Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Artikel 1 1. Een raadslid wendt zich rechtstreeks tot de griffier of de operationeel leidinggevende of de manager met een verzoek voor feitelijke informatie, waarbij geen grote inbreuk wordt gemaakt op de ambtelijke organisatie. 2.   Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:   a. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;   b. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere   bijstand.3.   De informatie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, wordt door de griffier of op   verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.4.   Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in   het eerste lid, of het tweede lid onderdeel a, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan   in kennis. De gemeentesecretaris beslist.5.   De bijstand, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, wordt verleend door de griffier.   Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier   de gemeentesecretaris verzoeken, één of meerdere ambtenaren aan te wijzen, die de   gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

1. Een raadslid wendt zich rechtstreeks tot de griffier of de operationeel leidinggevende of de manager met een verzoek voor feitelijke informatie, waarbij geen grote inbreuk wordt gemaakt op de ambtelijke organisatie.

2.   Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek

om:  

a. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;   b. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere   bijstand.

3.   De informatie, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, wordt door de griffier of op   verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

4.   Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in   het eerste lid, of het tweede lid onderdeel a, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan   in kennis. De gemeentesecretaris beslist.

5.   De bijstand, bedoeld in het tweede lid, onderdeel b, wordt verleend door de griffier.   Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend kan de griffier   de gemeentesecretaris verzoeken, één of meerdere ambtenaren aan te wijzen, die de   gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij: a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;   b. dit het belang van de gemeente kan schaden;2.   De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid   terecht geweigerd wordt.3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de   gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid   dat het verzoek heeft ingediend.

1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij:

a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;  

b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

2.   De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid   terecht geweigerd wordt.

3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de   gemeentesecretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid   dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3 Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.2.   Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen   bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan deurgemeester. De   burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de gemeentesecretaris.

2.   Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen   bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan deurgemeester. De   burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Paragraaf 2 Fractieondersteuning

Artikel 5 Recht op financiële bijdrage 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde voor de gemeenteraad, hebben jaarlijks recht op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage wordt centraal beheerd door de gemeente Vlissingen.2.   Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 750,-- voor elke fractie. Daarnaast   ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,- per raadszetel.

1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde voor de gemeenteraad, hebben jaarlijks recht op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie. Deze bijdrage wordt centraal beheerd door de gemeente Vlissingen.

2.   Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 750,-- voor elke fractie. Daarnaast   ontvangt elke fractie een bedrag van € 100,- per raadszetel.

Artikel 6 Besteding financiële bijdrage 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en   controlerende rol te versterken.2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:   a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;   b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of   natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen)   geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële   declaratie;c.   giften;d.   uitgaven die dienen te worden bestreden uit vergoedingen die de leden ingevolge het   rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen. e. algemene opleidingen voor raadleden tenzij deze inhoudelijk   gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en   controlerende rol te versterken.

2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:  

a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;  

b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of   natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen)   geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële   declaratie;

c.   giften;

d.   uitgaven die dienen te worden bestreden uit vergoedingen die de leden ingevolge het   rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen. e. algemene opleidingen voor raadleden tenzij deze inhoudelijk   gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel 7 1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt met ingang van het betreffende kalenderjaar beschikbaar gesteld.  2.   In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het budget verstrekt voor de   maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste   maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad   plaatsvindt wordt het budget vrijgegeven voor de overige maanden van dat jaar, met   inachtneming van artikel 5 lid 2.

1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt met ingang van het betreffende kalenderjaar beschikbaar gesteld.  

2.   In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het budget verstrekt voor de   maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste   maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad   plaatsvindt wordt het budget vrijgegeven voor de overige maanden van dat jaar, met   inachtneming van artikel 5 lid 2.

Artikel 8 1. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van deze verordening vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. 2.   Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte   voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit deze verordening, met   inachtneming van artikel 5 lid 2.

1. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van deze verordening vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

2.   Bij afsplitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte   voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit deze verordening, met   inachtneming van artikel 5 lid 2.

Artikel 9 1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren. 2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het vooraaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 5. 3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking verrekening over dat jaar. 4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd. 5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht op dat meerdere. 6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties   naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze   reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in   het voorgaande kalenderjaar ontving.

1. De raad reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie ter besteding door die fractie in volgende jaren.

2. De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het vooraaande kalenderjaar toekwam op grond van artikel 5.

3. Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking verrekening over dat jaar.

4. De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

5. Als bij zetelverlies de reserve voor een fractie hoger zou worden dan aangegeven in het tweede lid, vervalt het recht

op dat meerdere.

6. Bij splitsing van een fractie, wordt de reserve verdeeld over de betrokken fracties   naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden, voor zover deze   reserve niet meer bedraagt dan 30% van de bijdrage die de oorspronkelijke fractie in   het voorgaande kalenderjaar ontving.

Artikel 10 Verantwoording en controle 1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractie ondersteuning onder overlegging van een standaard verslagformulier fractieondersteuning. 2. Controle van het verslagformulier vindt plaats door de audticommissie. De auditcommissie brengt advies uit aan de raad. 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de auditcommissie de bedragen vast van: a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;  b. de wijziging van de reserve; c. de resterende reserve; d. de administratieve verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en de   bijdrage aan fractieondersteuning en, voor zover nodig,e hoogte van de   terugvordering.  

1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractie ondersteuning onder overlegging van een standaard verslagformulier fractieondersteuning.

2. Controle van het verslagformulier vindt plaats door de audticommissie. De auditcommissie brengt advies uit aan de raad. 3. De raad stelt na ontvangst van het advies van de auditcommissie de bedragen vast van:

a. de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn; 

b. de wijziging van de reserve;

c. de resterende reserve;

d. de administratieve verrekening tussen de in onderdeel a. genoemde uitgaven en de   bijdrage aan fractieondersteuning en, voor zover nodig,e hoogte van de   terugvordering.  

Paragraaf 3 Slotbepaling

Artikel 11 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 19 maart 2014 en wordt aangehaald als de ‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Vlissingen 2014’. 2.   Met ingang van gelijke datum worden de ‘Verordening ambtelijke bijstand en   fractieondersteuning Vlissingen 2002’ ingetrokken.Vlissingen, 27 februari 2014.De raad voornoemd, de griffier,   voorzitterF. Vermeulen   A.M. Demmers – van de GeestAlgemene toelichtingDeze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor in de raad vertegenwoordigende fracties bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moeten bij verordening worden geregeld. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk een beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er de behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de gemeentesecretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhouding staat de gemeentesecretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier. Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht. De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1De verordening is uiteraard niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliereambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het Reglementvan orde voor de raad, het Reglement van orde voor het college en de Verordening op de raadscommissies.Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedigmogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en de griffier (of medewerkers van de griffie). Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus nietgriffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het vierde lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zalmoeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid of tweede lid, onderdeel a, betreft.Artikelen 2 en 3Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand isvoorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet). Artikel 4Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris. Artikel 5Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen. Artikel 6De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordtonder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen metde bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raadsleden die meestal worden georganiseerd door de griffie (r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Cursussen gericht op het raadswerk zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden. Bij eventuele twijfel kan het verstandig de declaratie voor te leggen aan de burgemeester. Artikel 7Het jaarlijkse bedrag aan fractieondersteuning komt met ingang van het nieuwe kalenderjaar vrij. Eventuele verrekeningen / terugstortingen  in verband met de controle door de auditcommissie en de het vormen van een reserve worden later gecorrigeerd. Artikel 8Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad tijdens de raadsperiode. Bij de splitsing van een fractie zal het gereserveerde bedrag aangepast worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot bedrag beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen bedrag aan fractie ondersteuning krijgen. Artikel 9 De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling voorziet in het naar evenredigheid verdelen van de reserve over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden. Artikel 10 De controle van de standaardverslag formulieren wordt door de auditcommissie van de raad verzorgd. De auditcommissie documenteert de controle met een controleverslag. Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend of wanneer ten onrechte uitbetaalde bedragen niet tijdig worden terugbetaald. Artikel 11Dit artikel behoeft geen toelichting.

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 19 maart 2014 en wordt aangehaald als de

‘Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Vlissingen 2014’.

2.   Met ingang van gelijke datum worden de ‘Verordening ambtelijke bijstand en   fractieondersteuning Vlissingen 2002’ ingetrokken.

Vlissingen, 27 februari 2014.

De raad voornoemd,

de griffier,   voorzitter

F. Vermeulen   A.M. Demmers – van de Geest

Algemene toelichting

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is in 2002 door de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor in de raad vertegenwoordigende fracties bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moeten bij verordening worden geregeld.

In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. Hij of zij is het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk een beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is er de behoefte aan duidelijke regels. De ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. Artikel 103 Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de gemeentesecretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In de duale verhouding staat de gemeentesecretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht

.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

De verordening is uiteraard niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere

ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn uitgewerkt in het Reglement

van orde voor de raad, het Reglement van orde voor het college en de Verordening op de raadscommissies.

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Het bestaan van het instituut griffie en de ontvlechting van de posities van de raad en het college, die bij de dualisering zijn beslag heeft gekregen, leidt ertoe dat de ambtelijke organisatie parallel ontvlochten wordt. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De ontvlechting van posities leidt in dit geval dus noodzakelijk tot een verdergaande formalisering van de regeling omtrent ambtelijke bijstand. De bijstand wordt zo spoedig

mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en de griffier (of medewerkers van de griffie). Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet

griffiemedewerkers bedoeld. Dit neemt niet weg dat ook medewerkers van de griffie ook ambtenaren in de zin van de Ambtenarenwet zijn. Op grond van het vierde lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal

moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid of tweede lid, onderdeel a, betreft.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is

voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid – op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.

Artikel 5

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding krijgen.

Artikel 6

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt

onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met

de bijdrage voor fractieondersteuning. Algemene opleidingen voor raadsleden die meestal worden georganiseerd door de griffie (r) dienen bekostigd te worden uit de gemeentelijke bedrijfsvoering en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Deze cursussen worden veelal verzorgd door politiek neutrale instituten. Cursussen gericht op het raadswerk zijn een aangelegenheid van de fracties en kunnen daarom bekostigd worden uit de fractieondersteuning en eigen bijdragen van fractieleden. Bij eventuele twijfel kan het verstandig de declaratie voor te leggen aan de burgemeester.

Artikel 7

Het jaarlijkse bedrag aan fractieondersteuning komt met ingang van het nieuwe kalenderjaar vrij. Eventuele verrekeningen / terugstortingen  in verband met de controle door de auditcommissie en de het vormen van een reserve worden later gecorrigeerd.

Artikel 8

Het kan gebeuren dat de bijdrage aangepast moet worden aan veranderde verhoudingen in de raad tijdens de raadsperiode. Bij de splitsing van een fractie zal het gereserveerde bedrag aangepast worden. Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot bedrag beschikken en zou het andere deel van de oorspronkelijke fractie juist helemaal geen bedrag aan fractie ondersteuning krijgen.

Artikel 9

De reserve bestaat uit het overschot van voorgaande jaren. Dit bedrag zal niet eindeloos mogen groeien. De reserve is dan ook aan een maximum gebonden. Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met de splitsing van een fractie. De regeling voorziet in het naar evenredigheid verdelen van de reserve over de nieuw ontstane fracties. Indien een splitsing kort na de verkiezingen plaatsvindt zou een conflict kunnen ontstaan over de verdeling van de reserve. De regeling laat er echter geen twijfel over dat ook in dat geval de reserve verdeeld moet worden.

Artikel 10

De controle van de standaardverslag formulieren wordt door de auditcommissie van de raad verzorgd. De auditcommissie documenteert de controle met een controleverslag. Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend of wanneer ten onrechte uitbetaalde bedragen niet tijdig worden terugbetaald.

Artikel 11

Dit artikel behoeft geen toelichting.