Controleprotocol accountantscontrole jaarrekening 2011 Waterschap Rivierenland

Hoofdstuk 1 Inleiding

1.1 Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel aan de accountant nadere aanwijzingen te geven over de reikwijdte van de accountantscontrole in het kader van het rechtmatigheidstraject, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekeningen van het Waterschap Rivierenland.

Het Algemeen Bestuur kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

1.2 Wettelijk kader

De Waterschapswet (art. 109, lid 2) schrijft voor dat het Algemeen Bestuur één of meer accountants aanwijst als bedoeld in art. 393, eerste lid, Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 103 van de Waterschapswet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen.

In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan het Algemeen Bestuur nadere aanwijzingen geven voor te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag verwachten dat het waterschap inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is (normenkader).

Het Algemeen Bestuur heeft op 31 oktober 2008 de verordening op grond van artikel 109 eerste lid van de Waterschapswet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van het Waterschap Rivierenland vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt het Algemeen Bestuur nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2011. Voor de tolerantiegrenzen (goedkeuring en rapportage) conformeert het waterschap zich aan de wettelijke minimumkaders.

Hoofdstuk 2 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid en rechtmatigheid)

In artikel 109, lid 2 van de Waterschapswet is voorgeschreven dat de controle van de in artikel 103 Waterschapswet bedoelde jaarrekening uitgevoerd wordt door een accountant die benoemd is door het Algemeen Bestuur. De accountantscontrole is gericht op het afgeven van een oordeel over:

• •

  de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• •

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties (in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen van het Algemeen Bestuur van het waterschap);

• •

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• •

  het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 98a Waterschapswet;

• •

  de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels van het Waterschapsbesluit (hoofdstuk 5), Kadernota Rechtmatigheid en de richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. Met betrekking tot het begrotingscriterium is een discrepantie aanwezig tussen enerzijds het Waterschapsbesluit en anderzijds de Kadernota Rechtmatigheid. Het Waterschapsbesluit gaat uit van ‘netto lasten' terwijl de kadernota uitgaat van ‘bruto lasten'. In navolging van de gehanteerde werkwijze bij de jaarrekening 2010 wordt in dit kader uitgegaan dat het begrotingscriterium wordt toegepast op de bruto lasten.

Onder rechtmatigheid wordt begrepen dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen "in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder verordeningen en andere besluiten van het Algemeen Bestuur van het waterschap".

Hoofdstuk 3 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties

De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties.

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring.

Naast de goedkeuringstolerantie wordt de rapporteringstolerantie onderkend. De rapporteringstolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

In het hierna opgenomen schema zijn de voorgestelde goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen. De goedkeuringstolerantie komt overeen met het wettelijk minimum.

Op basis van de begroting 2011 van het waterschap betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 1.700.000 (1% van de totale lasten) en een totaal van onzekerheden van circa € 5.100.000 (3% van de totale lasten) de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten.

Voor de rapporteringstolerantie stelt het Algemeen Bestuur als maatstaf dat de accountant fouten of onzekerheden ≥ € 340.000 rapporteert

De bepaling van het bedrag van de totale lasten is afhankelijk van de werkelijke totale lasten volgens de jaarrekening. Bij het opstellen van het controleprotocol is het werkelijke bedrag nog niet bekend en kan het bedrag van de totale lasten volgens de begroting worden ingevuld.

Vuistregel grensbedrag rapporteringstolerantie: circa 20% van de goedkeuringstolerantie.

Hoofdstuk 4 Begrip rechtmatigheid en de aanvullendte controleren rechtmatigheidscriteria

  In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen negen rechtmatigheidscriteria worden onderkend:

(1) het begrotingscriterium, (2) het voorwaardencriterium, (3) het misbruik- en oneigenlijk gebruikcriterium, (4) het calculatiecriterium, (5) het valuteringscriterium, (6) het adresseringscriterium, (7) het volledigheidscriterium, (8) het aanvaardbaarheidscriterium en (9) het leveringscriterium.

In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer moet extra aandacht besteed worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria:

1.         Het begrotingscriterium;

2.         Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);

3.         Het voorwaardencriterium.

In bijlage 2 wordt een toelichting gegeven op de rechtmatigheid en op de drie rechtmatigheidscriteria.

Het begrip rechtmatigheid in het kader van accountantscontrole richt zich vooral op de financiële rechtmatigheid en is hiermee beperkter dan het juridische begrip rechtmatigheid. Met financiële rechtmatigheid wordt bedoeld dat de financiële beheershandelingen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving zijn uitgevoerd.

Voorts geldt dat de accountant de rechtmatigheid van handelingen en beslissingen van niet-financiële aard niet actief inhoudelijk hoeft te toetsen. Het kan echter wel zo zijn dat onrechtmatige handelingen en beslissingen van niet-financiële aard op termijn kunnen leiden tot financiële gevolgen. De accountant kan in dit kader volstaan met het beoordelen van het interne systeem van risicoafwegingen en (juridische) kwaliteitsborging en het beoordelen van de uitkomsten van dit systeem. Het CDH draagt zorg voor de opzet en goede werking van een dergelijk systeem.

Hoofdstuk 5 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidtoetsing

De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op:

1. Externe wet- en regelgeving en interne regelgeving. De naleving van wettelijke en overige kaders, zoals die opgenomen zijn in het "Normenkader Waterschap Rivierenland" (bijlage 1 van dit protocol);

2. De naleving van de volgende kaders:

• •

  de begroting van het waterschap;

• •

  de Verordening beleids- en verantwoordingsfunctie Waterschap Rivierenland, gebaseerd op artikel 108 Waterschapswet;

• •

  de Controleverordening Waterschap Rivierenland, gebaseerd op artikel 109 Waterschapswet.

Bovengenoemde aandachtspunten zijn van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

Ten aanzien van de interne regelgeving worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die recht, hoogte en duur van financiële beheershandelingen betreffen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door het Algemeen Bestuur of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van het college van dijkgraaf en heemraden naar ambtelijke organisatie c.q. besluiten van het college van dijkgraaf en heemraden vallen daar buiten.

Hierbij moet wel bedacht worden dat aanbestedings- en subsidieregels en mandaat- en delegatiebepalingen -voor zover van belang - wel onder de getrouwheidscontrole door de accountant vallen. Voorts kunnen interne regels wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van "hogere" besluiten, maar deze regels zijn op zich geen object van onderzoek.

Bepalingen in wet- en regelgeving die niet worden nageleefd (voorwaardencriterium) maar die zeer waarschijnlijk geen financiële consequenties hebben die in de jaarrekening tot uitdrukking komen, leiden alleen tot een opmerking in het verslag van bevindingen. Bepalingen in wet- en regelgeving die niet worden nageleefd (voorwaardencriterium) en waaruit financiële consequenties voortvloeien die in de jaarrekening tot uitdrukking komen, worden meegewogen in het accountantsoordeel en worden vermeld in het rapport van bevindingen. Deze fouten worden gekwantificeerd door de uit regelgeving in het normenkader blijkende mogelijke consequenties voor de betreffende jaarrekeningpost in geld uit te drukken. In het kader van het voorwaardencriterium blijft dat beperkt tot de bepalingen recht, hoogte en duur. Alleen daar waar aan de overige bepalingen direct financiële consequenties zijn verbonden en die dus indirect recht, hoogte of duur beïnvloeden, is kwantificering aan de orde.

Hoofdstuk 6 Communicatie en periodiek overleg

In de Controleverordening Waterschap Rivierenland is in artikel 6, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen:

"Ter bevordering van een doelmatige en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings)overleg plaats tussen de accountant en vertegenwoordigers van het bestuur alsmede van de organisatie".

De accountant bespreekt, voorafgaand aan de behandeling door het algemeen bestuur van de jaarverslaggeving, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen met vertegenwoordigers van het algemeen bestuur. In de praktijk wordt dit overleg gevoerd met de commissie MCR. Daarnaast vindt er periodiek afstemming plaats tussen de concerncontroller en het hoofd Financiën enerzijds en de accountant anderzijds. Daarbij komen ondermeer de interim-controle en de jaarrekeningcontrole aan de orde.

In artikel 5 van de Controleverordening is aangegeven dat het Dagelijks Bestuur zorgt voor de

informatievoorziening naar de accountant ten behoeve van de accountantscontrole. Het concept

van de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden toegezonden aan het Dagelijks Bestuur (zie artikel 9, lid 4 van de Controleverordening) waarbij het college van dijkgraaf en heemraden de mogelijkheid heeft om op deze stukken te reageren.

Hoofdstuk 7 Rapportering accountant

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant als volgt:

Interim-controle

In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag (Managementletter) uitgebracht aan de directie en een afschrift gezonden aan het college van dijkgraaf en heemraden en het Algemeen Bestuur.

Verslag van bevindingen

Overeenkomstig de Waterschapswet wordt over de jaarrekeningcontrole een verslag van bevindingen uitgebracht aan het Algemeen Bestuur en in afschrift toegestuurd aan het college van dijkgraaf en heemraden. Hieraan voorafgaand wordt het college van dijkgraaf en heemraden in de gelegenheid gesteld om:

• •

  vooraf herstelmaatregelen te treffen;

• •

  te reageren op door de accountant geconstateerde onrechtmatigheden en onvolkomenheden;

• •

  te reageren op de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen.

In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over:

• •

  de opzet en uitvoering van het financiële beheer;

• •

  of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

• •

  Uitgangspunten voor de rapportagevorm

Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht en gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.).

Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen.

Accountantsverklaring

In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor het Algemeen Bestuur, zodat deze de door het college van dijkgraaf en heemraden opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Hoofdstuk 8 Bijlagen

Bijlage 1: Normenkader 2011 Waterschap Rivierenland

Bijlage 2: Toelichting op het controleprotocol