Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Velsen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

afdeling:

Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college

administratie:

Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Velsen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1.

  De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2.

  De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid.

Artikel 3. Planning en controlcyclus

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de perspectiefnota, de tussentijdse rapportages en de begroting met de meerjarenraming.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1.

  Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productenrealisatie ingedeeld naar programma's.

• 2.

  Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar per programma weergegeven.

• 3.

  In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

• 4.

  De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen een paragraaf subsidies met daarin een overzicht van de verstrekte subsidies.

Artikel 5. Kaders ontwerp-begroting

• 1.

  Het college biedt aan de raad een perspectiefnota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast.

• 2.

  De ramingen van onderhoudsbudgetten in de ontwerp-begroting worden gebaseerd op de meerjarige onderhoudsplannen zoals die door de raad zijn vastgesteld.

Artikel 6. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen.

• 2.

  Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3.

  Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4.

  Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 7. Tussentijdse rapportage

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van minimaal twee tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over het begrotingsjaar.

• 2.

  Het college zorgt ervoor dat in ieder geval een tussenrapportage uiterlijk 2 weken vóór bespreking van de begroting van het volgende jaar beschikbaar is voor de raad.

• 3.

  De tussenrapportage bevat een toelichting van de financiële afwijkingen per programma die een bedrag van € 25.000,- te boven gaan waarbij het salderen van afwijkingen niet is toegestaan.

• 4.

  De tussenrapportage bevat een een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a)

    de baten en lasten per programma;

  • b)

    het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

  • c)

    het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

  • d)

    de beoogde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • e)

    het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede een realisatie en raming van de productenrealisatie en de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

Artikel 8. Informatieplicht

Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen van:

• 1.

  aankoop en verkoop van diensten, leveringen en werken boven de drempelwaarde van europese aanbesteding;

• 2.

  het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties.

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Het college biedt de raad eens in de vier jaar de nota de nota investeren en afschrijven aan.[1] De raad stelt de nota vast.

• 2.

  De nota bevat het beleid ten aanzien van het omgaan met en het afschrijven van investeringen.

• 3.

  De nota bevat een afschrijvingstabel die wordt gehanteerd bij het afschrijven van de investeringen.

Artikel 10. Reserves en voorzieningen

Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan.[2] De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

• a.

  de vorming en besteding van reserves;

• b.

  de vorming en besteding van voorzieningen;

• c.

  de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

• a.

  het specifieke doel van de reserve;

• b)

  de voeding van de reserve;

• c)

  de maximale hoogte van de reserve;

• d)

  de maximale looptijd van de reserve.

Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 11. Kostprijsberekening

• 1

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2.

  Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW,

• 3.

  De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen.

Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1.

  Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten, afvalstoffenheffing.

• 2.

  Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende goederen en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons[3]. De raad stelt de nota vast

• 3.

  Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid[4]. De raad stelt de nota vast.

• 4.

  De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 13. Onderhoud kapitaalgoederen

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten  in ieder geval op:

• a)

  de voortgang van het geplande onderhoud;

• b)

  de omvang van het achterstallig onderhoud.

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een beleidsplan onderhoud openbare ruimte[5] aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. De raad stelt het plan vast.

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een beleidsplan onderhoud riolering[6] aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen. De raad stelt het plan vast.

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een beleidsplan onderhoud gebouwen[7] aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het plan vast.

Artikel 14. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten  in ieder geval op:

• 1.

  de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• 2.

  de kosten van inhuur derden;

• 3.

  de huisvestingskosten;

• 4.

  de automatiseringskosten.

Artikel 15. Verbonden partijen

In de paragraaf Verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval van elke verbonden partij op:

• 1.

  de naam en vestigingsplaats;

• 2.

  het financieel belang van de gemeente;

• 3.

  de zeggenschap van de gemeente;

• 4.

  het publiek belang dat wordt gediend met de deelname;

• 5.

  financiële risico’s die de gemeente zou kunnen lopen.

Artikel 16. Grondbeleid

In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a)

  de verwerving van gronden;

• b)

  de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten.

• Het

  college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar[8] een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteedt aan:

• a)

  de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

• b)

  te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

• c)

  de verwerving en uitgifte van gronden;

• d)

  de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden.

*

Artikel 17. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• 1.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• 2.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten,

• 3.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• 4.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• 5.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• 6.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 19. Misbruik en oneigenlijk gebruik

• 1.

  Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.

• 2.

  Het college biedt de raad ten minste elke vier jaar een nota aan met de uitgangspunten voor het beleid voor de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 20. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• 1.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• 2.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• 3.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• 4.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• 5.

  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 21. Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 22. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

Artikel 23. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2009. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening,

Met het vaststellen van deze financiële verordening vervalt de op 15-11-2003 vastgestelde financiële verordening.

Artikel 24. Overgangsbepalingen

Investeringen in maatschappelijk nut die zijn geactiveerd voor 1 januari 2005 worden afgeschreven volgens de destijds vastgestelde afschrijvingstermijnen en methodiek, voor zover de raad niet heeft aangegeven dat deze investeringen vervroegd moeten worden afgeschreven.

Artikel 25. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam Financiële verordening gemeente Velsen.