Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Vlaardingen houdende regels omtrent cliëntenparticipatie Verordening cliëntenparticipatie sociale zekerheid Vlaardingen 2014

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.      de gemeente: de gemeente Vlaardingen;

b. de gemeenteraad: de raad van de gemeente Vlaardingen;

c.       het bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders of de gemeenteraad van Vlaardingen;

d.       het college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vlaardingen;

e.       de wethouder: de portefeuillehouder van sociale zaken en sociale werkvoorziening;

f.       het hoofd: het hoofd van de afdeling Sociale Zaken en Werk;

g. de afdeling SZW: de afdeling Sociale Zaken en Werk:

h.   TBV: de sectie van de afdeling Sociale Zaken en Werk belast met de uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening:

i.      de raad: de cliëntenraad van de afdeling Sociale Zaken en Werk;

j.      de adviseur: de door het hoofd van de afdeling Sociale Zaken en Werk  aangewezen beleidsmedewerker die de raad inhoudelijk ondersteunt en adviseert;

k.     de cliënt:

1. de persoon die een uitkering, voorziening of subsidie ontvangt op grond van een door de afdeling SZW van de gemeente uitgevoerde wettelijke of aanvullende regeling,of;

2. de persoon die een dienstbetrekking als bedoeld in artikel 2, eerste lid van de Wsw vervult, of;

3. de persoon met een indicatiestelling als bedoeld in artikel 11, eerste lid Wsw, alsmede zijn wettelijk vertegenwoordiger;

l.       belangenorganisatie: een organisatie die de belangen van de onder k genoemde cliënten behartigt;

m.   de agendacommissie: de commissie gevormd door de voorzitter, de adviseur cliëntenraad en eventueel een cliëntenraadslid;

n.     de informele vergadering: het overleg tussen de leden van de cliëntenraad en de voorzitter;

o.    de formele vergadering: officieel beraad tussen minimaal één vertegenwoordiger van de gemeente en de cliëntenraad.

Artikel 2 Doelstelling van de raad

De raad heeft als doel het creëren van een kwalitatieve meerwaarde bij de uitvoering van de sociale zekerheidswetten door de afdeling SZW.

Artikel 3 Taken van de raad

De raad heeft tot taak:

a. het behartigen van de belangen van de doelgroepen van de sociale zekerheidswetten die door de afdeling SZW worden uitgevoerd;

b. jaarlijks, voorafgaand aan het volgend jaar, stelt de raad een jaarplan op waarin wordt aangegeven op welke subdoelgroep of onderwerpen het komend jaar de accenten worden gelegd en hoe de achterban actief wordt benaderd. Hierbij zijn de afdelingsplannen van de afdeling SZW leidend;

c. gedurende het jaar wordt ieder kwartaal aangegeven hoe het plan wordt gerealiseerd. In de evaluaties komt ook de samenwerking met de afdeling SZW aan de orde;

d. het gevraagd geven van adviezen aan het hoofd over beleidsvoorstellen in de oriënterende fase en het gevraagd en ongevraagd geven van adviezen over de wijze waarop de afdeling SZW haar beleidsmatige taken uitvoert;

e. het gevraagd en ongevraagd geven van adviezen aan het college over beleidsvoorstellen en hoofdlijnen van de taakuitvoering door de afdeling SZW zoals beschreven in beleidsnotities, verordeningen, het beleidsplan, het jaarverslag van de afdeling en het jaarverslag van de Kamer Sociale zekerheidszaken van de commissie bezwaarschriften;

f. het gevraagd en ongevraagd geven van adviezen aan de gemeenteraad over kader stellende beleidsvoorstellen op het gebied van de Participatiewet en de Wet sociale werkvoorziening;

g. het houden van een spreekuur voor cliënten en toekomstige cliënten van de afdeling SZW met als doel het krijgen van inzicht in het functioneren van de afdeling SWZ vanuit cliëntperspectief.

Artikel 4 Uitgezonderde taken

De raad heeft niet als taak:

a. het behandelen van individuele klachten, bezwaarschriften en overige zaken die op individuele cliënten betrekking hebben;

b. de advisering  over zaken betreffende de verplichte uitvoering door gemeentelijke bestuursorganen van wettelijke voorschriften, waar bij de uitvoering geen beleidsvrijheid is gelaten;

c. de advisering  over de bedrijfsvoering van TBV.

Artikel 5 Bevoegdheden van de raad

1. De raad heeft de bevoegdheid alle aangelegenheden die de uitvoering en de kwaliteit van de dienstverlening door de afdeling  SZW raken, in de formele vergadering aan de orde te stellen.

2. De raad heeft de bevoegdheid advies uit te brengen over alle aangelegenheden die het beleid, de uitvoering en de kwaliteit van de dienstverlening door de afdeling SZW betreffen.

Artikel 6 Advisering door de raad

1.      Het bestuursorgaan en het hoofd stellen de raad op een zodanig tijdstip in de gelegenheid advies uit te brengen dat  het daadwerkelijk mogelijk is invloed op de besluitvorming uit te oefenen.

2.      Alle adviezen die door de raad schriftelijk zijn verstrekt, worden door het geadviseerde bestuursorgaan of het hoofd beoordeeld. Deze verzorgt een schriftelijke met redenen omklede reactie.

3.      Indien de raad zich niet kan verenigen met het standpunt van het geadviseerde bestuursorgaan of het hoofd, maakt de raad dit gemotiveerd en schriftelijk aan haar kenbaar.

Artikel 7 Informatierecht

1. De raad wordt geïnformeerd over de resultaten van klanttevredenheidsonderzoeken, enquêtes en klachtenrapportages.

2. De raad krijgt tijdig die informatie die het voor de uitoefening van haar taken zoals in deze verordening omschreven, nodig heeft, tenzij enig wettelijk voorschrift de verstrekking daarvan in de weg staat.

Artikel 8 Samenstelling van de raad

1.      De raad bestaat uit maximaal 8 leden, exclusief de onafhankelijk voorzitter. Deze leden zijn actief betrokken bij de uitvoering van de sociale zekerheidswetgeving.

2.      Van het totale aantal plaatsen in de raad zijn er 4 bestemd voor cliënten waarvan 1 lid afkomstig moet zijn van TBV.

3.      De overige leden van de raad zijn vertegenwoordigers van belangenorganisaties zoals bedoeld in het  vierde lid van dit artikel. De wethouder heeft de bevoegdheid om 2 belangenorganisaties aan te wijzen.

4.      Een belangenorganisatie voldoet aan de volgende voorwaarden:

a.       de organisatie is gezeteld in Vlaardingen;

b.       de organisatie valt binnen de werkingssfeer van de afdeling  SZW;

c.       de leden hebben een direct belang bij het beleid van de afdeling SZW.

Artikel 9 Benoeming en zittingsduur van de leden

1. De leden van de raad worden benoemd door het college. De leden van de raad die de belangenorganisaties als bedoeld in artikel 7, lid 4 vertegenwoordigen, worden benoemd door het college op voordracht van deze organisaties.

2. De functie van (steun)lid van de gemeenteraad is onverenigbaar met de functie van lid van de raad.

3. De zittingsduur van de leden is, behoudens tussentijds aftreden, gelijk aan de zittingsduur van de gemeenteraad. 

4. De leden treden af en zijn herbenoembaar. De zittingsperiode is maximaal 8 jaar. De afgetreden leden blijven hun functie waarnemen, totdat een nieuwe benoeming heeft plaatsgevonden. De  leden van de raad starten binnen  3 maanden na benoeming van de leden van de gemeenteraad met hun proefperiode van 3 maanden. Indien het aantal kandidaten dat zich beschikbaar stelt niet leidt tot het benodigde aantal leden worden cliënten en organisaties benaderd om kandidaten beschikbaar te stellen.  Bij tussentijds opengevallen plaatsen geschiedt de benoeming op dezelfde wijze en bij voorkeur binnen 3 maanden na het ontstaan van de vacature.

5. Eindigt de hoedanigheid op grond waarvan een lid benoembaar is, dan houdt hij op lid van de raad te zijn.

6. Het college ontslaat de leden van de raad. Indien een meerderheid van de raad van mening is dat een lid zich stelselmatig aan zijn verplichtingen onttrekt kan hij besluiten dat lid voor ontslag voor te dragen aan het college.

7. De cliënten die zitting nemen in de raad zijn gehouden aan de rechten en plichten die onlosmakelijk zijn verbonden met de uitkering.

Artikel 10 De sollicitatieprocedure

1. Het college stelt een profielschets vast voor toekomstige leden en voor een voorzitter. De raad adviseert. De sollicitatiecommissie wordt gevormd door de voorzitter, de adviseur en eventueel 1 lid van de raad.

2. De sollicitatiecommissie voert aan de hand van de profielschets een gesprek met ieder kandidaat-lid. Een kandidaat-lid heeft een proefperiode van 3 maanden. Bij geschiktheid draagt de raad, op voorspraak van de commissie, 1 lid voor ter benoeming door het college. In de sollicitatieprocedure is voorafgaand aan de voordracht een gesprek met de wethouder opgenomen.

3. De leden die herbenoemd  willen worden, worden door de sollicitatiecommissie uitgenodigd voor een gesprek. Als zij naar het oordeel van de commissie voor een herbenoeming in aanmerking komen worden zij direct door de raad aan het college voorgedragen, voor hen geldt de proefperiode van 3 maanden niet.

Artikel 11 De voorzitter

1.       Het college benoemt een onafhankelijk voorzitter aan de hand van de profielschets genoemd in artikel 10. 

2.       De zittingsperiode van de voorzitter is gelijk aan die van de leden van de raad en eindigt:

a.       aan het einde van de zittingsperiode;

b.       door opzegging door de voorzitter;

c.       door ontslag door het college op voorstel van de raad, indien de raad onvoldoende vertrouwen heeft in het functioneren van de voorzitter.

De voorzitter is in principe herbenoembaar. Wanneer de voorzitter herbenoemd wil worden, wordt hij uitgenodigd voor een gesprek door de wethouder. De wethouder bepaalt of  bij dit gesprek de adviseur en eventueel een lid van de raad aanwezig is. Als naar het oordeel van de wethouder, de voorzitter voor herbenoeming in aanmerking komt, wordt de voorzitter direct door de raad aan het college voorgedragen.

3.       De raad kiest uit zijn midden een plaatsvervangend voorzitter.

4.       De voorzitter heeft een adviserende stem in de raad.

5.       In geval van staking van stemmen heeft de voorzitter het recht om deel te nemen aan de stemming.

6.       Tot de taak van de voorzitter behoort:

a. het mede opstellen van de agenda voor het formele overleg in de agendacommissie;

b. het bepalen van dag en uur van de vergadering;

c. het openbaar bekendmaken van de vergadering; 

d. het leiden van de vergadering volgens de ter vergadering vastgestelde agenda;

e. het schorsen van de vergadering;

f. het vertegenwoordigen van de raad naar andere personen, organisaties en media;

g. het toezien op de hoeveelheid verzuim en de inzet van de leden;

h. het bewaken van het budget;

i. het mede-accorderen van betalingen;

j. het aanvragen en mede-verantwoorden van het budget;

k. het mede opstellen van het jaarplan en de evaluaties.

Artikel 12 De secretaris

1.       De raad kiest uit zijn midden een secretaris.

2.       Tot de taak van de secretaris behoort:

a. het notuleren van de informele vergaderingen;

b. het voeren van een secretariaat;

c. het zorgdragen voor het archief;

d. het geven van een beknopte weergave van de ingekomen en uitgaande post;

e. het voeren van correspondentie;

f. het bewaken van de voortgang en afhandeling van de uitgebrachte adviezen;

g. het in zijn algemeenheid zorg dragen voor een degelijke administratieve ondersteuning van de raad zodat deze zijn taak op een goede wijze kan uitvoeren.

3. De voorzitter kan de activiteiten genoemd in artikel 10, lid 6, onder b, c en  opdragen aan de secretaris.

4. Leden kunnen in overleg taken van de secretaris overnemen.

Artikel 13 De penningmeester

1.       De raad kiest uit zijn midden een penningmeester.

2.       Tot de taak van de penningmeester behoort:

a. het mede-opstellen van het jaarplan en de begroting en mede-verantwoorden van het jaarlijkse budget. het beheren van het budget dat op basis van de begroting is toegekend, op zodanige wijze dat de rechtmatigheid van de gedane uitgaven en inkomsten op ieder moment kan worden vastgesteld;

b. het mede-accorderen van betalingen;

c. het verrichten van betalingen per bank en/ of giro.

3. De handelingen als genoemd onder het tweede lid, onder b en d worden geaccordeerd door de voorzitter.

Artikel 14 Taken van de leden

Tot de taken van de leden behoort:

a. het mede opstellen van het jaarplan en evaluaties genoemd in artikel 3;

b. het bij toerbeurt houden van een spreekuur voor cliënten van de afdeling SZW en een bijdrage leveren aan de verslaglegging daarvan of anderszins regelmatig communiceren met de achterban;

c. het actief deelnemen aan werkgroepen ter voorbereiding van belangrijke onderwerpen;

d. het volgens onderlinge afspraak bijwonen van andere dan de onder a genoemde vergaderingen en deze schriftelijk verslaan voor zover dit van belang is voor de raad;

e. het op peil houden van de eigen deskundigheid;

f. het volgen van cursussen die voor een goede uitoefening van het lidmaatschap noodzakelijk zijn.

Artikel 15 De adviseur en de administratieve ondersteuning van de raad

1. Het hoofd stelt een adviseur aan die de raad inhoudelijk ondersteunt en adviseert. De adviseur woont de formele vergaderingen bij.

2. Het hoofd wijst een medewerker aan voor administratieve ondersteuning van de raad. Deze medewerker verzorgt de uitnodigingen en notuleert de formele vergaderingen, verzorgt de post vanuit SZW naar de raad en verzorgt uitnodigingen voor cliënt-bijeenkomsten of achterban-avonden die de raad organiseert.

3. Het hoofd stelt een aantal uren op jaarbasis vast voor de advisering als bedoeld in het eerste lid, en de ondersteuning als bedoeld in het tweede lid.

4. In de notulen worden opgenomen:

a. de namen van de voorzitter, leden en de adviseur, onder vermelding van hun aan- of afwezigheid;

b. een beknopte opgave van de inhoud van de ingekomen stukken en gedane mededelingen;

c. de inhoud van de genomen besluiten;

d. een actiepuntenlijst;

e. vermelding van de punten die naar de volgende vergadering moeten worden doorgeschoven.

Artikel 16 Werkgroepen

1. De raad kan een werkgroep in het leven roepen die de raad ten aanzien van een specifiek onderwerp adviseert.

2. Een werkgroep wordt ingesteld op ad hoc basis. De raad benoemt en ontslaat de leden van een werkgroep.

3. De raad stelt de samenstelling en de werkwijze van een in het eerste lid bedoelde werkgroep vast en legt deze schriftelijk vast, waarbij ook de rapportagemomenten worden benoemd.

4. De raad wijst per werkgroep een lid van die werkgroep aan die belast is met de bewaking van het besluitvormingsproces binnen die werkgroep en die als contactpersoon fungeert richting de raad.

Artikel 17 De formele vergadering en vergaderorde

1. De raad belegt tienmaal per jaar een vergadering of zoveel meer als nodig is, 

2. De wethouder neemt minimaal twee maal per jaar deel aan de vergadering.

3. De raad bepaalt of hij voorafgaand aan de vergadering een informele vergadering belegt.

4. De vergadering is in beginsel openbaar. 

5. De raad kan besluiten een besloten vergadering te houden, indien de aard of het karakter van de te behandelen onderwerpen dit noodzakelijk maakt. 

6. De agenda plus vergaderstukken en notulen worden één week voor de vergadering aan de leden aangeboden.

7. Ieder lid heeft het recht schriftelijk voorstellen aan de raad te doen.

8. Indien de raad over de behandeling van deze voorstellen niet onmiddellijk beslist, heeft behandeling zoveel mogelijk in de daarop volgende vergadering plaats.

9. De raad kan één of meer medewerkers van de gemeente en/ of derden uitnodigen de vergadering bij te wonen voor het geven van toelichting of advies.

Artikel 18 De besluitvorming

1. De raad kan alleen beraadslagen en besluiten nemen indien ten minste de helft van het aantal leden aanwezig is.

2. Indien niet voldaan is aan het in het eerste lid gestelde, kunnen de aanwezige leden besluiten binnen één week een nieuwe vergadering uit te schrijven. In deze vergadering wordt ongeacht het aantal aanwezige leden, over agendapunten uit de voorgaande vergadering een advies geformuleerd.

3. De raad beslist bij volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen.

4. Over adviezen wordt bij handopsteken gestemd, tenzij één lid een schriftelijke stemming wenst of wanneer de voorzitter dit wenselijk acht.

5. Indien een lid verzoekt om in een advies een minderheidsstandpunt op te nemen, wordt daartoe slechts overgegaan als ten minste een derde van het aantal leden dat verzoek ondersteunt.

Artikel 19 Onafhankelijkheid en geheimhouding

1. Het college draagt er zorg voor dat cliënten die lid zijn of waren van de raad, uit hoofde van hun lidmaatschap op geen enkele wijze worden benadeeld ten aanzien van:

a. uitkering, voorziening of subsidie die zij ontvangen van de afdeling SZW;

b. bejegening door medewerkers van de gemeente.

2. De leden van de raad dragen zorg voor de bescherming van de privacy van cliënten die zich  tot de raad wenden.

3. Aan de leden van de raad wordt geheimhouding opgelegd ten aanzien van de aan hen verstrekte informatie die niet openbaar is.

4. De leden en de voorzitter tekenen een geheimhoudingsverklaring.

Artikel 20 Faciliteiten en vergoedingen

1. Het college zorgt voor vergaderaccommodatie en de daarbij behorende aanvullende voorzieningen.

2. De in artikel 15 genoemde adviseur kan na verzoek een werkplek aan de secretaris van de cliëntenraad ter beschikking stellen.

3. De cliëntenraad heeft een link naar de gemeentelijke website. De raad kan jaarlijks een budget aanvragen voor de noodzakelijke kosten voor het uitoefenen van haar taken. Het budget wordt vastgesteld door het college en wordt opgenomen in de begroting van de afdeling SZW.

4. Wanneer de in artikel 5 genoemde begroting voldoende is onderbouwd en het gevraagde bedrag in lijn is met de voorgaande jaren ontvangt de raad jaarlijks een budget voor onkosten en deskundigheidsbevordering.

5. De leden ontvangen maandelijks onkostenvergoeding. Dit bedrag is gelijk aan het maximale bedrag dat een Wwb-uitkeringsgerechtigde mag ontvangen voor het verrichten van vrijwilligerswerk.

6. De raad stelt jaarlijks voor 1 januari aan de hand van het jaarplan, een begroting op en vraagt op basis daarvan een budget aan voor onkostenvergoeding en voor deskundigheidsbevordering.

Artikel 21 Geschillen, onvoorziene omstandigheden en evaluatie

1. Bij geschillen over de toepassing van deze verordening en in gevallen, waarin deze verordening niet of niet voldoende voorziet, beslist het college.

2. De raad evalueert jaarlijks met de wethouder en of het hoofd  het functioneren van de raad en de kwaliteit van de samenwerking tussen de afdeling SZW  en de raad. Het jaarplan en de evaluaties vormen de basis van dit gesprek.

3. Indien er op basis van de evaluatie reden is de verordening aan te passen, dan wordt hiertoe namens de afdeling SZW en de raad via het college een voorstel ingediend bij de gemeenteraad.

Artikel 22 Inwerkingtreding en intrekking oude verordening

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2014 onder gelijktijdige intrekking van de Verordening cliëntenparticipatie 2012. 

Artikel 23 Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: ‘Verordening cliëntenparticipatie sociale zekerheid Vlaardingen 2014’.