Regeling vervallen per 30-09-2017

Spelregels Algemeen Bestuur

Geldend van 07-02-2014 t/m 29-09-2017

Intitulé

Spelregels Algemeen Bestuur

Spelregels algemeen bestuur

Algemeen

Doel van de werkwijze van het algemeen bestuur is om besluiten te nemen op een efficiënte, zorgvuldige en herkenbare wijze.

Hierbij wordt uitgegaan van vier principes:

  • 1.

    Geen enkele fractie mag de dupe zijn van de werkwijze;

  • 2.

    De werkwijze moet ertoe bijdragen dat de AB-leden in positie worden gebracht om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol optimaal te vervullen.

  • 3.

    In het waterschap geldt de afspraak dat efficiënt wordt omgegaan met tijd;

  • 4.

    Knelpunten in de werkwijze worden in gezamenlijkheid (voorzitter en fractievoorzitterscollectief) opgelost.

Samen met het reglement van Orde AB dragen de Spelregels Thema- AB en Besluitvormend AB ertoe bij om bovengenoemd doel te realiseren.

Het Thema-AB

Het Thema-AB duurt van 19.30 uur tot 21.30 uur. In beginsel worden er niet meer dan 4 Thema-AB´s per jaar gepland.

Het Thema-AB heeft 2 verschillende functies:

  • 1.

    visievormend in de voorfase van beleidsvorming;

  • 2.

    opdoen van kennis en informatie ca. 6 weken voorafgaand aan de formele behandeling en besluitvorming van "moeilijke" onderwerpen.

Doel is onderwerpen in het algemeen op informerende wijze met elkaar bespreken. Bij een thema-AB bepaalt de inhoud de vorm. Het gaat erom een goed inzicht in een thema, probleem, een situatie, een onderwerp of een komend voorstel te krijgen. Het dagelijks bestuur en de ambtelijke organisatie hebben de mogelijkheid om van belang zijnde informatie over te dragen aan de deelnemers. En de AB-leden hebben de kans om hun ideeën en meningen in een vroegtijdig stadium van beleidsontwikkeling mee te geven aan het dagelijks bestuur en de organisatie. Dit kan aan de hand van een presentatie, een interactieve werkvorm, een gastspreker etc. , maar ook aan AB-leden zelf kan verzocht worden een inleiding te houden.

Deelnemers aan het Thema-AB zijn de leden van het algemeen en dagelijks bestuur, ambtenaren van het waterschap en - op uitnodiging - burgers en vertegenwoordigers van maatschappelijke organisaties.

Alle bestuursleden kunnen onderwerpen voor het thema-AB aandragen. Het dagelijks bestuur of de voorzitter zal vervolgens naar een passende werkvorm zoeken. Van het Thema-AB worden aantekeningen gemaakt waarop later door de portefeuillehouder en de ambtelijke organisatie kan worden teruggegrepen bij de verdere uitwerking van voorstellen.

Het reglement van orde AB is niet van toepassing op het Thema-AB.

Besluitvormend AB

Het algemeen bestuur vergadert één maal per maand besluitvormend met uitzondering van de zomervakantie. Alle besluitvormende vergaderingen zijn in beginsel openbaar. De vergaderingen vinden plaats op woensdagavond van 19.30 uur tot 22.30 uur in de kapelzaal Bouvigne van het waterschapskantoor te Breda en aan de (eind)tijden wordt strikt de hand gehouden (zie ook onder Adviesnota’s).

Doel van het besluitvormend AB is het gericht te besluiten. Het reglement van orde AB is van toepassing op het Besluitvormend AB. Aan het Besluitvormend AB nemen alleen deel de leden van het algemeen en het dagelijks bestuur en de voorzitter en de secretaris. Adviseurs kunnen worden toegelaten. De voorzitter leidt de vergadering, de portefeuillehouder geeft de benodigde toelichting op het voorstel en verdedigt dit zo nodig.

Adviesnota’s

Bij de behandeling van adviesnota’s wordt het principe "nee, tenzij" gehanteerd. Het Reglement van Orde bepaalt dat onderwerpen in maximaal twee vergaderingen tot besluitvorming worden gebracht. "Nee, tenzij" houdt in dat onderwerpen in één vergadering tot besluitvorming worden gebracht, tenzij de vergadering zich daartegen verzet. Dit wordt getoetst bij de vraag van de voorzitter "kunnen wij tot besluitvorming komen?" aan het eind van de beantwoording door het DB in tweede termijn. Bij de 2e behandeling in de volgende vergadering wordt alleen nog gesproken over openstaande discussiepunten met betrekking tot deze nota.

Voorstellen die niet leiden tot besluitvorming of door tijdgebrek niet zijn behandeld, schuiven door naar de eerstvolgende vergadering tenzij er sprake is van spoedeisendheid. Dan schuiven ze door naar de vrijdagmiddag 16.00 uur voor verdere besluitvorming.

Moties en amendementen

Moties en amendementen worden formeel ingediend tijdens het Besluitvormend AB. De concernstaf kan zo nodig behulpzaam zijn bij het opstellen ervan. Moties en amendementen worden liefst uiterlijk één week voorafgaande aan het besluitvormend AB aan de overige AB-leden medegedeeld (via de Concernstaf) zodat alle betrokkenen zich op het debat kunnen voorbereiden.

Moties en amendementen leiden altijd tot debat. Bij de behandeling van moties en amendementen in het AB wordt de indiener, nog vóór de andere sprekers, in de gelegenheid gesteld zijn voorstel toe te lichten en te verdedigen.

Mededelingen en ingekomen stukken

Bij ingekomen stukken en mededelingen wordt maar één vergadertermijn gehanteerd tenzij bij de bespreking blijkt - naar het oordeel van de voorzitter – dat er reden is voor debat. Zo nodig besluit de voorzitter dat debat (zo mogelijk) te verdagen naar de volgende Besluitvormende AB-vergadering.

Toezeggingen

Een toezegging moet worden verkregen van de voorzitter of de portefeuillehouder. Daarbij geldt dat ’een toezegging een toezegging is als er “toezegging” is gezegd’. Toezeggingen komen op de actie- en toezeggingenlijst, die aan de vergaderstukken wordt toegevoegd.

Op de lijst staan:

  • ·

    De vergadering waarin de toezegging is gedaan;

  • ·

    De aard van de toezegging;

  • ·

    De termijn waarbinnen de toezegging moet zijn nagekomen.

AB-leden bewaken zelf mede de termijnen van afdoening.

Vragen en brieven

1. Praktische vragen

AB-leden kunnen met al hun praktische vragen terecht bij de secretaris (via e-mail).

2. Schriftelijke vragen op basis van het reglement van orde AB

Schriftelijke vragen door AB-leden aan het dagelijks bestuur of de voorzitter worden overeenkomstig de procedure van het reglement van orde AB behandeld als de vragensteller expliciet in zijn brief verwijst naar het reglement van orde. Wanneer de vragensteller niet verwijst naar het reglement van orde krijgt alleen de vragensteller het antwoord. Er volgt geen agendering in het algemeen bestuur.

3. Brieven gericht aan het algemeen bestuur

In zijn algemeenheid geldt de volgende spelregel. Brieven (expliciet) aan het algemeen bestuur gericht, worden door het dagelijks bestuur beantwoord. De ingekomen brief wordt alleen als ingekomen stuk geagendeerd voor het eerstkomende Besluitvormende AB als er ook een uitgaand antwoord is. Het AB kan dan het DB over het antwoord bevragen in de AB-vergadering, waarin het geagendeerd staat. [NB er kunnen ook brieven zijn waarvoor het DB een concept-antwoord levert aan het AB omdat het AB specifiek over het antwoord moet besluiten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan reacties op de conceptbegroting van een verbonden partij. Deze conceptantwoorden zijn dan als bijlagen bij adviesnota’s gevoegd en worden pas verstuurd na het besluitvormende AB].

4. Technische vragen over voorstellen

Technische vragen zijn vragen die ertoe dienen om een beter begrip te krijgen van voorstellen in het Besluitvormend AB. AB-leden kunnen tot maandagochtend 9.00 uur voorafgaande aan de woensdag waarop het Besluitvormend AB plaatsvindt, feitelijke of technische vragen over voorstellen per e-mail indienen bij de secretaris zodat de beantwoording hiervan kan worden voorbereid. Dinsdagavond 17.00 uur worden de antwoorden bekendgemaakt bij de AB-leden.

Technische vragen worden door de secretaris beantwoord en niet door het dagelijks bestuur. Vragen met een bestuurlijk karakter worden doorgegeven aan het dagelijks bestuur. Dit wordt dan in het antwoord aangegeven. De DB-leden kunnen dan in eerste termijn bij de behandeling van het betreffende agendapunt de bestuurlijke vraag beantwoorden. Het vooraf stellen van technische vragen over adviesnota’s wordt zeer op prijs gesteld om een goed debat in de vergadering over de bestuurlijke kwesties van het voorstel te bevorderen.

Er zullen in beginsel dan ook geen antwoorden meer worden gegeven op technische vragen in de vergadering. De portefeuillehouder en de voorzitter zullen hier strakker de hand aan houden.

De onder punten 2, 3 en 4 genoemde vragen en brieven worden (eventueel met het antwoord) ook gepubliceerd op de website van waterschap zodat alle AB-leden er kennis van kunnen nemen.