Leidraad invorderingsbeleid gemeente Waterland

1.1 Verkenning

De gemeente Waterland kent vorderingen op particulieren en bedrijven. Een onderscheid kan daarbij worden gemaakt in zogenaamde publiekrechtelijke en privaatrechtelijke vorderingen. Publiekrechtelijke vorderingen zijn gebaseerd op wetgeving, verordeningen et cetera. Het zijn vorderingen voortkomend uit de uitoefening van de publiekrechtelijke taak en gemeentelijke belastingen en de daarvoor uitgereikte heffingen/aanslagen. De privaatrechtelijke vorderingen komen voort uit overeenkomsten naar burgerlijk recht, tot dienstverlening of leveringen van producten door de gemeente aan derden, waarvoor de gemeente een vergoeding factureert. In juridische zin ontstaat de vordering op een particulier of bedrijf op het moment dat de publiekrechtelijke grondslag is gegeven of op het moment van totstandkomen van de verbintenisrechtelijke overeenkomst (privaatrechtelijk). Het proces van invorderen begint nadat aanslagoplegging of facturering door de gemeente heeft plaatsgevonden. De invordering is dus te beschouwen als het sluitstuk van de heffing of facturering.

1.2 Aanleiding voor invorderingbeleid

De aanleiding voor deze leidraad invorderingsbeleid is gelegen in:

o het ontbreken van expliciet beleid ten aanzien van invordering

In het verleden is onderkend dat er nauwelijks expliciet geformuleerd beleid bestaat ten aanzien van invordering. Er bestaan wel wettelijke kaders die vanzelfsprekend worden nageleefd. Echter, in de praktijk wordt ook gewerkt met 'historisch' gegroeide procedures en routines. En juist een strak geregeld invorderingsproces met tijdige en consistente invorderingsmaatregelen blijkt in de praktijk een enorm belangrijke vereiste voor het succesvol innen van vorderingen. De met invordering belaste organisatie, het Bureau Financiën, maar ook het bestuur en het management van de gemeente Waterland hebben behoefte aan duidelijk geformuleerde beleidsregels inzake het invorderingsproces.

o het financiële belang van invordering

Het financiële belang van invordering wordt duidelijk als we de omvang van de belastingheffing en facturering bekijken. Deze bedraagt op jaarbasis voor de publiekrechtelijke heffingen circa 8400 stuks met een totale omvang van circa € 7.900.000 en voor de privaatrechtelijke facturering grenst het aan € 1.000.000. Voor het grootste deel van dit bedrag zijn geen invorderingsactiviteiten nodig. Van de publiekrechtelijke vorderingen en de kleinere privaatrechtelijke vorderingen wordt naar schatting 10%- 15% van het aantal uitgebrachte aanslagen en facturen niet voor de vervaldatum betaald. Nadere incasso-maatregelen zijn hiervoor noodzakelijk. Thans ontbreekt het aan specifieke stuurinformatie omtrent het betalingsgedrag van de Waterlanders. Om die reden zal onderzoek plaatsvinden naar de mogelijkheden om ervaringsgegevens ter zake te verzamelen, teneinde het invorderingsbeleid periodiek te kunnen evalueren.

o De risico’s van inconsequente gedragslijn

Zonder expliciet beleid is het als gemeente moeilijk zoniet onmogelijk om ten aanzien van invordering een consequente gedragslijn te voeren. Deze situatie van normonduidelijkheid brengt zowel reële financiële als juridische risico's met zich mee. Een effectieve invordering heeft dan ook niet alleen te maken met het zo volledig en zo snel mogelijk binnenkrijgen van de openstaande vorderingen. Echter tevens - vanuit een bepaalde gezags- en uitstralingsfunctie van de gemeente als belastingontvanger/crediteur - met een consequente en stringente toepassing van dat beleid. Zo ook het beginsel van rechtsgelijkheid telt mee.

1.3 Voortzetten bestaand beleid en nieuw beleid

De voorliggende leidraad invordering betreft een vastlegging van bestaand beleid, formalisering van 'historisch' gegroeide procedures en routines alsmede van nieuwe instructies (ingekaderde tekst). Bij zowel de opzet als de inhoud van de Leidraad invordering is als uitgangspunt gehanteerd dat zoveel mogelijk de lijn is gevolgd van het model Leidraad invordering gemeentelijke belastingen van de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Laatstgenoemde leidraad is gebaseerd op de Rijksleidraad.

1.4 Doelstelling

Bij de uitvoering van de opdracht is gestreefd naar formulering van een korte en krachtige leidraad. Als zodanig bevat deze leidraad hoofdlijnen en heeft deze in de eerste plaats gebruikswaarde voor de medewerkers die met invordering zijn belast, maar ook voor het bestuur en het management. In de tweede plaats heeft deze leidraad ook een externe werking in de richting van de debiteuren. De leidraad invordering heeft als doel:

Het volledig , tijdig, consistent, uniform, alsmede op een juiste en efficiënte wijze invorderen van alle openstaande bedragen van de gemeente, o2vel publiekrechtelijke als privaatrechtelijke, zonder de klantgerichtheid uit het vizier te verliezen.

2.1 Werkingsgebied

2.2 Juridisch kader

2.3 Begripsbepalingen

Publieksrechtelijk

Bedrijf: in de W.O.Z. administratie aangegeven als niet woning

Belastingschuldige: degene op wiens naam de (belasting)aanslag of nota staat

Debiteur: schuldenaar

Gerechtsdeurwaarder: door het college van b&w aangewezen incassobureau

Invorderingsambtenaar: gemeenteambtenaar als bedoeld in artikel 231, tweede lid, onder c, van de Gemeentewet

Particulier:in de W.O.Z. administratie aangegeven als woning

Belastingen: belastingen die door de gemeente worden geheven

Privaatrechtelijk

Natuurlijk persoon: personen die zijn ingeschreven in het Bevolkingsregister

Rechtspersoon: bedrijven die zijn ingeschreven in het KvK register

3.1 Publiekrechtelijke vorderingen

3.2 Bestuurlijke boeten

Beschikkingen en/of uitspraken inzake bestuurlijke boeten (b.v. dwangsom) worden ingevorderd als belasting en volgen het regime van de belasting waarmee zij verband houden. Een met een belastingaanslag gelijkgestelde beschikking, inzake een bestuurlijke boete die gelijktijdig en in verband met de vaststelling van een belastingaanslag invorderbaar is, moet in zoveel termijnen worden betaald als geldt voor die belastingaanslag. Losse boetebeschikkingen, dat wil zeggen boetebeschikkingen die niet in verband staan tot een bepaalde belastingaanslag of boetebeschikkingen die wel in verband staan tot een bepaalde belastingaanslag, maar niet gelijktijdig met die belastingaanslag zijn vastgesteld, kennen een betalingstermijn van 30 dagen.

3.3 Privaatrechtelijke vorderingen

Betaling vindt plaats binnen 30 kalenderdagen, tenzij bij overeenkomst anders is bepaald. Hiervoor geldt de mogelijkheid niet om te betalen via automatische incasso, voor zowel bedrijven als particulieren. Bij vorderingen wordt geen invorderingsrente berekend. Indien een factuur in TERMIJNEN wordt betaald en een vervaldatum wordt overschreden, dan geldt de hierna beschreven vervolgprocedure.

3.4 Signalering te late betaling

Publiekrechtelijke vorderingen

Vanuit de debiteurenadministratie vindt omstreeks 10 werkdagen na de vervaldatum van de aanslag of factuur door Bureau Financiën afdeling Belastingen een selectie plaats van de publiekrechtelijke vorderingen die op dat moment niet zijn betaald.

Privaatrechtelijke vorderingen

Vanuit de debiteurenadministratie vindt omstreeks 10 werkdagen na de vervaldatum van de aanslag of factuur door Bureau Financiën afdeling Belastingen een selectie plaats van de privaatrechtelijke vorderingen die op dat moment niet zijn betaald.

3.5 Herinnering en telefonisch contact

Publiekrechtelijke vordeningen

Voor publiekrechtelijke vorderingen worden géén herinneringen verstuurd noch telefonische contacten met de debiteur gelegd.

Privaatrechtelijke vorderingen

Voor de privaatrechtelijke vorderingen geldt dat omstreeks 10 werkdagen na de vervaldatum van de nota, een SCHRIFTELIJKE HERINNERING wordt verzonden met het verzoek direct te betalen. Indien niet binnen 10 kalenderdagen na de dagtekening van de herinnering de betaling is ontvangen, wordt direct (dus op de elfde dag) TELEFONISCH CONTACT opgenomen. Telefonisch contact blijkt in de praktijk een effectief middel te zijn om een nalatige betaler alsnog tot betalen te bewegen.

3.6 Aanmaning publiekrechtelijke vorderingen

Voor de publiekrechtelijke vorderingen wordt omstreeks 10 werkdagen na de vervaldatum van de aanslag of heffing, een AANMANING verzonden met de sommatie binnen 10 kalenderdagen na dagtekening te betalen. Conform de Kostenwet wordt voor de kosten van een aanmaning een bedrag in rekening gebracht.

3.7 Vervolgtraject privaatrechtelijke vorderingen

Voor de privaatrechtelijke vorderingen geldt dat, indien binnen twee werkdagen geen telefonisch contact mogelijk is (zie onder herinnering) of de telefonisch verkregen reactie daar naar de mening van de betrokken ambtenaar aanleiding toe geeft (zoals onvoldoende toezegging van directe betaling of geen afspraak voor een nader gesprek), direct een TWEEDE HERINNERING wordt verstuurd. Ook als na een telefonische toezegging niet binnen veertien kalenderdagen de betaling is ontvangen, wordt eveneens direct (dus op de vijftiende dag) een TWEEDE HERINNERING verstuurd.

Het zonder kennisgeving niet nakomen van afspraken voor een gesprek leidt een dag later tot een vooraankondiging. In de vooraankondiging is de sommatie opgenomen binnen 10 kalenderdagen na dagtekening te betalen.

3.8 Uitzondering op versturen aanmaning of herinnering

Toezending van een aanmaning of tweede herinnering blij ft in de volgende situaties achterwege:

• a)

  aan een vordering op grond van art. 19 van de Invorderingswet behoeft geen aanmaning of tweede herinnering te zijn voorafgegaan als deze vordering wordt gedaan via de curator in een faillissement;

• b)

  in het geval van versnelde executie (art 10 en 15 van de wet) kan verzending van een aanmaning of tweede herinnering achterwege blijven.

4.1 Vooraankondiging

Wanneer de belastingschuldige alsnog niet betaakwordt er 10 werkdagen na de dagtekening van de aanmaning (publiekrechtelijke vordering) of tweede herinnering (privaatrechtelijke vordering) een vooraankondiging verstuurd, waarin vermeld staat dat er nog binnen 10 kalenderdagen per kas betaald kan worden, zoniet dan gaat de invordering via de gerechtsdeurwaarder respectievelijk een incassobureau. Uit ervaring blijkt dat op grond van vooraankondigingen veelal betalingen volgen. Het betreft dan ook voor de debiteur een laatste gelegenheid om zonder de extra kosten van dwanginvordering de openstaande vordering te voldoen.

4.2 Dwanginvordering

7.1 Betalingsregelingen

Een natuurlijk persoon kan vóór het tijdstip waarop de (belasting)aanslag of nota in zijn geheel invorderbaar wordt een gemotiveerd schriftelijk verzoek om een betalingsregeling indienen. Hiervan zal worden afgezien indien de invorderingsambtenaar voor invorderingmoeilijkheden vreest. Betalingsregelingen worden altijd schriftelijk afgesproken. Betalingen op grond van een regeling vinden in beginsel plaats via automatische incasso. Zelfstandig overmaken van termijnen is niet toegestaan zonder afspraak. Betalingsregelingen gelden niet voor bedrijven.

7.2 Betalingen

7.3 Storno's belastingvordering

Vindt een stornering bij/door belastingschuldige plaats dan wordt na 5 werkdagen nadat automatische incasso is geïncasseerd een herinnering verstuurd. Binnen 10 werkdagen na dagtekening van de herinnering dient het verschuldigde bedrag bij de invorderingsambtenaar gestort te zijn.

Is de automatische incasso na een derde keer gestorneerd, dan wordt de incasso stop gezet. Vervolgens wordt een herinnering voor het nog openstaande bedrag verstuurd. De betaling dient binnen 10 werkdagen bij de invorderingsambtenaar gestort te zijn.

8.1 Vergoeden van rente

Door de invorderingsambtenaar aan de debiteur te betalen rente wordt van de eerste dag na de vervaldag van de aanslag tot het moment van de kennisgeving vergoed.

Het rentepercentage wordt aan de hand van de Invorderingswet bepaald.

8.2 Onvangen van rente

Door debiteur aan invorderingsambtenaar te betalen rente wordt berekend vanaf de eerste dag na de vervaldatum tot op de dag voorafgaand aan de betaling.

Er wordt geen rente berekend als het aan rente verschuldigde bedrag € 23,= of minder bedraagt.