Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Weert

Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Weert houdende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie alsmede het interne toezicht daarop Archiefverordening gemeente Weert 2016

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieWeert
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingVerordening van de gemeenteraad van de gemeente Weert houdende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie alsmede het interne toezicht daarop Archiefverordening gemeente Weert 2016
CiteertitelArchiefverordening gemeente Weert 2016
Vastgesteld doorgemeenteraad
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt de Archiefverordening Weert 2006.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

  1. art. 30 lid 1 Aw 1995
  2. art. 32 lid 2 Aw 1995

Regelgeving die op deze regeling is gebaseerd (gedelegeerde regelgeving)

Besluit Informatiebeheer gemeente Weert 2016

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

01-09-2016nieuwe regeling

20-07-2016

Gemeenteblad 2016, 119746

RAD-001275

Tekst van de regeling

Intitulé

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Weert 2016)

De gemeenteraad van Weert

 

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 21 juni 2016,

 

gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,

 

Besluiten:

Vast te stellen de navolgende:

 

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Weert 2016).

Hoofdstuk 1 Definities

Artikel 1
  • a.

    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-Depot;

  • b.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1, onder e, van de wetaangewezen archiefruimte;

  • c.

    archivaris: de overeenkomstig artikel 21 van de wet benoemdegemeentearchivaris;

  • d.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • e.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • f.

    informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel1, onder c, van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van taken en/of werkprocessen van de gemeente;

  • g.

    informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden, kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

  • h.

    wet: de Archiefwet 1995;

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden en zaken

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden, zaken en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5
  • 1.

    Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2.

    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen een Besluit Informatiebeheer vast waarin voorschriften worden gegeven voor het beheer van de archiefbescheiden en zaken van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden en zaken die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente Weert aan Wgr-regelingen of andere samenwerkingen met privaatrechtelijke rechtspersonen, wordt vastgelegd wie het beheer over de informatie uitvoert conform de bepalingen van de wet.

Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden en zaken welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde en de ter uitvoering daarvan opgestelde voorschriften ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden en zaken die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. 

Artikel 12
  • 1.

    De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden en zaken alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden en zaken zijn opgenomen.

  • 2.

    De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en zaken, en in zowel de ruimten als informatiesystemen waarin deze zich bevinden.

Artikel 13

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 14

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere (privaatrechtelijke) beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;

  • c

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden en zaken;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen;

  • f.

    conversie, migratie of emulatie van archiefbescheiden en zaken.

Artikel 15

Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte en/of archiefbewaarplaats inclusief de opslag van digitale archiefbescheiden en zaken behoeft de goedkeuring van de archivaris.

Artikel 16

De archivaris doet eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 17

De Archiefverordening Weert 2006 vastgesteld bij raadsbesluit van 14 maart 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 18

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na haar bekendmaking.

Artikel 19

Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening gemeente Weert 2016’.

 

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad, gehouden op 20 juli 2016.

De griffier, De voorzitter,

M.H.R.M. Wolfs-Corten A.A.M.M. Heijmans

Toelichting archiefverordening gemeente Weert 2016

 

Memorie van toelichting

 

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.

 

De verordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

 

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2), is geregeld in het Archiefbesluit 1995 respectievelijk in de Archiefregeling.

 

Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet

 

Artikelsgewijze toelichting

 

Artikel 1

 

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

 

Artikel 2

 

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

 

Artikel 3

 

Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 5

 

De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

 

Artikel 7

 

De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.

 

Artikel 8 en artikel 16

 

De gemeenteraad verneemt op deze manier jaarlijks van de archivaris - middels een jaarverslag - en van de archiefinspecteur - middels een jaarlijks inspectieverslag - wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Een jaarlijkse verslaglegging past bij het vernieuwde interbestuurlijk toezicht.

 

Artikel 11

 

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

 

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

 

Artikel 13

 

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.