Regeling vervallen per 06-07-2022

Reglement van Orde Commissies 2014

Geldend van 02-04-2014 t/m 05-07-2022

Intitulé

Reglement van Orde Commissies 2014

Definities en algemene bepalingen

Artikel 1

In dit reglement van orde wordt verstaan onder:

a. reglement: het Reglement van bestuur voor waterschap Hollandse Delta;

b. Verenigde Vergadering: de Verenigde Vergadering van waterschap Hollandse Delta;

c. voorzitter: de technisch voorzitter van een vaste commissie van advies;

d. college: dijkgraaf en heemraden van waterschap Hollandse Delta;

e. lid: een lid van een van de vaste commissies van waterschap Hollandse Delta;

f. secretaris: de secretaris van (één van de) vaste commissies van waterschap Hollandse Delta;

g. fractie het lid c.q. de leden van de Verenigde Vergadering die door het stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard, alsmede het lid c.q. de leden van de Verenigde Vergadering die zijn benoemd overeenkomstig artikel 14 van de Waterschapswet;

h. steunfractielid een door de Verenigde Vergadering op voordracht van een fractie beëdigd persoon, zoals bedoeld in het Reglement van orde Verenigde Vergadering en de Verordening op de fractieondersteuning.

Instelling

Artikel 2

De Verenigde Vergadering kent de volgende vaste commissies:

a. Commissie Waterhuishouding en Waterzuivering (Water)

belast met het adviseren over beleid op het gebied van waterhuishouding en zuiveren van afvalwater en slibverwerking en afzet, rekeninghoudend met veranderende milieueisen, technische en technologische ontwikkelingen, ontwikkelingen op het gebied van integraal waterbeheer en maatschappelijke ontwikkelingen.

b. Commissie Waterkering, (Vaar)Wegen en Vergunningverlening (WWV)

belast met het adviseren over algemeen beleid inzake het beheer van de waterkeringen en wegen en de daarbij behorende kunstwerken, alsmede over de uitvoering van beheersplannen en over vergunningverlening.

c. Commissie Middelen, Bestuurlijke Zaken en Handhaving (MBH)

belast met het adviseren over aangelegenheden die betrekking hebben op onder andere algemene bestuurlijke en juridische zaken, samenvoegingen, verkiezingen, communicatie, alsmede over algemene beleidszaken op financieel gebied (inclusief begroting en rekening), handhaving en over het centraal laboratorium.

Ongevraagd advies

Artikel 3

De in artikel 2 bedoelde commissies kunnen ook ongevraagd aan het college en aan de Verenigde Vergadering adviezen uitbrengen en suggesties doen over aangelegenheden, die tot het werkterrein van de betreffende commissie behoren.

 

Samenstelling

Artikel 4

1. De respectieve commissies bestaan uit zoveel leden als de Verenigde Vergadering fracties kent.

2. Iedere fractie vaardigt één lid van de Verenigde Vergadering dan wel steunfractielid af naar een commissie.

3. De fractie geeft na de toelating van de (steunfractie) leden in de Verenigde Vergadering na de verkiezingen aan welk (steunfractie) lid naar welke commissie wordt afgevaardigd.

4. Bij wijziging in de samenstelling van de fractie geeft de fractie aan welk gevolg dit heeft in de wijziging van de afvaardiging van de fractie in de commissies.

5. Bij afwezigheid van een aangewezen lid, als bedoeld in lid 3, kan deze zich laten vervangen door een ander lid van de Verenigde Vergadering, dan wel steunfractielid, van dezelfde fractie.

6. In afwijking van lid 1 en 2 kan een fractie die meer leden in de Verenigde Vergadering heeft dan dat er vaste commissies zijn, na afvaardiging van leden naar alle vaste commissies, de overige leden ook afvaardigen naar de vaste commissies, zodanig dat deze over de vaste commissies worden verspreid, waarbij voor de bepaling van het quorum steeds 1 lid per fractie geldt en de woordvoering en advisering door 1 lid namens een fractie plaatsvindt, dit met in achtneming van artikel 12 lid 1.

7. De afvaardiging van de leden van de fractie als bedoeld in lid 6 geschiedt conform het bepaalde in lid 3.

8. Artikel 4 lid 5 geldt niet voor leden als bedoeld in artikel 4 lid 6.

 

Zittingsperiode

Artikel 5

1. Het lidmaatschap van de leden van de commissie eindigt tegelijk met hun tussentijds of periodiek aftreden uit de Verenigde Vergadering dan wel beëindiging van het steunfractielidmaatschap. Het lidmaatschap van de commissie kan tussentijds worden beëindigd bij besluit van de Verenigde Vergadering, nadat een daartoe strekkend voorstel aan het college is gedaan.

2. De voorzitter en de leden kunnen tussentijds ontslag nemen. De door ontslagneming of overlijden ontstane vacature wordt binnen twee maanden vervuld.

3. De leden van de commissies blijven bij het nemen van ontslag in functie, totdat hun opvolgers hun benoeming hebben aanvaard.

 

Voorzitter

Artikel 6

1. De Verenigde Vergadering benoemt uit hun midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter van de commissie.

2. Degene die in de vergadering van de commissie optreedt als voorzitter maakt geen deel uit van de betreffende commissie en is derhalve geen lid van de betreffende commissie.

 

Secretariaat

Artikel 7

1.Aan elke commissie voegt het college een ambtenaar van het waterschap als commissie-secretaris toe.

2. In voorkomende gevallen wordt verdere ambtelijke bijstand geregeld op aanwijzing van de secretaris van de commissie.

 

Plaats en tijdstip van vergaderen

Artikel 8

1. De commissies vergaderen voorafgaand aan iedere vergadering van de Verenigde Vergadering volgens een vooraf vastgesteld rooster.

2. Voorts vergadert de commissie zo dikwijls als haar voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste een derde van de zitting hebbende leden de wens daartoe te kennen heeft gegeven. In het laatstbedoelde geval wordt binnen twee weken na de kennisgeving een vergadering gehouden

3. In vergaderingen als bedoeld in het tweede lid bepaalt de voorzitter tijd en plaats van de vergadering, zo mogelijk in overleg met de leden.

 

Voorstellen

Artikel 9

1. Het college bepaalt welke voorstellen aan één of meer commissies worden voorgelegd.

2. Indien het voorstel wordt ondersteund door tenminste drie leden van de commissie, kan de commissie het college verzoeken een door de commissie aangedragen onderwerp voor te bereiden voor bespreking in een volgende commissie.

 

Toezending stukken

Artikel 10

De secretaris van de commissie zendt de agenda en de stukken tenminste vijf dagen voor de vergadering toe aan de leden van de commissie.

 

Presentielijst

Artikel 11

De leden die ter vergadering komen, ondertekenen de presentielijst die na afloop van de vergadering door de secretaris voor afsluiting wordt ondertekend.

 

Quorum

Artikel 12

1.De commissie kan slechts beraadslagen indien meer dan de helft van het aantal zittinghebbende leden tegenwoordig is.

2. Indien op het tijdstip van de vergadering niet het vereiste aantal leden aanwezig is, wordt de opening tenminste een half uur uitgesteld.

3. Indien na het in het vorige lid bedoelde uitstel het vereiste aantal leden niet aanwezig is, stelt de voorzitter vast of de vergadering al dan geen doorgang kan vinden. Zo nodig, belegt de voorzitter zo spoedig mogelijk, maar met een tussentijd van tenminste vierentwintig uur, een nieuwe vergadering.

4. De in lid 3 bedoelde vergadering wordt gehouden, ongeacht het aantal leden dat is opgekomen. De commissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het derde lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen, indien meer dan de helft van het aantal zittinghebbende leden aanwezig is.

5. Een commissielid kan zich ter vergadering laten vervangen door een lid van een andere commissie, doch die dezelfde categorie vertegenwoordigt.

 

Bevindingen

Artikel 13

1. De commissies leggen hun bevindingen over een voorstel voor aan de Verenigde Vergadering.

2. In vergaderingen van commissies worden geen besluiten genomen en wordt niet gestemd.

 

Verslaglegging

Artikel 14

1. De voorzitter formuleert na de discussie over het voorstel mondeling de bevindingen over het voorstel aan de Verenigde Vergadering en de eventuele afwijkende meningen van de commissieleden.

2. De secretaris draagt zorg voor het maken van een verslag. Dit verslag kan in de vorm van een digitaal bestand of in de vorm van notulen worden gemaakt.

3. Indien wordt volstaan met het digitale bestand als verslag van de vergadering wordt een schriftelijke advieslijst opgesteld, waarin beknopt wordt weergegeven wat in de vergadering is geadviseerd.

4. In de op te stellen advieslijst van de vergaderingen zullen ook de namen worden opgenomen van de leden die aanwezig zijn en van de leden die met kennisgeving afwezig waren.

5. Datgene wat tijdens de vergadering wordt besproken, wordt vastgelegd met digitale opnamen.

6. De Verenigde Vergadering kan besluiten dat openbare vergaderingen op radio of internet rechtstreeks worden gevolgd.

7. Hetgeen in een vergadering met gesloten deuren is besproken, wordt in een digitaal bestand bewaard. Indien en zolang ten aanzien van het in die vergadering verhandelde geheimhouding is opgelegd, worden deze bestanden uitsluitend ten gehore gebracht van degenen die krachtens artikel 37 van de Waterschapswet tot geheimhouding verplicht zijn. 

8. Indien van de vergadering notulen worden gemaakt, bevatten deze in ieder geval:

  • a.

    de namen van de leden en de categorie die zij vertegenwoordigen, die aanwezig zijn en die, al dan niet met kennisgeving, afwezig zijn;

  • b.

    de namen van de aanwezige collegeleden;

  • c.

    indien het quorum, als bedoeld in artikel 12, niet aanwezig was en de voorzitter besloten heeft de bijeenkomst doorgang te laten vinden, worden de redenen waaronder dit besluit genomen is, vermeld;

  • d.

    per agendapunt een beknopte weergave van de toezeggingen die zijn gedaan, waaronder de ontbrekende beantwoording van vragen, en de adviezen (per fractie) die zijn gegeven;

  • e.

    de meningen van de onderscheiden commissieleden, alsmede een beknopte weergave van de daaraan ten grondslag liggende argumentatie.

9. De notulen van een besloten vergadering worden behandeld en vastgesteld achter gesloten deuren, als bespreking van die notulen gevraagd wordt en omtrent het behandelde in de besloten vergadering geheimhouding is opgelegd die nog niet is opgeheven of vervallen.

10. De vastgestelde notulen worden door de voorzitter en de secretaris ondertekend.

 

Aanwezigheid college

Artikel 15

De leden van het college kunnen in de vergadering aanwezig zijn ter toelichting van de voorstellen en maken geen deel uit van de commissie.

Openbaarheid

Artikel 16

1. De vergaderingen van de commissies als bedoeld in artikel 1, zijn openbaar.

2. De deuren van de vergadering worden gesloten wanneer tenminste twee aanwezige leden dit verlangen of de voorzitter dit nodig oordeelt.

3. De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden beraadslaagd.

4. Over punten, in besloten vergadering behandeld, kan ook een advies worden afgegeven.

5. De commissie kan omtrent het in besloten vergadering behandelde en omtrent de inhoud van de stukken geheimhouding opleggen.

6.De geheimhouding wordt door alle commissieleden, ook door hen die niet bij de behandeling aanwezig waren en door alle andere aanwezige leden van de Verenigde Vergadering of steunfractieleden, in acht genomen, totdat de commissie haar opheft.

7. De voorzitter van een commissie kan omtrent de inhoud van de stukken, als bedoeld in het vijfde lid, voorlopige geheimhouding opleggen.

8. De voorlopige geheimhouding vervalt indien zij niet aan de eerstvolgende vergadering van de commissie ter bekrachtiging wordt voorgelegd.

9. In geval van niet bekrachtiging vervalt de voorlopige geheimhouding.

10. Het is beëdigde leden van de VV en beëdigde steunfractieleden toegestaan, het besloten deel van de commissievergadering bij te wonen.

 

Toehoorders en inspraak

Artikel 17

1. De voorzitter stelt toehoorders bij een openbare vergadering, op hun verzoek, in de gelegenheid het woord te voeren over zowel geagendeerde als over niet op de agenda staande, maar wel op het terrein van de commissie liggende, onderwerpen.

2. Het in het eerste lid bedoelde verzoek dient tenminste 24 uur voor het begin van de vergadering, bij voorkeur schriftelijk, bij de voorzitter te worden ingediend, onder vermelding van de naam van degene die het woord wil voeren en het punt of de punten waarover men wil spreken.

3. De voorzitter stelt degenen die een verzoek hebben ingediend als bedoeld in lid 1 van dit artikel in de gelegenheid direct na de opening van de vergadering het woord te voeren. De spreektijd bedraagt maximaal vijf minuten per spreker. De spreektijd van alle insprekers gezamenlijk bedraagt niet meer dan 30 minuten. De leden van de commissie krijgen gelegenheid vragen te stellen aan de spreker. Hiervoor is per spreker maximaal vijf minuten beschikbaar, waarbij het vragenstellen aan meerdere sprekers niet meer dan 30 minuten bedraagt.

 

Uitleg reglement

Artikel 18

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of ingeval enig artikel voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist de commissie.

 

Inwerkingtreding

Artikel 19

Dit reglement treedt in werking op de dag volgend op die waarop het is vastgesteld.

 

Citeertitel

Artikel 20

Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement van orde commissies.

 

Toelichting

bij het Reglement van orde voor de vaste commissies uit de Verenigde Vergadering van waterschap Hollandse Delta

Algemeen

De Verenigde Vergadering heeft overeenkomstig het bepaalde in de Waterschapswet een besluitvormende, controlerende en sturende rol. Om deze rollen gestalte te kunnen geven, is betrokkenheid van de Verenigde Vergadering van groot belang. Om aan de sturende rol inhoud te kunnen geven, is het betrekken van de Verenigde Vergadering bij de beleidsvoorbereiding een voorwaarde. Een instrument daarvoor is onder meer het vormen van commissies.

Het instellen van commissies uit de Verenigde Vergadering is niet geregeld in de Waterschapswet. Het reglement van bestuur voor waterschap Hollandse Delta biedt met artikel 17 aan de Verenigde Vergadering de mogelijkheid om commissies in te stellen die hen van advies dienen over onderwerpen die het belang van het waterschap betreffen. In het reglement van orde voor de Verenigde Vergadering van de Hollandse Delta is in artikel 5 opgenomen dat de regeling van orde voor commissies in een afzonderlijke verordening dienen te worden vastgesteld.

Commissies komen bij waterschappen in het land in vele variaties voor. Verschillen zijn er in aantal, soort, bevoegdheid en relatie tot het dagelijks bestuur.

In bijgaand reglement is gekozen voor een lichte variant van vaste commissies uit de Verenigde Vergadering. Doel van de commissies is het bevorderen van de betrokkenheid van de Verenigde Vergadering bij de beleidsvoorbereiding en kennisvergroting. In de commissies worden de bevindingen over een voorstel geformuleerd, waarbij de eventuele afwijkende meningen worden vermeld. Er vindt geen besluitvorming plaats en er wordt ook niet gestemd over voorstellen.

Artikelgewijze toelichting

 

Artikel 2 – Instelling

Bij het vaststellen van de commissie-indeling is gekozen voor een functionele indeling. Daarnaast is bij de indeling uitgegaan van het beginsel dat elke commissie een integrale afweging maakt van de onderwerpen die aan de orde komen. Er wordt naar gestreefd een onderwerp slechts in één commissie aan de orde te stellen. Deze commissie behandelt het onderwerp integraal, dus inclusief de eventuele financiële, juridische, bestuurlijke en organisatorische aspecten ervan. Deze werkwijze heeft het voordeel dat er efficiënt vergaderd kan worden en dat alle merites van een onderwerp in één keer grondig kunnen worden beoordeeld. Dit bevordert bovendien een eenduidige advisering. Tot slot is getracht het aantal commissies beperkt te houden.

Artikel 4 – Samenstelling

Met de invoering van de Waterschapwet en daarmee de samenstelling van de Verenigde Vergadering zijn fracties ontstaan. Het is de bedoeling dat elke fractie één afgevaardigde in een commissie aanwijst. Het Reglement voor bestuur waterschap Hollandse Delta bepaalt dat tot lid van een commissie mede kunnen worden benoemd niet tot het bestuur van het waterschap behorende personen. In het Reglement van orde Verenigde Vergadering 2009 is de functie van steunfractielid geïntroduceerd.

De betreffende fracties in de Verenigde Vergadering bepalen zelf de verdeling van de leden over de commissies. Als uitgangspunt kan hierbij zoveel mogelijk de voorkeur van de betreffende leden kan worden gehanteerd. Een door de fractie aangewezen lid van de commissie kan zich bij afwezigheid laten vervangen door een ander (steun)fractielid.

In het zesde lid is bepaald dat indien een fractie meer leden heeft dan er commissies zijn de betreffende fractie de overige leden kan verdelen over de commissies. Daarbij is gesteld dat voor het quorum het aantal aanwezige fracties bepalend te laten zijn in plaats van de aanwezige commissieleden. Eenzelfde uitgangspunt wordt gehanteerd voor de woordvoering en de advisering. Met de voorgestelde aanpassingen wordt bewerkstelligd dat alle fracties evenveel mogelijkheden hebben tot inbreng in de commissies. Een fractie die met meerdere leden in een commissie is vertegenwoordigd, kan desgewenst per agendapunt een woordvoerder aanwijzen. Dezelfde woordvoerder brengt namens de fractie advies uit dan wel verwoordt deze het fractiestandpunt.

Artikel 6 – Voorzitter

De Verenigde Vergadering benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter (of in geval van afwezigheid van de voorzitter de plaatsvervangend voorzitter) is geen lid van de commissies en speelt derhalve geen rol in het behalen van een quorum voor de vergadering. Met een onafhankelijk (technisch) voorzitter uit de Verenigde Vergadering wordt beoogd dat de aanwezige leden van het college zich kunnen richten op de beantwoording van de vragen en het toelichten van het voorstel.

Artikel 7 – Secretariaat

Het college benoemt voor elke commissie een secretaris, die voor de commissie het secretariaat voert. Er kan voor gekozen worden om de secretaris van het waterschap als commissiesecretaris te benoemen, maar ook voor een andere ambtenaar. Het staat de commissiesecretaris voor het voeren van het secretariaat vrij om hem te laten bijstaan door ambtenaren.

Artikel 8 – Plaats en tijdstip

Aan het begin van ieder kalenderjaar wordt een lijst met vergaderdata vastgesteld door de Verenigde Vergadering. In geval van vergaderingen die niet binnen het vergaderschema vallen, bepaalt de voorzitter tijd en plaats van de vergadering, zo mogelijk in overleg met de leden en de secretaris van de commissie.

Artikel 9 – Voorstellen

Het college bepaalt in welke commissie behandeling plaatsvindt. Ook kan het college bepalen dat behandeling in meerdere commissies plaatsvindt.

Artikel 10 - Toezending stukken

De secretaris van de commissie stuurt de agenda en stukken toe aan de leden van de commissie. De agenda wordt ondertekend door de secretaris, de voorzitter wordt voor het toesturen van de stukken aan de commissie geïnformeerd over de agenda.

 

Artikel 11 – Presentielijst

De presentielijst is een hulpmiddel om vast te stellen of het quorum aanwezig is. Door het melden van vertrek bij de voorzitter bij het tussentijds verlaten van de vergadering, kan de voorzitter steeds bepalen of voldoende leden aanwezig zijn om de vergadering voort te zetten.

Artikel 12 – Quorum

In artikel 4 van het reglement is bepaald dat de commissie uit zoveel leden bestaat als er fracties in de Verenigde Vergadering zijn. Dit kan per zittingsperiode van de leden van de Verenigde Vergadering verschillen. Om de vergaderingen van de commissie te kunnen openen of, bij tussentijds vertrek van leden, te kunnen voortzetten, dient minimaal een aantal leden gelijk aan de helft van het aantal in de Verenigde Vergadering aanwezige fracties aanwezig te zijn. De voorzitter of de plaatsvervangend voorzitter maken geen deel uit van de commissies, zodat hun aanwezigheid niet meetelt bij het bepalen of voldoende leden aanwezig zijn om de vergadering te openen.

Aangezien er in de commissies geen besluitvorming plaatsvindt en niet tot stemming wordt overgegaan, kan de commissie, volgens lid 3 van dit artikel, ook bij het ontbreken van een quorum besluiten de vergadering toch doorgang te laten vinden.

Het vierde lid van dit artikel is opgenomen, om te voorkomen dat een impasse ontstaat, waarbij het adviseren van de Verenigde Vergadering onaanvaardbaar lang zou worden uitgesteld door het steeds weer verdagen van een vergadering. Daarbij wordt wel gesteld dat, wanneer op een nieuw belegde vergadering minder dan leden dan het aantal aanwezige fracties in de Verenigde Vergadering aanwezig zijn, alleen onderwerpen behandeld mogen worden die geagendeerd waren voor de verdaagde vergadering. Is op de nieuwe vergadering het normaal benodigde quorum mogen wel nieuwe onderwerpen worden besproken. Hierdoor ontstaat een zuiver evenwicht tussen democratische besluitvorming en slagvaardigheid.

Artikel 13 – Bevindingen

De commissies delen hun bevindingen over een voorstel mee aan de Verenigde Vergadering. Besluitvorming en eventuele stemming over voorstellen gebeurt niet in de commissies, maar in de vergaderingen van de Verenigde Vergadering. De bevindingen c.q. adviezen worden kenbaar gemaakt aan de Verenigde Vergadering.

Artikel 16 – Openbaarheid

Zoals artikel 17, lid 4, van het reglement van bestuur voor waterschap Hollandse Delta aangeeft, worden de vergaderingen in de openbaarheid gehouden. Aan inspraak van burgers in de commissievergadering dient dan ook de gelegenheid te worden geboden.

Het reglement voorziet in de mogelijkheid om met gesloten deuren te vergaderen en het opleggen van geheimhouding. Vanwege een ordelijk verloop van de vergadering worden de onderwerpen waarbij de deuren gesloten worden omdat ten aanzien van de stukken geheimhouding is opgelegd als laatste agendapunten opgenomen op de agenda.

Artikel 17 - Toehoorders en inspraak

Toehoorders worden in de gelegenheid gesteld het woord te voeren aan het begin van de vergadering. De voorzitter geeft de inspreker(s) het woord direct aan opening van de vergadering. Met instemming van de leden wordt het geagendeerde onderwerp naar voren gehaald op de agenda. Agendapunten waarover een presentatie wordt gehouden of toelichting wordt gegeven worden aansluitend op deze presentatie of toelichting behandeld, dit met instemming van de leden.

 

Artikel 18 – Uitleg reglement

Er kunnen situaties voordoen waarin dit reglement niet voorziet. In dat geval beslissen de leden van de commissie. Daarbij wordt het Reglement van orde Verenigde Vergadering zoveel mogelijk in acht genomen.