Regeling vervallen per 18-01-2012

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008

Geldend van 04-06-2008 t/m 17-01-2012

Intitulé

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008

De raad van de gemeente Vianen;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 25 maart 2008;

Gelet op de wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en op de wet bescherming persoonsgegevens;

besluit vast te stellen:

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

  • a.

    wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • b.

    verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008;

  • c.

    verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    beheerder: een daartoe ingevolge de beheerregeling, bedoeld in artikel 14 van de wet, aangewezen gemeenteambtenaar of diens plaatsvervanger die is belast met het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • e.

    ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente is opgenomen;

  • f.

    binnengemeentelijke afnemer: binnengemeentelijke afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet.

Artikel 2

  • 1. Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 4, 5 en 6, regelt de verantwoordelijke de toegang tot de GBA dan wel de verstrekking uit de GBA voor de binnengemeentelijke afnemers die gegevens uit de GBA nodig hebben voor de vervulling van hun taken, zodanig dat deze afnemers aan hun verplichtingen krachtens de artikelen 3b en 62 van de wet kunnen voldoen.

  • 2. In bijlage 2 bij deze verordening worden de in het eerste lid bedoelde binnengemeentelijke afnemers aangewezen.

Artikel 3 Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

  • 1. Beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is de functionaris als bedoeld in artikel 1 onder d.

  • 2. De beheerder is bevoegd nadere invulling te geven aan:

    • a.

      (te leggen) verbanden met andere gemeentelijke registraties;

    • b.

      (rechtstreekse) toegang tot de basisadministratie middels andere geautomatiseerde toepassingen;

    • c.

      verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers of daaraan gelijkgestelden, die geen rechtstreekse toegang hebben tot de basisadministratie.

Artikel 4 Verbanden met andere gemeentelijke registraties

  • 1. Op grond van artikel 96 van de wet, met het oog op het met elkaar in verband brengen, van verwerkingen van persoonsgegevens, worden aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

  • 2. De betreffende gegevens zijn vastgelegd in de bijlagen van deze verordening.

Artikel 5 Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens hebben:

  • a.

    de beheerder;

  • b.

    de door de beheerder aangewezen ambtenaren werkzaam bij het cluster Publiekszaken;

  • c.

    voor zover niet in een convenant geregeld en voor zover met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet de in de bijlage 2 bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden.

Artikel 6 Verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet worden aan de in de bijlage 3 bij deze verordening vermelde binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreeks toegang hebben tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens systematisch gegevens verstrekt ten behoeve van de aangegeven doeleinden.

Artikel 7 Overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

Met inachtneming van artikel 100, tweede lid van de wet kunnen, in andere gevallen dan bedoeld in de artikelen 98 en 99 van de wet, aan de in de bijlage 4 bij deze verordening aan te geven overige verzoekers gegevens worden verstrekt voor wat betreft de daarbij aangegeven gegevens en uitsluitend voor de daarbij aangegeven doeleinden en voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

Artikel 8 Terugmeldplicht

  • 1. Een binnengemeentelijke afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan de verantwoordelijke.

  • 2. In bijlage 1 worden de binnengemeentelijke afnemers aangewezen die tevens mededeling doen in verband met andere dan authentieke gegevens die aan hen verstrekt zijn. Aangewezen wordt welke gegevens het betreft.

  • 3. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

  • 4. De verantwoordelijke regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het besluit GBA.

Artikel 9 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen als vermeld in het vastgestelde beveiligingsplan.

Artikel 10 Slotbepalingen

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag, volgende op die waarop zij is bekendgemaakt.

  • 2.

    Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008”.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 27 mei 2008.

De voorzitter, de griffier,

mw. drs. D.A.M. Koreman C.J. Steehouwer

Bijlage 1 behorende bij de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008

De volgende administraties zijn in verband gebracht met de basisadministratie:

  • 1.

    Cliëntvolgsysteem (Horlings & Eerbeek), afdeling Onde r steuning en Participatie

  • 2.

    Uitkeringsadministratie (Civision uitkeringen), afdeling O n dersteuning en Participatie

  • 3.

    Voorziening gehandicapten systeem (VGS), afdeling O n dersteuning en Participatie

  • 4.

    Leerlingenadministratie (OIS), eenheid Maatschappelijke Ondersteuning

  • 5.

    Basisregistratiesysteem (BRS), cluster ICT

  • 6.

    Bouwvergunningensysteem (PROVAS), cluster Vergunning en Handhaving

  • 7.

    Documentatie informatiesysteem (DIS en verseon), cluster Facilitaire Zaken

  • 8.

    Heffing – (woz)waarde bepalen en incassosysteem (Civision middelen), concernstaf Financ i ën

Bijlage 2 behorende bij de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008

De onderstaande gegevens kunnen worden geraadpleegd:

  • -

    naam, adres en woonplaats (n.a.w.) gegevens;

  • -

    naam, adres en woonplaats gegevens huisgenoten;

  • -

    geboortedatum;

  • -

    overlijdensdatum;

  • -

    gemeente waarnaar vertrokken;

  • -

    historische adresgegevens;

  • -

    vestigingsdatum;

  • -

    vertrekdatum;

  • -

    nationaliteit.

Op verzoek kunnen binnengemeentelijke autorisaties worden toegekend voor maximaal de hierboven vermelde gegevens. Deze binnengemeentelijke afnemers kunnen zijn:

  • -

    medewerkers van de afdeling Ondersteuning en Participatie

  • -

    medewerkers van de concernstaf Financiën

  • -

    medewerkers van de concernstaf Bestuurs- en Managementondersteuning

  • -

    medewerkers van de afdeling Stedelijke Ontwikkeling en Projecten

  • -

    medewerkers van de afdeling Beheer Openbare Ruimte

  • -

    medewerkers van het cluster Facilitaire Zaken

  • -

    medewerkers van de Stadswinkel

Toelichting

Door middel van technische autorisatie zijn alleen bovengenoemde gegevens te raadplegen die noodzakelijk zijn voor de vervulling van ieders werkzaamheden. Een lijst met autorisatie ligt ter inzage bij de beheerder.

Bijlage 3 behorende bij de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008

Het periodiek verstrekken van gegevens aan binnengemeentelijke afnemers, als bedoeld in artikel 6 vindt plaats aan onderstaande binnengemeentelijke afnemers ten behoeve van onderstaande doeleinden.

  • -

    Jaarlijks worden n.a.w.-gegevens (naam – adres – woonplaats en geboortedatum) verstrekt aan de medewerker van de concernstaf BMO ten behoeve van bestuurszaken. Het betreft hier opgave van personen die de leeftijd van 90 jaar of ouder bereikt hebben, 50, 55, 60, 65, 70, of 75 jaar getrouwd zijn en gedecoreerden.

  • -

    Periodiek (op verzoek) worden n.a.w.-gegevens verstrekt aan medewerkers van de eenheid Maatschappelijke Ontwikkeling. Het betreft hier gegevens die nodig zijn voor leerlingen-administratie, onderwijs, jongeren-, ouderen- en vreemdelingenbeleid.

  • -

    Periodiek worden n.a.w.-gegevens verstrekt aan medewerkers van de afdeling Beheer Openbare Ruimte ten behoeve van communicatie omtrent infrastructurele werken.

  • -

    Periodiek worden n.a.w.-gegevens verstrekt aan de medewerkers van de concernstaf BMO (Openbare Orde en Veiligheid) in verband met wijkveiligheid en eventuele calamiteiten (rampenplan).

  • -

    Op verzoek worden n.a.w.-gegevens verstrekt aan de medewerkers van de Stadswerf ten behoeve van o.a. containeradministratie, ophalen van huisvuil en bij ontruiming van woningen.

Bijlage 3 behorende bij de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008

Met inachtneming van artikel 100 van de wet GBA worden aan onderstaande instanties de hieronder vermelde gegevens op verzoek verstrekt voor zover de persoonlijke levenssfeer daardoor niet onevenredig wordt geschaad.

  • a.

    Alleen onderstaande gegevens mogen worden verstrekt.

    • -

      Algemene en verwijsgegevens over de naam, de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner, de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner, het adres, de gemeente van inschrijving, de geboortedatum en de datum van overlijden.

  • b.

    De hierboven genoemde gegevens mogen worden verstrekt aan:

    • -

      Woningcorporatie binnen de gemeente Vianen;

    • -

      Organisaties met een sociaal-maatschappelijk doel, zoals vak- en ouderenbond;

    • -

      Gezondheidsinstellingen met uitzondering ten behoeve van dwanginvordering;

    • -

      Overheden in het buitenland waarbij onderscheid moet worden gemaakt tussen overheden van landen binnen- en buiten de Europese Unie;

    • -

      Particulieren.

  • c.

    Gegevens worden alleen verstrekt als wordt voldaan aan onderstaande voorwaarden:

    • -

      Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden, commerciële instellingen.

    • -

      Er moet worden nagegaan of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd.

    • -

      Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit, met andere woorden staat de aanvraag in juiste verhouding tot het gevraagde in combinatie met het desbetreffende orgaan.

    • -

      Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet worden nagegaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is (of landen een passend beschermingsniveau bieden kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens).

    • -

      Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang, is eerst uitdrukkelijk schriftelijke toestemming van de ingeschrevene vereist.

Toelichting op de verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2008, artikelsgewijs

Door deze verordening vast te stellen conform het gemeentelijke privacybeleid ten aanzien van de gemeentelijke basisadministratie voldoet de gemeente aan de vereisten, zoals gesteld in de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (GBA) en de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 1 begripsbepalingen

In dit artikel worden de begripsbepalingen uitgewerkt. De verordening handelt alleen over de GBA. Termen als bevolkingsadministratie spelen dan ook geen rol meer. Overige registraties van persoonsgegevens binnen de gemeente vallen buiten de werkingssfeer van deze verordening.

Artikel 4 verbanden met andere gemeentelijke registraties

Op grond van dit artikel vindt verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA aan andere binnengemeentelijke afdelingen plaats. Het aanleggen van verbanden (via BRS) hangt samen met het gemeentelijke informatiebeleid. De Wet GBA verplicht tot het benoemen van de verbanden die in de gemeente zijn aangelegd tussen de verschillende administraties.

Artikel 5 rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Rechtstreekse toegang wil zeggen het door middel van een “online verbinding” kunnen raadplegen of muteren van gegevens, zonder tussenkomst van anderen. De onderdelen a en b regelen de toegang van de beheerder en de medewerkers van cluster Publiekszaken (Front- en Backoffice Burgerzaken) tot de GBA.

Onderdeel c regelt de toegang; het doel van de toegang en welke gegevens beschikbaar zijn voor binnengemeentelijke afnemers.

Nog steeds geldt dat buitengemeentelijke afnemers en derden geen rechtstreekse toegang mogen hebben tot de GBA. Deze komen dan ook in deze verordening niet voor.

Artikel 6 verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers die geen rechtstreekse toegang hebben en de gegevens die worden verstrekt

Het is voorstelbaar dat aan binnengemeentelijke wel “systematisch” gegevens worden verstrekt zonder hen rechtstreeks toegang tot de GBA te geven. In dit verband kan worden gedacht aan periodieke selecties. Hiervoor gelden de vereisten van de Wet GBA (art. 88 en 89).

Artikel 7 overige verstrekkingen en de gegevens die kunnen worden verstrekt

In dit artikel regelt de gemeente de gegevensverstrekking aan zogenoemde vrije derden. Deze categorie wordt via de Wet GBA afgezonderd van de bijzondere derden en de derden, die op grond van een algemeen verbindend voorschrift aanspraak maken op gegevensverstrekking.

De gemeente heeft ten aanzien van de vrije derden beleidsvrijheid als een en ander maar in de GBAverordening is geregeld.

Er dient een afweging te worden gemaakt welke categorieën derden in aanmerking komen voor informatieverstrekking. Belangrijkste vraag daarbij is welke organisaties of natuurlijke personen een dusdanig belang hebben bij de verkrijging van persoonsgegevens, zodanig dat de informatieverstrekking zwaarder weegt dan de privacybelangen van de geregistreerde.

Hier mogen alleen derden worden opgenomen en gegevens aan hen worden verstrekt als wordt voldaan aan de eisen die artikel 100 van de Wet GBA stelt.

De voorwaarden zijn:

  • -

    Er mogen geen gegevens worden verstrekt aan rechtspersonen met winstoogmerk, met andere woorden commerciële instellingen.

  • -

    In de gemeentelijke verordening moet per (categorie) vrije derde(n) het doel van de verstrekking worden aangegeven.

  • -

    Verstrekkingen kunnen alleen plaatsvinden voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten of vrijheden van anderen.

  • -

    Er moet worden nagegaan of de verstrekking is gerechtvaardigd door een dringende maatschappelijke behoefte en in verhouding staat tot het doel waarvoor de gegevens worden gevraagd. Dit doel moet niet op een minder ingrijpende wijze te bereiken te zijn.

  • -

    Elke verstrekking moet worden getoetst op proportionaliteit en subsidiariteit.

  • -

    Bij verstrekkingen aan organisaties buiten de Europese Unie moet worden nagegaan of het beschermingsniveau voor verwerking passend is (of landen een passend beschermingsniveau bieden kan worden nagevraagd bij het College bescherming persoonsgegevens).

  • -

    Wanneer gegevens worden verstrekt aan particulieren, ten behoeve van een persoonlijk, niet commercieel belang, is eerst de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betreffende ingeschrevene vereist.

Alleen de volgende gegevens mogen, na afweging van het belang, worden verstrekt:

  • -

    algemene en verwijsgegevens over de naam;

  • -

    de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner;

  • -

    de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner;

  • -

    het gebruik door de ingeschrevene van de geslachtsnaam van de echtgenoot dan wel geregistreerde partner;

  • -

    de eerdere echtgenoot of eerdere geregistreerde partner;

  • -

    het adres;

  • -

    de gemeente van inschrijving;

  • -

    de geboortedatum en

  • -

    de datum van overlijden.

Artikel 8 terugmeldplicht

De binnengemeentelijke afnemers van gegevens zijn verplicht de verschillen, in de authentieke gegevens, met de eigen administratie te melden aan de beheerder. Hierdoor wordt de betrouwbaarheid en de kwaliteit van de gegevens in de basisadministratie verhoogd.

De wijze waarop mededelingen en meldingen worden gedaan zijn beschreven in de werkprocesbeschrijving “terugmeldvoorziening”.

Artikel 9 beveiliging

De gemeente Vianen heeft een beveiligingsplan. Voor de GBA moet dit beveiligingsplan in ieder geval voldoen aan de eisen die Het Logisch Ontwerp stelt.

Artikel 31 van het Besluit GBA stelt dat er voldoende voorzieningen moeten zijn getroffen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de in de GBA vermelde gegevens tegen verlies of aantasting van deze gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens.

In het beveiligingsplan worden o.a. genoemd:

  • -

    het systeem c.q. de methode voor het ontwikkelen, uitvoeren, meten c.q. controleren en bijsturen van beveiligingsmaatregelen;

  • -

    de maatregelen van technische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

  • -

    de maatregelen van organisatorische aard om verlies, aantasting en onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking van deze gegevens te voorkomen;

  • -

    het transport van alternatieve media met GBA berichten dat moet voldoen aan de geldende eisen.