Regeling budgetbeheer gemeente Waddinxveen 2019

1. De PAV-er beoordeelt en documenteert, onder verantwoordelijkheid van de budgetbeheerder, of de levering of dienst ook daadwerkelijk conform de afspraken is geleverd.

1. De op basis van artikel 2 van deze regeling gedane aanwijzingen van budgetbeheerder worden vastgelegd in de autorisaties in de financiële administratie (Civision Financiën), waarvoor het afdelingshoofd Bedrijfsvoering verantwoordelijk is. Bij de autorisatie van inkoopfacturen is er een systeemtechnische functiescheiding tussen budgetbeheerder en PAV-er.

2. De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van aanvullingen en/of wijzigingen in de autorisaties.

1. Alle verplichtingen voor inkoop en aanbestedingen vanaf € 25.000 moeten door middel van een verplichtingenformulier worden vastgelegd in de financiële administratie. Overige verplichtingen mogen worden vastgelegd.

2. De budgethouder of -beheerder mag slechts verplichtingen aangaan nadat hij/zij heeft geconstateerd dat de besteding past binnen het doel waarvoor het budget of krediet beschikbaar is gesteld en er voldoende budget of krediet voor het doen van de uitgaven beschikbaar is.

3. Indien er niet voldoende budget of krediet voor uitgaven beschikbaar is, dan wordt artikel 6 lid 6 van deze regeling van toepassing.

1. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een tijdige, juiste en volledige registratie in de financiële administratie van de budgetten en kredieten. Dit in het verlengde van artikel 6 lid 5 van deze regeling.

2. Het afdelingshoofd Bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de informatie voortvloeiend uit het voorgaande lid van dit artikel voor de master budgethouder, de budgethouder en de budgetbeheerder.

3. Registratie ten laste of bate van een budget of krediet kan alleen plaatsvinden met in de financiële administratie zichtbare autorisatie van een budgetbeheerder aan wie dit budget of krediet is toegewezen. Betaalbaarstelling van een factuur kan pas plaatsvinden als ook de zichtbare autorisatie van de PAV-er voor de geleverde prestatie in de financiële administratie aanwezig is.

1. De bevoegdheid tot het substitueren:

• -

  Tussen budgetten op het niveau van programma’s en algemene dekkingsmiddelen & onvoorzien (inclusief reserves) onderling is voorbehouden aan de raad;

• -

  Tussen kredieten onderling is, met inachtneming van artikel 9 lid 13 en artikel 10 lid 4 van de Financiële verordening gemeente Waddinxveen 2017 (Verordening ex artikel 212 Gemeentewet) waarin de rol van het college hierbij wordt geregeld, voorbehouden aan de raad;

• -

  Tussen kostenplaatsnummers binnen een programma en algemene dekkingsmiddelen & onvoorzien, met uitzondering van taakveld 0.4 – Overhead, is voorbehouden aan het college;

• -

  Tussen kostenplaatsnummers binnen het taakveld 0.4 – Overhead is voorbehouden aan de master budgethouder;

• -

  Tussen kostensoortnummers binnen een kostenplaatsnummer of projectnummer is voorbehouden aan de budgethouder die deze bevoegdheid kan delegeren aan de budgetbeheerder.

2. Bij het substitueren van budgetten gelden de volgende beperkingen:

• -

  Het benutten van een partiële onder uitputting op de toerekening van taakveld 0.4 – Overhead is niet toegestaan. Hierbij is doorgaans sprake van een verschuiving binnen het taakveld 0.4 – Overhead, die alleen integraal kan worden beoordeeld;

• -

  Het benutten van meevallers in de kapitaallasten (rente en afschrijving), in verband met het achterblijven van de realisatie van kredieten voor investeringen, is niet toegestaan. Deze meevallers komen ten gunste van het exploitatieresultaat;

• -

  Het benutten van meevallers op lasten en/of baten van reserves en voorzieningen is niet toegestaan. Deze meevallers komen ten gunste van het exploitatieresultaat;

• -

  Het benutten van meevallers op lasten en/of baten voor nieuw beleid is niet toegestaan, omdat de raad deze middelen specifiek voor dit doel heeft geoormerkt. Deze meevallers komen ten gunste van het exploitatieresultaat. Als nieuw beleid onderdeel is geworden van bestaand beleid is voorgaande niet van toepassing;

• -

  Het substitueren van incidentele en structurele budgetten is niet toegestaan.

1. Indien tekortkomingen worden geconstateerd in het budgetbeheer, het kredietbeheer, de codering en/of autorisaties dan treedt de concerncontroller hierover in overleg met de verantwoordelijk budgethouder. Indien dit overleg niet resulteert in een verbetering van de geconstateerde tekortkomingen dan treedt de concerncontroller hierover in overleg met de master budgethouder.

1. De master budgethouder of budgethouder kan zich niet op onvolledigheid van deze regeling beroepen bij het nalaten van wat naar redelijkheid tot de taak van de master budgethouder of budgethouder wordt geacht te behoren. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het college.

1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2019.

2. De Regeling budgetbeheer van de gemeente Waddinxveen 2010, vastgesteld op 23 maart 2010 door het college, wordt op dezelfde datum ingetrokken. Dit met dien verstande dat de oude regeling van kracht blijft voor de verantwoording in de jaarstukken 2018.

3. Deze regeling kan worden aangehaald als de Regeling budgetbeheer gemeente Waddinxveen 2019.