eigen verantwoordelijkheid voor zijn persoonlijke veiligheid bij evenementen.

Deze eigen verantwoordelijkheid speelt een bijzondere rol bij sensationele evenementen, die hun aantrekkingskracht ontlenen aan (de suggestie van) gevaar. Natuurlijk spannen organisator en overheid zich in om het gevaar zo goed mogelijk te beheersen, maar tegelijk vormt juist dit gevaar de grootste aantrekkingskracht van zo’n evenement. Het publiek moet zich ervan blijven vergewissen aan welke risico’s het zich blootstelt en mag er niet blind op vertrouwen dat de eigen veiligheid gegarandeerd is door leverancier, organisator en gemeente.

2.5 Adviseurs

De Veiligheidsregio Kennemerland (VRK) heeft  vanuit het veiligheidsbureau, samen met de hulpdiensten (brandweer, GHOR, politie),  de omgevingsdienst IJmond en de afdelingen Openbare Werken en Algemene Zaken een adviserende rol in de omgang met evenementenveiligheid. Zij ondersteunen de gemeente met richtlijnen, handreikingen en andere hulpmiddelen. Ook geven zij in het evenementenvergunningenproces multidisciplinair advies tijdens de vergaderingen van de evenementencommissie, bij de behandeling van de zogenaamde risico-evenementen en/of bij het jaarlijks vaststellen van de evenementenkalender. De adviserende partij is verantwoordelijk voor de kwaliteit van het advies en voor het zo goed mogelijk uitvoeren van de daaraan verbonden taken. Datzelfde geldt wanneer advies wordt ingewonnen bij een andere partij (onderzoeksplicht van de vergunningverlener).

De burgemeester is in alle gevallen bevoegd gezag  en draagt de bestuurlijke verantwoordelijkheid; de burgemeester is verantwoordelijk voor het besluit, het toezicht en de handhaving. Hij mag dan ook na een belangenafweging gemotiveerd afwijken van een advies dat hem wordt gegeven. Hoewel dit laatste weinig voorkomt.

Hoofdstuk 3 Uitgangspunten evenementenveiligheid

De burgemeester geeft vanuit zijn positie als vergunningverlener toestemming voor een evenement. Hij kan hieraan voorwaarden verbinden en toezien op de naleving hiervan. Directe wetgeving met betrekking tot evenementenvergunningen ontbreekt. Wel zijn op andere plaatsen bevoegdheden en verantwoordelijkheden geregeld (o.a. in de APV Velsen).

Naast de politie adviseert de Veiligheidsregio Kennemerland integraal met betrekking tot (grootschalige) evenementen aan de gemeenten in de regio op het gebied van openbare orde, veiligheid en gezondheidszorg. Het integrale regionale advies is gebaseerd op:  Wet Veiligheidsregio’s (WVR);  Wet Publieke Gezondheid (WPG); Evenementenkalender.

3.1 Bestuurlijke uitgangspunten gemeente Velsen m.b.t. openbare orde, veiligheid en gezondheid (en bescherming van het milieu).

De burgemeester is verantwoordelijk voor openbare orde en veiligheid. Hiernaast is hij coördinerend bestuurder op het gebied van evenementen inclusief toezicht en handhaving. De reden hiervoor is het afbreukrisico op het gebied van openbare orde en veiligheid.

De bestuurlijke verantwoordelijkheid betreft optimale zorg voor veilige evenementen en het aspect gezondheid (en bescherming van het milieu);

Uit deze formulering kunnen de volgende bestuurlijke uitgangspunten bij evenementenveiligheid worden afgeleid: • Het zoveel mogelijk voorkomen van onveilige situaties bij een evenement; • Calamiteiten tijdens een evenement moeten zodanig beheersbaar zijn, dat zowel direct, als indirect, zo min mogelijk nadelig effect ontstaat;

A. Uit deze uitgangspunten volgen concrete doelstellingen voor de veiligheid en  gezondheid:  * De focus is enerzijds gericht op de veiligheid en gezondheid van grote aantallen bezoekers en hierbij in het bijzonder de niet-zelfredzame bezoekers; * De specifieke aard van een te organiseren evenement bepaalt hierbij de voorwaarden en beperkingen; * De locatie van een evenement moet dusdanig zijn ingericht dat publiek dit gemakkelijk en binnen niet al te lange tijd kan verlaten; * De locatie moet bereikbaar zijn voor de hulpdiensten (verkeerscirculatieplan, bluswatervoorziening); * De omgeving van de locatie waar een evenement plaatsvindt moet zo min mogelijk hinder ondervinden van het betreffende evenement. (milieuschade, geluidsoverlast, frequentie, verkeer/parkeeroverlast);  

Bij het proces van vergunningverlening kan het niveau van veiligheid en gezondheid getoetst worden aan deze (gemeentelijke) doelstellingen. Hierdoor kan bij het vergunningverleningsproces  specifiekere afstemming op de kenmerken zoals - activiteitenprofiel,- publieksprofiel  en het  locatieprofiel van het publieksevenement plaatsvinden.

B. De afwegingen op het punt van de beperking van risico’s voor veiligheid en gezondheid zijn als volgt inzichtelijk gemaakt; 1. Als vergunningsvoorwaarden; 2. als gebruiksbepalingen; 3. als voorwaarden bij aangewezen evenementenlocaties (via de gemeentelijke website).

C. Ten slotte zijn de rol en de verantwoordelijkheid van de organisator als volgt omschreven:   * De organisator van een evenement is primair verantwoordelijk; * De organisator van een evenement conformeert zich aan de bestuurlijke uitgangspunten; * De organisator toont aan dat hij proportioneel verzekerd is voor eventuele gevolgschade van het door hem georganiseerde evenement. De gemeente Velsen aanvaard géén aansprakelijkheid voor eventuele gevolgschade, die ontstaan is ten gevolge van een evenement - tenzij de gemeente zelf de organisator is van dat evenement. Dat betekent dat eventuele (vervolg-) schade ten gevolge van een evenement, geheel wordt verhaald op de organisator van het evenement.

Om aan deze uitgangspunten te kunnen voldoen, werkt de werkeenheid vergunningen van de afdeling publiekszaken van de gemeente Velsen in verschillende verbanden nauw samen met de hulpdiensten, de omgevingsdienst IJmond, ambtenaren van andere diensten binnen de gemeente Velsen en met de evenementenorganisatoren. De gemeente implementeert de landelijke richtlijnen zoals de uit de Handreiking Evenementen Veiligheid (HEV) voortvloeiende risicoscan en ontwikkelt instrumenten om veiligheidsrisico’s te kunnen beheersen (locatiebeleid zou wenselijk zijn).

• 3.2 Evenementenvergunning

Uit deze uitgangspunten volgen voorwaarden en beperkingen die in de evenementenvergunning kunnen worden opgenomen . Indien niet aan de uitgangspunten kan worden voldaan, dan kan besloten worden om een vergunning niet te verlenen. De gemeente is verantwoordelijk voor de afgifteprocedure van een evenementenvergunning (Zie hiervoor proces evenementenvergunningen gemeente Velsen).

• 1.

  3.2 Gebruik regionale evenementenkalender Kennemerland

Van alle (nieuwe ) aangemelde evenementen in Velsen wordt een risicoscan gemaakt. Er wordt gewerkt met de risicoscan van het regionale evenementenbeleid van de VRK. De aard van het evenement, de aard van het publiek en de locatie vormen hierbij de pijlers.

De afdeling publiekszaken streeft ernaar om aangemelde evenementen in oktober aan te leveren ter agendering aan het BOV (Bestuurlijk Overleg Veiligheid; bestaande uit Burgemeesters van gemeenten binnen de veiligheidsregio Kennemerland, Politie en Openbaar Ministerie). De evenementen worden geplaatst op de regionale evenementenkalender. In december stelt het BOV deze regionale evenementenkalender vast voor het jaar daarop.

De evenementenkalender wordt binnen de grenzen van de veiligheidsregio vooral gebruikt om overzicht te houden met betrekking tot het aantal evenementen en de classificering van deze evenementen (met name de B en de C- evenementen), teneinde een goede capaciteitsplanning te kunnen waarborgen. De beschikbaarheid van de hulpverleningsdiensten, qua advisering voor het evenement en de beschikbaarheid van de hulpdiensten ten tijde van het evenement spelen hierbij een belangrijke rol.

Hoofdstuk 4 Risicobeheersing en restrisico

Onderdeel van de risicobeheersing is het helder omschrijven van de veiligheidsafwegingen voor de bestuurlijke besluitvorming. Het risico dient nader te worden toegelicht met de mogelijke effecten en de afwegingen (preventie, reductie en acceptatie) die daarin te nemen zijn. Een multidisciplinaire voorbereiding van dit veiligheidsadvies en het voorkomen van vermenging met de belangen van bijvoorbeeld city-marketing en mensen buiten de veiligheidskolom, maakt het tot een cruciaal instrument voor de veiligheid bij evenementen. Het dient als doel om het bestuur en de driehoek in staat te stellen bewuste keuzes te maken.

 Signalen van een gebrek aan expliciet inzicht in de veiligheidsrisico’s zijn opmerkingen als ‘Daar kan ik toch de burgemeester niet mee belasten? ‘, ‘Iedereen weet toch dat dit een risico is?!’ en ‘ Het zal wel heel toevallig zijn als dát incident nét gebeurt tijdens dit evenement?!’.

Voor ieder evenement geldt dat er in bepaalde mate risico’s ontstaan. De maatregelen die de organisator treft, de voorschriften die de gemeente in de vergunning stelt en de inzet die betrokken diensten plegen, reduceren deze risico’s, al kunnen ze niet volledig worden uitgesloten. De gemeente ontkomt er vaak niet aan om bij een evenement een bepaald restrisico te accepteren.

De burgemeester stelt dit restrisico bij voorkeur bewust vast. Duidelijke communicatie hierover draagt niet bij aan de veiligheid en gezondheid van het evenement, maar aan de verwachtingen over en weer. De organisator levert een risicoanalyse. Uit deze analyse met aanpak voor de beheersbaarheid van de risico’s, volgt een restrisico. Aan de organisator zal in voorkomend geval gevraagd worden om met behulp van ‘maatscenarios ‘ aan te geven hoe met dit restrisico wordt omgegaan.