Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente Waalwijk

Artikel 1

Deze regeling verstaat onder:

de Wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Wet GBA) (Stb. 1994, 494).

bevroren bevolkingsregister: de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de bevolkings- en verblijfsregisters en het Besluit bevolkingsboekhouding en die ingevolge de intrekking van die wet en dat besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden.

audit: een controle op de integriteit van de persoonsgegevens welke wordt uitgevoerd door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties aangewezen auditinstelling.

kwaliteitsproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten.

foutverslag: het automatisch door het systeem aangemaakte overzicht van fouten die ontdekt zijn in de over het netwerk binnenkomende berichten.

foutenlijst: het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie bevinden.

autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon of afdeling of het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden.

verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de basisadministratie zijnde het college.

beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisadministratie persoonsgegevens.

informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding ter zake de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures.

gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening.

systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem.

applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het GBA-toepassings-systeem en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening.

privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevene bij het verzamelen en verwerken van gegevens en de informatievoorziening.

gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand.

bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke of beheerder persoonsgegevens bewerkt zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen en die geen zeggenschap heeft over de verwerking.

beveiligingsbeheer: het geheel aan activiteiten gericht op de controle van de afgesproken beveiligingsactiviteiten en –maatregelen.

Artikel 2

Het hoofd van de afdeling Publiekszaken is beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en in die hoedanigheid informatiebeheerder en privacybeheerder. Hij kan de taak van informatiebeheerder en privacybeheerder geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer aan hem ondergeschikte ambtenaren.

Artikel 3

• 1.

  De informatiebeheerder wijst functionarissen aan die worden belast met:

  • a.

    gegevensbeheer;

  • b.

    applicatiebeheer;

  • c.

    gegevensverwerking;

  • d.

    het namens het college afnemen van de in artikel 36, lid 2, onder sub e van de Wet bedoelde verklaring.

• 2.

  Het hoofd van de afdeling P.O. & I. wijst medewerkers aan die zijn belast met het systeembeheer.

Artikel 4

De informatiebeheerder voorziet in:

• a.

  een jaarlijkse planning van de beheeractiviteiten;

• b.

  een jaarlijkse rapportage aan het college over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kerngetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

• c.

  een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;

• d.

  de administratieve beheerprocedures, voorzover hier niet door of bij de Wet is voorzien;

• e.

  periodiek overleg tussen hem, de applicatiebeheerder, de privacybeheerder en de gegevensbeheerder;

• f.

  halfjaarlijks overleg tussen hem en de systeembeheerder;

• g.

  richtlijnen voor de bijhouding van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het college als de verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, te weten

• a.

  persoonsinformatievoorziening;

• b.

  beveiliging;

• c.

  privacy;

• d.

  gegevenskwaliteit;

• e.

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist;

• a.

  over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem;

• b.

  op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• c.

  op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• d.

  over het toekennen van autorisaties.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

• a.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

• b.

  de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• c.

  de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden nageleefd;

• d.

  dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het GBA-toepassingssysteem en van de gevolgen van deze installatie;

• e.

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en het beveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 8

De informatiebeheerder, of een door hem aan te wijzen functionaris opgesomd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan.

Artikel 9

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• b.

  het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• c.

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van persoonsgegevens;

• d.

  het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• e.

  de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking.

Artikel 10

De gegevensbeheerder voorziet in:

• a.

  de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de Wet;

• b.

  de controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 11

De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 12

Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties aangewezen auditinstelling.

De gegevensbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitsproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.

Artikel 13

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 14

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem.

Artikel 15

De systeembeheerder voorziet in:

• a.

  de fysieke beveiliging van het toepassingssysteem;

• b.

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;

• c.

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem;

• d.

  de beschikbaarheid van het toepassingssysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 16

De systeembeheerder is bevoegd:

a.direct maatregelen te treffen als de continuïteit van het toepassingssysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

b.aanwijzingen te geven over:

• -

  beheer toepassingssysteem;

• -

  beheer van bestanden;

• -

  reconstructiemaatregelen.

Artikel 17

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder f genoemde overleg.

Artikel 18

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de ondersteuning bij het gebruik van het toepassingssysteem;

• b.

  het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

• c.

  de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college vastgestelde procedurebeschrijving voor de gemeentelijke basisregistratie;

• d.

  het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• e.

  het beheer van de gebruikersdocumenten.

Artikel 19

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a.

  een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;

• b.

  de implementatie van de door de beheerder toegekende autorisatieniveaus van actualiseringen en raadplegingen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de privacybeheerder en de informatiebeheerder;

• c.

  de implementatie van de door de beheerder toegekende autorisatieniveaus van raadplegingenvan medewerkers van binnengemeentelijke afnemers;

• d.

  aanpassing of blokkering van de autorisatie van de medewerker bij functiewijziging, ontslag of vertrek;

• e.

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• f.

  het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• g.

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het toepassingssysteem;

• h.

  de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het toepassingssysteem ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen;

• i.

  de voorlichting aan de in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem;

• j.

  de coördinatie van de werkzaamheden met betrekking tot het toepassingssysteem in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• k.

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend;

• l.

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementsgegevens;

Artikel 20

De applicatiebeheerder is bevoegd:

• a.

  gegevensverwerkers en de medewerkers van externe afdelingen/clusters die direct toegang hebben tot de basisadministratie persoonsgegevens aanwijzingen te geven over het gebruikvan het toepassingssysteem;

• b.

  over het gebruik van de basisadministratie persoonsgegevens gedragsregels op te stellen.

Artikel 21

De applicatiebeheerder beslist –na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder- over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen beschreven in de procedure uitwijk.

Artikel 22

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het beveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 23

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

• a.

  het overleg genoemd in artikel 4, onder e en f;

• b.

  het externe gebruikersoverleg.

Artikel 24

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door het college vastgestelde Reglement voor de gemeentelijke basisregistratie persoonsgegevens;

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en de Wet bescherming persoonsgegevens met betrekking tot de afdeling Burgerzaken.

Artikel 25

De privacybeheerder voorziet in:

• a.

  de afhandeling van alle verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 79 van de Wet (inzage);

• b.

  de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1 en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2 van de Wet;

• c.

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden.

Artikel 26

De privacybeheerder is bevoegd:

• a.

  op grond van het in artikel 19 genoemde besluit, alle gebruikers van het toepassingssysteem aanwijzingen te geven;

• b.

  ongevraagd avies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 27

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet en daarbij behorende regelingen, de Wet bescherming persoonsgegevens met betrekking tot de afdeling Publiekszaken.

Artikel 28

De gegevensverwerkers voorzien in:

• a.

  het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de Wet, middels het Logisch Ontwerp en de handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voorzover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

• b.

  het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

• c.

  de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• d.

  de behandeling van mutaties;

• e.

  de behandeling van het netwerkverkeer uitsluitend voor de verwerking van de taken genoemd onder a;

• f.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet en zien erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningsstatus is gegeven;

• g.

  de dagelijkse controle van in het toepassingssysteem aangebrachte actualiseringen;

• h.

  de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

  • -

    wijziging van het naamgebruik;

  • -

    vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• k.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

  • -

    1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • -

    een vervolginschrijving uit het buitenland.

Artikel 29

De gegevensverwerkers beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan met in achtneming van het gestelde in artikel 26 van de Wet en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Artikel 30

De beveiligingsfunctionaris is verantwoordelijk voor het beheer van de beveiligingsvoorschriften voor de GBA. 

Artikel 31

De beveiligingsfunctionaris is bevoegd om medewerkers van de afdeling Publiekszaken aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de wet en de beveiligingsvoorschriften voor de GBA. 

Artikel 32

De beveiligingsfunctionaris ziet er op toe dat beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de binnengemeentelijk vastgestelde beveiligingsvoorschriften en de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd. 

Artikel 33

De beveiligingsfunctionaris adviseert burgemeester en wethouders over: 

• a.

  de beveiligingsaspecten die uit de wet GBA en de binnengemeentelijke beveiligingsvoorschriften voortvloeien; en 

• b.

  de fysieke beveiliging in en om de ruimtes waar de hoofdcomputer en de overige componenten voor bijhouding van de GBA staan. 

Artikel 34

De beveiligingsfunctionaris voorziet jaarlijks in een verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer. 

Artikel 35

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens tevens voor het bevroren bevolkingsregister en de in de gemeentelijke basisadministratie aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen.

Artikel 36

Deze regeling treedt in werking met ingang van de achtste dag na die van de bekendmaking.

Artikel 37

Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente Waalwijk.

Aldus besloten in de vergadering van het college van Waalwijk 6 maart 2012

Het college van Waalwijk,

de secretaris, de burgemeester,

w.g.w.g.

drs. A. de Wit drs. A.M.P. Kleingeld