Regeling melden vermoedens van misstanden waterschap Vechtstromen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a.

  medewerker: de ambtenaar bedoeld in artikel 1.2.1, eerste lid, onder d, e artikel 1.2.1, eerste lid, onder e, van de SAW, alsmede de persoon die anders dan op basis van een aanstelling of een arbeidsovereenkomst bij het waterschap werkzaam is;

• b.

  melder: de medewerker die een vermoeden van een misstand of integriteitschending meldt overeenkomstig hoofdstuk 2 van deze regeling;

• c.

  vertrouwenspersoon: de functionaris die als zodanig door het dagelijks bestuur van het waterschap is aangewezen;

• d.

  meldpunt: de “Onderzoeksraad Integriteit Overheid”

• e.

  vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de waterschapsorganisatie omtrent:

  • -

    een strafbaar feit;

  • -

    een schending van regelgeving of beleidsregels;

  • -

    het misleiden van justitie;

  • -

    een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu;

  • -

    het bewust achterhouden van informatie over deze feiten;

  • -

    misbruik van positie;

  • -

    misbruik van bevoegdheden;

  • -

    belangenverstrengeling;

  • -

    lekken van vertrouwelijke informatie;

  • -

    misbruik van informatie;

• f.

  dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van het waterschap.

Artikel 3 Melding door een gewezen medewerker

De gewezen medewerker die een vermoeden van een misstand wil melden doet dit binnen een periode van twaalf maanden na zijn ontslag of beëindiging van zijn werkzaamheden voor het waterschap. Hij kan alleen een melding van een vermoeden van een misstand doen als hij in de hoedanigheid van medewerker kennis heeft gekregen van het vermoeden. Voor de in dit artikel bedoelde gewezen medewerker zijn de artikelen 5 tot en met 15 van deze regeling van toepassing.

Artikel 4 Identiteit medewerker

• 1.

  De leidinggevende, vertrouwenspersoon of het meldpunt bij wie een melding wordt gedaan maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder instemming van deze medewerker.

• 2.

  Diegenen die betrokken zijn bij de behandeling van een melding gaan op behoorlijke en zorgvuldige wijze om met de identiteit van de melder.

Artikel 5 Melding

De medewerker die een vermoeden van een misstand wil melden doet dit bij zijn leidinggevende of de vertrouwenspersoon.

Artikel 6 Informeren van dagelijks bestuur

De leidinggevende of de vertrouwenspersoon bij wie een melding is gedaan zorgt ervoor dat het dagelijks bestuur onverwijld op de hoogte wordt gesteld van de melding en van de datum waarop de melding ontvangen is.

Artikel 9 Jaarverslag

De vertrouwenspersoon brengt jaarlijks verslag uit aan het dagelijks bestuur van de aard en de omvang van het aantal interne meldingen in het voorgaande kalenderjaar.

Artikel 10 Melding bij het meldpunt

De melder kan het vermoeden van een misstand binnen redelijke termijn melden bij het meldpunt, indien:

• a.

  hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 8;

• b.

  hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijnen bedoeld in artikel 8.

Artikel 11 Rechtstreekse melding bij het meldpunt

Indien zwaarwegende belangen de toepassing van de interne procedure in de weg staan, kan een medewerker het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het meldpunt.

Artikel 15 Jaarverslag

Het meldpunt brengt jaarlijks verslag uit aan het dagelijks bestuur van de aard en de omvang van het aantal meldingen in het voorgaande kalenderjaar.

Artikel 16 Bescherming van de medewerker

• 1.

  De medewerker zal als gevolg van de melding van een vermoeden van een misstand geen nadelige gevolgen ondervinden voor zijn rechtspositie. Onder nadelige gevolgen worden in ieder geval verstaan besluiten tot:

  • a.

    het verlenen van ongevraagd ontslag;

  • b.

    het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;

  • c.

    het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een vaste aanstelling;

  • d.

    de toegekende benoeming in een andere functie;

  • e.

    het treffen van disciplinaire maatregelen;

  • f.

    het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van

  • g.

    vergoedingen;

  • h.

    het onthouden van promotiekansen;

  • i.

    het afwijzen van een verlofaanvraag;

voor zover deze besluiten worden genomen vanwege de door de medewerker gedane melding van een vermoeden van een misstand.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de melder ook anderszins bij de uitoefening van zijn functie geen nadelige gevolgen van de melding ondervindt.

• 3.

  Het bepaalde in eerste en tweede lid geldt ook voor de medewerker die te goeder trouw een vermoeden van een misstand meldt in een andere organisatie dan die van het waterschap, volgens een bij die organisatie geldende regeling. De bescherming geldt alleen als de medewerker:

  • a.

    uit hoofde van zijn functie met die andere organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt;

  • b.

    uit hoofde van zijn functie kennis heeft verkregen van de vermoede misstand;

  • c.

    het vermoeden van de misstand tijdig bij zijn leidinggevende heeft gemeld;

  • d.

    zich heeft gehouden aan de afspraken die ter zake van deze melding zijn gemaakt met het dagelijks bestuur.

Artikel 17 Bescherming van de vertrouwenspersoon

De vertrouwenspersoon geniet bescherming overeenkomstig het bepaalde in artikel 16 tegen benadeling als gevolg van de hem bij deze regeling toebedeelde taken.

Artikel 18 Intrekking, inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  De Klokkenluidersregeling waterschap Velt en Vecht 2007, vastgesteld door het algemeen bestuur van waterschap Velt en Vecht en de Klokkenluidersregeling waterschap Regge en Dinkel, vastgesteld door het dagelijks bestuur van waterschap Regge en Dinkel worden ingetrokken.

• 2.

  Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na die van haar bekendmaking.

• 3.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Regeling melden vermoedens van misstanden waterschap Vechtstromen.

Aldus vastgesteld in de vergadering van 15 september 2015 te Almelo.

Het dagelijks bestuur van het waterschap Vechtstromen,

dr. S.M.M. Kuks, watergraaf drs. O. Dijkstra, secretaris

Algemene toelichting

In de Ambtenarenwet is de verplichting voor de werkgever opgenomen om procedurevoorschriften vast te stellen voor het melden van vermoedens van misstanden binnen de organisatie waar de melder werkzaam is (artikel 125 quinquies, vierde lid, en deels een uitwerking van artikel 125, eerste lid onder f, van de Ambtenarenwet). In de Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschapspersoneel (SAW) is deze verplichting opgenomen in het artikel 9.2, eerste lid, onder f.

Doel van de voorschriften is het voorkomen en beëindigen van misstanden die afbreuk doen aan het goede functioneren van de waterschapsdienst. Om dit doel te bereiken is nodig dat vermoedens kenbaar kunnen worden gemaakt, serieus worden genomen, onderzocht worden en, indien ze juist zijn, in een oplossing wordt voorzien en dat de signalerende medewerker daarvan uiteindelijk geen nadelen ondervindt. Dat vraagt ook een adequate houding van de overheidsorganisatie. Willen misstanden adequaat worden opgelost, dan moet helder zijn hoe met vermoedens van misstanden moet worden omgegaan.

Kern van de procedure

Een melding wordt in principe eerst intern gedaan. De melder kan hierbij kiezen tussen melden bij zijn leidinggevende of, als hij de melding vertrouwelijk wil doen, bij de vertrouwenspersoon. Zijn identiteit wordt alleen bekendgemaakt als hij daar desgevraagd geen bezwaar tegen heeft. Als de afdoening van deze melding niet naar tevredenheid verloopt, bijvoorbeeld te lang op zich laat wachten, kan de melding worden gedaan bij het externe meldpunt. Men kan daar ook in eerste instantie heen, als wegens zwaarwegende redenen niet eerst de interne procedure kan worden doorlopen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen

Onderdeel a

Beroep op de regeling staat ook open voor personen die op andere basis dan aanstelling of arbeidsovereenkomst werkzaam zijn bij het waterschap.

Onderdeel e

Opgemerkt wordt dat een strafbaar feit uiteraard altijd moet worden gemeld bij politie. Het gaat om een vermoede misstand in de waterschapsorganisatie. Die kan zich ook uitstrekken tot andere organisaties, maar dan moet er wel aantoonbaar een band zijn met het waterschap. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om een verbonden partij van het waterschap.

Artikel 3 Melding door een gewezen medewerker

Ook gewezen medewerkers kunnen een vermoeden van een misstand melden. Dat kan binnen de periode van een jaar (12 maanden) na de ontslagdatum. De procedurevoorschriften zijn hierbij hetzelfde als voor de medewerker die nog werkzaam is voor het waterschap.

Artikel 4 Identiteit medewerker

Uitgangspunt is de anonimiteit. Deze wordt pas doorbroken als de melder hiervoor toestemming geeft.

Artikel 5 Melding

Het is aan de medewerker te bepalen waar hij zijn melding in eerste instantie wil doen. Het zal aan de omstandigheden liggen of dat zijn leidinggevende dan wel de vertrouwenspersoon is. Het is belangrijk dat hij de melding doet.

Artikel 6 Informeren van het dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur moet een oordeel geven over de melding. Het is daarbij logisch dat het dagelijks bestuur zo snel mogelijk op de hoogte wordt gesteld van een melding. Ook als een melding wordt gedaan zonder bekendmaking van de identiteit van de melder kan een onderzoek plaatsvinden.

Artikel 6 Onderzoek door dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur doet ook zo snel als mogelijk onderzoek. Daarover worden alle betrokkenen geïnformeerd. Het is van belang daarbij de datum van ontvangst van de melding te noemen gezien de termijnen genoemd in artikel 8 en het gevolg van het overschrijden ervan, zie artikel 10. Bij een melding van een vermoeden van een misstand kan de integriteit van andere personen werkzaam bij het waterschap in het geding zijn en onderwerp van onderzoek. Daarom is de bepaling opgenomen dat het dagelijks bestuur deze betrokkenen informeert. Maar daarbij geldt wel als beperking dat het onderzoeksbelang niet geschaad wordt.

Artikel 8 Standpunt dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur krijgt twaalf weken de tijd om onderzoek te doen en een standpunt te bepalen. De praktijk wijst uit dat het onderzoek de nodige tijd vergt. Is de periode van twaalf weken niet voldoende, dan kan verlengd worden. Het is echter geen verlenging met een open einde. Het dagelijks bestuur moet aangeven hoeveel tijd nodig is om een standpunt te kunnen bepalen en ook waarom de langere periode nodig is. Hiermee wordt uitdrukking gegeven aan het belang van een snelle doch zorgvuldige afhandeling van de melding. Als een melding anoniem wordt gedaan kan dit een reden zijn voor een langere termijn, omdat het dagelijks bestuur hierdoor meer tijd nodig kan hebben om alle relevante feiten boven tafel te krijgen.

Artikel 9 Jaarverslag

Het heeft de voorkeur dat het uitbrengen van het verslag plaatsvindt in het voorjaar, volgend op het kalenderjaar waarover verslag wordt uitgebracht.

Artikel 10 Melding bij het meldpunt

De melding bij het meldpunt is pas mogelijk als de interne procedure is doorlopen of als de termijnen zijn verstreken waarbinnen het dagelijks bestuur op de interne melding een standpunt had moeten innemen. De gang naar het meldpunt moet worden gezien als een uitzondering. Misstanden moeten in beginsel eerst intern in de organisatie worden onderzocht en opgelost.

Er is geen harde termijn gegeven voor de melding bij het meldpunt. ’Redelijk’ zal per geval ingevuld moeten worden; het oordeel is aan het meldpunt zelf. Als het meldpunt tot de conclusie komt dat de melding te laat wordt gedaan volgt niet ontvankelijkheid. Dat volgt uit artikel 13. De bescherming van de identiteit van de melder is vergelijkbaar met de interne procedure.

Artikel 11 Rechtstreekse melding bij het meldpunt

In zeer bijzondere gevallen kan de ambtenaar zich overigens rechtstreeks bij het meldpunt melden. Er moeten dan wel zwaarwegende belangen zijn die een interne melding in de weg staan. Gedacht kan worden aan bijvoorbeeld een melding van een vermoeden van een misstand van de ambtelijke top zelf, die verantwoordelijk is voor de afhandeling van die melding, of van een lid van het dagelijks bestuur. Het meldpunt beoordeelt of rechtstreekse melding bij het meldpunt terecht is of dat toch eerst de interne procedure moet worden gevolgd.

Artikel 12 Ontvangstbevestiging en onderzoek

Net als het dagelijks bestuur moet het meldpunt zorgvuldig zijn in de procedure. Alle betrokkenen dienen te worden geïnformeerd. Vertrouwelijke gegevens worden adequaat behandeld en zo nodig beveiligd.

Artikel 13 Advies van het meldpunt

Net als het dagelijks bestuur heeft ook het meldpunt maximaal 12 weken ter beschikking om tot een advies te komen. Ook dit is te verlengen, mits gemotiveerd. Voor het eventuele noodzakelijke onderzoek van het meldpunt zal voldoende tijd moeten zijn teneinde zorgvuldig en afgewogen tot een advies ten komen.

Het meldpunt brengt een gemotiveerd advies uit aan het dagelijks bestuur. Dat kan inhouden de melding niet-ontvankelijk te verklaren. Dat zal gebeuren als de medewerker de interne meldingsprocedure niet heeft doorlopen, de termijn van besluitvorming in de interne meldingsprocedure nog niet is verstreken of als het meldpunt van oordeel is dat er geen sprake is van een misstand of van een misstand van voldoende gewicht. Niet-ontvankelijkheid zal ook worden geadviseerd als het meldpunt van oordeel is dat er geen zwaarwegende belangen zijn om rechtstreeks een vermoeden van een misstand bij het meldpunt te melden. In andere gevallen brengt het meldpunt een inhoudelijke advies uit aan het dagelijks bestuur.

Artikel 14 Standpunt dagelijks bestuur naar aanleiding van het advies van het meldpunt

Het dagelijks bestuur moet binnen twee weken een besluit nemen op het advies van het meldpunt. Als er een gemotiveerd advies van het meldpunt beschikbaar is, moet het dagelijks bestuur snel tot een besluit komen. De belangen van de melder en de eventuele andere betrokkenen binnen het waterschap wegen hierbij zwaar: onzekerheid moet niet langer duren dan noodzakelijk.

Artikel 15 Jaarverslag

Het meldpunt maakt jaarlijks een verslag van het aantal en de aard van de meldingen en de onderzoeken en adviezen van het meldpunt.

Artikel 16 Bescherming van de medewerker

Veel medewerkers melden een vermoeden van een misstand niet, omdat ze vrezen voor negatieve gevolgen voor zichzelf. De Ambtenarenwet biedt kennelijk te weinig bescherming. En de norm ‘goed werkgeverschap’ geeft geen concrete invulling. Daarom is in artikel 16 een uitwerking van artikel 125 quinquies, derde lid, Ambtenarenwet opgenomen.

Het betreft niet alleen de bescherming van de in artikel 1 genoemde medewerker. De bescherming ziet ook op de medewerker die een misstand heeft gemeld in een andere organisatie. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als een medewerker tijdelijk samenwerkt met collega’s van een ander waterschap of een gemeente, of participeert in de projectorganisatie met andere organisaties. Noodzakelijk is wel dat de ambtenaar uit hoofde van zijn functie de misstand gewaar wordt. Aan deze bescherming zijn voorwaarden verbonden. Deze voorwaarden dienen om te voorkomen dat een onzorgvuldige of onjuiste melding bij een andere organisatie leidt tot verstoorde verhoudingen.