Budgethoudersregeling 2020

Ondertekening

TOELICHTING OP DE BUDGETHOUDERSREGELING 2020

1. Algemeen

1.1 Aanleiding

In aansluiting op de organisatieaanpassing wordt de Mandaatregeling aangepast naar een regeling ‘met omgekeerd mandaat’. Als gevolg hiervan is het noodzakelijk ook de budgethoudersregeling aan te passen.

Onderstaand een overzicht met de wijzigingen:

Artikel 1

Wijziging van de verwijzing naar de artikelen in de Financiële Verordening

Artikel 2

- Wijziging begrip ‘ambtenaar’

- Wijziging begrip ‘budget’

- In plaats van ‘product’ wordt nu ‘taakveld’ omschreven

Artikel 3.1

Wijziging omschrijving bevoegde budgethouders

Artikel 5 (oud)

Vervallen

Artikel 5

Wijziging artikelnummer (voorheen artikel 6).

Artikel 6

Wijziging artikelnummer (voorheen artikel 7).

Artikel 7

Wijziging artikelnummer (voorheen artikel 8).

Artikel 8

Wijziging artikelnummer (voorheen artikel 9).

Artikel 9

Wijziging artikelnummer (voorheen artikel 10).

Artikel 10

Wijziging artikelnummer ( voorheen artikel 11).

Artikel 11.1

- Wijziging artikelnummer (voorheen artikel 12)

- Wijziging in verband met de aanvulling met financiële bevoegdheden die voorheen in de Mandaatregeling waren opgenomen.

Artikel 12

Wijziging artikelnummer, voorheen artikel 13

Artikel 13

Wijziging artikelnummer, voorheen artikel 14

Artikel 14

Wijziging artikelnummer, voorheen artikel 15

Artikel 15,

Wijziging artikelnummer, voorheen artikel 16 en wijziging ingangsdatum Budgethoudersregeling 2020.

1.2 Doelstelling regeling

De voorliggende Budgethoudersregeling 2020 beoogt de noodzakelijke voorwaarden te scheppen voor een optimale beheersing van de geldstromen in de gemeentelijke organisatie.

1.3 Autorisatieniveaus

Bij de samenstelling van de Budgethoudersregeling 2020 is uitgegaan van het volgende principe:

De gemeenteraad autoriseert op autorisatieniveau. Zij geven aan welke maatschappelijke effecten bereikt moeten worden en maken afspraken met het college van burgemeester en wethouders over de inzet van middelen en met welke producten deze maatschappelijke effecten worden gerealiseerd. Het staat het college van burgemeester en wethouders vrij om binnen de autorisatieniveaus budgettair neutraal budgetten over te hevelen.

1.4 Structuur

De opzet van de Budgethoudersregeling 2020 sluit aan bij de huidige organisatiestructuur. De regeling is zodanig ingericht dat er een ongedeeld budgethouderschap is. Voorts gaat de regeling er vanuit dat er uitsluitend budgethouders en budgetbeheerders bestaan. Een budgethouder is dan een functionaris die verantwoordelijk en ook bevoegd is. De budgethouder wijst budgetbeheerders aan.

Deze uitgangspunten leveren een eenvoudige budgetteringsstructuur op: per budget is er dus altijd maar 1 persoon verantwoordelijk. Dit leidt tot korte lijnen in de organisatie en bevat geen mogelijkheden om zich te kunnen verschuilen als er eens problemen mochten zijn.

Toelichting per artikel Artikel 2

Ter verduidelijking is een aantal begrippen dat van belang is hier omschreven.

Artikel 3

De Budgethoudersregeling 2020 voorziet in een verankering van het budget-houderschap in de lijn van de organisatie: directeuren, (programma)managers, concerncontroller, projectleiders, raadsgriffier, teamleider Sport, teamleider Belasting & Invordering, teamleider Automatisering en de teamleider Buitendienst Openbare Ruimte kunnen budgethouder worden. De reden hiervoor is de noodzaak tot een zo veel mogelijk ongedeelde

verantwoordelijkheid in de organisatie; deze blijft waar deze thuishoort: bij de eindverantwoordelijk leidinggevende.

De basis voor de interne beheersing zijn de aanstellingsbesluiten van de budgethouders.

Om de voortgang in de bedrijfsvoering te garanderen is het noodzakelijk dat de budget- houders kunnen worden vervangen. Hiertoe dient dan wel een vervangingsbesluit te worden genomen. De gemeentesecretaris is bevoegd om dit vervangingsbesluit namens het college van burgemeester en wethouders in mandaat te nemen.

Artikel 4

Het effect van het bijhouden van de lijst van budgethouders is eenvoudig en helder: de lijst is een administratief hulpmiddel ten behoeve van de interne beheersing. Wie op de lijst voorkomt, is budgethouder, wie niet op de lijst voorkomt, is geen budgethouder.

Het team Service en Ondersteuning van het domein Bedrijfsvoering voert de administratie van de lijst van budgethouders. De lijst wordt opgesteld aan de hand van de genomen aanstellings- en vervangingsbesluiten.

Artikel 5

De integrale verantwoordelijkheid van de budgethouder strekt zich uit over de gehele budgetcyclus: de budgethouder adviseert en begroot vooraf, rapporteert tussentijds en legt achteraf verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders.

Artikelen 6 en 7

Om een zuiver beeld te hebben en te houden van het beschikbare budget moeten de gegevens in het financiële systeem altijd up to date zijn. De budgethouder is daarbij de primair verantwoordelijke voor de input en het vastleggen van de bedrijfsgegevens. Daartoe zijn te rekenen gegevens over rechten en verplichtingen en gereed melding van prestaties en leveringen.

Artikel 8

De bepaling dat het team Advies en Projecten van het domein Bedrijfsvoering voorziet in de noodzakelijke informatie heeft betrekking op het uitgangspunt dat er voor de gehele organisatie slechts één integrale financiële administratie bestaat.

Artikel 9

De budgethouder wijst budgetbeheerders aan maar blijft zelf verantwoordelijk voor het budget. De budgetbeheerder verricht ondersteunende werkzaamheden ten aanzien van het voorbereiden en uitvoeren van beleid, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten.

Artikel 10

Regelt dat het tot het taakgebied van de budgethouder behoort, te komen met voorstellen tot wijzigingen van de begroting via begrotingswijzigingen. Aan dit soort wijzigingen ligt vaak een wijziging/aanpassing van beleid ten grondslag. Deze bevoegdheid kan niet aan budgetbeheerders worden gemandateerd, mede omdat het voorstellen tot beleids- en

begrotingswijzigingen vaak samenhangen met rapportages, die ook het afleggen van verantwoording als doel hebben. En dat laatste kan alleen de verantwoordelijke doen: de budgethouder.

Artikel 11

Hier wordt aangegeven dat een budgethouder nooit de bevoegdheid heeft, meer te besteden dan maximaal in het budget zit. Tijdig rapporteren is daarom inherent aan deze bepaling.

Ten aanzien van lid 3 geldt de volgende werkwijze. Het investeringskrediet wordt door de raad vastgesteld..

Artikel 12

Het spreekt vanzelf dat budgetten niet mogen worden overschreden en dat er geen basis voor het doen van bestedingen is als er geen budget is. Hier is een basisprincipe van de beheersing van de geldstromen in de organisatie aan de orde. Bovendien is het ongeautoriseerd besteden van middelen in strijd met het budgetrecht van het bestuur; daarom ook moet het college van burgemeester en wethouders toestemming geven in de hier bedoelde gevallen.

Artikel 13

Bij dit punt worden de overhevelingbevoegdheden van de budgethouder geregeld. Deze overhevelingbevoegdheden zijn onderworpen aan beperkingen die direct zijn af te leiden van het budgetrecht van de gemeenteraad en van het college van burgemeester en wethouders.

Budgettair neutraal overhevelen betekent niet anders dan dat door het overhevelen er niet meer (of minder) middelen worden ingezet. We onderscheiden 3 soorten wijzigingen van de begroting: beleidswijzigingen, interne en administratieve wijzigingen.

Beleidswijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de gemeenteraad moeten worden geautoriseerd. De gemeenteraad bepaalt aan welke doelen het geld wordt besteed. In de programmabegroting worden per autorisatieniveau budgetten beschikbaar gesteld. Ieder autorisatieniveau bestaat uit een aantal taakvelden. Deze taakvelden dragen alle bij aan de door de gemeenteraad gewenste maatschappelijke effecten van de programma’s. Indien door welke oorzaak dan ook de baten of de lasten van een autorisatieniveau binnen een programma in volume wijzigen is goedkeuring van de gemeenteraad noodzakelijk.

Administratieve wijzigingen zijn budgetwijzigingen die door de budgethouder moeten worden geautoriseerd. Indien de inzet van middelen binnen een taakveld wordt overgeheveld, is sprake van besteding binnen de met het college van burgemeester en wethouders gemaakte afspraken. De budgethouder kan een dergelijke overheveling zelf door middel van een administratieve wijziging laten verwerken.

Om de organisatie zo soepel mogelijk te laten werken, zijn ruime mogelijkheden tot overheveling van budgetten tussen kostenplaatsen gewenst. Uitgangspunt is immers dat de afgesproken productie wordt gehaald met de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde organisatorische middelen. Het is daarbij niet relevant of het ene of het andere organisatie- onderdeel de middelen inzet en in welke vorm dit gebeurt. Alle lasten worden toegerekend aan de taakvelden. Ook hier geldt dat van iedere mutatie een administratieve begrotings- wijziging moet worden gemaakt, die door de budgethouders geaccordeerd moet worden.

Artikel 14

In bepaalde gevallen komt de mogelijkheid voor dat een budgethouder inkomsten voor de gemeente kan genereren door het verrichten van werken door derden. Hiervoor is altijd vooraf

toestemming van het college van burgemeester en wethouders nodig om vast te leggen dat deze werkzaamheden niet ten koste gaan van reguliere werkzaamheden. Daarnaast is het mogelijk in een aantal gevallen subsidies te verwerven.

Alle niet begrote inkomsten vloeien toe aan de algemene middelen; het behoort tot het budgetrecht van de raad hier een bestemming voor te bepalen. Het is de plicht van elke budgethouder de algemene middelen te vergroten waar dat maar mogelijk is.

Artikel 15

Slotbepaling

BIJLAGE BIJ BUGETHOUDERSREGELING 2020

Legenda functienamen:

D = Directie M = Manager

Tl.= Teamleider

Financiële bevoegdheden Algemeen:

- Het stuiten van een vordering (D/M)

- Het beslissen op een verzoek om schadevergoeding/nadeelcompensatie (D/M)

Financiële bevoegdheden op het gebied van Human Resources:

- Het aangaan van een beëindigingsovereenkomst (D/M)

- Toekenning incidentele reis- en verblijfkosten (D/M)

- Inhuur derden binnen bestaande formatie/personele budget (incl. uitzendkrachten) (D/M/Tl)

- Inhuur derden buiten bestaande formatie/personele budget (incl. uitzendkrachten) (D)

- Salarisbetalingen (D/M/mdw. team Service en Ondersteuning, domein Bedrijfsvoering)

- Afdrachten loonbelastingen (D/M/ mdw. team Service en Ondersteuning, domein Bedrijfsvoering

- Afdrachten ABP (D/M/ mdw. team Service en Ondersteuning, domein Bedrijfsvoering)

Financiële bevoegdheden Domein Bedrijfsvoering:

- Het oninbaar verklaren van een privaatrechtelijke vordering (D)

- Ondertekening van saldoverklaringen (D/M)

- Invorderingsprocedure starten door middel van een privaatrechtelijk dwangbevel (met betrekking tot het innen van een dwangsom (D/M)

Team Services & Ondersteuning

- Het beslissen op een verzoek om subsidie conform subsidieverordening (D/M)

- Het vaststellen en afrekenen van subsidie conform subsidieverordening (D/M)

- Het verlenen van voorschotten op grond van de subsidieverordening (D/M)

- Het doen van routinematige bestellingen van huishoudelijke, representatieve, restauratieve, en kantoorartikelen (papier), niet zijnde computerbenodigdheden (D/M /serv.desk.mdw./ allround fac. mdw.)

- Het bestellen van papier en andere benodigdheden, niet zijnde machines en andere apparatuur voor de repro (D/M/serv.desk mdw./reprograaf)

- Het aangaan van overeenkomsten strekkende tot (extra) onderhoud en reiniging met betrekking tot interieur en glasbewassing van het stadhuis (D/M)

- Aangaan van overeenkomsten strekkende tot opdrachtverlening voor catering ten behoeve van recepties en feesten (D/M/adviseur evenementen)

- Aangaan van overeenkomsten strekkende tot opdrachtverlening voor huur en aankoop papier, verlichting, kantoormeubilair en apparatuur voor de repro (D/M)

- Aangaan van overeenkomsten strekkende tot opdrachtverlening voor de organisatie Bedrijfshulpverlening (BHV) (D/M)

- Aangaan van overeenkomsten strekkende tot opdrachtverlening voor vervoer van personen (leden college) (D/M)

- In rekening brengen van kosten verbonden aan interne verleende diensten (D/M/serv.desk mdw.)

- Sluiten van overeenkomsten derden in het kader van beheertaken zoals de beveiliging (D/M)

- Geven van opdrachten aan derden in het kader van beheertaken zoals de beveiliging (D/M/serv.desk mdw.)

- Sluiten van gebruiksovereenkomsten voor het gebruik van vergaderruimten en burgerzaal Velsen met externen (D/M/serv.desk mdw)

- Het verlenen van opdrachten in het kader van de inrichting, het beheer, het onderhoud van de kantoren in het stadhuis (D/M/serv.desk mdw.)

- Het doen van aangifte inkomstenbelasting en/of omzetbelasting (D/M/medew. Service en Ondersteuning)

- Het uitvoeren van de BTW-regeling waaronder onder meer het voeren van correspondentie met de Inspecteur en het indienen van bezwaar- en beroepschriften (D/M/medew. Service en Ondersteuning)

Team Informatie

- Aanschaffen materialen ten behoeve van documentaire informatie (D/M/sen. medewerker )

- Het aanschaffen van ICT-middelen inclusief printers/fax/scanners/kopieerapparatuur/ repromachine(s) (D/M/sen. medewerker)

Financiële bevoegdheden domein Fysieke Leefomgeving:

Team Beheer en onderhoud openbare ruimte

- Het besluiten (en het ondertekenen) tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente (D/M//Tl Beheer Openbare Ruimte/vakbeheerders/projectleiders/ projectbegeleiders)

Team Vastgoed

- Het besluiten (en het ondertekenen) tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente Velsen in het kader van grondzaken (D/M)

Team Regie en ontwikkeling

- Beslissen op verzoek om jaarlijks terugkerende subsidie conform subsidieverordening (D/M)

- Beslissen tot subsidievaststelling en verrekening, jaarlijks terugkerende subsidies conform subsidieverordening (D/M)

- Beslissen op verzoek tot verlenen van voorschot op subsidie (D/M)

- Beslissen op verzoek incidentele subsidie (D/M)

- Het aangaan van een overeenkomst waarbij de gemeente zich garantstelt voor overeenkomsten van geldleningen aangegaan door woningcorporaties (achtervangovereen- komst) (D/M)

- Het beslissen op een verzoek om subsidie conform subsidieverordening (D/M)

- Het vaststellen en afrekenen van subsidie conform subsidieverordening Winkelfonds (D/M)

Financiële bevoegdheden domein Samenleving:

Team Regie en ontwikkeling

- Besluiten over inkoop van re-integratiediensten (D/M/sen.adv.)

- Besluiten over de inkoop van diensten t.b.v. jeugd, Wmo en begeleiding statushouders (D/M/sen.adv.)

- Het beslissen op een verzoek om subsidie conform subsidieverordening (D/M)

- Het vaststellen en afrekenen van subsidie conform subsidieverordening (D/M)

- Het verlenen van voorschotten op grond van de subsidieverordening (D/M)

- Besluit op verzoek om bekostiging van gymnastiekruimte voor basisonderwijs en (voorgezet) speciaal onderwijs (D/M)

- Besluit inzake (spoed)aanvraag om voorziening huisvesting onderwijs of bekostiging bouwvoorbereiding (D/M)

- Het aankopen van kunst (D/M)

- Het afsluiten van overeenkomsten inzake zwem- en gymnastiekvervoer (D/M)

- Het beslissen op een verzoek om subsidie bewonersinitiatief/wijkinitiatief (D/M/Sen.adv.)

Team Sportzaken

- Het aangaan en beëindigen van overeenkomsten tot het in gebruik geven en het verhuren van sportaccommodaties zoals sporthallen, gymzalen, verenigingsgebouwen, sportparken, tennisparken, zwembad, (D/M/Tl/medew. afdeling)

- Het doen van aanbestedingen, het geven van opdrachten, gunnen van werken, leveringen en diensten die betrekking hebben op de exploitatie, beheer en onderhoud van de sportaccommodaties en de overige activiteiten van de afdeling Sportzaken.

(D/M/Tl tot € 25.000. Coördinator/ is bevoegd tot € 10.000,-. Medewerkers kassa zwembad, inkoop bedrijfsbureau en sporthalbeheerders tot € 5.000,-)

Financiële bevoegdheden domein Publiek en Bestuur:

Team Advies en strategie

- Het beslissen op een aanvraag om subsidie voor onderhoud gemeentelijk monumenten (subsidieverlening en subsidievaststelling) (D/M/sen. mdw.)