Regeling vervallen per 02-08-2010

Organisatieverordening Waterschap De Dommel 2005

Geldend van 21-06-2006 t/m 01-08-2010

Intitulé

Organisatieverordening Waterschap De Dommel 2005

Aanhef

Het algemeen bestuur van Waterschap De Dommel

Overwegende dat:

Het noodzakelijk is een organisatieverordening vast te stellen om op een duidelijke wijze aan te geven hoe de organisatie van Waterschap De Dommel is vormgegeven en welke taken en verantwoordelijkheden de diverse organisatieonderdelen hebben;

De ondernemingsraad positief heeft geadviseerd over dit besluit;

Gelet op:

  • de Waterschapswet;

  • de Algemene wet bestuursrecht;

  • het Reglement voor Waterschap De Dommel;

  • de Archiefverordening;

  • de Budgethoudersregeling;

  • de Bekendmakingverordening;

  • de Bestuurlijke en ambtelijke bevoegdhedenregelingen.

Besluit:

Vast te stellen de Organisatieverordening Waterschap De Dommel 2006, alsmede de bijbehorende toelichting op de Organisatieverordening.

I Begripsbepalingen

Artikel 1

  • In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a. Ambtelijke organisatie: de directie en afdelingen van het waterschap en de medewerkers die daarbinnen in dienst van het waterschap werkzaam zijn, met inbegrip van de bijbehorende overlegen besluitvormingsstructuren;

  • b. Bedrijfsvoering: de sturing en beheersing van bedrijfsprocessen binnen het waterschap om de beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren;

  • c. Bestuurlijke organisatie: de bestuursorganen van het waterschap en de door hen ingestelde commissies die niet behoren tot de ambtelijke organisatie, met inbegrip van de bijbehorende overlegen besluitvormingsstructuren;

  • d. Bestuursorganen: het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de watergraaf;

  • e. Bestuursrapportage: instrument waarmee de secretaris-directeur (tussentijds) verantwoording aflegt aan het dagelijks bestuur;

  • f. Directeur: ambtelijk taakhouder en lid van de directie;

  • g. Directie: secretaris-directeur, directeur Beleid en Innovatie en directeur Bedrijfsvoering;

  • h. Directieplan: document waarin zijn opgenomen de tussen dagelijks bestuur en directie gemaakte afspraken over de te realiseren doelen en de te leveren prestaties in het planjaar;

  • i. Directieteam: overlegorgaan, bestaande uit de directie, de concerncontroller en de directiesecretaris;

  • j. Managementrapportage: instrument waarmee de afdelingshoofden periodiek verantwoording afleggen aan de directie;

  • k. Portefeuillehouder: lid van het dagelijks bestuur aan wie bepaalde aandachtsgebieden van het dagelijks bestuur zijn toegewezen;

  • l. Proceseigenaar: afdelingshoofd, verantwoordelijk voor de realisatie van doelen die ten aanzien van het proces gesteld zijn;

  • m. Procesmanager: functionaris die verantwoordelijk is voor de resultaten van het (de) aan hem toebedeelde proces(sen);

  • n. Procesmanager Opleggen aanslagen en invorderen: procesmanager/ ambtenaar die belast is met de heffing en invordering van de waterschapsbelastingen;

  • o. Programmacoördinator: functionaris die de programmamanager ondersteunt en van informatie voorziet om het programma te sturen.

  • p. Programmamanager: functionaris die verantwoordelijk is voor de realisatie van de doelen die ten grondslag liggen aan het programma;

  • q. Secretaris-directeur: hoofd van de ambtelijke organisatie;

  • r. WOR-bestuurder: secretaris-directeur, degene die op grond van de Wet op de ondernemingsraden door het dagelijks bestuur is aangewezen voor het voeren van overleg met de ondernemingsraad.

II Structuur van bestuur en organisatie

Artikel 2 Organisatorische indeling

  • 1. De bestuurlijke organisatie bestaat uit het algemeen bestuur (nader AB), met daaruit gevormde commissies, het dagelijks bestuur (nader DB) met daarin portefeuillehouders en de watergraaf.

  • 2. De ambtelijke organisatie kent de volgende hoofdindeling:

    • Directie met aandachtsgebieden:

    • Interne en externe besturing;

    • Beleid en innovatie;

    • Bedrijfsvoering.

    • Afdelingen:

    • Ontwikkelen watersysteem

    • Ontwikkelen afvalwaterketen

    • Beheren watersysteem

    • Beheren afvalwaterketen

    • Ondersteunen beleid en bestuur

    • Concernstaf

    • Ondersteunen bedrijfsfuncties

    • Verlenen vergunningen en handhaven

  • 3. Het DB regelt op voorstel van de secretaris-directeur een nadere onderverdeling van de in het tweede lid genoemde organisatieonderdelen

III Bestuurlijke organisatie

Artikel 3 Algemeen bestuur

  • 1. Het AB is het hoogste bestuursorgaan van het waterschap en heeft een kaderstellende, richtinggevende en toetsende functie voor de strategische aspecten van de taakuitoefening.

  • 2. De aan het AB toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in art. 56 en hoofdstuk X van de Waterschapswet.

Artikel 4 Commissies

  • 1. Uit het AB worden vaste commissies van advies benoemd. Daarnaast kunnen door het AB bijzondere commissies worden ingesteld. De instelling, samenstelling en werkwijze hiervan is geregeld in het Reglement van Orde AB.

  • 2. De instelling, samenstelling, werkwijze en aandachtsgebieden van de vaste commissies is geregeld in het Reglement voor de vaste commissies.

Artikel 5 Dagelijks bestuur

  • 1. Het DB is belast met de dagelijkse aangelegenheden van het waterschap en heeft een kaderstellende, richtinggevende en toetsende functie voor de tactische aspecten van de taakuitoefening.

  • 2. De aan het DB toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in art. 10 en hoofdstuk XI van de Waterschapswet.

  • 3. Het DB verstrekt de secretaris-directeur opdracht tot het uitvoeren van de in de begroting en in het Directieplan opgenomen strategische doelen en stelt hiervoor benodigde kaders en middelen beschikbaar.

  • 4. Het DB voert overleg met de directie en de afdelingshoofden over de realisatie van de doelen en de daarvoor ingezette middelen.

  • 5. Het DB legt over de behaalde resultaten verantwoording af aan het AB.

Artikel 6 Portefeuillehouders

  • 1. Het DB kent de navolgende portefeuille-indeling:

    • Algemene Beleids- en Bestuurlijke Zaken;

    • Waterketen;

    • Financiën en Bedrijfsvoering;

    • Stroomgebied Beneden Dommel en Zandleij;

    • Stroomgebied Boven Dommel;

    • Stroomgebied Beerze en Reusel.

  • 2. De portefeuillehouder heeft een signalerende, coördinerende en initiërende functie.

Artikel 7 Watergraaf

  • 1. De watergraaf is belast met de leiding van het AB en het DB en heeft een signalerende, coördinerende en initiërende functie ten aanzien van het AB en DB en de externe omgeving.

  • 2. De aan de watergraaf toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in art. 10 en hoofdstuk VI van de Waterschapswet.

  • 3. De watergraaf wordt bij afwezigheid vervangen door de eerste loco-watergraaf. Bij afwezigheid van laatstgenoemde vervangt de tweede loco-watergraaf.

IV Ambtelijke organisatie

Artikel 8 Directie

  • 1. Iedere directeur is verantwoordelijk voor de realisatie van de doelen die voor de aan hem toebedeelde aandachtsgebieden zijn gesteld en is opdrachtgever voor de afdelingshoofden voor de hoofdprocessen en voor (deel) programma’s.

  • 2. De directeuren Beleid & Innovatie en Bedrijfsvoering leggen verantwoording af aan de secretarisdirecteur.

  • 3. De directie bepaalt de strategische koers van de organisatie, maakt resultaatafspraken met het DB en legt verantwoording af over de voortgang hiervan (doelen en middelen).

  • 4. De taakverdeling binnen de directie is in een uitvoeringsbesluit vastgelegd.

  • 5. De secretaris-directeur wordt bij afwezigheid vervangen door de directeur Beleid en Innovatie. Bij afwezigheid van laatstgenoemde vervangt de directeur Bedrijfsvoering.

  • 6. De directeur Beleid en Innovatie en de directeur Bedrijfsvoering vervangen elkaar bij afwezigheid.

Artikel 9 Directieteam

  • 1. De secretaris-directeur is voorzitter van het directieteam.

  • 2. De concerncontroller ontwerpt het besturingsinstrumentarium en toetst op welke wijze de directie hieraan invulling geeft.

  • 3. De directiesecretaris vervult een adviserende rol richting de directie.

  • 4. Besluitvorming binnen het directieteam geschiedt door de directie. Bij verdeeldheid wordt het besluit genomen door de secretaris-directeur.

  • 5. De secretaris-directeur stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het directieteam vast. De directieteamleden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter. Bestuursvoorstellen worden altijd geagendeerd.

Artikel 10 Secretaris-directeur

  • 1. De aan de secretaris-directeur als secretaris toegekende taken vinden hun wettelijke grondslag in Hoofdstuk VIII van de Waterschapswet.

  • 2. De secretaris-directeur is als algemeen directeur eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

  • 3. De secretaris-directeur onderhoudt contacten met de externe omgeving.

  • 4. De tekenbevoegdheid van de secretaris-directeur is bij afwezigheid van de directie gemandateerd aan het hoofd concernstaf.

  • Afdelingen

Artikel 11 Afdelingshoofden

  • 1. Een afdelingshoofd is proceseigenaar van een of meerdere hoofdprocessen en verantwoordelijk voor de realisatie van doelen die ten aanzien van het aan hem/haar toebedeelde proces gesteld zijn.

  • 2. Het afdelingshoofd vertaalt, samen met het directielid, de (programma)doelen naar subdoelen (projecten) en neemt de verantwoordelijkheid voor het behalen hiervan, beoordeelt resultaten.

  • 3. Het afdelingshoofd legt aan de directie verantwoording af over de realisatie van de doelen en behaalde resultaten, en draagt zorg voor het ontwikkelen van de afdeling en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning en control.

  • 4. Het afdelingshoofd is bij projecten de opdrachtnemer van de directie voor het (deel)programma en is vervolgens de opdrachtgever van een project voor de projectleider;

  • 5. De hoofden van de afdelingen vervangen elkaar bij afwezigheid.

  • 6. Afdelingshoofden hebben periodiek overleg met betrekking tot de afstemming van de bedrijfsvoering

Artikel 12 Procesmanager

  • 1. De procesmanager is verantwoordelijk voor de resultaten van het (de) aan hem/haar toebedeelde proces(sen) en legt verantwoording af aan de proceseigenaar over de geleverde resultaten, de ingezette middelen, de efficiëntie en de effectiviteit van het proces.

  • 2. De procesmanager geeft functioneel leiding aan de medewerkers binnen het proces.

  • 3. Procesmanagers binnen dezelfde afdeling vervangen elkaar bij afwezigheid.

Artikel 13 Gebiedsmanagers en procescoördinatoren

  • 1. De stroomgebieden kennen gebiedsmanagers en de zuiverings- en slibinstallaties procescoördinatoren.

  • 2. De gebiedsmanager voor de stroomgebieden verzorgt de acquisitie van projecten met betrekking tot zijn gebied, voert op strategisch/tactisch niveau samen met de portefeuillehouder overleg met de gemeenten binnen het gebied.

  • 3. Samen met de proceseigenaar maakt de gebiedsmanager een doorvertaling van de doelen in het gebied.

  • 4. De gebiedsmanager monitort in hoeverre de voor zijn gebied te leveren prestaties worden gerealiseerd en informeert de proceseigenaar hierover.

  • 5. De gebiedsmanager is in zijn gebied gemandateerd opdrachtgever voor projecten.

  • 6. De procescoördinator Instandhouden en Beheren afvalwaterketen vertaalt de doelen samen met de procesmanagers en de proceseigenaar naar een plan Instandhouden en Beheren voor zijn installatie(s). De procescoördinator is verantwoordelijk voor het behalen van de resultaten die in het plan voor zijn installatie(s) zijn opgenomen met betrekking tot het Instandhouden en Beheren.

  • 7. De procescoördinator stuurt de medewerkers die zich op zijn installatie(s) bezighouden met het instandhouden en de onderhoudswerkzaamheden functioneel aan.

  • 8. De procescoördinator voert budgetbeheer over de financiële middelen die voor het beheer op operationeel niveau aan hem ter beschikking zijn gesteld.

V Slotbepalingen en citeertitel

Artikel 14 Slotbepalingen

  • 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking op de wettelijk voorgeschreven wijze.

  • 2. De Organisatieverordening Waterschap De Dommel 2005 wordt ingetrokken.

Artikel 15 Citeertitel

  • 1. Dit document kan worden aangehaald als “Organisatieverordening Waterschap De Dommel 2006”.

  • 2. Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 21 juni 2006.

  • Namens het Algemeen Bestuur:

  • mr. drs. P.C.G. Glas                                                           drs. R.E. Viergever  

  • voorzitter                                                                               secretaris

Artikelsgewijze toelichting behorend bij de Organisatieverordening waterschap De Dommel 2006

Opbouw verordening

Deze organisatieverordening is een juridisch ambtelijk document. Er is voor gekozen om de verordening zo beknopt mogelijk te houden en concreet te benoemen welke taken en verantwoordelijkheden binnen het waterschap zijn toebedeeld aan welke functionaris en/ of organisatieonderdeel.

In deze toelichting volgt, daar waar nodig, een nadere uitleg per artikel.

Artikel 2 Organisatorische indeling

In artikel 2 worden de verschillende afdelingen van de ambtelijke organisatie genoemd.

  • De afdelingen zijn als volgt verdeeld onder de directeuren:

  • Secretaris-directeur: Concernstaf;

  • Directeur Beleid & Innovatie: Ontwikkelen watersysteem, Ontwikkelen afvalwaterketen, Ondersteunen beleid en bestuur;

  • Directeur Bedrijfsvoering: Beheren watersysteem, Beheren waterketen, Verlenen vergunningen en handhaven, Ondersteunen bedrijfsfuncties.

Hierna wordt per afdeling aangegeven wat de kerntaak van de afdeling is, van welke processen het afdelingshoofd proceseigenaar is en welke hoofdprocessen binnen de afdeling worden uitgevoerd.

Afdeling Beheren watersysteem

  • a.

    Het afdelingshoofd is proceseigenaar van het proces watersysteembeheer, inclusief planvormings-, beleids- en realisatieprocessen.

  • b.

    Het afdelingshoofd is, voor zover het de aan hem als proceseigenaar toegekende processen betreft, (mede)proceseigenaar van het proces Adviseren bestuurlijke en juridische zaken.

  • c.

    De afdeling is geografisch opgedeeld in drie regiokantoren van waaruit de werkzaamheden worden verricht.

  • d.

    Binnen de afdelingen zijn drie gebiedsmanagers werkzaam.

  • e.

    De drie procesmanagers zijn verantwoordelijk voor het behalen de van de afgesproken resultaten op het gebied van beheer en onderhoud van het watersysteem, de plantoetsing van plannen van derden en het actualiseren van waterakkoorden en gebiedsgerichte plannen.

  • f.

    Activiteiten op het gebied van beheer en onderhoud van het watersysteem en de plantoetsing van plannen van derden worden door medewerkers van de afdeling uitgevoerd.

  • g.

    Het afdelingshoofd vervult, net als andere afdelingshoofden, een rol in het proces relatiebeheer.

De volgende hoofdprocessen worden binnen de afdeling uitgevoerd:

  • Beheren watersysteem;

  • Instandhouden watersysteem

Afdeling Beheren afvalwaterketen

  • a.

    Het afdelingshoofd is proceseigenaar van het proces beheer afvalwaterketen, inclusief planvormings-, beleids- en realisatieprocessen.

  • b.

    Het afdelingshoofd is, voor zover het de aan hem als proceseigenaar toegekende processen betreft, (mede)proceseigenaar van het proces Adviseren bestuurlijke en juridische zaken.

  • c.

    De afdeling is verantwoordelijk voor het behalen van de afgesproken resultaten op het gebied van beheer en onderhoud van de zuiveringstechnische werken. De afdeling heeft twee procesmanagers.

  • d.

    De werkzaamheden worden verricht op acht rioolwaterzuiveringen en twee slibverwerkingsinstallaties.

  • e.

    Het afdelingshoofd vervult, net als andere afdelingshoofden, een rol in het proces relatiebeheer.

De volgende hoofdprocessen worden binnen de afdeling uitgevoerd:

  • Beheren afvalwaterketen

  • Instandhouden afvalwaterketen

Afdeling Ontwikkelen afvalwaterketen

  • a.

    Het afdelingshoofd is proceseigenaar van de ‘rwzi/svi-overstijgende’ strategische en themagerichte plannen. De activiteiten worden in de regel gezamenlijk uitgevoerd met de afdeling Opstellen en realiseren plannen watersysteem.

  • b.

    De afdeling is op doelniveau verantwoordelijk voor de innovatie van het proces.

  • c.

    De afdeling is verantwoordelijk voor hrt uitvoeren van alle planvormings- en realisatieprojecten in de waterketen en de daarvoor benodigde beleidsactiviteiten. De afdeling heeft drie procesmanagers, één procesmanager voor het proces Opstellen plannen en innoveren afvalwaterketen, één procesmanager voor het proces Opstellen en beoordelen externe plannen en één procesmanager voor het proces Ontwerpen en realiseren afvalwaterketen.

  • d.

    Het afdelingshoofd vervult, net als andere afdelingshoofden, een rol in het proces relatiebeheer.

De volgende hoofdprocessen worden binnen de afdeling uitgevoerd:

  • Ontwikkelen plannen afvalwaterketen;

  • Ontwikkelen externe plannen;

  • Uitvoeren plannen afvalwaterketen

Afdeling Ontwikkelen watersysteem

  • a.

    Het afdelingshoofd is proceseigenaar van de gebiedsoverstijgende strategische - en themagerichte plannen. De activiteiten worden in de regel gezamenlijk uitgevoerd met de afdeling Opstellen en realiseren plannen afvalwaterketen.

  • b.

    De afdeling is op doelniveau verantwoordelijk voor de innovatie van het proces watersysteembeheer en de beleids- en effectmonitoring.

  • c.

    De afdeling is verantwoordelijk voor het uitvoeren van alle planvormings- en realisatieprojecten in het watersysteem en de daarvoor benodigde beleidsactiviteiten. De afdeling is niet verantwoordelijk voor de plantoetsing van plannen van derden en het actualiseren van gebiedsgerichte plannen en waterakkoorden.

  • d.

    Er zijn drie procesmanagers: één voor het proces Opstellen plannen en innoveren watersysteem, één voor het proces Ontwerpen en realiseren watersysteem en één voor het proces Monitoren effecten beleid en beheer.

  • e.

    Het afdelingshoofd vervult, net als andere afdelingshoofden, een rol in het proces relatiebeheer.

De volgende hoofdprocessen worden binnen de afdeling uitgevoerd:

  • Ontwikkelen plannen watersysteem;

  • Uitvoeren plannen watersysteem;

  • Monitoren watersysteem.

Afdeling Verlenen vergunningen en handhaven

  • a.

    Het afdelingshoofd is zowel in termen van doelen als in termen van resultaat, verantwoordelijk voor het volledige proces van vergunningverlening en handhaving. Het gaat daarbij zowel om de vergunningen op grond van de Wvo als de ontheffingen en vergunningen op grond van de keur.

  • b.

    Het afdelingshoofd is, voor zover het de aan hem als proceseigenaar toegekende processen betreft, (mede)proceseigenaar van het proces Adviseren bestuurlijke en juridische zaken.

  • c.

    Er zijn 2 procesmanagers: één voor het proces Houden toezicht en repressief handhaven en één voor het proces Verlenen vergunningen.

  • d.

    Het afdelingshoofd vervult, net als andere afdelingshoofden, een rol in het proces relatiebeheer.

De volgende hoofdprocessen worden binnen de afdeling uitgevoerd:

  • Toezichthouden en handhaven;

  • Verlenen vergunningen.

Afdeling Concernstaf

1. Het afdelingshoofd concernstaf vervult naast zijn functie als afdelingshoofd tevens de functie van concerncontroller.

2. Het afdelingshoofd is proceseigenaar:

  • voor de organisatiebrede besturende processen zoals kaderstelling en toetsing, planning en

  • control en organisatieontwikkeling.

  • van het proces van de externe verantwoording, voor zover er directe raakvlakken zijn met het P&C-instrumentarium.

  • en procesmanager van het proces Stellen kader.

3. De verantwoordelijkheid voor de overige producten die op het gebied van externe verantwoording worden opgeleverd (Milieujaarverslagen, Wm-jaarverslag etc.) ligt bij de andere afdelingshoofden.

4. De afdeling beschikt over drie procesmanagers: één voor het proces Regievoeren planning en control en één voor het proces Coördineren organisatieontwikkeling en één procesmanager Stellen van kaders, adviseren en toetsen.

5. Het afdelingshoofd Concernstaf vervult, net als andere afdelingshoofden, een rol in het proces relatiebeheer.

6. Het hoofd concernstaf wordt bij afwezigheid in zijn rol van concerncontroller vervangen door de procesmanager Regievoeren planning en control.

De volgende hoofdprocessen worden binnen de afdeling uitgevoerd:

  • Regievoeren planning en control;

  • Stellen van kaders, adviseren en toetsen;

  • Coördineren organisatieontwikkeling.

Afdeling Ondersteunen beleid en bestuur

  • a.

    Het afdelingshoofd is proceseigenaar voor: het niet beheersmatige deel van alle middelenfuncties inclusief de beheerstaken ten aanzien van het personeel en informatie.

  • b.

    Het afdelingshoofd is proceseigenaar van het proces relatiebeheer, het niet operationele deel van de calamiteitenzorg en de inhoudelijke informatievoorziening op geografisch gebied.

  • c.

    Het afdelingshoofd is, voor zover het de aan hem als proceseigenaar toegekende processen betreft, (mede)proceseigenaar van het proces Adviseren bestuurlijke en juridische zaken.

  • d.

    De afdeling heeft zes procesmanagers: één voor het proces Inrichten en instandhouden informatievoorziening, één voor het proces inrichten en uitvoeren communicatie, één voor het proces Adviseren bestuurlijke en juridische zaken, één voor Structureren en instandhouden calamiteitenzorg, één voor het proces Adviseren personeel & organisatie, en één voor het proces Inrichten en instandhouden technische infrastructuur.

  • e.

    Het afdelingshoofd vervult, net als andere afdelingshoofden, een rol in het proces relatiebeheer.

De volgende hoofdprocessen worden binnen de afdeling uitgevoerd:

  • Ontwikkelen en instandhouden informatievoorziening;

  • Inrichten en uitvoeren communicatie;

  • Adviseren bestuurlijke en juridische zaken;

  • Structureren en instandhouden calamiteitenzorg;

  • Adviseren en ondersteunen personeel & organisatie;

  • Inrichten en instandhouden technische infrastructuur.

Afdeling Ondersteunen bedrijfsfuncties

1. Het afdelingshoofd is proceseigenaar voor het beheersmatige deel van alle middelenfuncties met uitzondering van de beheerstaken ten aanzien van het personeel (personeelsprocessen) en informatie (Technische ICT infrastructuur).

2. Het afdelingshoofd is zowel in termen van doelen als in termen van resultaat, verantwoordelijk voor het volledige proces van aanslagregeling en invordering.

3. Het afdelingshoofd is, voor zover het de aan hem als proceseigenaar toegekende processen betreft (mede)proceseigenaar van het proces Adviseren bestuurlijke en juridische zaken.

4. De afdeling heeft vijf procesmanagers: één voor het proces Beheren financiën, één voor het beheren van de Frontoffice, één procesmanager Opleggen aanslagen en invorderen één voor het proces Beheren en faciliteren huisvesting en archief en één voor het proces Inkopen en aanbesteden.

5. Het afdelingshoofd vervult, net als andere afdelingshoofden, een rol in het proces relatiebeheer.

6. De volgende hoofdprocessen worden binnen de afdeling uitgevoerd:

  • Beheren financiën;

  • Opleggen aanslagen en invorderen;

  • Inkopen en aanbesteden;

  • Beheren frontoffice;

  • Beheren en faciliteren huisvesting en archief.

Artikel 3 Algemeen Bestuur

De taken van het algemeen bestuur worden in de Waterschapswet vermeld. Het voert te ver om in deze ambtelijke organisatieverordening al deze taken specifiek te benoemen. Een aantal taken die ons AB heeft naast de in de Waterschapswet aangegeven taken zijn:

  • het vaststellen van de in het Waterbeheerplan en het Beleidsplan opgenomen (strategische) doelstellingen;

  • het beschikbaar stellen van de hiervoor benodigde middelen in de Beleidsbegroting;

  • het toezicht houden op de bereikte resultaten aan de hand van de bestuursrapportages;

  • het vaststellen van de voorjaarsnota;

  • het vaststellen van de tarieven;

  • het vaststellen van de formatie.

Artikel 5 Dagelijks Bestuur

De taken van het dagelijks bestuur zijn in de wet aangegeven. Naast de wettelijke taken houdt ons DB zich specifiek ook bezig met:

  • het overleggen met de geledingen over de bestuurlijke agenda;

  • de formulering van het Beleidsplan;

  • de formulering van de Voorjaarsnota en de daaraan ten grondslag liggende omgevingsscan;

  • het vaststellen van de in het Directieplan opgenomen (tactische) doelstellingen en het beschikbaar stellen van de hiervoor benodigde middelen;

  • het toezicht houden op de bereikte resultaten aan de hand van de bestuursrapportages

Artikel 6 Portefeuillehouders

De portefeuillehouder heeft voor de inhoud van zijn portefeuille een signalerende, coördinerende en initiërende functie tussen:

  • bestuur en ambtelijke organisatie;

  • bestuur en externe omgeving.

De portefeuillehouder heeft voor de inhoud van zijn portefeuille de volgende taken:

  • het signaleren van ontwikkelingen en het initiëren van bestuursvoorstellen;

  • het voeren van overleg met de leden van de directie en desgewenst andere medewerkers uit de organisatie over de inhoud van bestuursvoorstellen;

  • het voorzitten van de vergaderingen van de vaste commissies;

  • het toelichten van bestuursvoorstellen aan de vaste commissies en het AB;

  • het in overleg met de watergraaf samen vertegenwoordigen van het waterschap in externe contacten;

  • het voeren van overleg met de leden van de directie en de collega portefeuillehouders over de te bereiken doelen en resultaten;

  • het samen met de gebiedsmanager overleg voeren met de gemeenten op strategisch/ tactisch niveau;

  • het sturen met het oog op de in Beleidsplan en Beleidsbegroting opgenomen doelen en het afleggen van verantwoording hierover aan het DB.

Artikel 7 Watergraaf

  • De watergraaf is lid van het DB en voorzitter (en geen lid) van het AB.De taken van de watergraaf zijn eveneens neergelegd in de Waterschapswet. De watergraaf voert daarnaast de volgende taken uit:

  • 1. het voeren van overleg met de directie over strategische zaken en over ontwikkelingen in de ambtelijke organisatie die mogelijk een bestuurlijke impact hebben;

  • 2. het vertegenwoordigen van het waterschap in externe contacten.

Artikel 8 Directie

Binnen de directie wordt het principe van eenhoofdige leiding gehanteerd, dit wil zeggen dat de secretaris-directeur altijd de beslissende stem heeft. De directeuren Beleid & Innovatie en Bedrijfsvoering leggen verantwoording af aan de secretaris-directeur door middel van managementrapportages en R&O-gesprekken.

De aandachtsgebieden van de directie zijn onderverdeeld in bedrijfsfuncties:

  • Secretaris-Directeur: Besturing, Relatiebeheer (opbouwen en onderhouden van netwerken, positionering) en Externe verantwoording;

  • Directeur Beleid en Innovatie: Regelgeving, Planvorming, Innovaties, Middelen (personeel, juridische dienstverlening, communicatie en I&A);

  • Directeur Bedrijfsvoering: Bedrijfsmiddelenbeheer, Belastingheffing & Invordering, Middelen (facilitaire zaken, Financiën en Inkoop), V&H, Calamiteitenzorg, Relatiebeheer (beheren relaties, coördineren van afhandeling van meldingen/ klachten).

De directie bepaalt de strategische koers van de organisatie (zowel op het gebied van de organisatieontwikkeling als op de uitvoering van de reglementaire taken), geeft de afdelingshoofden de opdracht om deze koers binnen de door de directie aangegeven strategische kaders verder door te vertalen naar de organisatie en stelt de hiervoor benodigde middelen beschikbaar

De directie geeft integraal sturing aan processen en programma’s/projecten en houding en gedrag in de organisatie op basis van de beoogde organisatiecultuur en de gewenste identiteit van de organisatie op strategisch niveau en legt hierover verantwoording af aan het DB in het kader van de gemaakte resultaatafspraken;

De directie voert overleg met partners op strategisch niveau en gaat allianties aan. Daarnaast is de directie sparringpartner en adviseur van het DB, portefeuillehouders en collega-directie(team)leden en facilitator en coach van het middenkader.

Artikel 9 Directieteam

Het directieteam is een overlegorgaan. De voorzitter is de secretaris-directeur. De directie wordt in dit overleg bijgestaan door de concerncontroller en de directiesecretaris. De concerncontroller ontwerpt het besturingsinstrumentarium en toetst op welke wijze de directie hieraan invulling geeft. Hij confronteert en spiegelt richting de directie en zorgt voor de checks & balances in de sturing van de organisatie.

De directiesecretaris vervult een adviserende rol richting de directie. Deze adviserende rol spitst zich toe op de kwaliteit van de besluitvorming, zowel procedureel als op het gebied van kwaliteitscontrol van bestuursstukken en op de wijze waarop de directie op centraal niveau sturing geeft aan beleid. Besluitvorming binnen het directieteam geschiedt door de directie. Het principe hierbij is eenhoofdige leiding. Bij verdeeldheid wordt het besluit genomen door de secretaris-directeur.

De secretaris-directeur stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het directieteam vast. De directieteamleden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter. Bestuursvoorstellen worden altijd geagendeerd. De secretaris-directeur kan naar aanleiding van de agenda andere dan in het eerste lid genoemde functionarissen vragen aan de vergaderingen van het directieteam deel te nemen.

Artikel 10 Secretaris-directeur

De secretaris-directeur is als algemeen directeur eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie (het principe van eenhoofdige leiding). Vanuit deze eindverantwoordelijkheid vervult de secretarisdirecteur de rol van:

  • Sparringpartner en adviseur van de watergraaf;

  • Secretaris van het AB en DB;

  • WOR-bestuurder;

  • Direct leidinggevende van de directeur Beleid en Innovatie en de directeur Bedrijfsvoering en het hoofd Concernstaf;

  • Budgethouder;

  • Facilitator en coach van de leden en adviseurs van het directieteam;

  • Samensteller van het Directieplan en beheerder van de hierin aan de secretaris-directeur toegekende middelen;

  • Coördinator van de organisatiebrede beleidsvoorbereiding en -uitvoering;

  • Bewaker van de voortgang van de bedrijfsvoering aan de hand van de management-rapportages en het door middel van de bestuursrapportages afleggen van verantwoording hierover aan de bestuursorganen.

Als secretaris heeft de secretaris-directeur de volgende taken:

  • het signaleren en melden van organisatiebrede ontwikkelingen aan de bestuursorganen en de directie;

  • het voeren van overleg met de betrokken portefeuillehouders over ontwikkelingen in de ambtelijke organisatie die mogelijk bestuurlijke impact hebben;

  • de integrale advisering aan en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen.

De secretaris-directeur onderhoudt contacten met de externe omgeving. In dit kader participeert hij in overleggremia binnen de Unie van Waterschappen en de Vereniging Directeuren Waterschappen.

Artikel 11 Afdelingshoofden

In de verordening is kort aangegeven wat de taken zijn van het afdelingshoofd. Hieronder worden de taken specifiek aangegeven:

Het afdelingshoofd is proceseigenaar van een of meerdere processen. Hij/ zij is verantwoordelijk voor de realisatie van doelen die ten aanzien van het aan hem toebedeelde proces gesteld zijn. Hij kan eigenaar zijn van meerdere processen (cluster).

Het afdelingshoofd is gesprekspartner voor de leden van het dagelijks bestuur over bestuurlijke issues. Het afdelingshoofd vertaalt, samen met het directielid, (programma)doelen naar subdoelen (projecten) en neemt de verantwoordelijkheid voor het behalen hiervan. Samen met de andere afdelingshoofden maakt het afdelingshoofd een doorvertaling van de door de directie uitgezette strategische kaders naar de bedrijfsvoering.

Binnen de door de directie aangegeven strategische kaders stelt hij de doelen voor zijn proces vast, maakt afspraken met de procesmanagers en, in het geval hij als opdrachtgever voor projecten fungeert, met de projectleiders over te behalen resultaten (vertaalt samen met de projectleider de subdoelen naar resultaten en inspanningen (= projecten) en beoordeelt resultaten op basis van afspraken die zijn vastgelegd in beslisdocumenten) en stelt de hiervoor benodigde middelen beschikbaar. Bij projecten fungeert het afdelingshoofd als opdrachtnemer van de directie voor het (deel)programma. Hij legt verantwoording af over gerealiseerde doelen en resultaten aan de programmamanager.

Hij beoordeelt resultaten en legt aan de directie verantwoording af over de realisatie van de doelen en behaalde resultaten, en draagt zorg voor het ontwikkelen van de afdeling. Hij coacht de procesmanagers en de overige medewerkers binnen de afdeling en voert R&O-gesprekken met hen. Hij is verantwoordelijk voor de uitvoering van de planning en control:

  • op procesniveau op doelrealisatie en ingezette middelen

  • op afdelingsniveau op bedrijfsvoeringresultaten (inclusief HRM)

De proceseigenaar heeft PIOFAH-taken. De P-taken behoren bij het afdelingshoofd waaronder het proces wordt uitgevoerd, ongeacht het feit of dit afdelingshoofd al dan niet proceseigenaar is.Samen met collega-afdelingshoofden worden afspraken gemaakt over de inzet van medewerkers. De hoofden van de afdelingen vervangen elkaar bij afwezigheid.

Artikel 12 Procesmanager

  • Afhankelijk van de omvang en samenhang van de processen kan de procesmanager meerdere processen aansturen. De procesmanager is verantwoordelijk voor de resultaten van het aan hem toebedeelde proces. Hierop gelden twee uitzonderen

  • 1. Voor de (zuiverings- en slib)installaties wordt een andere lijn gevolgd. De procescoördinatoren Instandhouden en Beheren afvalwaterketen zijn namelijk verantwoordelijk voor de resultaten van het zuiverings-/onderhoudsproces op zijn installatie. De procesmanagers Instandhouden en Beheren zijn eindverantwoordelijk voor het totale zuiveringsresultaat op alle installaties;

  • 2. De procesmanagers van de processen ‘ontwerpen en realiseren watersysteem’ en ‘Ontwerpen en realiseren afvalwaterketen’ hebben een andere resultaatverantwoordelijkheid ten aanzien van hun proces dan de overige procesmanagers. De verantwoordelijkheid voor het resultaat van de projecten die binnen bovengenoemde processen worden uitgevoerd ligt bij de projectleiders. De procesmanagers zijn verantwoordelijk voor een goed verloop van het ‘projectenproces’. Hij geeft functioneel leiding aan de medewerkers binnen het proces en treedt op als informant voor de R&O-gesprekken die het afdelingshoofd met deze medewerkers voert.

Artikel 13 Gebiedsmanagers en procescoördinatoren

De stroomgebieden kennen gebiedsmanagers en de zuiverings- en slibinstallaties procescoördinatoren.

De gebiedsmanager voor de stroomgebieden:

  • verzorgt de acquisitie van projecten met betrekking tot zijn gebied. Hij regelt dat de gemeenten een vast aanspreekpunt hebben op operationeel niveau binnen het gebied. Dit geldt voor zowel het watersysteem als voor de waterketen;

  • voert op strategisch/ tactisch niveau samen met de portefeuillehouder overleg met de gemeenten binnen het gebied;

  • maakt samen met de proceseigenaar een doorvertaling van de doelen naar zijn gebied. De procesmanager is vervolgens verantwoordelijk voor het behalen van de gewenste resultaten in het gebied;

  • fungeert als eerste contactpersoon voor binnenkomende klachten;

  • monitort in hoeverre de voor zijn gebied te leveren prestaties worden gerealiseerd en informeert de proceseigenaar hierover;

  • vervult in zijn gebied de rol van ‘gemandateerd opdrachtgever’ voor projecten. Hij doet dit in naam van de proceseigenaar. De proceseigenaar blijft eindverantwoordelijk

De procescoördinator Instandhouden/ Beheren afvalwaterketen:

  • vertaalt de doelen uit het “Instandhoudingsplan”/ “Beheerplan” samen met de procesmanagers en de proceseigenaar naar een plan voor zijn installatie(s);

  • fungeert als eerste contactpersoon voor binnenkomende klachten met betrekking tot het zuiveren/onderhoud op zijn installatie(s);

  • is verantwoordelijk voor het behalen van de resultaten die in het plan voor zijn installatie(s) zijn opgenomen met betrekking tot het Instandhouden/ Beheren. Hij rapporteert hierover aan de procesmanager Instandhouden/ Beheren. De procesmanager Instandhouden afvalwaterketen en/ Beheren afvalwaterketen is verantwoordelijk voor de realisatie van de resultaten zoals opgenomen in het Instandhoudings/ Beheerplan;

  • stuurt de medewerkers die zich op zijn installatie(s) bezighouden met het zuiveringsproces/de onderhoudswerkzaamheden functioneel aan. Hij treedt op als informant voor de R&Ogesprekken die het afdelingshoofd voert met de desbetreffende medewerkers;

  • voert budgetbeheer over de financiële middelen die voor het beheer op operationeel niveau aan hem ter beschikking zijn gesteld.