Inkoop- en aanbestedingsbeleid

Inkoop- en aanbestedingsbeleid

“Eerlijk, Helder, Handelen”

Waalwijk, 29 augustus 2006

1.Inleiding

Zo’n drie jaar geleden is de gemeente Waalwijk gestart met het centraliseren van de inkoopfunctie. Er is toen gekozen om een extern bureau aan te stellen voor deze taak. Dit externe bureau, Combined Business Power (CBP) kreeg de opdracht een inkoop -en aanbestedingsbeleid op te stellen en om door middel van goed inkopen besparingen op inkoop te realiseren.

Omdat in het voorjaar van 2006 het contract met CBP afliep, is er na een evaluatie door het MT van de gemeente Waalwijk besloten om het College voor te stellen om voor de inkoopfunctie een fulltime arbeidsplaats te formeren. Het College heeft hiermee ingestemd.

De gedachte hierbij is dat een fulltime inkoper meer dan een extern bureau de “feeling” met de gemeente Waalwijk zal hebben.

De fulltime inkoper is per 1 mei 2006 officieel aangesteld als concern inkoper. De functienaam “concern” inkoper is gekozen omdat het gaat om een gemeentebrede functie, waarbij alle afdelingen van de gemeente Waalwijk ondersteund worden.

Na de evaluatie van het huidige inkoop -en aanbestedingsbeleid is de conclusie getrokken, dat het huidige beleid een erg uitgebreid algemeen verhaal is, dat onvoldoende is toegespitst op de situatie in de gemeente Waalwijk.

Om de kwaliteit van inkoop te verbeteren in de gemeente Waalwijk is er een helder inkoop - en aanbestedingsbeleid nodig.

Voor u ligt het nieuwe inkoop -en aanbestedingsbeleid waarin de beleidsuitgangspunten geformuleerd worden welke een rol spelen bij inkopen en aanbesteden.

Om deze beleidsuitgangspunten te vertalen naar het inkoopproces wordt er tevens een inkoophandboek samengesteld, waarin iedereen duidelijk kan zien wat van hem of haar wordt verwacht als er iets gekocht moet worden. Het handboek is voor intern gebruik en is onderdeel van het beleid. Deze is als bijlage bij dit beleid toegevoegd.

Daarnaast maakt de concern inkoper jaarlijks een evaluatie van de door hem uitgevoerde inkooptrajecten en een jaarplan met uit te voeren inkooptrajecten in het komende jaar. Gestreefd wordt naar een systematiek waarbij op termijn alle in de gemeente Waalwijk uitgevoerde inkooptrajecten geëvalueerd worden.

Dit inkoop -en aanbestedingsbeleid en daarmee dus ook het handboek treedt in werking per 1 oktober 2006. Alle reeds gestarte trajecten vallen nog onder het oude beleid.

Met dit nieuwe inkoop -en aanbestedingsbeleid vervalt het huidige inkoopbeleid 2003 en het aanbestedingsbeleid 2004 wat in de Raad van december 2004 is goedgekeurd. Volgens artikel 160, eerste lid, onder E van de Gemeentewet is inmiddels het College bevoegd om het beleid vast te stellen.

2.Doelstellingen en definities

2.1Doelstelling

De gemeente Waalwijk stelt zich ten doel een integer en doelmatig inkoper te zijn.

Met integer wordt bedoeld handelend volgens de (Europese) wet –en regelgeving en de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht: transparantie, openheid en non-discriminatie.

Bij doelmatig gaat het om het inkopen op de meest kostenefficiënte manier.

Ofwel: “Eerlijk, helder handelen”.

2.2 Definities inkoop en aanbesteden

Als het over inkopen en aanbesteden gaat, dan wordt daar het volgende mee bedoeld:

-Inkoop: alles waar een externe factuur tegenover staat.

- Aanbesteden houdt in de uitnodiging doen aan twee of meer ondernemers (dus in concurrentie) om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht.

De begrippen inkoop en aanbesteden kunnen door elkaar worden gebruikt. Het begrip aanbesteden is gebruikelijk in het vakgebied “werken”, terwijl in de andere sectoren vaak gesproken wordt over inkoop.

2.3 Inkoopstrategie bepalen

De gemeente Waalwijk heeft gekozen voor een marktbenadering middels de portfoliomatrix van Kraljic. In deze benadering wordt de toe te passen inkoopstrategie bepaald door de combinatie van twee factoren:

• 1.

  de geschatte inkoopwaarde van de opdracht; (hoeveel geld is de opdracht waard).

• 2.

  het toeleveringsrisico.(hoeveel potentiële leveranciers zijn er voor deze opdracht).

Als de inkoopstrategie is bepaald, kan er ingekocht gaan worden.

Om van inkopen en aanbesteden een procesmatige activiteit te maken is het inkooptraject onderverdeeld in zeven fasen (naar Prof. Dr. A.J. van Weele).

Deze fasen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden; de ene fase kan niet worden gestart zonder dat voorgaande fase goed is afgesloten:

• 1.

  inventariseren: bepalen van de inkoopbehoefte;

• 2.

  specificeren: opstellen van een programma van eisen of een bestek;

• 3.

  selecteren: de meest geschikte partij selecteren;

• 4.

  contracteren: de overeenkomst sluiten;

• 5.

  bestellen: afroepen uit de overeenkomst;

• 6.

  bewaken: bijsturen van de levertijd, kwaliteit, hoeveelheid, orderafhandeling en factuurverwerking;

• 7.

  nazorg: afhandelen van eventuele klachten en claims, het afhandelen van meer/minder werk, het evalueren van leveranciers, archivering.

3. Beleidsuitgangspunten

1 Juridische beleidsuitgangspunten

• 1.

  Europese aanbestedingsrichtlijnen: Overheden moeten zich houden aan de Europese aanbestedingsrichtlijn(Richtlijn 2004/18/EG voor leveringen, diensten en werken). Deze richtlijn is door de Besluit Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) omgezet in Nederlandse wet –en regelgeving. Deze richtlijnen zijn hoofdzakelijk gericht op de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, te weten: transparantie, openheid en non-discriminatie.

• 2.

  Rechtmatigheid –en doelmatigheidstoets: Artikel 212 en 213a van de Gemeentewet geven aan dat uitgaven de rechtmatigheid –en doelmatigheidstoets moeten kunnen doorstaan.

• 3.

  Wetten: De gemeente heeft te maken met de gemeentewet en met de Algemene wet bestuursrecht (A.W.B) De algemene beginselen van behoorlijk bestuur zijn van overeenkomstige toepassing op privaatrechtelijke handelingen van een Bestuursorgaan. (3:1 AWB) en privaatrechtelijke handelingen mogen niet in strijd zijn met publiekrecht (3:14 BW).

• 4.

  Inkoop -en aanbestedingsbeleid: Vanzelfsprekend is het verplicht het eigen inkoop -en aanbestedingsbeleid te volgen, waar in uitzonderlijke gevallen door het College van kan worden afgeweken.

3.2Maatschappelijke uitgangspunt

• 1.

  Duurzaam inkopen: De gemeente Waalwijk heeft op 21 juni 2006 bij de Provincie een deelname verklaring duurzaam inkopen ondertekend. Door deze ondertekening sluit de gemeente Waalwijk zich aan bij het gezamenlijke overheidsprogramma Duurzaam Inkopen, met als doel om als gezamenlijke overheden te streven naar 50 % duurzaam inkopen in 2010. Dit betekent dat zij de binnen het programma vastgestelde adviezen betrekt bij de inkoopactiviteiten en dat de menukaart duurzaam inkopen wordt toegepast. Deze menukaart is te vinden op www.senternovem.nl Om op korte termijn daadwerkelijk duurzaam te gaan inkopen volgens de menukaart wordt dit binnen het project Duurzaamheid verder uitgewerkt. Bij duurzaam inkopen gaat het om maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) Het is meer dan milieu. Het gaat om de balans tussen milieu, mens en middelen en is een integrale verantwoordelijkheid van de gehele organisatie. Verder is er in de duurzaamheidsscan van maart 2006 in duurzaamheidsagendapunt 6 aangegeven dat bij alle inkopen van de gemeente Waalwijk keuzes gemaakt moeten gaan worden op het gebied van duurzaam inkopen. Het doel hiervan is dat de gemeente duurzaam inkoopt tegen een optimale prijs-kwaliteit verhouding.Het duurzaam bouwen beleid van de gemeente Waalwijk blijft van toepassing.

• 2.

  Normen en waarden: Elke leverancier moeten zich als werkgever houden aan de gangbare normen en waarden op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Dat houdt onder meer in dat de leverancier zijn werknemers redelijk beloont, geen gebruik maakt van kinderarbeid en niet discrimineert.

• 3.

  Integriteit: De integriteiteisen aan ambtenaren zijn in de concernrichtlijnen geregeld. Hier is de gedragscode voor ambtenaren van de gemeente Waalwijk bepaald.

• 4

  Omgang met de WML (Werkbedrijf Midden Langstraat) en lokale leveranciers: Er wordt geen voorkeur gegeven aan regionale leveranciers of de WML. Dit is namelijk in strijd met de beginselen van het aanbestedingsrecht.

  Uit de opgestelde (gunning) criteria zoals bijvoorbeeld de prijs, kwaliteit, service, dienstverlening en klachtopvolging zal uit de inschrijving moeten blijken of de regionale inschrijver of de WML zijn “natuurlijke” voordeel kan benutten. (b.v:minder transport -en reiskosten, efficiënter door bekendheid in de regio).

Voor aanbestedingen boven het Europese drempelbedrag is in Artikel 19 van de BAO wel geregeld dat een opdracht kan worden voorbehouden aan sociale werkplaatsen. Dit betekent echter niet een voorbehoud aan alleen het WML.

Bij aanbestedingen onder de Europese drempelbedragen moet het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Waalwijk gevolgd worden.

4 Slotbepalingen

4.1 Afwijken van het inkoop -en aanbestedingsbeleid

Afwijken van het beleid kan in spoedeisende situaties noodzakelijk zijn. Als het gaat om calamiteiten en/of onvoorziene gebeurtenissen die een (mogelijk) gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of openbare orde kunnen vormen en die een directie (inkoop)actie vereisen is het toegestaan om achteraf het college te informeren dat er is afgeweken van het inkoop -en aanbestedingsbeleid. (gat in de weg, vaccinaties, brand)

In alle andere gevallen is voor het afwijken van het inkoop -en aanbestedingsbeleid altijd vooraf toestemming nodig van het college.

4.2 Risico’s op het niet naleven van de regels

Naast de Europese aanbestedingsverplichting geven artikel 212 en 213a van de gemeentewetaan dat uitgaven de rechtmatigheid - en doelmatigheidstoets van het handelen van de gemeente moeten kunnen doorstaan.

De accountant toetst de rechtmatigheid van de gelopen aanbestedingen en afgeronde inkooptrajecten aan het vastgestelde inkoop -en aanbestedingsbeleid en baseert zich daarbij op interne vaststellingen door de Interne Controlefunctie.

De verantwoordelijkheid voor het volgen van de juiste procedures ligt direct bij de budgethouder.

Niet-rechtmatig gedane aanbestedingen kunnen bij overschrijding van de vastgestelde goedkeuringstoleranties leiden tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening. De goedkeuringstoleranties, rapporteringtoleranties en het door de accountant te hanteren controleprotocol op rechtmatigheidaspecten worden jaarlijks door de raad vastgesteld.

In het geval de aanbestedingsregels niet of niet voldoende wordt nageleefd, kan dit aanleiding zijn voor het opleggen van sancties. Indien een aanbieder vindt dat hij in zijn recht is beperkt, kan deze met een beroep bij de civiele rechter vorderen dat de procedure wordt gestopt, wordt opgeschort of dat hij alsnog wordt toegelaten tot de procedure.

In het geval de opdracht al is gegund, is het denkbaar dat de betreffende aanbieder een eis tot schadevergoeding indient vanwege onrechtmatig handelen van de aanbestedende dienst. Ook kan een klacht worden ingediend bij de Europese commissie, die vervolgens de betreffende lidstaat kan aanspreken. Aangezien de Europese Commissie niet over de bevoegdheid beschikt dwangsommen op te leggen zal zij, wanneer voor sanctionering wordt gekozen, de kwestie voorleggen aan het Europese Hof van Justitie. Een veroordeling door dit Hof kan worden gebruikt in een procedure binnen het betreffende land waarin de schadevergoeding wordt gevorderd. Een benadeelde aanbieder kan voor één van bovengenoemde procedures kiezen, maar ook voor allebei tegelijk. Financiële risico’s in dit verband vloeien direct voort uit de hiervoor geschetste juridische risico’s. Zo kan de nationale rechter bepalen dat de opdracht opnieuw moet worden aanbesteed of dat de aanbestedende dienst een schadevergoeding moet betalen.

4.3 Evalueren van het inkoop -en aanbestedingsbeleid

Het inkoop - en aanbestedingsbeleid wordt tenminste eenmaal per 4 jaar geëvalueerd. Het handboek zal jaarlijks geëvalueerd worden. Naar aanleiding van de evaluatie van het betreffende jaar zal er een toetsing van het handboek plaatsvinden. Door gemeentelijke of landelijke ontwikkelingen of door ontwikkelingen in de marktsituatie kan het handboek zo nodig (per direct) aangepast worden.

Het College van Waalwijk