Regeling vervallen per 03-10-2019

Verordening ambtelijke bijstand 2003

Geldend van 21-02-2003 t/m 02-10-2019

Intitulé

Verordening Ambtelijke bijstand 2003

De raad van de gemeente Vlaardingen:

 

gelezen het voorstel van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Vlaardingen;

 

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

 

besluit:

 

vast te stellen de navolgende verordening, regelende het verstrekken van informatie, advies en ambtelijke bijstand aan de raad en de leden van de raad.

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder: 1. informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;

2. advies: het mondeling of schriftelijk kenbaar maken van een deskundig oordeel;

3. ambtelijke bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie, het geven van advies en het verlenen van hulp bij het formuleren van (sub-)amendementen, moties en initiatiefvoorstellen.

4. contactpersoon: de door de gemeentesecretaris per dienst aangewezen medewerker die op verzoek van een raadslid contact legt tussen de behandelend ambtenaar van de gemeentelijke dienst en het raadslid.

Artikel 2

1. Verzoeken om informatie en/of advies aan de raad of leden van de raad worden rechtstreeks gericht aan de contactpersonen bij de diensten. De dienst draagt er zorg voor dat bij de afhandeling de nodige vertrouwelijkheid in acht wordt genomen en stelt alleen de portefeuillehouder en de gemeentesecretaris hiervan op de hoogte.

2. De in het eerste lid bedoelde contactpersoon brengt het contact tot stand tussen het raadslid en de behandelend ambtenaar, tenzij het beleidsgevoelige of vertrouwelijke informatie betreft. In dat geval wordt het raadslid naar de portefeuillehouder verwezen.

Artikel 3

De raad of de leden van de raad, die ambtelijke bijstand wensen, wenden zich daarvoor schriftelijk of mondeling tot de griffier. Indien de griffie hierin niet kan voorzien, dit ter beoordeling van de griffier, wordt de ondersteuning in overleg met de gemeentesecretaris vanuit de organisatie ter beschikking gesteld. De gemeentesecretaris kan één of meer ambtenaren aanwijzen die de gevraagde ambtelijke bijstand verstrekken c.q. verlenen.

Artikel 4

De gemeentesecretaris draagt zorg voor het verstrekken van advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand tenzij: 1. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat het advies en/of de ambtelijke bijstand betrekking heeft op de

2. de taakuitoefening van de desbetreffende functionarissen hierdoor aanmerkelijk zou belemmerd worden en het advies en/of de ambtelijke bijstand niet tot geringere, meer aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht.

Artikel 5

Wanneer de gemeentesecretaris van mening is dat zich een geval voordoet waarin géén ambtelijke bijstand kan of behoort te worden verleend, legt hij het verzoek om ambtelijke bijstand voor aan het college en doet hij daarvan mededeling aan de griffier en de indiener van het verzoek. Het college beslist zo spoedig mogelijk.

Artikel 6

Indien het verzoek om ambtelijke bijstand niet wordt gehonoreerd, legt de griffier dit ter beoordeling voor aan het seniorenconvent. Het seniorenconvent kan besluiten tot overleg met het college. Hierna neemt het college een definitieve beslissing omtrent het verzoek om ambtelijke bijstand.

Artikel 7

1. Wanneer de raad of een lid van de raad niet tevreden is over de behandeling van de verzoeken om informatie, advies en/of ambtelijke bijstand door een van de aangewezen ambtenaren kan hij de zaak voorleggen aan de griffier, die hierover in overleg treedt met de gemeentesecretaris.

2. De gemeentesecretaris bespreekt de in het eerste lid bedoelde zaak met de betrokken ambtenaar en deelt de raad of het raadslid de uitkomst van de bespreking mede. Mocht de raad of het raadslid zich niet kunnen vinden in deze uitkomst, dan kan hij de zaak voorleggen aan het seniorenconvent.

Artikel 8

De secretaris of de aangewezen ambtenaren geven van de door hen verleende ambtelijke bijstand kennis aan de desbetreffende portefeuillehouder.

Artikel 9

1. Bij het vragen om ambtelijke bijstand moet degene die deze hulp verleent er voor zorg-dragen dat een en ander vertrouwelijk wordt afgehandeld.

2. Voor het raadslid, dat vertrouwelijke informatie ontvangt, geldt artikel 25 van de Gemeentewet.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na publicatie ervan in het gemeenteblad en vervangt de Regeling ambtelijke bijstand, van 1 mei 1994

Artikel 11

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening ambtelijke bijstand 2003'.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de gemeenteraad van Vlaardingen op 05 februari 2003.
 
De griffier                                                                              De voorzitter
 
w.g. E.J.Nevens l.s.                                                                  w.g. T.P.J.Bruinsma
 

Nota-toelichting Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De ambtelijke bijstand waarop de raad en de leden van de raad een beroep kunnen doen, kent drie vormen: informatie, advies en ambtelijke bijstand.

 

Het begrip informatie is afgeleid uit de wet Openbaarheid van Bestuur (Wet van 31 oktober 1991, Stb. 703). Onder 'gegevens neergelegd in schriftelijke stukken' vallen niet alleen de door de gemeente zelf gecreëerde stukken maar ook van buiten komende stukken en ander voor de gemeente bestemd materiaal. Tot 'ander materiaal dat gegevens bevat' behoren onder andere foto's, videobanden, floppy's.

 

Het begrip advies behoeft geen toelichting.

 

Het begrip ambtelijke bijstand is nauwkeurig afgebakend. De beleidsontwikkeling en de oordeelsvorming zijn specifieke, eigen aangelegenheden van de daarvoor verantwoordelijke raadsleden. Door deze omschrijving wordt tevens getracht te voorkomen dat het ambtelijk apparaat wordt geconfronteerd met tegenstrijdige opdrachten.

 

Het begrip contactpersoon houdt verband met het ééningangsprincipe. Deze contactpersonen zorgen ervoor dat er contact tot stand komt tussen het raadslid en de behandelend ambtenaar van de gemeentelijke dienst of bedrijf. De aanwijzing van deze contactpersoon laat overigens onverlet dat raadsleden ook rechtstreeks ambtenaren kunnen benaderen voor het verkrijgen van feitelijke informatie.

 

Artikel 2

Verzoeken om informatie en advies worden door de raad dan wel - overeenkomstig de huidige praktijk - door raadsleden rechtstreeks gericht aan de contactpersoon danwel de behandelend ambtenaar van de betreffende dienst. De betrokken ambtenaren dienen hier vertrouwelijk mee om te gaan doch stelt hiervan de portefeuillehouder en zonodig de gemeentesecretaris op de hoogte. In verband met hun verantwoordelijkheden is het van belang dat de betrokken portefeuillehouder en, indien nodig, de gemeentesecretaris op de hoogte zijn van door het ambtelijk apparaat verstrekte informatie of advies.

Indien een raadslid geheimhouding noodzakelijk acht, kan dit raadslid zich tot de griffie wenden voor advies. Door de onafhankelijk positie van de griffie ten opzichte van het college kunnen de griffier en de griffiemedewerkers wel geheimhouding garanderen.

 

Artikel 3

De beperkte omvang van de griffie betekent dat specialistische beleidsinhoudelijke ondersteuning vanuit de overige gemeentelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van het college wordt geboden. Verzoeken om ambtelijke bijstand komen via de griffier terecht bij de gemeentesecretaris wanneer de griffie hier zelf niet aan kan voldoen. De gemeentesecretaris kan ambtenaren aanwijzen voor het verstrekken van ambtelijke bijstand.

 

Artikel 4 en 5

Beoordeling of één van de hier genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris. Vanuit zijn gemeentewettelijke positie is dit de aangewezen weg.

Bij weigering van de ambtelijke bijstand kan het seniorenconvent besluiten in overleg te treden met het college om zo tot een oplossing te komen.

 

Artikel 6

In artikel 6 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het college. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 169 van de Gemeentewet)

 

Artikel 7

Wanneer - naar de mening van de raad of het raadslid - op onvoldoende wijze aan een verzoek om ambtelijke bijstand gehoor wordt gegeven, kan de zaak via de griffier aan de gemeentesecretaris dan wel aan het college worden voorgelegd. Indien de raad of het raadslid ontevreden is over de wijze waarop de gemeentesecretaris de zaak oplost, kan hij de zaak via het seniorenconvent voorleggen aan het college. Ook hier kan de raad of het raadslid gebruik maken van zijn recht ingevolge artikel 169 van de Gemeentewet.

 

Artikel 8

In dit artikel is van belang dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van door het ambtelijk apparaat verstrekte bijstand. Hij kan dan in principe niet voor verrassingen komen te staan als gevolg van kennisachterstand ten opzichte van het raadslid. Uiteraard heeft een en ander vooral betrekking op min of meer politiek gevoelige onderwerpen. Enige feeling ter zake wordt dan ook bij de verstrekkers verondersteld.

 

Artikel 9

Indien een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet hij ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. De ambtenaar die ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. De ambtenaar zal vertrouwelijk omgaan met de vraag om ambtelijke bijstand. Geheimhouding kan de ambtenaar die onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van de wethouder valt echter niet gevraagd worden. Indien een raadslid toch geheimhouding noodzakelijk acht zal de ondersteuning vanuit de griffie geleverd dienen te worden.

Met betrekking tot het omgaan met vertrouwelijke informatie door een raadslid, bepaalt het tweede lid dat artikel 25 van de Gemeentewet van kracht is.