Beleidsregel adresonderzoek BRP gemeente Waddinxveen

Ondertekening

Toelichting

Algemeen

Inleiding

De Basisregistratie Personen (BRP) is een authentieke basisregistratie voor de gehele overheid. Deze persoonsgegevens in de BRP moeten daarom betrouwbaar zijn, dat wil zeggen: actueel, volledig en juist. Het college van burgemeester en wethouders start een adresonderzoek als er twijfel bestaat over de juistheid van het adres van een ingezetene zoals dat in de BRP staat geregistreerd, of als een persoon kennelijk een ingezetene is van de gemeente maar nog niet als zodanig in de BRP is ingeschreven. Het onderzoek van de gemeente dat volgt is een onderzoek naar de actuele, juiste verblijfplaats van de betrokken persoon. Omdat de uitkomst van het adresonderzoek mogelijk aanleiding kan zijn tot een ambtshalve inschrijving of wijziging van gegevens in de BRP, moet het onderzoek zorgvuldig worden uitgevoerd. De gemeente kan niet lichtvaardig overgaan tot het ambtshalve doorvoeren van een inschrijving of wijziging, omdat de gevolgen voor de betrokken persoon en overheid groot kunnen zijn.

Een adresonderzoek moet om deze reden altijd zorgvuldig worden uitgevoerd. Daarom is deze “Beleidsregel adresonderzoek gemeente Waddinxveen” opgesteld. Deze beleidsregel geeft zowel aan de burger als ook aan de medewerkers duidelijkheid over de te volgen procedure.

Deze beleidsregel is mede gebaseerd op de volgende landelijke wetgeving en richtlijnen:

• -

  de artikelen 3:42, 4:8 en 4:84 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb);.

• -

  de artikelen 1.1, 2.2 t/m 2.6, 2.19 t/m 2.23, 2.38 t/m 2.52, 2.60 en 4.2 van de Wet BRP;

• -

  de circulaire “Adresonderzoek BRP” van het ministerie van Binnenlandse Zaken, kenmerk

• -

  2018-0000266452, 3 september 2018;

• -

  het project “Landelijke Aanpak Adreskwaliteit” (LAA) van het ministerie van BZK;

• -

  Het rapport “Een mens leeft, een systeem niet” opgesteld door de Nationale Ombudsman, kenmerk 2016/110, 1 november 2016 en de bijbehorende handreiking aan gemeenten BRP “Inschrijving in de Basisregistratie Personen” van 1 november 2016;

• -

  relevante uitspraken van de Nationale Ombudsman, gepubliceerd op www.nationaleombudsman.nl.

We hanteren in onze dienstverlening aan burgers, instellingen en bedrijven in de eerste plaats het vertrouwens-beginsel, tenzij in de praktijk het tegendeel mocht blijken. Bij de uitvoering van deze beleidsregel past zeker een houding van “JA EN” in plaats van “JA MAAR”. Maar mocht de burger toch wensen te frauderen – of alle medewerking weigeren – dan biedt deze beleidsregel goede handvaten om alsnog gepast te handhaven.

Immers, de juistheid en betrouwbaarheid van de in de BRP opgenomen persoonsgegevens is van groot belang voor alle overheidsinstanties en derden, die voor hun werkzaamheden gebruik maken van deze authentieke persoonsgegevens uit de BRP.

Verzoek Nationale Ombudsman om maatwerk

De Nationale Ombudsman vraagt in zijn brief van 25 februari 2016, kenmerk 2016.02030, en zijn rapport van 1 november 2016, kenmerk 2016/110, aandacht voor het feit dat iedere burger moet kunnen beschikken over een BRP-adres, zodat overheidsvoorzieningen bereikbaar blijven voor probleemgroepen. Hij onderschrijft zeker het belang dat de in de BRP geregistreerde gegevens actueel, volledig en juist moeten zijn. Maar hij waarschuwt er ook voor dat de laatste jaren de verscherpte focus van het Rijk op fraudebestrijding soms kan leiden tot te rigide (toepassing van) wetgeving, waardoor zwakkeren in de samenleving of mensen in een tijdelijke noodsituatie de dupe kunnen worden. Denk aan dak- en thuislozen, pas gescheiden mensen, gedetineerden of gewoon mensen die tijdelijk tussen twee koophuizen inzitten. Ook al is hier vaak absoluut geen sprake van fraude, toch worden deze mensen vaak door de verschillende overheidsorganen wel zo benaderd, waardoor zij onnodig in een negatieve spiraal terecht kunnen komen.

De medewerkers die deze beleidsregels in het dagelijkse werk toepassen, moeten zich hiervan bewust blijven. Waar mogelijk en nodig wordt maatwerk geleverd. Als de burger zo goed als mogelijk in contact blijft met de overheid en naar eer en vermogen zijn best doet, is de gemeente altijd bereid om in gesprek te blijven en naar passende oplossingen voor deze burger te zoeken. Juist om deze reden is er ook een hardheidsclausule in deze beleidsregel opgenomen.

De brochure “Behoorlijksheidswijzer” (september 2015) die enkele gemeentelijke ombudsmannen samen met de Nationale ombudsman hebben opgesteld, biedt goede aanknopingspunten voor de dagelijkse praktijk. Deze brochure is te downloaden op: www.nationaleombudsman.nl.

Registratie van gedetineerden

Voor een goede registratie van gegevens over gedetineerden in de BRP is goede samenwerking tussen gemeenten en penitentiaire inrichtingen (PI) belangrijk. Zodra iemand wordt ingesloten in een PI kan dit gevolgen hebben voor zijn of haar inschrijving in de BRP. Als de gedetineerde naar redelijke verwachting nog geruime tijd in de PI zal verblijven, schept dat de verplichting om aangifte te doen van adreswijziging. Volgens de Wet BRP moet van een ingezetene in beginsel het woonadres worden geregistreerd. Indien hij echter in een PI (in detentie) verblijft, kan hij ook kiezen voor een briefadres, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan.

Om in deze situaties zorgvuldig te kunnen optreden, wordt steeds de betrokken Casemanager van de PI en/of de aangewezen Medewerker Nazorg Ex-gedetineerden bij het onderzoek betrokken.

Verder wordt zoveel mogelijk de brief van Minister van BZK van 28 januari 2013 over “Registratie van gegevens over gedetineerden in de GBA” toegepast. Ook al is deze brief opgesteld toen de wet GBA van kracht was, de inhoud van deze brief is nog steeds relevant en van toepassing op de uitvoering van de Wet BRP.

Starten van een adresonderzoek

De aanleiding voor een adresonderzoek is vaak dat een gemeente een signaal ontvangt dat een persoon niet langer op het adres woont waar hij in de BRP staat ingeschreven. Of dat hij juist op een adres woont waar hij niet in de BRP staat ingeschreven. Ook kan de aanleiding voor een adresonderzoek zijn gelegen in het feit dat de gronden voor een inschrijving van een betrokkene op een briefadres niet meer aanwezig zijn. De gemeente kan een dergelijk signaal op verschillende manieren ontvangen, bijvoorbeeld via een terugmelding (via de Terugmeldvoorziening (TMV)), schriftelijk (via brieven, teruggekomen post), per e-mail of digitaal loket, telefonisch, door een aangifte in persoon aan de balie of op basis van een andere eigen waarneming door de gemeente (bijvoorbeeld een bezoek ter plaatse).

Naar aanleiding van de ontvangst van een signaal via de TMV moet een gemeente nagaan of het signaal binnen een periode van vijf werkdagen kan worden afgehandeld. Een signaal kan bijvoorbeeld binnen vijf dagen worden afgehandeld, als blijkt dat het signaal geen aanleiding geeft tot wijzigingen. Bijvoorbeeld omdat na contact met betrokkene kan worden vastgesteld dat het signaal onjuist blijkt te zijn. Een signaal zou bijvoorbeeld ook al binnen vijf werkdagen kunnen worden afgerond, als sprake is van een administratieve fout in de BRP. Als het signaal niet binnen vijf werkdagen kan worden afgerond, wordt een uitgebreid(er) adresonderzoek opgestart, conform deze beleidsregel.

Toelichting - Artikelsgewijs

Artikel 1 Begrippen

In dit artikel worden een aantal definities beschreven, vaak onder verwijzing naar de bovenliggende wetgeving: de Wet Basisregistratie Personen (BRP).

Artikel 2 Redenen instellen adresonderzoek

De meest voorkomende aanleidingen voor het opstarten van een adresonderzoek zijn in dit artikel benoemd. Dit is geen limitatieve opsomming.

Artikel 3 Aanvullende documenten bij melding

Zoals in de algemene toelichting aangegeven, is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens in de BRP en de privacy van de burgers. Daarom wordt niet iedere vage of incomplete melding direct omgezet in een onderzoek. In dat geval kan de melder eerst om identificatie of een nadere toelichting en bewijsstukken bij de melding worden gevraagd. Daarnaast kan het ook zijn dat een andere instantie reeds een (voor-)onderzoek heeft uitgevoerd, dat voor de gemeente van belang is. De gemeente kan dit dan overnemen.

Het kan zijn dat een burger zich bij de gemeente meldt en verzoekt om producten of diensten van de gemeente. Als bij dit contact blijkt dat zijn persoonsgegevens in onderzoek staan, wordt deze burger eerst gevraagd om dit in orde te maken, voordat de gevraagde dienst of product wordt verstrekt (tenzij wettelijk anders geregeld). Zeker indien voor de verstrekking van dit product of dienst de persoonsgegevens uit de BRP worden gebruikt, bijvoorbeeld voor uittreksels, rijbewijzen, reisdocumenten, kwijtschelding belastingen, etc. Maar ook als de inschrijving in de BRP één van de beoordelingscriteria betreft bij de behandeling van de aanvraag, bijvoorbeeld bij de aanvraag van een uitkering of een bouwvergunning.

Artikel 4 Termijnen voor het onderzoek

Het inhoudelijke proces begint met een administratief onderzoek binnen 5 werkdagen na de dag van de melding. Soms blijkt dat ook een feitelijk onderzoek ter plaatse (door de toezichthouder) gewenst is. Er wordt naar gestreefd om het huisbezoek binnen 3 weken te doen en het feitelijk onderzoek binnen vier weken af te ronden. Dit is echter afhankelijk van de capaciteit van de toezichthouder en het feit of deze meerdere malen terug moet voor een (her)controle van het betreffende adres.

Aan het begin van het administratieve onderzoek wordt de burger zsm geïnformeerd over het feit dat zijn inschrijving in de BRP niet in orde is of dat hij in gebreke is met het doen van aangifte. In deze eerste aanschrijving aan de burger of zijn vertegenwoordiger wordt hij gewezen op zijn verplichtingen en welke acties hij alsnog kan ondernemen. In deze brief wordt verder ook meteen het wettelijk verplichte voornemen opgenomen, dat wil zeggen de aanzegging van een ambthalve adresmutatie in de BRP indien hij in gebreke blijft. Dit heeft als voordeel dat de burger goed geïnformeerd is, maar ook dat als uiteindelijk toch de burger ambtshalve moet worden uitgeschreven, dit per deze datum mogelijk is. Dit laatste is in het belang van nieuwe bewoners, die bijvoorbeeld problemen hebben met hun aanvraag huurtoeslag, kwijtschelding belastingen, parkeervergunningen, etc. Immers, daarbij is vaak bepalend per welke datum de oud-bewoner uiteindelijk uitgeschreven wordt.

De reactietermijn voor de ingeschrevene of zijn vertegenwoordiger om op dit voornemen te reageren (en zijn zienswijze kenbaar te maken), bedraagt maximaal 2 x 2 weken. Als na afloop van deze reactietermijn de burger niet reageert – dan wel geen informatie verstrekt of weigert aangifte te doen - wordt direct een definitief besluit genomen. Indien de burger wel reageert en de gemeente met hem constructief in gesprek is, kan de verzending van de definitieve beschikking worden uitgesteld – of geheel achterwege blijven indien de burger alsnog een deugdelijke aangifte doet.

Van bovengenoemde termijnen kan door de gemeente zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, als de omstandigheden dit vereisen (maatwerk).

Artikel 5 Werkwijze onderzoek

Dit artikel beschrijft het reguliere onderzoeksproces op hoofdlijnen. Van deze werkwijze kan in bijzondere situaties worden afgeweken.

Als invulling van het adresonderzoek kan de gemeente feitelijk onderzoek ter plaatse verrichten. Als het administratieve onderzoek geen of onvoldoende resultaat oplevert, ligt het in elk geval voor de hand dat feitelijke controle plaatsvindt. Feitelijk bezoek aan het actuele, in de BRP geregistreerde, adres kan informatie opleveren die niet op een andere eenvoudiger wijze verkregen kan worden. Bij huisbezoek kan het om het in de BRP geregistreerd adres gaan, maar ook om een vermoedelijk nieuw adres.

Bij bezoek aan het actuele in de BRP geregistreerde adres kan worden nagaan of de feitelijke situatie nog wel overeenkomt met de in de BRP geregistreerde situatie. Op deze wijze kan bijvoorbeeld worden geconstateerd of een pand nog bewoond wordt. Ook kan mogelijk aan betrokkene zelf informatie gevraagd worden. Navraag bij andere personen die worden aangetroffen op het geregistreerde adres of in de buurt kan ook waardevolle informatie opleveren. Ook bij deze stap van het adresonderzoek moet zorg worden gedragen dat de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig wordt geschaad. Daarom moet er in algemene bewoordingen gevraagd worden of er en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is. Personen hebben het recht om niet te antwoorden.

Artikel 6 Kennisgevingen

Aan het begin van het proces maakt de gemeente het voornemen bekend om gegevens over betrokkene ambtshalve te wijzigen. Het voornemen kan ook inhouden dat de gemeente de betrokkene ambtshalve zal registreren als vertrokken naar een (on)bekend land. De gemeente dient de betrokkene op grond van de Algemene wet bestuursrecht op de hoogte te stellen van het voornemen om gegevens over betrokkene ambtshalve te wijzigen. Dit kan de gemeente doen aan de hand van een zogenaamde voornemenbrief. Als bekend is op welk (nieuwe) adres de betrokken persoon woont, dan kan dat adres worden gebruikt voor het aanschrijven van de persoon. Indien een buitenlands adres bekend is, wordt het buitenlandse adres gebruikt voor de verzending.

Indien geen gegevens bekend zijn over de nieuwe verblijfplaats van de betrokkene, dan kan het actuele in de BRP geregistreerde adres worden gebruikt om de betrokken persoon te benaderen, omdat het bijvoorbeeld mogelijk is dat de post via een automatische verhuisservice wordt doorgestuurd naar het nieuwe adres van betrokkene. Ook kan het voornemen bijvoorbeeld worden gepubliceerd in een dagblad of op een website van de gemeente. Het betreft dan een meer algemene kennisgeving van het voornemen. Daarbij worden bijvoorbeeld de naam, voorletter(s) en geboortedatum van de betrokken persoon vermeld, alsmede het voornemen tot ambtshalve wijziging en de mogelijke gevolgen daarvan (in het algemeen). Ook wordt vermeld dat de betrokkene verplicht is tot het doen van aangifte van verblijf en adres of adreswijziging. Tot slot wordt ook vermeld wat de betrokken persoon moet doen, indien hij bezwaar wil maken tegen het voorgenomen besluit.

De burger wordt gevraagd om zijn zienswijze op het voornemen bekend te maken. Als naar aanleiding van het verzonden of gepubliceerde voornemen geen reactie wordt ontvangen van betrokkene, dan wordt een besluit genomen overeenkomstig het voornemen. Als betrokkene wel reageert, maar de reactie geen nieuw licht werpt op het onderzoek of het betreft geen aangifte, dan kan het voornemen ook uitgevoerd worden.

Als datum van de ingang van de wijziging van het geregistreerde adres of van het vertrek geldt de datum van bekendmaking van het voornemen. Dit kan op verschillende manieren. Als gegevens over de verblijfplaats van de betrokken persoon bekend zijn, dan kan bekendmaking plaatsvinden door het besluit uit te reiken of (eventueel aangetekend) op te sturen. Als geen gegevens bekend zijn over de verblijfplaats van betrokkene, kan bekendmaking bijvoorbeeld plaatsvinden aan de hand van publicatie van het besluit in een dagblad of op een website.

Het wordt aanbevolen dat een andere medewerker het besluit tot het ambtshalve opschorten van het bijhouden van de persoonslijst accordeert dan degene die verantwoordelijk was voor het uitvoeren van het adresonderzoek. Dat is onder meer van belang om later te kunnen aantonen dat de eventuele ambtshalve beslissing zorgvuldig is genomen. Zo wordt voorkomen dat het ambtshalve besluit later in twijfel kan worden getrokken: het zogenoemde ‘vier ogen principe’.

Artikel 7 Bronnen

Ad lid 1

De meest voorkomende bronnen zijn in dit artikel benoemd. Dit is geen limitatieve opsomming.

Bij het vragen om informatie over het adres van betrokkene mag de persoonlijke levenssfeer van betrokkene of anderen niet onnodig worden geschaad. Daarom wordt er in algemene bewoordingen gevraagd aan de aangeschreven persoon of instantie, of er en zo ja, welk adres van betrokkene bekend is. De aangeschreven persoon – niet zijnde de betrokkene – heeft het recht om hierop niet te antwoorden. Overheidsorganen die gegevens uit de BRP verstrekt krijgen, kunnen op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens informatie verschaffen ten behoeve van de bijhouding van de BRP. Het ligt wat dat betreft voor de hand om met name bij overheidsorganen te rade te gaan. Het meedelen aan derden dat iemand niet meer op zijn adres woont kan op zich al een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van een betrokkene zijn: werkgevers of banken kunnen daar bijvoorbeeld al consequenties aan verbinden. Het is daarom van belang dat zo zorgvuldig mogelijk is vastgesteld dat een persoon niet meer op het oude, in de BRP-geregistreerde, adres woont alvorens derden worden benaderd.

Soms heeft een ander overheidsorgaan die gegevens uit de BRP verstrekt krijgt (bijvoorbeeld een uitvoeringsorganisatie of een andere afdeling van de gemeente) zelf al (zorgvuldig) onderzoek uitgevoerd naar de verblijfplaats van de betrokken persoon, alvorens daarover een signaal wordt verzonden. Het adresonderzoek van een gemeente kan daar dan op voortborduren. Gedacht kan worden aan een overheidsorgaan dat bij een huisbezoek heeft geconstateerd dat de betrokkene niet langer woont op het adres dat in de BRP als woonadres staat geregistreerd. De gemeente kan een dergelijke constatering meenemen in de opzet en uitvoering van het onderzoek, indien de gemeente weet dat het betreffende overheidsorgaan dergelijke onderzoeken gedegen uitvoert.

Ad lid 2

Het ligt voor de hand om naast de bestaande bronnen zoals die in de Wet BRP zijn vermeld, ook op internet informatie te zoeken, die een bijdrage kan leveren aan het opsporen van verkeerd gebruik of zelfs misbruik van de inschrijving in de BRP. Het komt voor dat de burger niet op verzoeken om informatie reageert en de in lid 1 genoemde bronnen geen of onvoldoende uitsluitsel geven over de huidige feitelijke verblijfplaats van een ingeschrevene. In dat geval kan binnen het adresonderzoek in tweede instantie ook een internet onderzoek worden uitgevoerd. Indien er bijvoorbeeld aanwijzingen zijn dat de betrokken persoon naar het buitenland is vertrokken, zal het onderzoek zich moeten richten op het achterhalen van een eventuele buitenlandse verblijfplaats van betrokkene. Mogelijk dat aan de hand van bepaalde (online) bronnen ook (aanvullende) informatie kan worden verkregen over een verblijf in het buitenland.

De gemeente wenst maat te houden bij het gebruik van internet. Gericht zoeken mag maar uit nieuwsgierigheid speuren is uit den boze. Om dit in goede banen te leiden, volgt de gemeente de werkwijze, die landelijk is vastgelegd in de “circulaire adresonderzoek BRP” van het ministerie van Binnenlandse Zaken en de bijbehorende “Leidraad internetonderzoek: Hoe mag je internet gebruiken als bron voor (adres)onderzoek?”, zoals gepubliceerd op PLEIO-LAA (https://aanpakadreskwaliteit.pleio.nl/pages/view/56304602/leidraad-voor-gebruik-internet-als-bron-voor-adresonderzoek). We werken zo volgens een standaard methode waarbij tevoren is bepaald waar het onderzoek op is gericht.

Een melding van gerede twijfel zal voor de gemeente aanleiding zijn een onderzoek in te stellen. Het gebruik van internet kan daar deel van uitmaken. Onder internet onderzoek wordt verstaan: het zoeken van informatie over de feitelijke verblijfplaats van de ingeschrevene via het publiekelijk toegankelijke net, zoals Google, Facebook, Linkedin en andere social media. Het doel daarbij is om bewijs te verzamelen teneinde een foutieve en oneigenlijke inschrijving in de BRP aan het licht te brengen en ambtshalve te kunnen corrigeren. De resultaten van het internetonderzoek worden in het dossier vastgelegd.

Echter, het verzamelen van informatie over de ingeschrevene op internet kan aangemerkt worden als een vorm van zogenoemde “heimelijk waarnemen”. Heimelijke waarneming is het gericht verzamelen van informatie op grond van eigen onderzoek zonder de ingeschrevene daarvan op de hoogte te stellen. Daarbij worden gedragingen in beeld gebracht van de betrokkene, of er worden visuele waarnemingen gedaan. Deze werkwijze heeft tot gevolg dat informatie wordt verzameld zonder de personen, naar wie onderzoek wordt ingesteld, op de hoogte te stellen. Internet onderzoek wordt alleen gedaan als er “gerede twijfel” is aan de ontvangen aangifte of huidige inschrijving in de BRP van betrokkene en moet erop alleen op gericht zijn om:

• -

  de huidige verblijfplaats van de burger te achterhalen,

• -

  de samenstelling van het huishouden vast te stellen,

• -

  de duur(zaamheid) van het verblijf te onderzoeken,

• -

  de aard van de woning (zelfstandig, kamers enz.) te onderzoeken,

• -

  uitsluitend contact te zoeken met de burger.

Artikel 8 Resultaat van het onderzoek

Als uitkomst van het adresonderzoek kan het volgende blijken:

• 1.

  Betrokkene woont nog steeds op het actuele geregistreerde adres.

• 2.

  Betrokkene heeft zich vanuit het buitenland gevestigd op een adres in de gemeente.

• 3.

  Betrokkene is verhuisd binnen de gemeente.

• 4.

  Betrokkene is verhuisd naar een adres in deze gemeente vanuit een andere gemeente.

• 5.

  Betrokkene is verhuisd naar een adres in een andere gemeente binnen Nederland.

• 6.

  Betrokkene is vertrokken naar een adres in het buitenland.

• 7.

  Betrokkene heeft tijdelijk geen vaste woon- of verblijfplaats.

• 8.

  Betrokkene is vertrokken met onbekende bestemming.

• 9.

  Betrokkene is overleden.

Is sprake van situatie 1 als uitkomst van het onderzoek, dan blijven de gegevens in de BRP ongewijzigd. De gemeente sluit het adresonderzoek af.

Is sprake van de situaties 2 t/m 6 als uitkomst van het onderzoek, dan kan mogelijk een aangifte van de betrokken persoon verkregen worden op grond waarvan er nieuwe gegevens geregistreerd kunnen worden. De verblijfplaats van de betrokken persoon is immers bekend, zodat contact kan worden opgenomen met de betrokken persoon. Desnoods moet contact worden opgenomen aan de hand van een adres in het buitenland. De betrokken persoon wordt schriftelijk benaderd en wordt gewezen op zijn aangifteplicht op grond van de Wet BRP. Indien de betrokken persoon zich meldt en aangifte doet van zijn adreswijziging, kan het onderzoek worden afgesloten. Indien de betrokken persoon niet reageert tijdens het onderzoek, geen aangifte van verhuizing of vertrek doet of wel reageert, maar uit die reactie niet afgeleid kan worden op welk adres hij woont, dan moet inschrijving ambtshalve plaatsvinden.

De situatie onder 7 kan zich voordoen indien iemand nog staat ingeschreven op een adres waar hij niet meer verblijft, maar (buiten zijn schuld) zich nog niet kan inschrijven op een ander adres. Bijvoorbeeld iemand die zwervend is in Waddinxveen (dak- en thuislozen) of tijdelijk geen vaste overnachtingsplaats heeft (bijvoorbeeld bij het verbreken van een relatie). Indien in dat geval er wel goed contact is met betrokkene, kan het voornemen tijdelijk worden aangehouden, terwijl betrokkene actief een (tijdelijk) adres zoekt om te kunnen verblijven. Mocht betrokkene echter niet meewerken of geen informatie wenst te verstrekken, kan alsnog een zogenoemde VOW-procedure worden gestart (zie hierna bij situatie 8). Zie ook de toelichting bij artikel 10 voor de toepassing van de harheidsclausule.

De situatie onder 8 is bijzonder omdat er geen gegevens over de nieuwe verblijfplaats van betrokkene bekend zijn. Blijken er na het uitvoeren van een gedegen adresonderzoek geen gegevens over het verblijf in Nederland, het vertrek uit Nederland, noch van het verblijf buiten Nederland, dan dient de gemeente de bijhouding van de persoonslijst ambtshalve op te schorten (zogenoemde VOW-procedure). De reden van de opschorting is dan “emigratie” naar een onbekend land. Opschorting van de bijhouding van de persoonslijst wegens emigratie naar een onbekend land heeft vaak verstrekkende gevolgen voor de betrokken persoon. Overheidsorganen (en derden) gaan er dan vanuit dat de persoon niet meer in Nederland woont. Daardoor kunnen zij besluiten om bepaalde uitkeringen of andere overheidsvoorzieningen te beëindigen. Anderzijds kunnen overheidsorganen (en derden) er ook last van ondervinden, met name als zij van betrokkene iets te vorderen hebben (zoals de Belastingdienst). Daarom is de zorgvuldigheid van het adresonderzoek met name in dit geval van groot belang.

Sporadisch zal de situatie onder 9 zich voordoen. Vooral als betrokkene in het buitenland is overleden, maar de gemeente hiervan niet op de hoogte is gebracht door de familie of de buitenlandse autoriteiten. Zo nodig wordt de familie gevraagd om een brondocument in te leveren, waarmee het overlijden op de persoonslijst kan worden bijgewerkt (art. 2.51 wet BRP).

Indien het onderzoek informatie oplevert over het nieuwe adres van betrokkene, moet de gemeente de BRP op basis van die gegevens bij te werken. Zoals aangegeven kan dat op basis van een aangifte van de betrokkene of ambtshalve. Daarbij kan gedacht worden aan een intergemeentelijke adreswijziging, het bijwerken van de adresgegevens (een woon- of briefadres) binnen de eigen gemeente of het verwerken van een immigratie of emigratie indien duidelijk wordt dat de persoon vanuit of naar een bepaald buitenland is vertrokken.

Indien het onderzoek geen informatie over de verblijfplaats van betrokkene heeft opgeleverd, kan worden besloten ambtshalve over te gaan tot het opschorten van de bijhouding van de persoonslijst wegens emigratie naar een onbekend land.

Naar aanleiding van het bijwerken van de gegevens dient de gemeente vervolgens het adresonderzoek te beëindigen en dat te registeren in de BRP.

In het geval een terugmelding uit de TMV de aanleiding was voor het onderzoek, dient de melder door de gemeente te worden geïnformeerd via het BRP-berichtenverkeer dat volgt op het bijwerken van de persoonslijst. Voor een signaal vanuit een andere bron dan de TMV, kan de gemeente ook die bron informeren over de afloop van een onderzoek. Daartoe bestaat echter geen plicht en gelden bovendien de regels rondom de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van burgers. Signalen van particulieren worden in elk geval niet gevolgd door een bericht van de gemeente waarin gegevens worden verstrekt over de persoon van wie het adres in onderzoek was geplaatst. Wel kan aan particulieren eventueel in algemene bewoordingen worden gemeld dat het adresonderzoek is beëindigd.

Artikel 9 Toezichthouders

In hoofdstuk 2.1, paragraaf 5 van de Wet BRP zijn aan burgers de nodige verplichtingen opgelegd (zoals het doen van aangifte van verblijf en adres, aangifte van adreswijziging, het kiezen van een briefadres als er geen woonadres is, het verschaffen van inlichtingen en overleggen van geschriften die noodzakelijk zijn voor de bijhouding met betrekking tot hem van de basisregistratie). Het college dient bij inwerkingtreding van de Wet BRP ambtenaren aan te wijzen die toezicht gaan houden op de naleving van deze verplichtingen door de burger.

De artikelen van Titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) regelen de bevoegdheden van de toezichthouder. De toezichthouder kan bijvoorbeeld inzage vorderen, zakelijke bescheiden inzien en meenemen om kopieën te maken, zaken aan opneming onderwerpen (denk aan foto's maken).

Deze bevoegdheden raken uiteraard de persoonlijke levenssfeer van bij het onderzoek betrokken burgers en bedrijven. Zeker als je er rekening mee houdt dat:

• -

  een ieder verplicht is aan een toezichthouder alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen;

• -

  alleen zij die uit hoofde van hun ambt, beroep of wettelijk voorschrift tot geheimhouding verplicht zijn, hun medewerking kunnen weigeren. En dat ook nog maar alleen voor zover dit uit hun geheimhoudingsplicht voortvloeit.

De brochure “Behoorlijksheidswijzer” (september 2015) die enkele gemeentelijke ombudsmannen samen met de Nationale ombudsman hebben opgesteld, is hierbij een goede referentie voor de aangewezen toezichtshouders. Deze brochure is te downloaden op: www.nationaleombudsman.nl.

Ad lid 4

Titel 5.2 van de Algemene wet berstuursrecht regelt de bevoegdheden van een toezichthouder. De toezichthouder is in verband met de uitvoering van de taken als genoemd in artikel 9 van deze beleidsregel bevoegd om:

• a.

  met uitzondering van het zonder toestemming van een bewoner betreden van een woning, elke plaats te betreden met meeneming van apparatuur (zoals laptop, fotocamera);

• b.

  zich zonodig toegang te verschaffen met behulp van de sterke arm;

• c.

  zich te laten vergezellen door personen die door hem zijn aangewezen;

• d.

  inlichtingen te vorderen;

• e.

  inzage te vorderen van een identiteitsbewijs;

• f.

  om inzage te vorderen, zakelijke gegevens in te zien, kopieën te maken of documenten mee te nemen om te kopiëren, zaken aan opneming te onderwerpen door bijvoorbeeld beeld- of geluidsopnames te maken.

• g.

  onderzoek te doen;

• h.

  rapport op te maken ter zake een geconstateerde overtreding van de bepalingen van de Wet BRP, als genoemd in lid 2.

Een ieder is verplicht aan een toezichthouder alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen. Alleen zij die uit hoofde van hun ambt, beroep of wettelijk voorschrift tot geheimhouding verplicht zijn, kunnen hun medewerking weigeren. En dat ook nog maar alleen voor zover dit uit hun geheimhoudingsplicht voortvloeit.

Artikel 10 Hardheidsclausule

In beginsel handelt de gemeente overeenkomstig deze beleidsregel, tenzij dat voor een of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregel te dienen doelen. In situaties, waarbij de gemeente wenst gebruik te maken van de hardheidsclausule - of de burger daar zelf om verzoekt - is de burgemeester door het college in dit artikel gemandateerd om daartoe te besluiten.

We hanteren in onze dienstverlening aan burgers, instellingen en bedrijven in de eerste plaats het vertrouwensbeginsel, tenzij in de praktijk het tegendeel mocht blijken. Bij de uitvoering van deze beleidsregel past zeker een houding van “JA EN” in plaats van “JA MAAR”. Maar mocht de burger toch wensen te frauderen – of alle medewerking weigeren – dan biedt deze beleidsregel goede handvaten om alsnog gepast te handhaven.

De Nationale Ombudsman waarschuwt er voor dat de laatste jaren de verscherpte focus van het Rijk op fraudebestrijding soms kan leiden tot te rigide (toepassing van) wetgeving, waardoor zwakkeren in de samenleving of mensen in een tijdelijke noodsituatie de dupe kunnen worden. Denk aan dak- en thuislozen, pas gescheiden mensen, gedetineerden of gewoon mensen die tijdelijk tussen twee koophuizen inzitten. Ook al is hier vaak absoluut geen sprake van fraude, toch worden deze mensen vaak door de wetgever wel zo benaderd, waardoor zij in een negatieve spiraal terecht kunnen komen.

De medewerkers die deze beleidsregels in het dagelijkse werk toepassen, moeten zich hiervan bewust blijven. Waar mogelijk en nodig wordt maatwerk geleverd. Als de burger in contact blijft met de overheid en naar eer en vermogen zijn best doet, is de gemeente altijd bereid om in gesprek te blijven en naar passende oplossingen voor deze burger te zoeken. Juist om deze reden is er ook een hardheidsclausule in deze beleidsregel opgenomen.

De brochure “Behoorlijksheidswijzer” (september 2015) die enkele gemeentelijke ombudsmannen samen met de Nationale ombudsman hebben opgesteld, biedt goede aanknopingspunten voor de dagelijkse praktijk. Deze brochure is te downloaden op: www.nationaleombudsman.nl.

Artikel 11 Werking

Deze beleidsregel treedt in werking één dag na publicatie.