Verordening auditcommissie gemeente Vught 2015

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  de wet: de gemeentewet;

• b.

  de raad: de gemeenteraad van Vught;

• c.

  de commissie: de auditcommissie, zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

• d.

  de voorzitter: de voorzitter van de auditcommissie;

• e.

  het college: het college van burgemeester en wethouders;

• f.

  de accountant: de in de controleverordening gemeente Vught bedoelde accountant, die belast is met de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

• g.

  het controleprotocol: de jaarlijkse schriftelijke opdracht van de gemeenteraad aan de accountant inzake de controle van de jaarrekening. In het controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere kaders voor de inhoud van het onderzoek. Het protocol bevat concrete aanwijzingen voor de reikwijdte van de accountantscontrole, de normstellingen en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

Artikel 2 Instelling en taken

• 1.

  Er is een auditcommissie.

• 2.

  De auditcommissie heeft de volgende taken;

  • a.

    De auditcommissie is belast met de voorbereiding van de uitoefening van de taken van de raad als bedoeld in de verordening ex artikel 213, lid 1 van de Gemeentewet

  • b.

    Het adviseren van de raad en het voeren van overleg met het college over onderwerpen betreffende de financiële functie;

  • c.

    Het voeren van overleg met en het zijn van aanspreekpunt voor de door de raad aangewezen accountant alsmede het voorbereiden van de periodieke aanbesteding van de accountantsfunctie.

  • d.

    De auditcommissie adviseert de raad jaarlijks over de door de accountant ten behoeve van de raad uitgebrachte rapporten.

  • e.

    De auditcommissie bereidt de behandeling van de jaarstukken door de raad voor. In ieder geval adviseert het auditcomité de raad over de vaststelling van de gemeenterekening en betrekt zij hierbij de verklaring en bevindingen van de accountant die ten grondslag liggen aan de jaarstukken. Het auditcomité houdt rekening met de in de gemeentewet gestelde termijn voor de vaststelling van de rekening.

Artikel 3 Samenstelling

• 1.

  De auditcommissie bestaat uit maximaal één raads- of commissielid / niet-raadslid per fractie, met een minimum van 3 leden;

• 2.

  De commissie kan worden bijgestaan door adviseurs, waaronder de portefeuillehouder financiën, de concerncontroller, medewerkers afdeling financiën en de griffier of zijn vervanger;

• 3.

  De accountant treedt op verzoek van de commissie op als externe adviseur van de commissie.

Artikel 4 Voorzitter en secretariaat

• 1.

  De commissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan.

• 2.

  De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het leiden van de vergaderingen en het naleven van de verordening.

• 3.

  De griffie verzorgt het secretariaat.

Artikel 5 Benoeming en ontslag

• 1.

  De raad benoemt de leden die namens de raad zitting hebben in de commissie.

• 2.

  De zittingsperiode eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 3.

  Hij/zij die ophoudt raadslid of burgerlid te zijn kan geen lid meer van de auditcommissie zijn.

• 4.

  De raad is bevoegd, al dan niet op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd, een lid te ontslaan.

• 5.

  Een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat onmiddellijk na de schriftelijke mededeling in.

Artikel 6 Vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen zijn openbaar;

• 2.

  De commissie vergadert in principe 2 keer per jaar of zo veel zij nodig acht voor een goede uitoefening van haar taak. In ieder geval vindt het overleg plaats als bedoeld in de leden 3 en 4 van dit artikel;

• 3.

  Jaarlijks, in het voorjaar, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over het rapport van bevindingen, behorende bij het accountantsrapport van de jaarrekening over het voorgaande dienstjaar;

• 4.

  Jaarlijks, in het 4e kwartaal, vindt er specifiek overleg plaats tussen de accountant en de commissie over de rapportage van de accountant bij de interim-controle over het lopende dienstjaar, aan de hand van de managementletter van de accountant. De commissie geeft dan de speerpunten aan voor de controle over het lopende dienstjaar;

• 5.

   Als minder dan 3 leden bij een vergadering aanwezig zijn, wordt de vergadering niet gehouden en wordt zo spoedig mogelijk een nieuwe vergadering belegd;

• 6.

  De voorzitter bepaalt in overleg met de griffier de voorlopige agenda van de vergadering;

• 7.

  De auditcommissie stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast.

Artikel 7 Geheimhouding

De auditcommissie kan overeenkomstig artikel 86 eerste lid van de gemeentewet bepalen dat omtrent de inhoud van de stukken en het verhandelde tijdens een besloten vergadering geheimhouding zal gelden.

Artikel 8 Uitleg verordening

Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van de in deze verordening opgenomen bepalingen en in gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 9 Citeertitel en inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “verordening auditcommissie gemeente Vught 2015”

• 2.

  Deze verordening treedt in werking op de dag na de vaststelling