Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief West-Brabant

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a.

  De regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief West-Brabant

• b.

  De deelnemers: de bestuursorganen die deze regeling zijn aangegaan

• c.

  De deelnemer: de onder b bedoelde afzonderlijke bestuursorganen

• d.

  Het college: het college van burgemeester en wethouders dat deelneemt aan deze regeling

• e.

  Het algemeen bestuur van het waterschap: het algemeen bestuur van het waterschap dat deelneemt aan deze regeling

• f.

  Gedeputeerde Staten: het college van Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant

• g.

  Archiefbescheiden: de in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbescheiden

• h.

  Archiefbewaarplaats: de in artikel 1, onder f, van de Archiefwet 1995 bedoelde archiefbewaarplaats

• i.

  Directeur: de in artikel 32, eerste lid en in artikel 37, eerste lid van de Archiefwet 1995 bedoelde archivaris

• j.

  Regionaal Archief: het in artikel 2, eerste lid, van deze regeling bedoelde openbaar lichaam

• k.

  Algemeen Bestuur: het in artikel 4 van de regeling bedoeld bestuursorgaan

• l.

  Dagelijks Bestuur: het in artikel 4 van de regeling bedoeld bestuursorgaan

• m.

  De wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen van 20 december 1984, Staatsblad 667, zoals nadien gewijzigd.

Artikel 2

• 1.

  Er is een openbaar lichaam, genaamd 'Regionaal Archief West-Brabant', gevestigd te Oudenbosch.

• 2.

  Het verzorgingsgebied van het Regionaal Archief wordt, voor zover het de deelnemende colleges betreft, gevormd door het grondgebied van de betreffende gemeenten.

• 3.

  Ten aanzien van het deelnemende algemeen bestuur van het waterschap beheert het Regionaal Archief de archieven van het voormalig waterschap Land van Nassau en diens rechtsvoorgangers.

Artikel 3

Het Regionaal Archief heeft tot doel de in beheer overgedragen archieven en verzamelingen van de deelnemers in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren, deze archieven en verzamelingen voor een breed publiek beschikbaar te stellen, alsmede het uitoefenen van het toezicht op het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden van de gemeenten waarvan de colleges deelnemer zijn aan deze regeling. Daarnaast draagt het Regionaal Archief zorg voor de verwerving van relevante niet-overheidsarchieven en verzamelingen en het beheer ervan.

Artikel 4

• 1.

  Het bestuur van het Regionaal Archief bestaat uit een algemeen bestuur, dagelijks bestuur en een voorzitter.

• 2.

  Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam.

Artikel 5

• 1.

  Het algemeen bestuur bestaat uit de leden of hun plaatsvervangers die overeenkomstig lid 2 worden aangewezen door de deelnemers uit hun midden.

• 2.

  Iedere deelnemer wijst één lid en één plaatsvervangend lid aan.

• 3.

  De zittingsperiode van de leden van het algemeen bestuur en hun plaatsvervangers, voor zover zij door de deelnemers zijn aangewezen, eindigt op de dag waarop de zittingsperiode van de gemeenteraden, respectievelijk van de algemene besturen van de waterschappen afloopt. Zij blijven hun functie waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien.

• 4.

  De deelnemers beslissen ieder voor zich uiterlijk in de tweede vergadering van elke zittingsperiode over de in lid 2 en 3 genoemde aanwijzing.

• 5.

  Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege zodra men de kwaliteit verliest zoals vermeld in lid 2 van dit artikel.

• 6.

  Indien tussentijds een zetel van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de deelnemer, wiens lid ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur, zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

Artikel 6

Iedere deelnemer kan een door hem aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat zijn vertrouwen niet meer bezit, als zodanig ontslag verlenen.

Artikel 7

Voor de vergadering van het algemeen bestuur kunnen adviseurs worden uitgenodigd.

Artikel 8

Voor zover in deze regeling niet anders is bepaald, oefent het algemeen bestuur de bevoegdheden uit die bij of krachtens de Archiefwet 1995 en de Gemeentewet zijn of worden toegekend aan de colleges, respectievelijk de bevoegdheden die zijn of worden toegekend aan het algemeen bestuur van een waterschap, en die nodig zijn ter behartiging van de in artikel 3 omschreven taak van het regionaal archief.

Artikel 9

Het algemeen bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls de voorzitter of het dagelijks bestuur dit nodig oordeelt of tenminste twee leden van het algemeen bestuur zulks schriftelijk, onder opgave van de te behandelen onderwerpen, verzoeken.

Artikel 10

• 1.

  Het algemeen bestuur vergadert in het openbaar. De deuren worden gesloten wanneer dit door eenvijfde van de aanwezige leden wordt gevraagd of de voorzitter dit nodig acht. Het algemeen bestuur beslist vervolgens of met gesloten deuren wordt vergaderd. In een besloten vergadering kan over de daarin behandelde onderwerpen ook een besluit worden genomen. Van het verhandelde in een besloten vergadering dient een afzonderlijk verslag gemaakt te worden.

• 2.

  In een besloten vergadering wordt niet beraadslaagd, noch een besluit genomen over:

  • a.

    het vaststellen of wijzigen van de begroting;

  • b.

    het vaststellen van de rekening;

  • c.

    het vaststellen, wijzigen of intrekken van verordeningen;

  • d.

    het toetreden tot, uittreden uit, wijziging, vervanging en opheffing van de regeling, als bedoeld in de artikelen 33 tot en met 36 van de regeling.

• 3.

  In een besloten vergadering wordt geen besluit genomen over:

  • a.

    het aangaan van geldleningen en van rekening-courantovereenkomsten;

  • b.

    het uitlenen van gelden en het waarborgen van geldelijke verplichtingen door anderen aan te gaan;

  • c.

    het vervreemden of bezwaren van goederen van het regionaal archief;

  • d.

    het onderhands verhuren, verpachten of in gebruik geven van goederen van het regionaal archief;

  • e.

    het kopen of huren van onroerende goederen;

  • f.

    het onderhands aanbesteden van werken of leveranciers;

  • g.

    het doen van een uitgave, voordat de begroting of de begrotingswijziging, waarbij deze uitgave is geraamd, is goedgekeurd.

Artikel 11

• 1.

  Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester, allen door en uit het algemeen bestuur aan te wijzen in de eerste vergadering van elke zittingsperiode.

• 2.

  De leden van het dagelijks bestuur treden als lid van dat bestuur af op de dag, waarop de zittingsperiode van de leden van het algemeen bestuur afloopt. Zij blijven hun functie waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien.

• 3.

  Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

• 4.

  Indien tussentijds een zetel van het dagelijks bestuur vacant komt, wijst het algemeen bestuur in zijn eerstvolgende vergadering een lid uit zijn midden aan.

Artikel 12

Voor de vergaderingen van het dagelijks bestuur kunnen adviseurs worden uitgenodigd.

Artikel 13

Het dagelijks bestuur is belast met de dagelijkse leiding van het openbaar lichaam. Hiertoe behoren onder meer:

• a.

  het voorbereiden van al hetgeen aan het algemeen bestuur ter overweging en beslissing zal worden voorgelegd;

• b.

  het uitvoeren van de besluiten van het algemeen bestuur;

• c.

  het beheren van de inkomsten en uitgaven van het regionaal archief;

• d.

  de zorg, voor zover niet aan anderen opgedragen, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding;

• e.

  het nemen van alle conservatoire maatregelen, zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring en verlies van recht op bezit;

• f.

  het houden van een voortdurend toezicht op alles wat het regionaal archief aangaat.

Artikel 14

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt.

Artikel 15

De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen; hij is tevens voorzitter van het dagelijks bestuur.

Artikel 16

• 1.

  De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van de besluiten van het dagelijks bestuur.

• 2.

  De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur.

• 3.

  De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of van het dagelijks bestuur uitgaan.

• 4.

  De voorzitter vertegenwoordigt het regionaal archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gemachtigde. Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van de deelnemer, die partij is in het geding waarbij het regionaal archief betrokken is, wordt hij vervangen door een lid van het dagelijks bestuur dat geen lid van het bestuur van de betreffende deelnemer is.

Artikel 17

De functies van secretaris en penningmeester zijn in één persoon verenigbaar.

Artikel 18

• 1.

  De secretaris is het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter in alles wat de hem opgedragen taak betreft behulpzaam.

• 2.

  Alle stukken die van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur uitgaan, worden door hem mede ondertekend.

Artikel 19

• 1.

  Het bestuur van het Regionaal Archief verstrekt aan de raad van de deelnemende gemeente, respectievelijk het algemeen bestuur van het deelnemend waterschap, de door een of meer leden van die raad of algemeen bestuur gevraagde inlichtingen schriftelijk en zo spoedig mogelijk doch uiterlijk binnen 45 dagen, voor zover dat niet strijdig is met het openbaar belang. Een verzoek om inlichtingen wordt door het lid van de raad of het algemeen bestuur van het waterschap ingediend bij de voorzitter van zijn raad dan wel van zijn bestuur, die het onmiddellijk doorzendt aan het betreffende orgaan van het regionaal archief.

• 2.

  Het dagelijks bestuur verstrekt de inlichtingen, tenzij de inlichtingen uitdrukkelijk van het algemeen bestuur of de voorzitter worden verlangd.

Artikel 20

• 1.

  Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan de raad van de gemeente waarin hij lid is van het college dat hem heeft aangewezen, respectievelijk aan het algemeen bestuur van het waterschap dat hem heeft aangewezen, zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen, de door een of meer leden van die raad, respectievelijk dat algemeen bestuur, in een vergadering van de raad respectievelijk het algemeen bestuur van het waterschap of schriftelijke gevraagde inlichtingen, voor zover dat niet strijdig is met het openbaar belang.

• 2.

  De raad, respectievelijk het algemeen bestuur van het waterschap, kan een lid van het algemeen bestuur dat hij heeft aangewezen ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 21

• 1.

  Een lid van het algemeen bestuur verstrekt aan het college dat hem heeft aangewezen, zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen, de door een of meer leden van dat college, in een vergadering van het college of schriftelijke gevraagde inlichtingen, voor zover dat niet strijdig is met het openbaar belang.

• 2.

  Het college kan een lid van het algemeen bestuur dat hij heeft aangewezen ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 22

Artikel 23

• 1.

  Het algemeen bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur.

• 2.

  Van de benoeming, schorsing en ontslag van de directeur wordt mededeling gedaan aan de deelnemers.

• 3.

  De directeur dient in het bezit te zijn van een diploma archivistiek, als bedoeld in de Archiefwet 1995.

Artikel 24

De directeur is belast met de uitvoering van de taken, als bedoeld in artikel 3 van de regeling.

Artikel 25

• 1.

  De directeur kan worden bijgestaan door een of meer medewerkers.

• 2.

  Het dagelijks bestuur beslist omtrent de benoeming, schorsing en ontslag van de medewerkers.

• 3.

  Van de benoeming, schorsing en ontslag van de medewerkers wordt mededeling gedaan aan de deelnemers.

• 4.

  Tenminste één van de medewerkers dient in het bezit te zijn van een diploma archivistiek, als bedoeld in de Archiefwet 1995; deze vervangt de directeur bij diens afwezigheid.

Artikel 26

Het algemeen bestuur regelt de bezoldiging van het personeel.

Artikel 27

Op het personeel zijn de rechtspositieregelingen van de gemeente Moerdijk van toepassing.

Artikel 28

De kosten verband houdende met het in stand houden en doen functioneren van het regionaal archief, worden omgeslagen over de deelnemers op grond van een door het algemeen bestuur vast te stellen bijdrage per deelnemer.

Artikel 29

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt voorschriften vast ter zake van het geldelijk beheer en de administratie.

• 2.

  Ten aanzien van de controle op het geldelijk beheer en de administratie zijn de artikel 213 en 215 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 30

Het aandeel van elke deelnemer in de voor het begrotingsjaar geraamde kosten, moet worden betaald in twee termijnen, vervallende op 1 februari en 1 augustus van dat jaar. Binnen vier weken na de vaststelling van de rekening wordt aan de deelnemers mededeling van het over dat jaar werkelijk verschuldigde aandeel gedaan. Verrekening vindt, voor zoveel nodig, plaats binnen acht weken na verzending van de in de vorige alinea bedoelde mededeling.

Artikel 31

Het door de directeur samengestelde verslag van de werkzaamheden van het Regionaal Archief over het afgelopen jaar wordt door het algemeen bestuur, vóór 1 juli van het jaar volgend op dat waarover verslag wordt gedaan, vastgesteld. Binnen twee weken na vaststelling wordt het verslag aan de deelnemers toegezonden.

Artikel 32

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van het Regionaal Archief.

• 2.

  Het beheer van de niet naar de in het vierde lid van dit artikel bedoelde archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van het Regionaal Archief wordt opgedragen aan de secretaris.

• 3.

  Het toezicht op het in het tweede lid van dit artikel bedoelde beheer wordt opgedragen aan de directeur.

• 4.

  Voor de bewaring van de archiefbescheiden van het Regionaal Archief en van de te deponeren archieven, die belangrijk geacht kunnen worden voor de bestudering van de geschiedenis van het gebied van het Regionaal Archief, wijst het algemeen bestuur een archiefbewaarplaats aan.

• 5.

  De in lid 4 bedoelde archiefbewaarplaats kan door de deelnemers worden aangewezen tot gemeentelijke archiefbewaarplaats respectievelijk archiefbewaarplaats van het waterschap.

• 6.

  Het beheer over de archiefbewaarplaats, bedoeld in het vierde lid van dit artikel, wordt opgedragen aan de directeur.

• 7.

  Het toezicht op het beheer, bedoeld in het zesde lid van dit artikel, wordt opgedragen aan het dagelijks bestuur.

Artikel 34

• 1.

  Uittreding van een deelnemer kan geschieden bij besluit van het college van de betreffende gemeente respectievelijk algemeen bestuur van het waterschap. Feitelijke uittreding vindt plaats per 1 januari van een kalenderjaar.

• 2.

  Het besluit als bedoeld in lid 1 dient tenminste één jaar voor de datum van feitelijke uittreding kenbaar zijn gemaakt aan het algemeen bestuur.

• 3.

  Een uittredende gemeente of waterschap is gehouden na uittreding bij de te dragen in het begrote nadelige saldo van het laatste volledige jaar van deelname, en wel in het eerste kalenderjaar na uittreding van het volle aandeel, in het tweede jaar na uittreding 80 procent van het aandeel, in het derde jaar na uittreding 60 procent van het aandeel, in het vierde jaar na uittreding 40 procent van het aandeel en in het vijfde jaar na uittreding 20 procent van het aandeel.

Artikel 35

De regeling kan worden gewijzigd bij besluiten van een meerderheid van de deelnemers aan

deze regeling.

Artikel 36

• 1.

  De regeling kan worden opgeheven bij besluiten van een meerderheid van de deelnemers aan deze regeling.

• 2.

  Het besluit tot opheffing wordt toegezonden aan Gedeputeerde Staten.

• 3.

  Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de opheffing en liquidatie, welke regeling zo spoedig mogelijk na de vaststelling wordt gezonden aan de deelnemers.

• 4.

  De deelnemers kunnen hun bezwaren tegen de in het derde lid bedoelde regeling binnen zes weken na ontvangst daarvan schriftelijk ter kennis van het algemeen bestuur brengen.

• 5.

  Indien de ingebrachte bezwaren niet door overleg tussen het algemeen bestuur en de betrokken deelnemers kunnen worden opgeheven binnen acht weken na ontvangst van die bezwaren, zal aan Gedeputeerde Staten worden verzocht te bemiddelen overeenkomstig artikel 174 van de Provinciewet.

• 6.

  Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur blijven als zodanig functioneren tot het tijdstip waarop de liquidatie beëindigd is.

Artikel 37

Voor zover niet in deze regeling is voorzien, beslist het algemeen bestuur.

Artikel 38

Het college van de gemeente Moerdijk is belast met de in artikel 26 lid 1 van de wet voorgeschreven toezending van de regeling aan Gedeputeerde Staten.

Artikel 39

Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

Artikel 40

Deze regeling kan worden aangehaald als 'Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Archief West-Brabant'.

Artikel 1

In artikel 1 zijn de begripsbepalingen opgenomen waarin de betekenis van een aantal begrippen die in de regeling voorkomen worden gedefinieerd.

Artikel 2

In artikel 2 wordt het openbaar lichaam dat met deze regeling wordt ingesteld benoemd. Met de instelling hiervan verkrijgt het regeling rechtspersoonlijkheid. De vestigingsplaats en het grondgebied van waar de regeling voor geldt staan hier beschreven.

Voor wat betreft het huidige aangesloten waterschap Brabantse Delta beperkt het archiefbeheer zich tot de archieven en van het voormalige waterschap Land van Nassau en diens rechts voorgangers. Dit is in lid 3 expliciet aangegeven.

Artikel 3

In dit artikel wordt het doel van de regeling beschreven.

Artikel 4

In dit artikel is aangegeven welke organen het openbaar lichaam kent.

Artikel 5

In dit artikel wordt geregeld op welke manier de benoeming van leden van het algemeen bestuur tot stand komt. De zittingsduur van de leden van het algemeen bestuur is gelijkgesteld aan de raadsperiode.

Artikel 6

Met deze bepaling wordt invulling gegeven aan hetgeen is voorgeschreven op grond van artikel 62 juncto artikel 18 en artikel 16 lid 5 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 11

De leden van het dagelijks bestuur worden gekozen uit het algemeen bestuur. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, de secretaris en de penningmeester. De zittingsduur is gelijkgesteld met de zittingsduur van het algemeen bestuur waaruit het dagelijks bestuur is samengesteld.

Artikel 13

De bevoegdheden van het dagelijks bestuur staan beschreven in dit artikel.

Artikel 15 en 16

Deze artikelen regelen de aanwijzing en de taken en bevoegdheden van de voorzitter. De voorzitter is, op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen, zowel voorzitter van het algemeen bestuur als van het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur wijst hem uit zijn midden aan.

De voorzitter is verantwoordelijk voor de uitvoering van besluiten van het dagelijks bestuur. Hij ondertekent alle stukken en vertegenwoordigt het openbaar lichaam in en buiten rechte. In 2003 heeft het algemeen bestuur besloten de taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur te delegeren aan de voorzitter. Dit besluit blijft van kracht.

Artikel 19-22

Voor het goed functioneren van de regeling is het van belang dat op een adequate wijze inlichtingen verstrekt worden en verantwoording afgelegd wordt aan de deelnemers. De Wet gemeenschappelijke regelingen bepaalt in artikel 62 ten aanzien van regelingen tussen gemeenten en waterschappen dat de artikelen 8 tot en met 29 van de wet van overeenkomstige toepassing zijn. In de artikelen 16 en volgende van deze wet is aangegeven dat de regeling bepalingen dient te bevatten over het verstrekken van inlichtingen en afleggen van verantwoording. Ten aanzien van de gemeente is deze inlichtingen- en informatieplicht uitgebreider dan voor het waterschap omdat vanuit de gemeente het college het deelnemend bestuursorgaan is waardoor er ook een inlichtingen- en informatieplicht jegens de raad bestaat. Dit in tegenstelling tot het waterschap waar het algemeen bestuur het deelnemend bestuursorgaan is.

Artikel 29

De grondslag van dit artikel is te vinden in artikel 66 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 33

Als een bestuursorgaan van een gemeente of van een waterschap wil toetreden dan neemt het algemeen bestuur hierover niet eerder een besluit, dan nadat de deelnemers in de gelegenheid zijn gesteld hierover een zienswijze in te dienen bij het algemeen bestuur.

Artikel 39

Op grond van het bepaalde in artikel 62 juncto artikel 26, lid 2 van de Wet gemeenschappelijke regelingen dragen de deelnemers op de gebruikelijke wijze zorg voor de bekendmaking van de regeling. Pas na bekendmaking door alle deelnemers treedt de regeling op grond van het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht in werking.