Werktijdenregeling gemeente Waalwijk

Werktijdenregeling gemeente Waalwijk

Het college van B&W

gelet op artikel 4:2, lid 1 van de CAR/UWO;

gelet op de bepalingen in de Arbeidstijdenwet;

gelet op de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 05-12-2012

stelt vast de:

"Werktijdenregeling gemeente Waalwijk "

Artikel 1 – Begripsomschrijvingen

Artikel 5 (Flexibel) werkrooster

• 1.

  Medewerkers kunnen met de (direct) leidinggevende overeenkomen de werkzaamheden uit te voeren volgens een zelf gekozen (flexibel) werkrooster.

• 2.

  Het werkrooster moet zodanig zijn ingevuld dat bij de planning het saldo aan het eind van het jaar op “0” uitkomt.

• 3.

  Aan het eind van het jaar mag het saldo feitelijk gewerkte uren inclusief verloftegoed maximaal 72 bedragen. Dat saldo mag worden meegenomen naar het volgende jaar. Bij deeltijders naar rato.

• 4.

  De medewerker stemt zijn voornemen om af te wijken van het werkrooster dan wel afwezig te zijn altijd vooraf af met zijn (direct) leidinggevende.

Artikel 6 Verplicht werkrooster

• 1.

  De (direct) leidinggevende stelt in overleg met de medewerker een verplicht werkrooster op voor medewerkers van de afdelingen, die direct of indirect te maken hebben met de bereikbaarheid of in- en externe dienstverlening.

• 2.

  Voor individuele medewerkers die belast zijn met bijzondere taken kan door de (direct) leidinggevende een verplicht werkrooster worden opgesteld.

Artikel 7 Overwerk/Onregelmatige dienst

• 1.

  Er is sprake van overwerk conform artikel 3:2 van de CAR/UWO indien in dienstopdracht incidenteel buiten het voor de medewerker vastgestelde werkrooster wordt gewerkt. In dit geval geldt de van kracht zijnde regeling ‘overwerkvergoeding, onregelmatige dienst, consignatiedienst en verschuivingstoeslag van de gemeente Waalwijk’.

• 2.

  Er is sprake van werken in onregelmatige dienst conform artikel 3:3 van de CAR/UWO en de van kracht zijnde regeling ‘overwerkvergoeding, onregelmatige dienst, consignatiedienst en verschuivingstoeslag van de gemeente Waalwijk’ indien de aard van het werk het noodzakelijk maakt dat in dienstopdracht volgens werkrooster buiten de "normale kantoortijden" (artikel 3:3, lid 1 CAR/UWO) arbeid wordt verricht.

Artikel 8 Ziekte en buitengewoon verlof

Ziekte en buitengewoon verlof worden berekend op grond van de in het werkrooster vastgestelde dagnorm(en).

Artikel 9 Tijdverantwoording

• 1.

  Iedere medewerker is verplicht gebruik te maken van het tijdregistratiesysteem ‘BigBen’, zowel bij het begin en einde van de werktijd als aan het begin en einde van de pauze(s).

• 2.

  Indien geen gebruik wordt gemaakt van de tijdregistratie bij aanvang en/of einde van de middagpauze, wordt er een fictieve pauze geregistreerd van een half uur overeenkomstig artikel 5:4 Arbeidstijdenwet.

• 3.

  Iedere medewerker is verplicht de uren per week te verantwoorden in BigBen of, als de medewerker niet de beschikking heeft over het tijdschrijfsysteem, te laten registreren.

• 4.

  Het werkrooster vult de medewerker zelf in BigBen in. Mutaties worden door de medewerker zelf aangebracht en geaccordeerd door of namens de (direct) leidinggevende.

• 5.

  Voor thuiswerken geldt de met de (direct) leidinggevende overeengekomen dagnorm per thuiswerkdag, tenzij nadere afspraken zijn gemaakt met (direct) leidinggevende.

• 6.

  Het college van B&W kan voor de aanwezigheidsregistratie nadere regels stellen.

Artikel 10 - Brugdagen

• 1.

  Brugdagen worden elk kalenderjaar opnieuw vastgesteld door het directieteam en ter advies voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Bij het vaststellen van de werkroosters en werktijden van enig kalenderjaar, wordt rekening gehouden met de brugdagen.

• 2.

  Op een brugdag kunnen geen uren ingeroosterd worden, uitgezonderd de afdeling Bedrijven. Maximaal kunnen op jaarbasis 26,6 uren worden aangewezen als brugdagen.

Artikel 11 Consulten en dergelijke

• 1.

  Bezoek aan huisarts, tandarts, fysiotherapeut, specialist, etc. en dergelijke vindt zoveel mogelijk plaats in eigen tijd. De (direct) leidinggevende heeft het recht daarbij voor een individuele medewerker positief af te wijken.

• 2.

  Als de medewerker in een kalenderjaar op medische gronden een instituut of een combinatie daarvan, als bedoeld in het eerste lid, meerdere keren moet bezoeken is er sprake van een langdurig traject. In dit traject kunnen de meerdere bezoeken dan als werktijd worden aangemerkt, dit ter beoordeling van de (direct) leidinggevende.

• 3.

  Voor eventuele correcties, indien het niet mogelijk is om in de vrije tijd naar het consult te gaan, is het bepaalde in artikel 9 lid 4 van toepassing.

Artikel 12 Dienstreizen en studiedagen

• 1.

  In geval van dienstreizen, studiedag(en), bezoeken van vergaderingen en bijeenkomsten buiten het kantoor, die een volledige werkdag in beslag nemen, wordt deze dag overeenkomstig de dagnorm in het werkrooster -inclusief de pauzetijd- geregistreerd.

• 2.

  De medewerker dient voor toepassing van het bepaalde in lid 1, zowel bij het vertrek als ook bij terugkeer van de dienstreis of studiedag, op de gebruikelijke wijze te registreren in BigBen.

• 3.

  Indien de medewerker niet in staat is, zoals bedoeld in lid 2, gebruik te maken van de tijdregistratie ingeval van bezoeken aan het begin dan wel aan einde van de werktijd, deze aanvangs- en/of eindtijd als correctie te verwerken overeenkomstig artikel 9, lid 4.

• 4.

  In geval van dienstreizen, studiedag(en), bezoeken van vergaderingen en bijeenkomsten buiten het kantoor die slechts een gedeelte van de dag beslaan, wordt de medewerker vanzelfsprekend geacht de resterende tijd te werken in de voor hem geldende dagnorm.

Artikel 13 Verantwoordelijkheid

• 1.

  De medewerker is zelf verantwoordelijk voor een correcte naleving van deze regeling en de met hem gemaakte afspraken ten aanzien van arbeidsduur en werkrooster.

• 2.

  De (direct) leidinggevende ziet toe op een juiste naleving van deze regeling.

• 3.

  Indien de (direct) leidinggevende constateert dat de regeling niet correct wordt nageleefd, afspraken niet worden nagekomen, dan wel misbruik wordt gemaakt van de mogelijkheden, kan de (direct) leidinggevende de medewerker verplichten tot een ander werkrooster.

• 4.

  Bij geconstateerde herhaling van misbruik kan het college van B&W, op voorstel van de (direct) leidinggevende, disciplinaire maatregelen treffen, conform de bepalingen van de CAR/UWO.

Artikel 14 Hardheidsclausule

In alle gevallen waarin deze regeling niet of niet naar billijkheid voorziet, beslist het college van B&W.

Artikel 15 Slotbepaling

Deze regeling kan worden aangehaald als de ‘Werktijdenregeling gemeente Waalwijk’. Deze regeling treedt op 1 januari 2013 in werking onder gelijktijdige intrekking van de ‘Werktijdenregeling gemeente Waalwijk’ zoals die op 1 januari 2012 in werking is getreden.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van B&W van Waalwijk d.d. 27 november 2012,

Waalwijk, 2012

Het college van B&W van Waalwijk,

De secretaris, De burgemeester,

Drs. A. de Wit Drs. A.M.P. Kleijngeld

Meest gestelde vragen "werktijdenregeling gemeente Waalwijk"1

1.Welke begin en eindtijden worden gehanteerd?

Om ervoor te zorgen dat medewerkers zo flexibel mogelijk kunnen werken, liggen de openingstijden van het gebouw tussen 07.30 en 18.30 uur.

Daarnaast is het mogelijk voor medewerkers om thuis te werken. Hierbij kunnen de tijden ook zelf ingedeeld worden. Over de mogelijkheden van thuiswerken volgt binnenkort nadere informatie.

De mogelijkheid is aanwezig om de te weinig of te veel gewerkte uren op een ander moment te compenseren. Voor de arbeidsduur, -tijden dienen de bepalingen van de Arbeidstijdenwet in acht te worden genomen en de CAR/UWO bepalingen over de arbeidsduur: ten hoogste 11 uur per dag en 50 uur per week. Ook is bepaald dat de voor de medewerker geldende arbeidsduur per jaar niet mag worden overschreden.

2.Vervallen de zogenaamde bloktijden?

Ja

3.Vervalt de opbouw van plusuren?

Ja, de opbouw van max. 122 (bij fulltime) vervalt. Het teveel aan gewerkte uren wordt niet meer gemaximeerd. Opbouw blijft wel mogelijk, maar aan eind van het jaar mag het verlofsaldo (feitelijk te veel of te weinig gewerkte uren verrekend met het verloftegoed) maximaal 72 bedragen (bij fulltime). Dat saldo mag worden meegenomen naar het volgende jaar. Bij deeltijders naar rato.

4.Is het verplicht middagpauze te nemen?

Ja, indien per dag meer dan 5,5 uur arbeid wordt verricht, dient minimaal 30 minuten te worden gepauzeerd, waarbij de pauze kan worden gesplitst in twee keer 15 minuten (dit dient handmatig in BigBen te worden gecorrigeerd). Indien per dienst meer dan 10 uur arbeid wordt verricht, dient minimaal 45 minuten te worden gepauzeerd, waarbij de pauze kan worden gesplitst in drie keer 15 minuten (dit dient handmatig in BigBen te worden gecorrigeerd).

5.Met welke dienstbelangen moet ik rekening houden bij het invullen van mijn individuele werkrooster?

Je houdt samen met je collega’s rekening met de eisen, die de organisatie verbindt aan de dienstverlening van jouw team. Dit ligt bij ieder team verschillend. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om de openingstijden voor het publiek, voldoende bezetting van het team, het naleven van termijnen en of opdrachten van de leiding. Je krijgt met (flexibel) werkrooster vrijheid, maar ook verantwoordelijkheid. Je werkrooster stel je altijd op in overleg met je (direct) leidinggevende, deze toetst op volgende aspecten:

• -

  een optimale dienstverlening aan het publiek (openingstijden)

• -

  een optimale interne bereikbaarheid

• -

  een optimale bezetting op de afdeling

• -

  er zoveel mogelijk gewerkt wordt volgens een herkenbaar werkrooster (klant weet wanneer iemand aanwezig is)

• -

  I.v.m. bedrijfsbelang bestaat de mogelijkheid het werkrooster tussentijds aan te passen.

• -

  de richtlijnen m.b.t. arbeidsduur

6.Met welke richtlijnen moet ik rekening houden bij het vullen van het werkrooster in BigBen?

Het werkrooster valt binnen de weekdagen maandag tot en met vrijdag, tussen 07.30 uur en 18.30 uur met een maximale arbeidsduur van 9 uur per dag en (gemiddeld max. 36 uur per week op basis van fulltime). Het werkrooster wordt door de medewerker zelf ingevuld in BigBen. Door het werkrooster in te vullen geef je aan volgens welk werkrooster jij het komende jaar wil te werken. I.v.m. privébelang, rekening houdend met het bedrijfsbelang, bestaat de mogelijkheid het werkrooster tussentijds aan te passen. Een rooster mag bestaan uit een onregelmatig patroon. Van belang hierbij is wel dat agenda’s goed worden bijgehouden, zodat voor iedereen duidelijk is wanneer je aanwezig bent. Het is niet de bedoeling dat weken niet ingeroosterd worden, bijv. vakantieweken. Verlof dient opgenomen te worden via BigBen en dus niet via het jaarrooster. Een werkrooster bevat de dagen waarop gewerkt moet worden en daarnaast het aantal te werken uren per dag. Een medewerker is echter niet strikt aan bepaalde begin- en/of eindtijden gebonden.

7.Hoe moet ik tijd verantwoorden?

Iedere medewerker registreert zelf de arbeidstijd. Dit geschiedt zowel bij het begin en einde van de werkdag als aan het begin en einde van de middagpauze, via de boekingsterminals met behulp van een persoonsgebonden pasje. Wekelijks moet de werknemer zijn uren verantwoorden. Dit gebeurt via de computer d.m.v. de applicatie BigBen.

8.Wat is een verplicht werkrooster?

Als de bedrijfsvoering dit vereist stelt de (direct) leidinggevende een verplicht werkrooster op, zodat de dienstverlening is gewaarborgd. Dit geldt bijvoorbeeld voor afdeling bedrijven en de publieksbalie. Bij het opstellen van een verplicht werkrooster gelden de bepalingen van de CAR als uitgangspunt. Voor zover specifieke richtlijnen in de CAR ontbreken, geldt de Arbeidstijdenwet als uitgangspunt. Dit verplichte werkrooster moet door het bevoegd gezag worden geaccordeerd.

Het blijft altijd mogelijk om in onderling overleg met de (direct) leidinggevende en medewerkers binnen het team werkuren te verschuiven. Het werkrooster is een planningsinstrument en vereist daarom bij wijzigingen altijd overleg en afstemming met andere medewerkers onder verantwoordelijkheid van de (direct) leidinggevende.

9.Wat is een (flexibel) werkrooster?

Je kunt met de (direct) leidinggevende overeenkomen de werkzaamheden uit te voeren volgens een zelf gekozen (flexibel) werkrooster. Wat is flexibel? Je kunt binnen jouw werkrooster flexibel met de feitelijke arbeidstijd per week omgaan bijvoorbeeld 5 x 8 uur / 4 x 8 uur of 5 x 7,2 / 4 x 9. Het rooster mag bestaan uit een onregelmatig patroon. Van belang hierbij is wel dat agenda’s goed worden bijgehouden, zodat voor iedereen duidelijk is wanneer je aanwezig bent.

Ook is het mogelijk om van werkdag te wisselen. Wanneer je bijvoorbeeld in jouw werkrooster de woensdagen hebt vrij geroosterd en toch wilt werken, kan je de gewerkte uren op een andere dag opnemen. Je stemt om af te wijken van het werkrooster dan wel afwezig te zijn, altijd vooraf af met je (direct) leidinggevende.

10.Wat is het maximaal te werken aantal uren op jaarbasis?

Het is de bedoeling dat je jouw individuele arbeidsduur zijnde 1800,7 uur, bij deeltijders naar rato, invult op het werkrooster. Het werkrooster moet zodanig zijn ingevuld dat bij de planning het saldo aan het eind van het jaar op “0” uitkomt. Aan het eind van het jaar mag het saldo feitelijk gewerkte uren inclusief verloftegoed maximaal 72 uur bedragen. Dat saldo mag worden meegenomen naar het volgende jaar. Bij deeltijders naar rato.

11.Wanneer moet ik de jaarplanning invullen?

Iedere medewerker moet zijn jaarplanning, in overleg met het team en de (direct) leidinggevende, voor 1 december invullen voor het volgende jaar.

12.Hoe wordt ziekte en buitengewoon verlof verwerkt in op werkrooster?

Bij ziekte en buitengewoonverlof wordt voor de betreffende dag(en) met de dagnorm volgens het werkrooster gerekend.

13.Hoe is de formele arbeidsduur per jaar van een fulltimer (1800,7 uur) berekend?

Berekening aantal roosteruren:

totaal aantal dagen 365,25x aantal werkdagen per week 5 = ( 5/7 x 365,25 ) 260,9 dagen

* Elke feestdag die op een vaste dag in de week valt, telt voor 7/7 mee in de tellingen. Feestdagen die verschuiven (zoals Kerstmis) tellen voor 5/7 mee, omdat ze gemiddeld 5 van de 7 keren op een werkdag vallen. Op nationale en lokale feestdagen mogen geen arbeidsuren worden ingeroosterd

In Waalwijk dus netto in te roosteren buiten alle feestdagen: 1836 - 35,3 = 1800,7 uren.

14.Hoe worden de feestdagen verwerkt in de te werken uren bij deeltijders?

De formele arbeidsduur 1800,7 uur wordt omgerekend met de deeltijdfactor van de betreffende parttimer. Dat betekent dat de parttimer naar rato van zijn deeltijdfactor een vergelijkbaar recht heeft op feestdagen als een fulltimer.

15.Wat is een brugdag.

Brugdagen zijn dagen waarop de gemeentelijke diensten collectief gesloten zijn. Maximaal wordt per jaar 26,6 uur aangewezen als brugdag. Op brugdagen kan niet ingeroosterd worden (met uitzondering van de afdeling bedrijven (sporthallen en zwembaden). Op het jaarrooster zijn de brugdagen, feest- en gedenkdagen vermeld die van toepassing zijn.

16.Wanneer mag ik over gewerkte uren een overwerktoeslag rekenen?

Voor overwerk en toeslag geldt de van kracht zijnde regeling ‘overwerkvergoeding, onregelmatige dienst, consignatiedienst en verschuivingstoeslag van de gemeente Waalwijk’. Deze is te vinden op intranet.

17.Mag ik bij een hoog dagsaldo of weeksaldo overwerktoeslag rekenen?

Nee, het hanteren van het flexibel werkrooster betekent dat er op vrijwillige basis de ene week meer kan worden gewerkt en de andere week minder. Het kan ook zijn dat een medewerker op vrijdag terug moet komen, maar daardoor op woensdag thuis kan blijven. Dit kan overeenkomstig de regeling ‘overwerkvergoeding, onregelmatige dienst, consignatiedienst en verschuivingstoeslag van de gemeente Waalwijk’, niet worden aangemerkt als overwerk.

18.Hoeveel uren mogen meegenomen worden naar het volgende jaar?

Aan het eind van het jaar mogen maximaal 72 verlofuren meegenomen worden.

19.Wat als de medewerker en de (direct) leidinggevende niet uit het werkrooster komen?

Het doel van deze regeling is ervoor zorgen dat op een goede manier een (betere) balans ontstaat tussen werk en privé. Het bedrijfsbelang blijft hierbij echter leidend. In de situatie waarin een (direct) leidinggevende en medewerker er onderling niet uitkomen, is het oordeel van de (direct) leidinggevende (in principe) doorslaggevend.

Als een individuele medeweker niet tot overeenstemming komt met zijn (direct) leidinggevende kan hij vanzelfsprekend een gesprek hierover aanvragen met het bevoegd gezag, zijnde het afdelingshoofd of lid van de directie.

20.Kan een (direct) leidinggevende een deeltijder met (tot nu toe) vaste werkdagen verplichten om op andere vaste dagen te werken?

Ja, dit kan alleen in overleg met de betreffende medewerker. Van de betreffende medewerker en (direct) leidinggevende wordt verwacht dat zij gezamenlijk komen tot een afweging tussen het privébelang en dienstbelang.

21.Wat zijn de thuiswerkmogelijkheden?

In overleg met de (direct) leidinggevende kan gebruik worden gemaakt van de mogelijkheid van thuiswerken. Binnenkort volgt nadere informatie over de thuiswerkregeling.

22.Mag ik onder werktijd naar de huisarts, tandarts, fysiotherapeut, specialist e.d.?

Omdat een medewerker niet strikt aan een bepaalde begin- en/of eindtijd voor het werk gebonden is, ligt het voor de hand, dat doktersbezoeken e.d. zoveel mogelijk in vrije tijd geschieden. Als het in vrije tijd niet mogelijk is, wordt voor de verzuimuren-correctie ten hoogste uitgegaan van de voor die dag geldende dagnorm.

Als er sprake is van een langdurig traject, bijvoorbeeld bij een (chronische) ziekte of aandoening die langere tijd voortduurt en meerdere consulten vergt, kunnen deze als werktijd worden aangemerkt. Dit ter beoordeling van de (direct) leidinggevende.

23.Wordt het bezoeken van personeelsbijeenkomsten als werktijd aangemerkt?

Een personeelsbijeenkomst wordt aangemerkt als werktijd voor zover het de dagnorm, vastgesteld volgens het werkrooster, betreft. Daarbuiten is het eigen tijd.

24.Worden het afdelingsuitstapje en de sportdag als werktijd aangemerkt?

Een afdelingsuitje of sportdag wordt aangemerkt als werktijd voor zover het de dagnorm, vastgesteld volgens het werkrooster, betreft. Daarbuiten is het eigen tijd.

25.Als ik een hele dag op dienstreis ben of naar een congres ga, hoeveel uren mag ik dan voor diedag als werktijd aanmerken?

In geval van dienstreizen, bezoeken van vergaderingen en bijeenkomsten buiten het kantoor die een volledige werkdag in beslag nemen, en die de voor die dag geldende dagnorm overschrijdt, geldt deze extra tijd niet als overwerk, maar wordt deze als te compenseren tijd aangemerkt. Reistijd buiten de dagnorm wordt in ieder geval niet als te compenseren tijd aangemerkt. In geval van overeengekomen studiedagen en studieverlof, geldt artikel 6 van regeling faciliteiten voor studie en persoonlijke ontwikkeling gemeente Waalwijk.

26.Wie controleert of de spelregels m.b.t. het klokken worden nageleefd?

Iedere (direct) leidinggevende is verantwoordelijk voor de naleving van de spelregels m.b.t. de werktijden voor de medewerkers van zijn afdeling.

27.Voor welke bijzondere gebeurtenissen krijg ik buitengewoon verlof?

De regels voor het buitengewoon verlof staan op Intranet.

28.Hoe luidt de regeling voor het leeftijdsverlof?

De regeling voor het leeftijdsverlof luidt als volgt:

Leeftijd 18 jaar en jonger 21,60 uur

19 jaar 14,40 uur

20 jaar 7,20 uur

30 t/m 34 jaar 7,20 uur

35 t/m 39 jaar 14,40 uur

40 t/m 44 jaar 21,60 uur

45 t/m 49 jaar 28,80 uur

50 t/m 54 jaar 36,00 uur

55 jaar en ouder 43,20 uur

29.Als ik ’s-avonds of in het weekend een vergadering bijwoon, is dat dan in alle gevallen werktijd? Of wordt dit bij bepaalde functies geacht in het salaris te zitten?

Indien in dienstopdracht buiten het voor de medewerker vastgestelde werkrooster wordt gewerkt, geldt de van kracht zijnde regeling ‘overwerkvergoeding, onregelmatige dienst, consignatiedienst en verschuivingstoeslag van de gemeente Waalwijk’. Deze is te vinden op Intranet.

30.Zijn de gewerkte uren voor oefening in het kader van de rampenbestrijding werktijd? Gelden hiervoor overwerktoeslagen?

Gewerkte uren in het kader de rampenbestrijding zijn werktijd. Indien in dienstopdracht buiten het voor de medewerker vastgestelde werkrooster wordt gewerkt, geldt de van kracht zijnde regeling ‘overwerkvergoeding, onregelmatige dienst, consignatiedienst en verschuivingstoeslag van de gemeente Waalwijk’. Deze is te vinden op Intranet.

31.Is het verplicht pauze te nemen tussen het einde van de middagwerktijd en een avond-vergadering?

Ja, overeenkomstig de Arbeidstijdenwet moet er pauze genomen worden. In het belang van de dienst en de voortgang van het werk kan de (direct) leidinggevende toestemming geven om door te werken (zie ook vraag 4).

32.Op welk moment van het jaar kan ik uren kopen of verkopen?

Voor het kopen en verkopen van uren in het kader van het cafetariamodel geldt dat de jaarlijkse aanvraagprocedure doorgaans in de periode november/december (voor het volgende kalenderjaar) wordt doorlopen Dit wordt ieder jaar vroegtijdig door HRM bekend gemaakt.

33.Afrekenen verlof bij uitdiensttreding.

Bij ontslag gedurende het kalenderjaar zal zo spoedig mogelijk een berekening gemaakt worden van de te veel/te weinig gewerkte uren in relatie tot de formele arbeidsduur per week. Het positieve/negatieve saldo wordt gecompenseerd door in de resterende periode in dienst bij de gemeente minder/meer te werken. Is dit niet (volledig) mogelijk, dan vindt bij de eindafrekening financiële verrekening plaats.