Regeling vervallen per 01-01-2012

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voerendaal

Geldend van 04-01-2007 t/m 31-12-2011 met terugwerkende kracht vanaf 01-01-2007

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voerendaal

De raad van de gemeente Voerendaal,

besluit, gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, vast te stellen:

de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Voerendaal.

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. afdeling:

iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de secretaris heeft;

b. administratie:

het systeem van verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Voerendaal en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

c. rechtmatigheid:

het in overeenstemming zijn met geldende wet - en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

d. doelmatigheid:

het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

e. doeltreffendheid:

de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;

f. prioriteit:

onderdeel van een programma dat specifieke aandacht heeft van de raad en waaraan separaat budget wordt toegekend, niet zijnde gelden die in beheersmatige zin worden gebruikt.

2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Planning en controlcyclus

Uiterlijk in januari biedt het college een overzicht aan met daarin de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken met betrekking tot het voorafgaande boekjaar, de tussenrapportages met betrekking tot het lopende boekjaar en de kadernota en begroting met betrekking tot

het aankomende boekjaar. De raad stelt dit overzicht in het eerste kwartaal vast.

Artikel 3. Programma-indeling

  • 1. De raad stelt in ieder geval bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

  • 2. Het college wijst voor de duur van de raadsperiode alle afzonderlijke producten aan één van de onder lid 1 bedoelde programma’s toe.

  • 3. De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid en de gemeentelijke productie van goederen en diensten.

Artikel 4. Kadernota

  • 1. Het college biedt jaarlijks aan de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerp-begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

  • 2. De in lid 1 genoemde beleidskaders geven inzicht in de relevante prioriteiten en de stand van zaken per programma.

  • 3. De in lid 1 genoemde financiële kaders bevatten de budgettaire mogelijkheden waarbinnen de begroting dient te worden opgesteld. Hieronder wordt ten minste verstaan een post onvoorzien per programma als percentage van de totale lasten van dat programma.

  • 4. De raad stelt de prioriteiten per programma en de financiële kaders vast.

Artikel 5. Inrichting begroting en jaarstukken

  • 1. Bij de begroting worden onder elk van de programma’s afzonderlijk weergegeven:

    • a.

      de directe lasten;

    • b.

      de indirecte lasten, waaronder worden verstaan de kapitaallasten van de betrokken activa en de doorbelaste overhead;

    • c.

      de directe baten;

    • d.

      het saldo van a, b en c..

  • 2. Bij de begroting worden per programma de financiële consequenties van de verschillende prioriteiten gepresenteerd.

  • 3. Bij de begroting worden de nieuwe investeringen per programma toegelicht door middel van het per investering benodigde investeringskrediet en een beknopte motivering.

  • 4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

  • 5. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 6 Autorisatie begroting en investeringskredieten

  • 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en baten per programma en per prioriteit.

  • 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

  • 3. Het college is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten te dekken uit de stelpost onvoorzien met dien verstande dat er een programma- drempel geldt van 10% en een maximum van € 50.000.

  • 4. Bij dreigende overschrijding van de in het derde lid genoemde programma-drempel doet het college een voorstel aan de raad tot begrotingswijziging.

  • 5. Bij de behandeling van de tussenrapportages in de raad doet het college voorstellen voor bijstelling van het beleid en wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten.

  • 6. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel inclusief investeringskrediet ter vaststelling aan de raad voor. Pas na vaststelling door de raad mogen genoemde verplichtingen worden aangegaan.

  • 7. De raad autoriseert conform artikel 6 lid 2 de investeringskredieten. Indien een beschikbaar gesteld krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 20%, zal niet eerder met de uitvoering van de plannen worden gestart, dan nadat de raad een aanvullend krediet ter beschikking heeft gesteld. Aan de overschrijding van het krediet met 20% wordt een maximum verbonden van € 100.000,-.

Artikel 7. Tussenrapportages

  • 1.

    Het college informeert de raad door middel van tussenrapportages over de realisatie van de begroting over de eerste drie maanden en de eerste negen maanden van het lopende boekjaar.

  • 2.

    De tussenrapportages bevatten een uiteenzetting over de uitvoering en bijstelling van het beleid en een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:

    • a.

      de baten en lasten per programma, zowel in totaliteit als uitgesplitst naar prioriteiten;

    • b.

      het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

    • c.

      het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a en b;

    • d.

      de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

    • e.

      het resultaat na bestemming, volgend uit de onderdelen c en d, alsmede de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

  • 3.

    In de tussenrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten van prioriteiten en investeringskredieten in de begroting groter dan 10% en minstens € 5.000 toegelicht.

  • 4.

    Tevens worden in de tussenrapportages de verwachte afwijkingen in de te leveren goederen en diensten en de maatschappelijke effecten toegelicht.

Artikel 8. Informatieplicht

Het college informeert vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen indien het college nieuwe meerjarige verplichtingen aangaat waarvan de jaarlijkse lasten groter zijn dan € 25.000,=.

3. Financieel beleid

Artikel 9. Waardering & afschrijving vaste activa

1. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota afschrijvingsbeleid aan. De raad stelt de nota vast.

De nota geeft uitsluitsel over welke zaken direct ten laste van de exploitatie worden gebracht en welke worden afgeschreven. Hierbij wordt ten minste onderscheid gemaakt in:

  • a.

    vaste activa met economisch nut;

  • b.

    vaste activa met (meerjarig) maatschappelijk nut;

  • c.

    afsluiten van geldleningen;

  • d.

    onderzoek en ontwikkeling;

  • e.

    het saldo van agio en disagio.

    • 2.

      Ten aanzien van afschrijvingen behandelt deze nota de te hanteren methodieken en termijnen.

Artikel 10 Voorziening voor oninbare vorderingen

  • 1. Voor openstaande vorderingen betreffende:

    • a.

      onroerende zaakbelasting gebruikers; b. onroerende zaakbelasting eigenaren; c. hondenbelasting;

    • d.

      rioolrechten;

    • e.

      en afvalstoffenheffing;

    wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historische percentage van oninbaarheid.

  • 2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 11 Reserves en voorzieningen

  • 1. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt:

    • a.

      de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      de vorming en besteding voorzieningen;

    • c.

      de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

  • 2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een voorgenomen investering wordt minimaal aangegeven:

    • a.

      het specifieke doel van de reserve;

    • b.

      de voeding van de reserve;

    • c.

      de maximale hoogte van de reserve;

    • d.

      en de maximale looptijd.

  • 3. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij ten gunste van de algemene reserve.

Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

  • 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rioolrechten en afvalstoffenheffing.

  • 2. Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen voor de verhuur en verkoop van onroerende zaken en in het bijzonder de prijzen voor de uitgifte van gronden en erfpachtcanons. De raad stelt de nota vast.

  • 3. Het college biedt eens in de vier jaar de raad een nota aan met de kaders voor de prijzen van gemeentelijke diensten anders dan genoemd in het tweede lid. De raad stelt de nota vast.

  • 4. De besluiten voor het vaststellen van nieuwe prijzen en het wijzigen van prijzen worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 13. Kostprijsberekening

  • 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Voerendaal wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd, waarbij naast de directe kosten alleen die indirecte kosten worden betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

  • 2. Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

  • 3. De rentetoerekening aan de activa wordt jaarlijks vastgesteld op grond van de provinciale richtlijn hieromtrent en blijft tot het einde van de afschrijvingsperiode gehandhaafd.

Artikel 14: Financieringsfunctie

  • 1.

    Het college draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

    • a.

      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

    • b.

      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

    • c.

      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

    • d.

      het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

  • 2.

    Het college neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

    • a.

      het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A-rating afgegeven door ten minste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteitseis geldt van 0%;

    • b.

      overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom ten minste aan het eind van de looptijd in tact is;

    • c.

      derivaten worden uitsluitend gebruikt ter beperking van financiële risico’s;

    • d.

      voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan 1 jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

    • e.

      overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

  • 3.

    Het college informeert de raad vooraf indien de wettelijke kasgeldlimiet of de wettelijke renterisiconorm dreigen te worden overschreden.

  • 4.

    Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofde van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

4. Paragrafen

Artikel 15. Lokale heffingen

In de paragraaf lokale heffingen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in elk geval op: a. het volume en bedrag aan kwijtscheldingen;

b.en de mate van kostendekkendheid van de rioolrechten en de afvalstoffenheffing.

Artikel 16. Weerstandsvermogen en risicomanagement

In de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in elk geval op:

  • a.

    het risicomanagement, waaronder het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins;

  • b.

    een inschatting van de kans dat de risico’s zich voordoen.

Artikel 17. Onderhoud kapitaalgoederen

  • 1. In de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in elk geval op:

    • a.

      de voortgang van het geplande onderhoud;

    • b.

      de omvang van het achterstallig onderhoud.

  • 2. Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een onderhoudsplan openbare ruimte aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. De raad stelt het plan vast.;

  • 3. Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een rioleringsplan aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen. De raad stelt het plan vast.

  • 4. Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het plan vast.

Artikel 18. Financiering

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf financiering naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in elk geval op:

  • a.

    de kasgeldlimiet;

  • b.

    de renterisiconorm;

  • c.

    de liquiditeitenplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar;

  • d.

    de rentevisie voor de komende vier jaar;

  • e.

    de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

Artikel 19. Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in elk geval op:

  • -

    de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

  • -

    de kosten van inhuur derden;

  • -

    de huisvestingskosten;

  • -

    de automatiseringskosten;

  • -

    de budgetten voor de raad, de griffie, de rekenkamer en de accountant.

Artikel 20. Verbonden partijen

In de paragraaf verbonden partijen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval van elke verbonden partij op:

a.de naam en vestigingsplaats;

  • b.

    het financieel belang van de gemeente;

  • c.

    de zeggenschap van de gemeente;

  • d.

    het publiek belang dat wordt gediend met de deelname;

  • e.

    het eigen vermogen;

  • f.

    de solvabiliteit.

Artikel 21. Grondbeleid

  • 1. Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar en voor het eerst in 2006 een (bijgestelde) nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In deze nota wordt aandacht besteed aan:

    • a.

      de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

    • b.

      te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

    • c.

      de verwerving en uitgifte van gronden;

    • d.

      de uitgangspunten voor prijsstelling van de verkoop van gronden;

    • e.

      de uitgangspunten voor uitgifte van gronden in erfpacht en de erfpachtvergoedingen.

  • 2. In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op: a. de verlies/winstverwachtingen per in ontwikkeling genomen project;

    • b.

      de verwerving van gronden;

    • c.

      de relaties van het grondbeleid met de programma’s;

    • d.

      huidige vastgoedpositie;

    • e.

      de aan- en verkoop van vastgoed;

    • f.

      de deelname in PPS constructies;

    • g.

      de in erfpacht uitgegeven gronden;

    • h.

      en de inkomsten erfpacht en bijstelling erfpachtvergoedingen.

Artikel 22. Subsidies

In de paragraaf subsidies bij de begroting en de jaarstukken geeft het college in ieder geval een overzicht van de subsidies aan instellingen en ondernemingen.

5. Financieel beheer en interne controle

Artikel 23. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de diensten;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enzovoorts;

  • c.

    het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijk beleid;

  • e.

    het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet - en regelgeving;

  • f.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 24. Interne controle

  • 1.

    Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

  • 2.

    Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de (debiteuren-)vorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen en de (crediteuren-)schulden jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar.

  • 3.

    Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 25. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college biedt de raad ten minste elke vier jaar een nota aan met de uitgangspunten voor het beleid voor de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van de gemeentelijke regelingen en eigendommen. De raad stelt deze nota vast.

6. Financiële organisatie

Artikel 26. Financiële organisatie

  • 1. Het college draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

    • a.

      een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

    • b.

      een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

    • c.

      de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

    • d.

      de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

    • e.

      de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

    • f.

      de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productramingen de productrealisatie.

  • 2. De besluiten genoemd onder letters a, b en d van het eerste lid worden ter kennisneming aan de raad aangeboden.

Artikel 27. Aanbesteding en inkoop

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 28. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie en de subsidieverordening van de gemeente Voerendaal.

7. Slotbepalingen

Artikel 29. Inwerkingtreding

  • 1.

    Deze verordening treedt in werking met ingang van het begrotingsjaar 2007. De stukken voor dit begrotingsjaar en latere begrotingsjaren voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

  • 2.

    De Financiële verordening gemeente Voerendaal vastgesteld door de raad op 15 november 2003 wordt ingetrokken.

Artikel 30. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Voerendaal”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 18 december 2006.
DE RAAD VAN DE GEMEENTE VOERENDAAL,
de griffier, de voorzitter,