Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Waalwijk

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Waalwijk

“Waar voor je geld”

Waalwijk, 8 april 2010

Auteur: André van der Zanden

Inhoudsopgave

1: Inleiding 1

2: Doelstelling en definities 2

• 2.

  1 Doelstelling: 2

• 2.

  2 Definities inkoop en aanbesteden: 2

• 2.

  3 Inkoopstrategie bepalen: 2

3: Juridische uitgangspunten 3

4: “Duurzaam voor je geld” 4

• 4.

  1 Ambities gemeente Waalwijk: 4

• 4.

  2 Hoe gaan we deze ambities realiseren? 5

4.2.1 Criteria Duurzaam Inkopen: 5

4.2.2 Sociale criteria: 6

• 4.

  3 Hoe gaan we de criteria toepassen: 6

• 4.

  4 Omgang met regionale leveranciers/WML: 6

• 4.

  5 Verantwoordelijkheden duurzaam inkopen: 6

• 4.

  6 Normen en waarden: 7

• 4.

  7 Integriteit: 7

4.7.1 Gedragscode voor ambtenaren: 7

4.7.2 De wet bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaar Bestuur (BIBOB): 7

5: Slotbepalingen 8

• 5.

  1 Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid: 8

• 5.

  2 Risico’s op het niet naleven van de regels: 8

• 5.

  3 Evalueren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid: 8

1: Inleiding

Een actueel inkoop- en aanbestedingsbeleid is in de gemeente Waalwijk nodig om de kwaliteit van inkoop te blijven verbeteren. Sinds oktober 2006 is een inkoop- en aanbestedingsbeleid door het College vastgesteld dat inmiddels in de organisatie is geïmplementeerd. Deze implementatie heeft er in 2007 toe geleid dat iedereen binnen de organisatie weet hoe er gehandeld moet worden bij het volgen van een inkooptraject om rechtmatig te kunnen inkopen. Naar aanleiding van een evaluatie in 2009 zijn een aantal drempelbedragen herzien en is er een aangepast beleid omtrent inkopen van inhuur derden. Tevens zijn er nieuwe inkoopvoorwaarden opgesteld.

Dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat de beleidsuitgangspunten die een rol spelen bij inkopen en aanbesteden. De vertaling van deze beleidsuitgangspunten naar het inkoopproces is verwoord in een inkoophandboek, waarin beschreven is wat verwacht wordt als er iets gekocht moet worden. Het handboek is voor intern gebruik.

Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid en daarmee dus ook het handboek treedt in werking per 1 mei 2010. Met dit nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid vervalt het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid van 17 oktober 2006.

2: Doelstelling en definities

2.1 Doelstelling:

De gemeente Waalwijk stelt zich ten doel een integer en doelmatig inkoper te zijn.

Met integer wordt bedoeld handelend volgens de (Europese) wet –en regelgeving en de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht:

• ·

  transparantie

• ·

  openheid

• ·

  non-discriminatie

• ·

  proportionaliteit

• ·

  wederzijdse erkenning

Bij doelmatig gaat het om het inkopen op de meest kostenefficiënte manier, zodat elk traject leidt tot het gewenste resultaat;

Ofwel: “Waar voor je geld”.

2.2 Definities inkoop en aanbesteden:

Als het over inkopen en aanbesteden gaat, dan wordt daar het volgende mee bedoeld:

-Inkoop: alles waar een externe factuur tegenover staat.

- Aanbesteden: houdt in de uitnodiging doen aan twee of meer ondernemers (dus in concurrentie) om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht.

De begrippen inkoop en aanbesteden kunnen door elkaar worden gebruikt. Het begrip aanbesteden is gebruikelijk in het vakgebied “werken”, terwijl in de andere sectoren vaak gesproken wordt over inkoop.

2.3 Inkoopstrategie bepalen:

De gemeente Waalwijk heeft gekozen voor een marktbenadering middels de portfoliomatrix van Kraljic. In deze benadering wordt de toe te passen inkoopstrategie bepaald door de combinatie van twee factoren:

1: de geschatte inkoopwaarde van de opdracht (hoeveel geld is de opdracht waard);

2: het toeleveringsrisico (hoeveel potentiële leveranciers zijn er voor deze opdracht).

Als de inkoopstrategie is bepaald, kan er ingekocht gaan worden.

Om van inkopen en aanbesteden een procesmatige activiteit te maken is het inkooptraject onderverdeeld in zeven fasen (naar Prof. Dr. A.J. van Weele).

Deze fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden; de ene fase kan niet worden gestart zonder dat voorgaande fase goed is afgesloten:

1 inventariseren: bepalen van de inkoopbehoefte;

2 specificeren: opstellen van een programma van eisen of een bestek;

3 selecteren: de meest geschikte partij selecteren;

4 contracteren: de overeenkomst sluiten;

5 bestellen: afroepen uit de overeenkomst;

6 bewaken: bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking;

7 nazorg: afhandelen van eventuele klachten en claims, het afhandelen van meer/minder werk, het evalueren van leveranciers, archivering.

3: Juridische uitgangspunten

• -

  Europese aanbestedingsrichtlijnen: overheden moeten zich houden aan de Europese aanbestedingsrichtlijn(Richtlijn 2004/18/EG voor leveringen, diensten en werken). Deze richtlijn is door de Besluit Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) omgezet in Nederlandse wet –en regelgeving. Deze richtlijnen zijn hoofdzakelijk gericht op de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht.

• -

  Rechtmatigheid –en doelmatigheidstoets: artikel 212 en 213a van de Gemeentewet geven aan dat de uitgaven de rechtmatigheid –en doelmatigheidstoets moeten kunnen doorstaan.

• -

  Wetten: de gemeente heeft te maken met de gemeentewet en met de Algemene wet bestuursrecht (A.W.B) De algemene beginselen van behoorlijk bestuur zijn overeenkomstig van toepassing op privaatrechtelijke handelingen van een Bestuursorgaan. (3:1 AWB) en privaatrechtelijke handelingen mogen niet in strijd zijn met publiekrecht (3:14 BW).

• -

  Inkoop- en aanbestedingsbeleid: vanzelfsprekend is het verplicht het eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid te volgen, waar in uitzonderlijke gevallen door het College van kan worden afgeweken.

• -

  WIRA: De Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden (Wira) creëert een wettelijke basis om onwettig gegunde opdrachten door de rechter te laten vernietigen. Op 26 januari 2010 is de Wira door Eerste Kamer aangenomen en in werking getreden op 19 februari 2010. De aanbestedende dienst wordt verplicht in de gunningbeslissing voldoende gemotiveerd uitleg te geven over de redenen van zijn beslissing. Als de aanbestedende dienst de gunningbeslissing onvoldoende motiveert, gaat de opschortende termijn van vijftien dagen niet van start. Een benadeelde ondernemer kan in dat geval, ook na de termijn van vijftien dagen, de rechter verzoeken de overeenkomst te vernietigen vanwege het aangaan van een overeenkomst zonder een geldig verlopen opschortende termijn. Een benadeelde ondernemer kan naar de rechter stappen om de overeenkomst te laten vernietigen in het geval de opdracht ten onrechte niet is aanbesteed.

4: “Duurzaam voor je geld”

4.1 Ambities gemeente Waalwijk:

“Duurzame ontwikkeling is het op gang brengen van sociaal-economische, ecologische en culturele aspecten zodat deze in dynamisch evenwicht zijn en levert als resultaat op dat na ons komende generaties dezelfde kansen hebben om in hun behoefte te voorzien als de huidige”

De gemeente Waalwijk heeft duurzame ontwikkeling hoog in het vaandel staan. De evenwichtige groei van het economische, ecologische en sociaal-culturele kapitaal is een streven dat op alle beleidsterreinen wordt vertaald naar concrete maatregelen en projecten.

Op het terrein van duurzaam ontwikkeling zet de gemeente Waalwijk in op diverse aandachtsgebieden welke worden verwoord in het milieubeleidsplan. In het milieubeleidsplan komen de volgende aandachtsgebieden aan de orde: Afval, Bodem, Externe veiligheid, Geluid, Water, Energie en Klimaat, Licht, Luchtkwaliteit en geur, Natuur en stedelijk groen. Dit plan wordt eind 2010 vastgesteld.

Vooruitlopend op het vast stellen van het milieubeleidsplan heeft de Raad al ingezet op de volgende aandachtsgebieden:

• 1.

  Gemeente Waalwijk klimaatneutraal

• 2.

  Waalwijk millenniumgemeente

Ad 1. Gemeente Waalwijk klimaatneutraal

De Raad heeft op 7 mei 2009 de kadernota energie/klimaatbeleid vastgesteld. Waalwijk zal op lange termijn klimaatneutraal worden. Een eerste aanzet om deze ambitie te verwezenlijken is het “Energieprogramma Waalwijk 2009-2012” welke door het College op 6 oktober 2009 is vastgesteld. Voorbeelden die in het project zijn opgenomen zijn:

• ·

  Nieuwe prestatieafspraken met woningbouwcorporaties over energiedoelstellingen;

• ·

  Energiezuinige bedrijven en bedrijfsterreinen;

• ·

  Verbeteren energieprestatie gemeentelijke gebouwen;

• ·

  Het verbeteren van het gemeentelijk wagenpark;

• ·

  Het instellen van een lokale energieraad;

• ·

  Doorontwikkeling windenergie op het haven- en industrieterrein;

• ·

  Realiseren van een bio-energiecentrale in Waalwijk.

Ad 2. Waalwijk millenniumgemeente

De gemeente Waalwijk is aangesloten bij het netwerk van Millennium Gemeenten. Als millennium gemeente staat Waalwijk achter de millenniumdoelen van de Verenigde Naties. De gemeente wil op lokaal niveau haar steentje bijdragen aan het bereiken van deze doelen, door (bestaande) initiatieven en projecten uit de gemeente aan elkaar te koppelen en te zorgen voor een bundeling van krachten en kennis.

De millenniumdoelen zijn:

• 1.

  Extreme armoede en honger zijn uitgebannen;

• 2.

  Alle jongens en meisjes gaan naar school;

• 3.

  Mannen en vrouwen hebben dezelfde rechten;

• 4.

  Kindersterfte is sterk afgenomen;

• 5.

  Minder vrouwen sterven door zwangerschap;

• 6.

  De verspreiding van ziektes als AIDS en malaria is gestopt;

• 7.

  Er leven meer mensen in een duurzaam leefmilieu;

• 8.

  Er is meer eerlijke handel, schuldverlichting en hulp;

De VNG spoort gemeenten aan om concreet iets te doen aan de armoede en onrechtvaardigheid in de wereld door millenniumgemeente te worden. Er liggen dus ambities op de inkoop van o.a. hout en papier met FSC keurmerk, Fair Trade producten, duurzame financiële producten.

4.2 Hoe gaan we deze ambities realiseren?

Een instrument om de ambities te realiseren is duurzaam inkopen.

“Duurzaam inkopen is het toepassen van economische, sociaal-culturele en ecologische aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit uiteindelijk leidt tot de daadwerkelijke levering van een product, dienst of werk dat aan deze economische, sociaal-culturele en ecologische aspecten voldoet."

Om duurzaam inkopen kracht bij te zetten heeft de gemeente Waalwijk op 21 juni 2006 bij de Provincie een deelname verklaring duurzaam inkopen ondertekend. Door deze ondertekening sluit de gemeente Waalwijk zich aan bij het gezamenlijke overheidsprogramma Duurzaam Inkopen, met als doel om als gezamenlijke overheden te streven naar 75 % duurzaam inkopen in 2010 en streeft naar 100 % in 2015.

De gemeente spreekt hiermee de intentieuit om duurzaamheid serieus te nemen en te betrekken in het inkoopproces. Verder wordt de organisatie deelnemer aan het programma Duurzaam Inkopen van Senternovem (vanaf 2010 onderdeel van het agentschap). Deze organisatie is een agentschap van het Nederlandse Ministerie van Economische Zaken, die initiatieven ondersteunt welke duurzaamheid stimuleren.

Verder verklaart de ondertekenaar van deze deelname verklaring:

• ·

  daarvoor de door het Kenniscentrum ontwikkelde criteria en instrumenten toe te passen bij haar aanbestedingen en inkopen,

• ·

  good practices en ervaringen terug te koppelen aan het Kenniscentrum en mee te werken aan de landelijke monitoring Duurzame Bedrijfsvoering Overheden (1x per 2 jaar),

• ·

  daarover transparant te zijn door de concrete resultaten op het gebied van duurzaam inkopen te rapporteren,

• ·

  akkoord te gaan met vermelding op de website www.senternovem.nl (vanaf 2010 op de website www.agentschapnl.nl ).

4.2.1 Criteria Duurzaam Inkopen:

Duurzaam inkopen wordt gerealiseerd door het opnemen van duurzaamheidcriteria in de inkoop- en aanbestedingsprocedure. Senternovem (vanaf 2010 onderdeel van het agentschap) heeft voor meer dan 80 productgroepen duurzaamheidcriteria ontwikkeld. Uiteindelijk leidt een traject voor ontwikkeling van criteria voor één productgroep tot criteria in de vorm van eisen en wensen.

De eisen geven samen het minimale duurzaamheidniveau aan dat moet worden bereikt om als duurzaam te kunnen worden bestempeld. De wensen zijn een aanvulling op de set van eisen. Door het meenemen van de wensen in een aanbesteding kan een nog hoger duurzaamheidniveau worden bereikt.

4.2.2 Sociale criteria:

Wat betreft sociale beleidsdoelen is Social Return on Investments (SROI) een middel om de werkgelegenheid voor kansarme groepen op de arbeidsmarkt te vergroten. Per productgroep wordt onderzocht of er mogelijkheden zijn om bepaalde sociale beleidsdoelen te stimuleren.

SROI is bruikbaar om mee te helpen om doelstellingen van de Intergemeentelijke Sociale dienst Midden Langstraat (ISD) waar het gaat om werkgelegenheid voor cliënten binnen de Langstraat mee te ondersteunen. Daarnaast is het bruikbaar om de doelstellingen van Werkbedrijf Midden Langstraat (WML) te ondersteunen.

4.3 Hoe gaan we de criteria toepassen:

Een inkoop- of aanbestedingsprocedure start altijd met het opstellen van een programma van eisen. In dit document worden o.a. de uitgangspunten voor de nieuwe aanbesteding vastgelegd. In dit stadium denken inkoper en materiedeskundige ook na over de duurzaamheid en beoordelen zij of de economische, ecologische en sociale aspecten in balans zijn. Daarbij wordt een inschatting gemaakt van de financiële gevolgen van de eisen en wensen.

Duurzaamheid in een aanbesteding is niet altijd te vertalen in concrete (meer)kosten.

Indien een aanbesteding meer kost dan geraamd zal dit gemeld worden in de inkoopevaluatie aan het eind van het jaar.

Voor de beoordeling van de offertes biedt de toepassing van de Total Cost of Ownership (TCO) benadering een uitkomst. Hierbij worden de eventuele hogere investeringskosten, vanwege de duurzame specificaties afgezet tegen de lagere beheerskosten. Dit vergroot de haalbaarheid van duurzame inkopen ten opzichte van de traditionele aanpak.

4.4 Omgang met regionale leveranciers/WML:

Er kan geen voorkeur gegeven worden aan regionale leveranciers of de WML. Dit is namelijk in strijd met de beginselen van het aanbestedingsrecht. Bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen moet het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Waalwijk gevolgd worden. Hierin is bepaald dat de gemeente vrij is om partijen te selecteren voor een onderhandse aanbesteding.

Voor aanbestedingen boven het Europese drempelbedrag geldt in beginsel een openbare aanbesteding. In sommige gevallen kunnen Artikel 19 en 26 van het BAO van toepassing verklaard worden. Hierin is geregeld dat een opdracht kan worden voorbehouden aan sociale werkplaatsen (SW). Dit betekent echter niet een voorbehoud aan alleen het WML, maar betekent dat er meerdere SW bedrijven uitgenodigd moeten worden voor een aanbesteding.

Uit de opgestelde (gunning) criteria zoals bijvoorbeeld de prijs, kwaliteit, service, dienstverlening en klachtopvolging zal uit de inschrijving moeten blijken of de regionale inschrijver of de WML zijn “natuurlijke” voordeel kan benutten. (b.v: minder transport- en reiskosten, efficiënter werken door bekendheid in de regio).

4.5 Verantwoordelijkheden duurzaam inkopen:

Een inkoop- en aanbestedingsprocedure wordt gehouden onder verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder. De concern inkoper heeft vanaf vastgestelde bedragen een adviserende en een uitvoerende rol.

Op grond hiervan moet de budgethouder erop toezien dat zijn/haar materiedeskundige bij het maken van het programma van eisen of het bestek maximaal bijdraagt aan het toepassen van de duurzaamheidcriteria.

4.6 Normen en waarden:

Elke leverancier moet zich houden aan de gangbare normen en waarden. Dat houdt onder meer in dat de leverancier zijn werknemers redelijk beloont, geen gebruik maakt van kinderarbeid, niet discrimineert, belastingen afdraagt etc.

4.7 Integriteit:

Zowel de aanbestedende dienst als deelnemers aan een aanbestedingsprocedure moeten altijd integer handelen.

4.7.1 Gedragscode voor ambtenaren:

De integriteiteisen aan ambtenaren zijn in de concernrichtlijnen geregeld. Hier is de gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Waalwijk bepaald.

4.7.2 De wet bevordering Integriteitbeoordeling door het Openbaar Bestuur (BIBOB):

Wet BIBOB beoogt te voorkomen dat onder meer door ‘aanbesteding’ van een overheidsopdracht als bedoeld in deze wet, de overheid onbedoeld mogelijke bepaalde “criminele” activiteiten faciliteert.

Een aanbestedende dienst kan het Bureau BIBOB advies vragen inzake overheidsopdrachten, die behoren tot een bij Besluit BIBOB aangewezen sector, zijnde ICT, milieu en/of bouw. Het advies dat Bureau BIBOB op basis van de uitkomst van haar onderzoek zal uitbrengen geeft een aanbestedende dienst slechts een ondersteuning bij zijn eigen inhoudelijke afweging om een overheidsopdracht wel of niet aan een betrokkene te gunnen dan wel een overeenkomst inzake een overheidsopdracht te ontbinden, dan wel of niet toestemming te verlenen dat een bepaalde ‘onderaannemer’ kan worden ingeschakeld.

5: Slotbepalingen

5.1 Afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid:

Afwijken van het beleid kan in spoedeisende situaties noodzakelijk zijn. Als het gaat om calamiteiten en/of onvoorziene gebeurtenissen die een (mogelijk) gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of openbare orde kunnen vormen en die een directe (inkoop)actie vereisen is het toegestaan om achteraf het college te informeren dat er is afgeweken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid (gat in de weg, vaccinaties, brand).

In alle andere gevallen is voor het afwijken van het inkoop- en aanbestedingsbeleid altijd vooraf toestemming nodig van het college.

5.2 Risico’s op het niet naleven van de regels:

Naast de Europese aanbestedingsverplichting geven artikel 212 en 213a van de gemeentewetaan dat uitgaven de rechtmatigheid - en doelmatigheidstoets van het handelen van de gemeente moeten kunnen doorstaan.

De accountant toetst de rechtmatigheid van de gelopen aanbestedingen en afgeronde inkooptrajecten aan het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid en baseert zich daarbij op interne vaststellingen door de Interne Controlefunctie.

De verantwoordelijkheid voor het volgen van de juiste procedures ligt direct bij de budgethouder.

Niet-rechtmatig gedane aanbestedingen kunnen bij overschrijding van de vastgestelde goedkeuringstoleranties leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening. De goedkeuringstoleranties, rapporteringtoleranties en het door de accountant te hanteren controleprotocol op rechtmatigheidaspecten worden jaarlijks door de raad vastgesteld.

In het geval de aanbestedingsregels niet of niet voldoende wordt nageleefd, kan dit aanleiding zijn voor het opleggen van sancties. Indien een aanbieder vindt dat hij in zijn recht is beperkt, kan deze met een beroep bij de civiele rechter vorderen dat de procedure wordt gestopt, wordt opgeschort of dat hij alsnog wordt toegelaten tot de procedure.

In het geval de opdracht al is gegund, is het denkbaar dat de betreffende aanbieder een eis tot schadevergoeding indient vanwege onrechtmatig handelen van de aanbestedende dienst. Ook kan een klacht worden ingediend bij de Europese commissie, die vervolgens de betreffende lidstaat kan aanspreken. Aangezien de Europese Commissie niet over de bevoegdheid beschikt dwangsommen op te leggen zal zij, wanneer voor sanctionering wordt gekozen, de kwestie voorleggen aan het Europese Hof van Justitie. Een veroordeling door dit Hof kan worden gebruikt in een procedure binnen het betreffende land waarin de schadevergoeding wordt gevorderd. Een benadeelde aanbieder kan voor één van bovengenoemde procedures kiezen, maar ook voor allebei tegelijk. Financiële risico’s in dit verband vloeien direct voort uit de hiervoor geschetste juridische risico’s. Zo kan de nationale rechter bepalen dat de opdracht opnieuw moet worden aanbesteed of dat de aanbestedende dienst een schadevergoeding moet betalen.

5.3 Evalueren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid:

Het inkoop - en aanbestedingsbeleid wordt tenminste eenmaal per 4 jaar geëvalueerd. Het handboek kan door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie zo nodig (per direct) aangepast worden.