Instructie budgetbeheer en bewaking voor de exploitatiebegroting 2008

Inleiding.

De Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie (art 108 Ws-wet) zijn de spelregels vastgelegd met betrekking tot het voeren van het financieel beleid en beheer. Artikel 24d van deze verordening geeft aan dat het dagelijks bestuur zorgt voor en in een besluit, de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten, vastlegt. In dit kader regelen bijgaande instructies het budgetbeheer en de bewaking daarvan voor de exploitatie en investeringsprojecten.

De instructie is op een aantal onderdelen een uitwerking van de Waterschapswet, de regeling beleidsvoorbereiding en verantwoording waterschappen, het besluit primaire mandatering waterschap Brabantse Delta 2008, besluit ondermandatering door de secretaris-directeur 2008. Deze instructie dient in samenhang gezien te worden met deze nota's. In 2009 zal getracht worden om de met elkaar samenhangende nota's in één document onder te brengen. Dit zal de transparantie op het gebied van inkoop en aanbesteding enerzijds en de vastgelegde bevoegdheden anderzijds moeten verbeteren. In dit document wordt nog uitgegaan van verticale vervanging. In de hierboven genoemde review zal de mogelijkheid van het systeem van horizontale vervanging bezien worden.

In deze instructie wordt ingegaan op een aantal algemene afspraken met betrekking tot budgetbeheer en –bewaking. De instructie regelt het budgetbeheer en de budgetbewaking met betrekking tot de exploitatiebegroting alsmede voor het doen van uitgaven voor de investeringsprojecten. Overige afspraken met betrekking tot projectbeheer zijn opgenomen in de Leidraad Projectmatig Werken en instructie inkoop en aanbesteding.

Als algemeen uitgangspunt voor het budgetbeheer geldt dat door of namens waterschap Brabantse Delta geen verplichtingen worden aangegaan zonder dat daarvoor de benodigde budgetten aanwezig zijn. Ook geldt als algemeen uitgangspunt van deze instructie dat door of namens het waterschap Brabantse Delta geen verplichtingen worden aangegaan die in strijd zijn met de regelgeving of in strijd zijn met de binnen het waterschap geldende normen omtrent de rechtmatigheid.

Deze notitie vervangt de notitie zoals die is vastgesteld op 26 januari 2004. Waar nodig zijn in het kader van rechtmatigheid en doeltreffend en doelmatig beheer ten opzichte van deze oude notitie aanpassingen gedaan.

Instructie budgetbeheer en –bewaking voor de exploitatiebegroting

Indeling:

• 1.

  Begripsomschrijvingen

• 2.

  Budgethouderschap van het Dagelijks Bestuur

• 3.

  Budgethouderschap van het ambtelijk apparaat

• 4.

  Budgetbeheer: bevoegdheden budgethouders

• 5.

  Eigen verantwoordelijkheid van budgethouders

• 6.

  Bevoegdheden bij afwezigheid van budgethouders

• 7.

  Budgetbeheer : verplichtingen budgethouders

• 8.

  Gestructureerde Informatie – uitwisseling en Rapportages

• 9.

  Ad-hoc Rapportage door budgethouders bij afwijkingen

• 10.

  Decharge / beëindiging taak budgethouder

• 11.

  Administratief – organisatorische voorschriften uitvoering budgethouderschap

• 12.

  Vaststelling

1 Begripsomschrijvingen

4. Budgetbeheer: bevoegdheden budgethouders

Voor de uitvoering van het budgethouderschap komen aan de in deze regeling genoemde budgethouders de volgende bevoegdheden toe:

• a.

  de aanwending van mensuren tot de in de vastgestelde jaarplannen en begroting aangegeven aantallen per beleidsveld/programma c.q. beheerproduct.

• b.

  de aanwending van het budget tot de in de vastgestelde jaarplannen en begroting aangegeven bedragen per programma, beleidsveld, product, sector of afdeling.

• c.

  in naam van het dagelijks bestuur aangaan van externe verplichtingen tot het leveren van goederen en/of diensten voor zover noodzakelijk voor de realisatie van de in de begroting opgenomen plannen c.q. werkzaamheden.

• d.

  de budgethouder van een exploitatiebudget kan een (dreigende) overschrijding op de financiële middelen van het ene budget compenseren met een onderschrijding op een ander budget binnen hetzelfde programma of ondersteunend product onder de navolgende voorwaarden:

  • -

    de compensatie mag uitsluitend plaatsvinden met toestemming van de naast hogere budgethouder;

  • -

    de compensatie vindt plaats tussen budgetten die behoren tot één bepaald naast hoger budget;

  • -

    met het budget waaraan de compensatie wordt onttrokken, moet het gebudgetteerde product zijn gerealiseerd, dan wel alsnog met de resterende financiële middelen gerealiseerd kunnen worden;

  • -

    de compensatie wordt direct schriftelijk gemeld bij de afdeling FEZ ten behoeve van verwerking in de financiële administratie.

• e.

  Indien compensatie ingevolge onderdeel D niet mogelijk blijkt kan de budgethouder aanvulling van het budget verzoeken via een besluit tot beschikking over de raming voor onvoorziene uitgaven of via een af- /overschrijving (beide voorbehouden aan het dagelijks bestuur) of via een begrotingswijziging (voorbehouden aan de algemeen bestuur).

5. Eigen verantwoordelijkheid van budgethouders

Om de budgethouder ten volle te kunnen aanspreken op zijn eigen verantwoordelijkheid voor het toegekende budget zal ieder hoger ambtelijk niveau en het dagelijks bestuur zich onthouden van het aangaan van externe verplichtingen zonder tussenkomst van of tijdige informatieverstrekking aan de betreffende budgethouder.

6. Bevoegdheden bij afwezigheid van budgethouders

Bij afwezigheid van de budgethouder worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door de aangewezen plaatsvervanger. (naast hogere budgethouder).

7. Budgetbeheer: verplichtingen budgethouders

• a.

  De budgethouder is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het product binnen het daarvoor vastgestelde budget.

• b.

  De budgethouder maakt zo nodig afspraken met de andere organisatorische eenheden binnen het waterschap. Met deze afspraken wordt bepaald welke diensten, uitgedrukt in kwantiteiten (meestal aantal uren) tegen welke kwaliteit wanneer worden geleverd. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt, overlegt de budgethouder met de naast hogere budgethouder. Ingezet personeel werkt onder inhoudelijke verantwoordelijkheid van de budgethouder. De levering van goederen/diensten door eigen dienstonderdelen geschiedt voor rekening en risico van de budgethouder. Bij verschil van mening over de kwaliteit dan wel prijs van het geleverde overlegt de budgethouder met het hoofd van de sector waartoe de leverancier van de goederen/diensten behoort.

• c.

  De budgethouder zorgt ervoor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende product zoals vastgesteld in de begroting

• d.

  De budgethouder mag slechts een verplichting aangaan indien een toereikend budget, zoals moet blijken uit de financiële administratie, aanwezig is behoudens in gevallen van of ter voorkoming van een calamiteit. Onder een calamiteit wordt hier verstaan een gebeurtenis die de normale uitoefening van het bedrijf verstoort en/of schade ten gevolg heeft. Achteraf moet de budgethouder zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding (laten) compenseren volgens de mogelijkheden zoals omschreven in onderdeel 4 D hiervoor.

• e.

  De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven en de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten.

• f.

  De budgethouder is verplicht overeenkomstig het bepaalde in de onderdelen 8 en 9 te rapporteren.

• g.

  De budgethouder verstrekt het hoofd van de afdeling FEZ tijdig of op verzoek alle gegevens en stukken die nodig zijn voor een juiste verzorging van de financiële administratie, de budgetbewaking en de (jaar-) verslaggeving. Daarbij bepaalt het hoofd FEZ welke gegevens hij daarbij minimaal nodig acht; de argumenten van het hoofd FEZ kunnen daarbij ontleend zijn aan de hiervoor bedoelde specifieke taken inzake de interne controle. En de daarvoor geldende verordeningen artikel 108 en 109 van de waterschapswet.

• h.

  De budgethouder laat de op een product betrekking hebbende verplichtingen in het financiële systeem vastleggen, zodat te allen tijde de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale budget duidelijk is. De budgethouder doet deze vastlegging op de voorgeschreven standaardmethode volgens de Instructie Inkoop en de Leidraad Projectmatig Werken.

• i.

  De budgethouder legt de voortgang van de productie vast door registratie van de gerealiseerde prestaties per bepaalde data. Die data dienen afgestemd te worden op die genoemd in het desbetreffende jaarplan en de managementrapportage ( marap ).

8. Gestructureerde Informatie – uitwisseling en Rapportages

• a.

  Het hoofd van de afdeling FEZ stelt de budgethouders in staat te beschikken over de informatie die van belang is voor een goede vervulling van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording.

• b.

  De in deze regeling genoemde budgethouders verstrekken elkaar informatie die van belang is voor een goede uitoefening van het budgethouderschap op alle niveau’s en de daarover af te leggen verantwoording.

• c.

  Op de tijdstippen zoals opgenomen in de eerder genoemde Planning en Controlcyclus rapporteren de beleidsveldbeheerders aan de Secretaris-Directeur en Concerncontroller, mede ten behoeve van het opstellen van een totaalrapportage aan het bestuur (DB en AB). Deze rapportages gebeuren door middel van daartoe centraal vastgestelde formats en richtlijnen.

9. Ad-hoc Rapportage door budgethouders bij afwijkingen

In onderdeel 4 is ingegaan op de wijze van compenseren van dreigende financiële overschrijdingen en de functionarissen die daarbij geïnformeerd moeten worden. Naast die ad-hoc – rapportage over financiële afwijkingen dient de productbeheerder op ad-hoc basis aan de beleidsveldbeheerder te rapporteren over afwijkingen tussen de in de begroting per product geraamde prestatie-indicatoren en mens-uren en de voorziene realisatie daarvan aan het einde van het jaar. Bij welke afwijking er gerapporteerd dient te worden zal door de beleidsveldbeheerder per product worden bepaald.

Bij te rapporteren afwijkingen dienen te worden vermeld:

• -

  oorzaak van de afwijking;

• -

  incidenteel of structureel;

• -

  de wijze van bijsturing/dekking.

10. Decharge / beëindiging taak budgethouder

Door vaststelling van de jaarrekening verleent het algemeen bestuur decharge aan het dagelijks bestuur (artikel 108 van de Waterschapswet) voor de wijze van uitvoering van de (exploitatie-) begroting over het afgelopen jaar. Tegelijk daarmee worden alle betrokken ambtelijke niveaus geacht decharge te zijn verleend voor de uitvoering van hun deel van de begroting.

11. Administratief – organisatorische voorschriften uitvoering budgethouderschap

De in onderdeel 3 genoemde bevoegdheden, die voortvloeien uit het in deze instructie omschreven budgethouderschap, worden uitgeoefend overeenkomstig of krachtens de bij de verordening vastgestelde regels bij het waterschap.

12. Vaststelling

Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie budgetbeheer en bewaking voor de exploitatiebegroting 2008’. De instructie ‘instructie Budgetbeheer en bewaking’ zoals vastgesteld op 26 januari 2004 in te trekken.