Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, de regels voor het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Weert

Ondertekening

Bijlage A: Rapportage afwijkingen kredieten

De gemeente Weert heeft er bewust voor gekozen om tweemaal per jaar informatie te geven over de investeringskredieten, namelijk bij voorjaarsnota en najaarsnota.

Gezien het feit dat de voorjaarsnota normaliter in mei door de raad behandeld wordt en de jaarrekening in juni wordt het overbodig gevonden een dergelijke rapportage nogmaals op te nemen in de jaarrekening. Afgesproken is dat voor actuele informatie over investeringen kortheidshalve verwezen kan worden naar de voorjaarsnota.

De hierboven toegelichte werkwijze betekent dat tweemaal per jaar gerapporteerd wordt over de stand van zaken met betrekking tot kapitaalkredieten. Om geen afbreuk te doen aan het budgetrecht van de raad dienen daarom tussentijds afwijkingen en/of ontwikkelingen tot afwijkingen gesignaleerd en gerapporteerd te worden aan uw raad.

Dit heeft geleid tot het formuleren van onderstaande uitgangspunten over hoe om te gaan met afwijkingen ten aanzien van kapitaalkredieten.

Opschoning kredieten

In september 2006 heeft de gemeenteraad de uitgangspunten met betrekking tot de afwijkingen kapitaalkredieten vastgesteld. Deze zijn in werking getreden met ingang van 1 januari 2007.

Bij de behandeling van de jaarrekening 2006 heeft de commissie onderzoek jaarrekening geadviseerd ook een beleidslijn te formuleren ten aanzien van nog niet in uitvoering genomen kredieten. Dit gelet op de grote hoeveelheid nog niet in uitvoering genomen kredieten. Om de voortgang van deze kredieten te bevorderen, zijn hiervoor ook beleidsuitgangspunten geformuleerd. De voortgang van de kredieten komt aan de orde in de bestuursrapportages (voor- en najaarsnota).

Voor deze bestuursrapportages worden ten aanzien van de kredieten de volgende uitgangspunten gehanteerd:

• a.

  Kredieten ouder dan het lopende en het voorgaande jaar dienen verantwoord te worden in de bestuursrapportage mits dit niet strijdig is met de uitgangspunten rapportage afwijkingen kredieten (raadsbesluit 20 september 2006). Is hier wel sprake van dan dient (eventueel) een andere separate procedure gevolgd te worden.

• b.

  Beschikbaar gestelde kredieten ouder dan het lopende en de voorgaande twee jaren, die nog niet in uitvoering zijn genomen danwel waarop minder dan 20% van het beschikbaar gestelde krediet is uitgegeven of verplichtingen zijn aangegaan, zullen worden afgesloten en afgevoerd tenzij gemotiveerd aangegeven kan worden waarom ze gehandhaafd moeten blijven. Via de bestuursrapportages wordt het college en de gemeenteraad hierover geïnformeerd.

• c.

  Ten aanzien van alle kredieten geldt een maximum doorlooptijd van het lopende en voorgaande vier jaren. Na deze periode zullen ze afgesloten en afgevoerd worden tenzij gemotiveerd aangegeven kan worden waarom ze gehandhaafd moeten blijven. Via de bestuursrapportages wordt het college en de gemeenteraad hierover geïnformeerd.

Om de voortgang van de kredieten beter te kunnen volgen en de rapportage te optimaliseren, is een instrument in het financiële pakket Coda ontwikkeld.

Bijlage B: Raamkrediet

In de praktijk kan het voorkomen dat ambtelijke of bestuurlijke initiatieven met betrekking tot nieuwe beleidsplannen formeel niet nader kunnen worden uitgewerkt omdat de benodigde financiële middelen ontbreken om eigen uren te kunnen verantwoorden en/of eventuele noodzakelijke kosten van in te huren derden te kunnen verantwoorden.

Door de raad is eenmalig een raamkrediet beschikbaar gesteld van € 100.000,-- om voorbereidingskosten ten behoeve van in de loop van het jaar opgekomen initiatieven (plannen, projecten en investeringen) te kunnen verantwoorden. Er worden vooralsnog geen kapitaallasten geraamd omdat deze afhankelijk zijn van de daadwerkelijke invulling van de diverse projecten. Er vindt wel rentetoerekening plaats.

Ten aanzien van het raamkrediet worden de volgende regels in acht genomen:

• 1.

  Alleen het college van burgemeester en wethouders kan besluiten om ten laste van het raamkrediet afzonderlijk te benoemen stelposten aan te wijzen tot een maximum van € 25.000,-- per stelpost/project.

• 2.

  De door het college aan te wijzen stelposten kunnen alleen betrekking hebben op voorbereidingskosten voor plannen, projecten en beoogde investeringen en die betrekking hebben op zogenaamd “nieuw beleid” waarbij er een redelijke veronderstelling moet zijn dat er ook daadwerkelijk een (voorbereidings)krediet aan de raad gevraagd zal worden.

• 3.

  Aan ieder B&W-besluit tot het aanwijzen van een stelpost ten laste van het raamkrediet moet een globale indicatie ten grondslag liggen wat wordt nagestreefd op basis waarvan een afweging kan plaatsvinden.

• 4.

  In het collegebesluit tot het aanwijzen van een stelpost worden naast het maximumbedrag tevens de verantwoordelijke portefeuillehouder en de budget-houder voor het betreffende project aangewezen. Het collegebesluit wordt ter kennisname gebracht aan de betrokken commissie. De directeur van de sector Middelen is aangewezen als budgethouder van het raamkrediet.

• 5.

  De te ramen voorbereidingskosten hebben in hoofdzaak betrekking op kosten eigen personeel of kosten in te huren personeel van derden.

• 6.

  Als door de raad een definitief besluit wordt genomen tot verdere uitvoering/ uitwerking/kredietvotering dan worden de voorbereidingskosten van de betref-fende stelpost daarin verdisconteerd; de betreffende raming van de stelpost vloeit weer terug naar het raamkrediet. Indien kredietvotering achterwege blijft, komt het bedrag van de raming ten laste van de exploitatie.

Bijlage C. Notitie “waardering en afschrijving vaste activa en rente”.

1. InleidingVoor het realiseren van de vastgestelde beleidsdoelen zijn investeringen vaak noodzakelijk. Van een investering is sprake als het gaat om een, meestal qua omvang wat grotere, uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Als het nut zich over meerdere jaren uitstrekt, dienen ook de lasten zich over meerdere jaren te spreiden. Het gevolg van het doen van investeringen is het ontstaan van bezittingen, de zogenaamde vaste activa. Van deze investeringen dient inzichtelijk gemaakt te worden over welke termijn de investering nut met zich meebrengt. De investering wordt dan over deze termijn afgeschreven, waardoor de waarde daalt en gedurende de afschrijvingsperiode als het ware “gespaard” wordt voor de vervanging van het actief.

Een juiste interpretatie en een consequente toepassing zijn zeer fundamenteel voor het bepalen van de financiële positie en het vermogen van de gemeente.

In deze notitie wordt ingegaan op de bepalingen uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de overige voorschriften met betrekking tot het waarderen en afschrijven van vaste activa. Iedere gemeente dient conform deze voorschriften een afschrijvingsplan op te stellen. De wijze waarop investeringen bij de gemeente Weert worden afgeschreven is onderwerp van deze notitie. De eerste notitie “waardering en afschrijving vaste activa” is in 2004 door de raad vastgesteld.

2. Voorschriften BBV en artikel 212 GW

In het BBV, zoals dat is ingegaan per 1 januari 2004, zijn in de paragraaf ten aanzien van de vaste activa (artikelen 33 t/m 36) bepalingen opgenomen betreffende de immateriële, de materiële en financiële vaste activa.

Naast deze regels ten aanzien van de vaste activa is bepaald dat de verordening ex artikel 212 Gemeentewet (GW) in elk geval de regels voor waardering en afschrijving activa moet bevatten. Bij de gemeente Weert wordt hiervoor in deze verordening in artikel 11 verwezen naar deze notitie

In de nu voorliggende notitie wordt dus de wijze van waardering en afschrijving van de activa vastgelegd.

De materiële vaste activa kunnen worden onderverdeeld in:

• 1.

  Materiële vaste activa met een economisch nut. Van economisch nut is sprake indien de activa meerjarig een economische waarde vertegenwoordigen. Een deel van de activa van de gemeente is (gedeeltelijk) rendabel, omdat de gemeente prijzen/tarieven voor deze diensten kunnen vragen (zwembad, rioleringen etc.). Ook kan een actief bij eventuele verkoop een bepaalde waarde hebben (is “verhandelbaar”). Activa met een economisch nut moeten geactiveerd en afgeschre-ven worden.

• 2.

  Activa met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Hieronder worden onder meer verstaan investeringen in aanleg van waterwegen, waterbouwkundige werken, wegen en straten, fiets- en voetpaden, bruggen, etc. Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut in de openbare ruimten, worden bij voorkeur onder aftrek van bijdragen van derden (indien er een relatie ligt met het actief) en bestemmingsreserves ten laste van de exploitatie gebracht. Hiervan kan bij raadsbesluit worden afgeweken. In geval van activering bij raadbesluit wordt het actief lineair afgeschreven.

De maatstaf voor de afschrijvingstermijnen is de economische levensduur. De activa van de gemeente met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte dienen bij voorkeur ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Deze investeringen genereren nagenoeg geen inkomsten en brengen bij verkoop geen geld op; zij leveren gedurende een aantal jaren een bijdrage aan het maatschappelijk nut (bijv. rotonde, brug) in de openbare ruimte. Activering van deze activa geeft een (opwaartse) vertekening van het eigen vermogen.

De activa met alleen maatschappelijk nut in de openbare ruimte mogen, zoals vermeld onder aftrek van bijdragen van derden en bestemmingsreserves direct ten laste van de exploitatie worden gebracht. Dergelijke investeringen kunnen met toestemming van de raad worden geactiveerd. Dit kan nodig zijn ingeval een gemeente een (aantal) zeer grote investeringen in de openbare ruimte wil uitvoeren. Een gemeente kan bij een dergelijke (meerjarige) investering –indien deze direct ten laste van de exploitatie wordt gebracht- de begroting mogelijk niet sluitend krijgen. Dit is echter wel verplicht. In een dergelijk geval kan activering van deze investeringen uitkomst bieden. Hierbij dient de afschrijvingstermijn zo kort mogelijk gehouden te worden. Ook mag er op investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut resultaatafhankelijk worden afgeschreven.

3. Investeren / onderscheid investeringen Naast de indeling bij de materiële vaste activa in activa met een economisch nut en activa met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte, kunnen investeringen ingedeeld worden in:

• a)

  investeringen met een beperkte omvang;

• b)

  investeringen van grote(re) omvang;

• c)

  (groot) onderhoud;

• d)

  investeringen in een openbare ruimte via grondexploitatie;

• e)

  (begrotings)tekorten.

Ad a:

Om de staat van activa niet op te blazen met veel kleine investeringsbedragen kan een grensbedrag worden aangegeven. Bij de gemeente Weert is een grensbedrag voor het totale investeringsbedrag van € 5.000,-- vastgesteld. Bedrijfsmiddelen onder dit grensbedrag zullen direct in het jaar van aanschaf ten laste van het resultaat worden gebracht, tenzij er voor deze middelen een voorziening bestaat. In verband met overige verplichtingen (verzekeringen e.d.) dient wel registratie plaats te vinden. Voor bepaald (groot) onderhoud en vervangingsinvesteringen zijn ook voorzieningen in het leven geroepen.

Ad b:

Onder investeringen van grote(re) omvang worden verstaan alle investeringen boven de

€ 5.000,--.

Ad c:

De kosten van (klein en groot) onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen dus niet worden geactiveerd. Kosten van klein onderhoud dienen in het jaar van uitvoering ten laste van de exploitatie te worden gebracht. Kosten van groot onderhoud kunnen op twee manieren worden verwerkt in de administratie:

• -

  kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen, met eventuele aanwending van een daartoe gevormde reserve;

• -

  kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen.

Kosten van het wegwerken van achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht.

Hoewel een onderscheid tussen onderhouds- en investeringskosten niet altijd even scherp te maken is, kunnen dus alleen levensduurverlengende investeringen geactiveerd worden.

Ad d:

Investeringen in een openbare ruimte via grondexploitatie (eerste aanleg) worden niet geactiveerd, omdat de investeringen worden gedekt uit de opbrengst van bijvoorbeeld grondverkopen.

Ad e:

(Begrotings)tekorten mogen niet geactiveerd worden. Dit houdt in dat het tekort direct ten

laste van de reserves of de exploitatie dient te worden gebracht. In geval van een slechte financiële positie betekent dit dat de reserve(s) negatief kan / kunnen worden.

4.Waardering en afschrijving van vaste activa

De hoogte van de jaarlijkse afschrijving wordt bepaald door wettelijke voorschriften of indien specifiek aangegeven, in andere gevallen door de volgende factoren:

• ·

  de aanschafwaarde;

• ·

  de verwachte gebruiksduur;

• ·

  de verwachte restwaarde;

• ·

  de afschrijvingsmethode;

• ·

  bijdragen van derden die een direct aantoonbare relatie hebben met de investering.

De aanschafwaardeis de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaf-fingskosten van de gebruikte grondstoffen en overige kosten die rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend.

De verwachte gebruiksduur (economische levensduur) berust meestal op een schatting. Ervaringsgegevens zijn hierbij een nuttig hulpmiddel. In de bijlage “waardering en afschrijving vaste activa” is in de rechter kolom de economische levensduur vermeld.

De verwachte restwaarde is de vermoedelijke verkoopopbrengst van een afgeschreven actief; deze mag niet in mindering worden gebracht op de aanschafwaarde van het vervangingsobject maar moet, als de opbrengst hoger is dan de verwachte en geraamde restwaarde, als incidentele baat in de exploitatie worden verantwoord.

Als afschrijvingsmethode wordt normaliter de methode van lineaire afschrijvingen gehan-teerd. Vaak wordt deze methode toegepast als de onderhoudskosten in de gebruiksperiode zullen stijgen. Incidenteel wordt hiervan afgeweken, omdat de wet- of regelgeving dit voorschrijft of om fluctuaties te voorkomen bij tarieven e.d.

Brutoverantwoording:

Vaste activa dienen bruto te worden geactiveerd. Alleen van derden ontvangen vergoedingen (bijvoorbeeld subsidies) die een directe relatie hebben met de investering mogen verrekend worden. Deze investeringen dienen dus geactiveerd te worden voor de kostprijs. De reserve moet gebruikt worden ter dekking van de kapitaallasten. De reserve valt dan gedurende de afschrijvingstermijn vrij ten gunste van de exploitatie.

Door de bruto-methode ontstaat een goed inzicht in de werkelijke kostprijs en de financieringsvorm van de investering; wel wordt de staat van reserves en voorzieningen en de exploitatie “opgeblazen”. Daarnaast wordt het inzicht in de financiële positie van de gemeente bevorderd, omdat de bezittingen en de financiering hiervan afzonderlijk blijken uit de balans.

Financiële vaste activa:

Zoals hierboven vermeld worden financiële vaste activa afzonderlijk opgenomen op de balans. Tot de financiële vaste activa behoren o.a. investeringssubsidies. Er is géén wettelijke afschrijvingstermijn bepaald voor deze activa. Aangezien de bijdragen aan activa van derden (de investeringssubsidies) meestal subsidies betreffen aan sport- en welzijnsinstellingen voor hun accommodaties, waarvan de gemiddelde afschrijvingstermijn 25 jaar bedraagt, is in de afschrijvingstabel vermeld dat de afschrijvingstermijn voor investeringssubsidies gelijk is aan de afschrijvingstermijn van gelijkwaardige gemeentelijke activa.

Voor bijdragen aan activa in eigendom van derden is in het BBV een nieuw artikel opgenomen. De bijdrage dient te voldoen aan alle in dit artikel opgenomen voorwaarden. Het artikel luidt als volgt:

Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: a. er sprake is van een investering door een derde;

• b.

  de investering bijdraagt aan de publieke taak;

• c.

  het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en d. de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.

Belangrijk is vooral de bepaling onder lid d. Indien de bijdrage hier niet aan voldoet, mag de bijdrage voortaan niet langer als investering worden geactiveerd, maar dient volledig ten laste van het resultaat te worden gebracht.

Start afschrijving:

De afschrijving start in het jaar na beschikbaarstelling van het krediet, mits het actief in dat jaar ook gereed komt/verworven wordt. Uitzondering hierop is de afschrijving van activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut, die in één keer ten laste van een reserve wordt afgeschreven. De aanwezige boekwaarde wordt vanaf het jaar van beschikbaarstelling afgeschreven.

De hoogte van de afschrijving wordt bepaald door de geraamde boekwaarde gedeeld door de verwachte levensduur.

5.Rentetoerekening

Omdat de rente voor het lenen van geld meestal hoger is dan de rente over het eigen vermogen, wordt het eigen vermogen ingezet als eigen financieringsmiddel voor de gemeentelijke investeringen.

Hoewel de gemeente over de inzet van het eigen vermogen (reserves) geen externe rente hoeft te betalen wordt over die inzet fictieve rente berekend, de zogenaamde bespaarde rente. Deze fictieve rente wordt, evenals de werkelijk betaalde rente, via de renteomslag toegerekend als kostenpost aan de investeringen (activa). Door de toerekening van de totale rentekosten (inclusief de fictieve rente) aan de activa, ontstaat er ook een rente-inkomst. Tegenover de rentekosten staat dus eenzelfde bedrag aan rente-inkomsten.

Voorafgaand aan de begrotingssamenstelling worden rentepercentages vastgesteld voor:

• a.

  Renteverrekening grondexploitatie (via een rentestaffel).

• b.

  Reserves en voorzieningen van de algemene dienst.

• c.

  Investeringen.

In de kadernota, die jaarlijks wordt opgesteld, worden bovengenoemde rentepercentages opgenomen.

Rentetoerekening investeringen:

Uitgangspunt bij de rentetoerekening investeringen is dat de rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari van het jaar. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt bepaald op basis van het rentetotaal van het eigen vermogen en het vreemd vermogen in relatie tot de activa.

Uitzonderingen hierop zijn:

• -

  nieuwe investeringen met betrekking tot riolering. Hieraan wordt geen rente toegerekend.

• -

  investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut die in één keer ten laste van een reserve worden afgeschreven. Hieraan wordt geen rente toegerekend. Aan de gekoppelde reserve wordt ook geen rente toegerekend.

• -

  investeringen met een economisch nut waarvan de kapitaallasten geheel worden gedekt uit een reserve of voorziening. Hieraan wordt geen rente toegerekend. Aan de gekoppelde reserve/voorziening wordt ook geen rente toegerekend.

Overzicht “Waardering en afschrijving vaste activa”

De materiële vaste activa met economisch nut en de bij raadsbesluit geactiveerde activa met een meerjarig maatschappelijk nut, zoals bedoeld in artikel 35 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), worden lineair afgeschreven conform onderstaande tabel, tenzij bij raadsbesluit anders besloten is.

In de tweede kolom van het overzicht is aangegeven of het actief van economisch of maatschappelijk nut is.

Voor specifieke voorzieningen/ investeringen op het gebied van sport, recreatie en toerisme, zijn de afgelopen jaren notities opgesteld, namelijk de notities “meerjaren onderhouds- en vervangingsplan gemeentelijke zaal- en veldsportaccommodaties 2003-2022” en “meerjaren onderhouds- en vervangingsplan toeristisch-recreatieve voorzieningen 2004-2023”. In deze notities zijn de afschrijvingstermijnen voor deze investeringen nader bepaald. Hierbij wordt opgemerkt dat vervangingsinvesteringen die ten laste van de voorzieningen “sport” of ”toeristisch-recreatieve voorzieningen” komen, niet geactiveerd worden; hierop wordt dus niet afgeschreven.

In het Gemeentelijk Rioleringsplan zijn de landelijk gehanteerde technische levensduur van riolerings-onderdelen genoemd.

Onderstaand volgt een opsomming van deze activa met de bijbehorende afschrijvingstermijnen.

Bijlage D. Treasurystatuut

De raad der gemeente Weert;

Gelezen het voorstel van het College van burgemeester en wethouders;

Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, de Wet financiering decentrale overheden en de regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden;

Besluit:

Vast te stellen het navolgende Treasurystatuut.

I Begrippenkader

Artikel 1

In dit statuut wordt verstaan onder:

• -

  Derivaten: Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties, zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren.

• -

  Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar. Deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen.

• -

  Geldstromenbeheer: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer).

• -

  Intern liquiditeitsrisico: De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeiten-planning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen.

• -

  Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar.

• -

  Koersrisico: Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen.

• -

  Kredietrisico: De risico’s op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit.

• -

  Liquiditeitenbeheer: Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar.

• -

  Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid.

• -

  Rating: De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier.

• -

  Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen.

• -

  Renterisiconorm: Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het begrotingstotaal van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden.

• -

  Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding.

• -

  Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen.

• -

  Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling.

• -

  Solvabiliteitsratio van 0%: Status die door een bancaire toezichthouder in een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (EER – lidstaat Europese Unie uitgebreid met Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) aan het schuldpapier van een instelling kan worden toegekend.

• -

  Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteuren-beheer.

• -

  Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

II Doelstellingen van de treasuryfunctie

Artikel 2

De treasuryfunctie van de gemeente dient tot:

• 1.

  Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities;

• 2.

  Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s;

• 3.

  Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

• 4.

  Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectie-velijk de limieten en richtlijnen van het treasurystatuut.

Risicobeheer

III Uitgangspunten risicobeheer

Artikel 3

Met betrekking tot risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

• 1.

  De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de Gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf advies van de sector Bedrijfsvoering wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij.

• 2.

  De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

• 3.

  Het gebruik van derivaten is toegestaan maar deze worden uitsluitend toegepast ter beperking van financiële risico’s. Alvorens een derivatentransactie wordt afgesloten wint de gemeente het advies in van een externe adviseur.

IV Renterisicobeheer

Artikel 4

• 1.

  De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido;

• 2.

  De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido;

• 3.

  Nieuwe leningen of uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning;

• 4.

  De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening of uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestructuur, rentestand en de rentevisie;

• 5.

  Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van uitzettingen.

V Koersrisicobeheer

Artikel 5

• 1.

  De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s, onderhandse leningen, obligaties, medium term notes (MTN) en garantieproducten, waarbij de hoofdsom is gegarandeerd.

• 2.

  Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 7 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

VI Kredietrisicobeheer

Artikel 6

• 1.

  De gemeente beperkt de kredietrisico’s op uitzettingen, door haar gelden te beleggen in Financiële instellingen of te participeren in beleggingsproducten van Financiële instellingen met ten minste een A-2 rating voor looptijden tot 3 maanden en een AA-rating bij looptijden > 3 maanden;

• 2.

  Ratings dienen afgegeven te zijn door 2 toegestane ratingbureaus. De toegestane ratingbureaus zijn Standard & Poors, Moody’s en Fitch IBCA;

3.Financiële instellingen dienen in landen met minimaal een AA-rating gevestigd te zijn of anderszins onder EER-toezicht te vallen, zoals De Nederlandsche en de Verzekeringskamer;

4.De gemeente mag gelden tijdelijk uitzetten bij (Nederlandse) overheden en andere publiekrechterlijke lichamen met een solvabiliteitsratio van 0 %;

5.Als de rating van een financiële instelling waarbij de gemeente Weert geld heeft uitgezet tijdens de looptijd van een uitzetting daalt tot onder het hierboven genoemde ratingniveau zal beoordeeld worden of de belegging wordt beëindigd.

VII Intern liquiditeitsrisicobeheer

Artikel 7

De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een korte termijn liquiditeitenplanning (looptijd tot één jaar), alsmede een meerjarige liquiditeitenplanning met een looptijd van minimaal 4 jaar.

VIII Valutarisicobeheer

Artikel 8

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de euro.

Gemeentefinanciering

IX Financiering

Artikel 9

Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak;

• 2.

  Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken teneinde het renteresultaat te optimaliseren;

• 3.

  Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen en medium term notes (MTN);

• 4.

  De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 3 instellingen alvorens een financiering wordt aangetrokken.

X Langlopende uitzettingen

Artikel 10

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 4, 5 en 6 genoemde voorwaarden;

• 2.

  De gemeente vraagt offertes op bij minimaal 3 instellingen, d ie voldoen aan de in artikel 6 gestelde uitgangspunten, alvorens een langlopende uitzetting wordt gedaan.

XI Relatiebeheer

Artikel 11

De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste ééns in de 5 jaar beoordeeld;

• 2.

  Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in artikel 6;

• 3.

  Financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) dienen onder Nederlands of anderszins EER-toezicht (lidstaten Europese Unie en Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) te vallen, zoals De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer;

• 4.

  Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen.

Kasbeheer

XII Geldstromenbeheer

Artikel 12

Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

• 1.

  Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen.

• 2.

  Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank.

XIII Saldo- en liquiditeitenbeheer

Artikel 13

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

• 1.

  De gemeente streeft naar concentratie van de overtollige liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

• 2.

  Indien er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt - conform artikel 4 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden;

• 3.

  Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;

• 4.

  Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant, daggeld, spaarrekeningen en deposito’s;

• 5.

  Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 6 genoemde tegenpartijen toegestaan.

Administratieve organisatie en interne controle

XIV Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

Artikel 14

In het kader van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het

gebied van administratieve organisatie en interne controle.

• 1.

  De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten dienen op eenduidige wijze schriftelijk te worden vastgelegd;

• 2.

  De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

  • ·

    de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

  • ·

    de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

  • ·

    de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn;

• 3.

  Bevoegdheden dienen via delegatie en mandaat nader schriftelijk te worden vastgelegd;

• 4.

  Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

  • ·

    iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe);

  • ·

    de uitvoering en controle geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

  • ·

    de uitvoering en registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen;

• 5.

  Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie zonder tussenkomst van de personen die bevoegd zijn tot het sluiten van de transacties;

• 6.

  De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten en gecontroleerd door de functionaris die belast is met de interne controle.

XV Verantwoordelijkheden

Artikel 15

De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

XVI Bevoegdheden

Artikel 16

In onderstaande tabel staan bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten weergegeven alsmede de daarbij benodigde fiattering.

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer (tot een jaar)

Bankrelatiebeheer

Risicobeheer

Financiering en uitzetting (langer dan 1 jaar)

XVII Informatievoorziening

Artikel 17

Met betrekking tot de treasuryactiviteiten dient tenminste de in de onderstaande tabel opgenomen informatie te worden verstrekt door de betreffende functionarissen:

XVIII Inwerkingtreding

Artikel 18

Dit treasurystatuut treedt in werking met ingang van 1 januari 2010.

Memorie van toelichting

In dit treasurystatuut wordt het treasurybeleid van de gemeente op hoofdlijnen vastgelegd. Dat gebeurt in de eerste plaats door het aangeven van de doelstellingen van de treasury-functie (in artikel 2). Vervolgens geeft het bestuur in het statuut aan binnen welke richtlijnen en limieten de doelstellingen dienen te worden gerealiseerd. Een richtlijn is een bindend voorschrift voor een handelwijze die gevolgd moet worden en een limiet is een type richtlijn die een uiterste grens aangeeft. Een belangrijk deel van de limieten en richtlijnen is bepaald door de Wet fido. Middels de limieten en richtlijnen wordt het “risicoprofiel” van de gemeente bepaald, waarbinnen de treasuryactiviteiten dienen te worden uitgevoerd.

De treasuryparagraafin de begroting geeft debeleidsplannen voor de treasuryfunctie voor de komende jaren en in het bijzonder voor het eerstkomende jaar weer. Het bevat onder meer gegevens over de algemene ontwikkelingen en de concrete beleidsplannen binnen de kaders van het statuut. Het gaat hierbij vooral om de plannen voor het risicobeheer, de gemeentefinanciering (analyse financieringspositie, leningen- en garantieportefeuille en uitzettingsportefeuille) en het kasbeheer. Uit de toelichting zal moeten blijken dat de plannen binnen de kaders van de Wet fido en het treasurystatuut blijven. De treasuryparagraaf in het jaarverslag geeft in het bijzonder een verschillenanalyse tussen de plannen zoals deze zijn opgenomen in de begroting en de realisatie in het verslagjaar.

Artikel 2 In artikel 2 worden de doelstellingen van de treasuryfunctie van de gemeen-te weergegeven, hieronder worden deze doelstellingen afzonderlijk toege-licht.

Artikel 2 lid 1 In de eerste plaats dient de treasury ervoor te zorgen dat de gemeente “duurzaam toegang heeft tot de financiële markten tegen acceptabele condities”. De treasury dient te waarborgen dat de gemeente duurzaam in staat is de voor haar activiteiten benodigde middelen aan te trekken c.q. haar overtollige middelen uit te zetten op de financiële markten (bijv. bij banken). De condities die daar bij worden bedongen dienen, in het licht van de op het betreffende moment gebruikelijke condities, acceptabel (tenminste marktconform) te zijn.

Artikel 2 lid 2 Door haar activiteiten loopt de gemeente de volgende financiële risico’s: renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s, interne liquiditeitsrisico’s en valutarisico’s. Het is de taak van de treasury dergelijke risico’s zo veel mogelijk te beperken. In de artikelen 4 tot en met 8 wordt aangegeven op welke wijze dit wordt gewaarborgd.

Artikel 2 lid 3 De derde doelstelling van de treasuryfunctie is het minimaliseren van de kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities. Deze kosten bestaan o.a. uit rentekosten, provisies en kosten van het betalings-verkeer. Het is de taak van de treasury het beheer zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Artikel 2 lid 4 De gemeente streeft ernaar de renteresultaten te optimaliseren. Dit bete-kent dat de gemeente geen middelen onbenut laat maar streeft naar zo hoog mogelijke renteopbrengsten (c.q. zo laag mogelijke rentekosten) zonder dat daarbij overmatige risico’s worden gelopen. De prioriteiten van de treasuryfunctie liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico’s, de treasuryfunctie is immers géén winstgerichte afdeling (“profit center”). Binnen het acceptabele risicoprofiel zoals vast-gesteld in de Wet fido en dit treasurystatuut kan desondanks worden gestreefd naar optimalisatie van de renteresultaten.

Artikel 3 lid 1 De Wet fido geeft twee belangrijke beleidsmatige uitgangspunten met betrekking tot treasury. Dit betreft de “publieke taak” waarvoor leningen en garanties dienen enerzijds en het prudente karakter van (overige) uitzettingen anderzijds. Er wordt hierbij dus een specifiek onderscheid gemaakt tussen het verstrekken van leningen “uit hoofde van de publieke taak” en het uitzetten van middelen “uit hoofde van treasury”.

De wet stelt geen eisen aan het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak. Wel wordt in de toelichting op de Wet fido het volgende aangegeven: “Het gemeentebestuur bepaalt de publieke taak. De begroting en de begrotingswijzigingen bepalen het budgettaire kader voor de uitoefening van de publieke taak”. In dit licht is het dus niet Financiën die het politieke besluit voor dergelijke garanties en leningen voorbereidt. Wel wordt geadviseerd dat het gemeentebestuur advies van de product-verantwoordelijke afdeling inwint alvorens een beslissing te nemen t.a.v. het verstrekken van leningen of garanties uit hoofde van de publieke taak. De gemeente Weert heeft dit advies overgenomen.

De sector Bedrijfsvoering adviseert over bijv. financieringsvoorwaarden en de implicaties van de betreffende aanvraag voor de totale financiële positie van de gemeente. Daarnaast is het van belang dat de sector Bedrijfsvoering de betreffende aanvraag opneemt in de liquiditeitenplanning.

Artikel 3 lid 2 Conform de Wet fido, dienen uitzettingen “uit hoofde van treasury” (zie toelichting artikel 3 lid 1) een prudent karakter te hebben.

In de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen wordt het begrip “prudent” nader uitgewerkt. Het aangaan van financiële transacties met als oogmerk die financiële waarden te zijner tijd eventueel met winst te verkopen, is nadrukkelijk niet toegestaan (zie artikel 2 lid 2 Wet fido en de memorie van toelichting op de Wet fido). Bankachtige activiteiten – het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen – zijn als gevolg van deze bepaling verboden. De richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut vallen binnen de kaders van de Wet fido.

De limieten en richtlijnen van dit treasurystatuut zijn specifiek geformuleerd om het prudente karakter van de uitzettingen uit hoofde van treasury te garanderen en hebben derhalve géén betrekking op (eventueel) verstrekte leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” van de gemeente.

Artikel 3 lid 3 Derivaten zijn financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde. Derivaten kennen een breed toepassings-gebied en worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. De Wet fido stelt dat derivaten uitsluitend mogen worden gebruikt ter beperking van financiële risico’s.

Gezien de (mogelijke) complexiteit van derivaten en de beperkte kennis binnen de organisatie omtrent dergelijke instrumenten, zal vooraf advies worden ingewonnen van een onafhankelijke adviseur.

Artikel 4 lid 1 Renterisicobeheer omvat het beperken van de invloed van (externe) rentewijzigingen op de financiële resultaten van de gemeente.

Een belangrijk uitgangspunt van de Wet fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Teneinde een grens te stellen aan korte financiering (met een rentetypische looptijd tot één jaar) is in de Wet fido (evenals in de Wet filo) de kasgeldlimiet opgenomen. Juist voor korte financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct een relatief grote invloed hebben op de rentelasten. De kasgeldlimiet wordt berekend, middels het percentage conform de richtlijnen van het Ministerie, van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar (zie artikel 3 en 4 van de Wet fido en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden).

Artikel 4 lid 2 Het doel van de renterisiconorm is het beheersen van de renterisico’s op de vaste schuld (schuld met een rentetypische looptijd van één jaar of langer) door het aanbrengen van spreiding in de looptijden in de leningenporte-feuille. De renterisiconorm kan worden berekend door een vastgesteld percentage (in 2001 30%, daarna 20%) te vermenigvuldigen met de totale vaste schuld (zie artikel 6 van de Wet fido en de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden).

Artikel 4 lid 3 Afstemming op de liquiditeitenplanning beoogt bedragen slechts te lenen cq. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig respectievelijk beschikbaar zijn.

Artikel 4 lid 4 Een rentevisie is een toekomstverwachting over de rente-ontwikkeling, op basis waarvan een financierings- en beleggingsbeleid wordt gevoerd. Afhankelijk van de (interne- of externe) ontwikkelingen zal de gemeente haar rentevisie actualiseren. De rentevisie kan daarbij gebaseerd worden op de rentevisie van enkele gezaghebbende financiële instellingen, zoals de huisbankier. Afstemming van het beleid op de rentevisie betekent bijvoorbeeld het uitstellen van uitzettingen met een lange looptijd op het moment dat men een rentestijging verwacht.

Artikel 4 lid 5 Door spreiding aan te brengen in de rentetypische looptijd (de periode dat de rente van een uitzetting vast is) van uitzettingen wordt de invloed van een rentedaling op de renteresultaten gespreid over meerdere jaren. Deze spreiding is slechts mogelijk indien uit de liquiditeitenplanning blijkt dat middelen gedurende een langere periode beschikbaar zijn.

Artikel 5 lid 1 Ten aanzien van de financiële instrumenten die kunnen worden gehanteerd voor uitzettingen in het kader van treasury, geldt in de Wet fido als belang-rijkste uitgangspunt dat de hoofdsom van de betreffende uitzetting in tact blijft. Bij alle in dit artikel genoemde producten wordt aan het einde van de looptijd ten minste de hoofdsom (bij vastrentende waarden de “nominale waarde”) uitgekeerd.

Bij het uitzetten van gelden op rekening courant, spaarrekening, daggeld of deposito’s worden géén koersrisico’s gelopen. Het kan bij dergelijke producten echter voorkomen dat de opnamemogelijkheden beperkt zijn (in het bijzonder bij deposito’s en soms bij een spaarrekening).

Medium term notes zijn vastrentende waarden die (tussentijds) verhande-lbaar zijn. Bij tussentijdse verkoop kunnen koersrisico’s worden gelopen. Wanneer deze waarden tot het einde van hun looptijd worden aangehouden zal minimaal de nominale waarde worden uitgekeerd.

Garantieproducten zijn beleggingsproducten waarbij de uitgevende (financiële) instelling garandeert dat op de afloopdatum (een bepaald percentage van) de hoofdsom wordt uitgekeerd. Garantieproducten keren vaak minder of geen rente uit en bieden in plaats daarvan bijvoorbeeld een rendement dat gebaseerd is op een aandelen-index (zoals de AEX-index). Garantieproducten waarbij minder dan 100% van de hoofdsom wordt gegarandeerd zijn expliciet niet toegestaan onder de Wet fido.

Bij garantieproducten is vaak enkel de hoofdsom gegarandeerd. Aangezien de reële waarde (de koopkracht) van de hoofdsom door inflatie kan verminderen, verdient het de aanbeveling om bij een langere looptijd naast een hoofdsomgarantie een minimaal rendement (bijv. ter hoogte van het inflatieniveau) te eisen.

Voor uitzettingen uit hoofde van de publieke taak van de gemeente worden in dit treasurystatuut geen richtlijnen met betrekking tot producten opgeno-en. Van belang is dat de Gemeenteraad bepaalt dat de betreffende uitzet-ing tot de “publieke taak” van de gemeente behoort. In dit kader is het bijvoorbeeld mogelijk dat uitzettingen in de vorm van aandelen tot de publieke taak behoren.

Artikel 5 lid 2 Koersrisico’s kunnen nooit volledig worden uitgesloten. Als de organisatie in een vastrentend product heeft belegd maar - wegens wijziging in de liquiditeitenplanning - voor de afloopdatum deze uitzetting moet verkopen, dan wordt niet 100% van de hoofdsom terugbetaald, maar de huidige waarde van de uitzetting afhankelijk van de rente en resterende looptijd. Om deze koersrisico’s zoveel mogelijk te beperken stemt de gemeente de looptijd van de uitzetting af met de liquiditeitenplanning.

Artikel 6 lid Ter beperking van kredietrisico’s zijn in dit artikel richtlijnen opgenomen voor de minimale kredietwaardigheid van de partijen waar de gemeente middelen uitzet / belegt.

Een (credit-)rating is een beoordeling van de kredietwaardigheid van een instelling, die voor zowel de korte als voor de lange termijn wordt verschaft door gerenommeerde rating “agencies” zoals Standard & Poor’s, Moody’s en Fitch IBCA. De hoogste kredietwaardigheid wordt bij Standard & Poor’s en Fitch IBCA weergegeven met AAA, gevolgd door AA en A. Moody’s kwalificeert van hoog naar laag Aaa, Aa en A. Daarnaast kent men kwalificaties met letters B, C en D. Een A-rating staat voor “zeer kredietwaardig”.

Een solvabiliteitsratio van 0% (ofwel een “solvabiliteitsvrije status”) is een status die door een bancaire toezichthouder in een EER-lidstaat (bijv. De Nederlandsche Bank) wordt toegekend aan het schuldpapier van een instelling. Deze status houdt in dat een bank voor desbetreffend papier geen reserves (0%) hoeft aan te houden en wordt onder meer toegekend aan papier uitgegeven of gegarandeerd door (centrale) overheden. Het is de gemeente dus toegestaan om bij andere overheden geld uit te zetten, of om te beleggen in papier waaraan een overheidsgarantie is verbonden (zoals door het WSW geborgde leningen van woningcorporaties).

Artikel 7 Interne liquiditeitsrisico’s doen zich bijvoorbeeld voor wanneer de gemeente gelden voor een bepaalde periode heeft uitgezet en gedurende de looptijd van de uitzetting blijkt dat de gelden (onverwacht) nodig zijn voor het doen van een investering. Dit kan tot gevolg hebben dat de gemeente tijdelijk een lening moet aantrekken (wanneer de uitzettingen vast staan in bijvoor-beeld een deposito) ofwel tussentijds een uitzetting moet verkopen (bijvoorbeeld een obligatie). In beide gevallen kan dit negatieve gevolgen hebben voor de financiële resultaten.

Ter beperking van dit risico baseert de gemeente haar financiële transacties op een liquiditeitenplanning waarin de toekomstige inkomsten en uitgaven van de gehele organisatie zijn gepland. Teneinde aansluiting te zoeken op de meerjarige investeringsplanning van de gemeente is gekozen een liquiditeitenplanning met een periode van 4 jaar op te stellen.

In de praktijk is het opstellen van een betrouwbare en nauwkeurige liquiditeitenplanning niet eenvoudig. Dit heeft te maken met de inherente onzekerheden die verbonden zijn aan de activiteiten van de gemeente en de hieraan verbonden financiële gevolgen. Het is daarom van groot belang dat de sector Bedrijfsvoering juist, tijdig en volledig wordt geïnformeerd door de overige afdelingen over de financiële gevolgen van hun activiteiten.

Artikel 8 Dit betreft een ongewijzigde voortzetting van het beleid binnen de gemeente.

Artikel 9 lid 1 Het aantrekken van gelden met als doel deze met winstoogmerk te beleggen is door artikel 2 lid 2 van de Wet fido (zie ook memorie van toelichting op de Wet fido) nadrukkelijk niet toegestaan.

Artikel 9 lid 2 Teneinde de renteresultaten te optimaliseren wordt zoveel mogelijk intern gefinancierd.

Artikel 9 lid 3 Onderhandse geldleningen zijn leningen waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geldgevende partij kunnen worden vastgesteld.

Een Medium Term Note (MTN) is een verhandelbare schuldbekentenis aan toonder, met een minimumlooptijd van twee jaar. Deze maakt onderdeel uit van een medium term note programma.

Artikel 9 lid 4 Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van financieringen te waarborgen, voor bijv. te betalen rentepercentages, provisies, (boete)-clausules bij vervroegde aflossing etc. Middels het opvragen van meerdere offertes wordt bereikt dat de gemeente een beter beeld heeft van de op dat moment gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt.

Artikel 10 Uitzetting betreft het uitzetten van middelen (uit hoofde van treasury) voor een periode langer dan één jaar. In het onderdeel Risicobeheer (artikel 3 tot en met 8) is gedefinieerd op welke wijze de gemeente het prudente karakter van haar uitzettingen waarborgt. In dit artikel worden aanvullende richtlijnen met betrekking tot uitzettingen geformuleerd.

Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van uitzettingen te waarborgen, voor bijv. het ontvangen rentepercentage, de hoogte van transactiekosten etc. Middels het opvragen van meerdere offertes wordt bereikt dat de gemeente een beter beeld heeft van de alsdan gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt.

Artikel 11 lid 1 Op het gebied van relatiebeheer beoogt de treasury het realiseren van zo gunstig mogelijke condities voor de door haar af te nemen diensten. Teneinde structuur aan te brengen in de momenten waarop de beoordeling van bankrelaties plaats heeft, is opgenomen dat deze beoordeling minimaal eens in de 5 jaar plaats moet hebben.

Artikel 11 lid 3 Tussenpersonen hebben een intermediairsfunctie bij het afsluiten van financiële transacties en vallen niet onder de “tegenpartijen”. De vereisten van lid 2 zijn voor tussenpersonen dan ook niet van toepassing. Teneinde dit te ondervangen stelt de gemeente voor tussenpersonen als eis dat zij onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) staan en daarvan een vergunning als makelaar hebben ontvangen.

Artikel 12 lid 1 Geldstromenbeheer omvat met name het zorgdragen voor een efficiënt betalingsverkeer. Geldstromen kunnen bijvoorbeeld op elkaar worden afgestemd door een betalingsdatum af te stemmen op bepaalde verwachte ontvangsten. Hiermee wordt voorkomen dat de gemeente tijdelijk middelen aan moet trekken (cq. middelen aan haar uitzettingenportefeuille moet onttrekken) teneinde de betreffende betaling (tijdelijk) te financieren.

Artikel 12 lid 2 Het laten uitvoeren van het betalingsverkeer door één bank heeft als voordeel dat er geen kosten hoeven te worden gemaakt om gelden tussen verschillende banken over te boeken.

Artikel 13 lid 1 Het saldo en liquiditeitenbeheer betreft het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen(-courant) van de gemeente. Teneinde de noodzaak tot het doen van interne overboekingen te beperken, worden verschillende rekeningen die de gemeente bij één bank aanhoudt opgenomen in een rentecompensatiecircuit. Ditis een systeem waarbij de (valutaire) debet- en creditsaldi van alle rekeningen van een organisatie worden samengevoegd tot één gecombineerd saldo, waarover de rente wordt berekend.

Artikel 13 lid 3 In dit lid worden limitatief de mogelijke korte termijn financierings-instrumenten benoemd. De term daggeld (ook wel callgeld genoemd) staat voor een opgenomen of uitgezette lening voor onbepaalde tijd die dagelijks gewijzigd kan worden. Kasgeldleningen zijn niet verhandelbare leningen voor een vast bedrag en een vaste periode (maximaal 2 jaar) en tegen een vast rentepercentage. Kredietlimiet op de rekening-courant betreft de mogelijkheid debet (“rood”) te staan op de rekening-courant.

Artikel 14 Bij de treasuryfunctie zijn veel personen en organen betrokken. Het statuut legt expliciet het delegatie- en mandateringspatroon vast, in casu welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden de betrokken partijen hebben. Met het oog op de omvang van de transacties en de hiermee samenhangende risico’s, is in dit artikel een aantal specifieke uitgangspunten opgenomen teneinde een transparante functiescheiding aan te brengen tussen beleidsbepaling en de uitvoering en tussen de administratie en controle op financiële transacties.

Artikel 15 De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de functionarissen die binnen de gemeente betrokken zijn bij de treasuryactiviteiten zijn in artikel 15 respectievelijk artikel 16 beschreven. De toekenning van de genoemde functies en bijbehorende bevoegdheden en verantwoordelijkheden aan functies en/of functionarissen vindt plaats via de hiertoe dienende documenten (mandaten, besluiten e.d.). Deze verantwoordelijkheden dienen te worden gecommuniceerd naar de betrokkenen.

Artikel 16 De eindverantwoordelijkheid voor het treasurybeleid ligt primair bij het bestuur van de gemeente. Teneinde niet onnodig te worden belast met het dagelijkse treasurybeheer draagt het bestuur een deel van haar bevoegd-heden over aan de ambtelijke organisatie. De praktische uitvoering van het beleid heeft dus vooral op ambtelijk niveau plaats, wat als voordeel heeft dat er slagvaardiger kan worden geopereerd. Bij de toewijzing van bevoegdheden is zoveel mogelijk rekening gehouden met de vereiste functiescheiding tussen besluitvorming, uitvoering, administratie en controle.

Artikel 17 De tabel in dit artikel geeft weer op welke wijze de informatievoorziening wordt gewaarborgd voor: operationele informatie (punt 1 en 2), beleidsmatige informatie (punt 3) en verantwoordingsinformatie (punt 4, 5 en 6). Het verstrekken van juiste, tijdige, volledige en relevante verantwoordingsinformatie moet gerekend worden tot de belangrijkste voorwaarden voor het kunnen beheersen van de financiële en interne risico’s van de gemeente.

Artikel 17 pt. 1 Sectorcontrollers dienen “incidenteel” informatie te verschaffen op de momenten waarop zich significante wijzigingen voordoen in hun verwachtingen omtrent tijdstip of omvang van toekomstige betalingen of ontvangsten (bijv. bij uitstel van een grote investering).

Administratieve begrotingswijzigingen 1. Inleiding

Sinds de invoering van het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) in 2004 autoriseert de raad bij de begrotingsvaststelling het college op programmaniveau uitgaven te doen en inkomsten te verwerven. In haar controlerende rol kijkt de gemeenteraad of het college zich houdt aan de afspraken. Dit gebeurt onder andere bij de behandeling van de voorjaarsnota, de najaarsnota en de jaarrekening.

Voor alle soorten wijzigingen dienen afzonderlijke afspraken gemaakt te worden. Onderstaand zijn deze nader uitgewerkt, behoudens de bevoegdheden van de gemeenteraad ten aanzien van beleids- en begrotingswijzigingen, omdat deze in de verordening ex artikel 212 GW zijn vastgelegd.

2. Verschuiving van budgetten tussen producten binnen één programma

Algemeen

Op basis van het BBV mag het college van B&W budgetten tussen producten binnen één programma overhevelen, mits het budgettair neutraal is, de geformuleerde doelstellingen gehaald worden en het geen nieuw beleid betreft. Uitgangspunt is dat er geen verschuivingen over wettelijke kostensoorten (categoriale indeling gemeenten volgens het BBV) plaatsvinden. Uiteraard zijn er in de praktijk situaties denkbaar waarbij verschuivingen over wettelijke categorieën “binnen de aard van werkzaamheden” vallen. Dit wordt per situatie beoordeeld.

Verwerking

Na besluitvorming door het college van B&W worden bovengenoemde mutaties verwerkt in de voorjaarsnota en/of de najaarsnota.

3. Administratieve begrotingswijzigingen

Algemeen

Onder een administratieve begrotingswijziging wordt verstaan het tussentijds bijstellen van de begroting zonder dat er budgettaire consequenties, beleidswijzigingen of nieuw beleid aan ten grondslag liggen. De bijstelling wordt gedaan op basis van voortschrijdend inzicht in de bedrijfsvoering en mag niet programma- en productoverstijgend zijn. Uitzonderingen hierop zijn onderstaand toegelicht onder 1 en 2. Kostenplaatsen, niet zijnde reguliere sector- en afdelingskostenplaatsen, worden in dit kader ook als producten beschouwd (bijv. gebouwenbeheer, catering, enz.). De administratieve wijziging wordt niet aan het college van B&W en aan de gemeenteraad voorgelegd.

Voorbeelden van een administratieve begrotingswijziging zijn:

• -

  verschuivingen van ramingen op kostencategorieën binnen dezelfde wettelijke kostensoort (categoriale indeling gemeenten volgens het BBV). Deze verschuivingen moeten wel “binnen de aard van de werkzaamheden” liggen (bijv. onderhoud versus uitbesteed onderhoud).

• -

  verschuiving tussen salariskosten en personeel van derden in het kader van de onderuitputting van salariskosten op de afdelingskostenplaatsen (in dit geval is een verschuiving tussen wettelijke categorieën toegestaan).

  • 1.

    Kapitaalkredieten in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut ten laste van een reserve

Door de raad worden kapitaalkredieten beschikbaar gesteld in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut die in één keer worden afgeschreven ten laste van een reserve (bijv. revitaliseringen ten laste van de reserve stadsuitleg). Via een begrotingswijziging wordt de afschrijving van het geactiveerde krediet op het betreffende programma geraamd, de aanwending van de reserve wordt conform de voorschriften in het overzicht van mutaties in reserves (functie 980) geraamd. Het gaat hierbij om grote investeringsbedragen. In de praktijk worden deze investeringen meestal niet in één jaar uitgevoerd maar in meerdere jaren. Hierdoor kunnen in de jaarrekening grote afwijkingen tussen begroting en realisatie ontstaan, zowel op de programma’s als bij de aanwending van reserves. Om dit te voorkomen wordt aan het einde van het jaar de raming van de afschrijving op het programma en de aanwending van de reserve op functie 980 aangepast aan de realisatie. Het verschil tussen begroting en realisatie wordt in het volgende begrotingsjaar opnieuw opgevoerd op het programma en op functie 980. Deze bijstelling wordt centraal opgesteld door de afdeling Financiën.

2.Doorwerking van raadsbesluiten lopend begrotingsjaar naar de komende begroting

In het lopende begrotingsjaar worden besluiten genomen die doorwerken naar de al opgestelde (meerjaren)begroting van het komende begrotingsjaar. Dit wordt als zodanig zichtbaar gemaakt in de bijbehorende begrotingswijzigingen; de meerjarenschijven van de lopende begroting worden aangepast. Na de laatste raadsvergadering van het lopende begrotingsjaar wordt de doorwerking naar volgende begrotingsjaren via een administratieve begrotingswijziging verwerkt in de (meerjaren)begroting van het komende begrotingsjaar. Een saldo wordt verrekend met de stelpost “raadsbesluiten tot en met december”. In de voorjaarsnota van het komende begrotingsjaar wordt deze stelpost aangepast.

Verwerking

Voordat een administratieve begrotingswijziging wordt verwerkt door de afdeling Financiën, dient het belegstuk met de voorgestelde wijziging, voorzien van datum en handtekening van de voorzitter van de betreffende sectorstaf, verstrekt te worden. Administratieve wijzigingen worden verwerkt tot het moment dat conform de planning van de jaarrekening op de betreffende onderdelen niet meer gemuteerd mag worden.

Overhevelingscriteria ten aanzien van bugetoverhevelingen:

• 1.

  Is er in het nieuwe begrotingsjaar een regulier budget beschikbaar? Ja, dan in principe niet overhevelen. Nee, overheveling kan noodzakelijk zijn.Ontstaan er onoverkomelijke problemen indien de voorgenomen besteding ten laste komt van het budget van het nieuwe jaar? Dan aangeven waaruit die problemen bestaan. In dat geval is overheveling alsnog mogelijk.

• 2.

  Zijn er problemen te verwachten indien de uitgave in het geheel niet meer plaatsvindt? Nee, dan niet meer overhevelen. Ja, overheveling kan noodzakelijk zijn.Aangegeven dient te worden waaruit de problemen bestaan.

• 3.

  Is de voorgenomen aanwending van middelen in het nieuwe begrotingsjaar gelijk aan de eerder geplande besteding. Met andere woorden is doel en aard van de uitgave waarvoor de middelen besteed worden nog steeds identiek. Nee, dan is er in feite sprake van een claim (bestemmingswijziging). In dat geval dus niet overhevelen. Ja, overheveling kan noodzakelijk zijn.Claims worden betrokken bij de procedure van de integrale afweging.

• 4.

  Heeft op de betreffende post ook al in het voorgaande jaar een overheveling plaatsgevonden? Ja, dan is geen overheveling mogelijk tenzij er sprake is van de situatie onder 5 of 6 genoemd. Nee, overheveling is mogelijk.

• 5.

  Is er een relatie met rijksmiddelen die bij niet besteding moeten worden terugbetaald (en waarbij besteding niet jaargebonden is). Nee, dan niet overhevelen. Ja, overheveling kan noodzakelijk zijn.

• 6.

  Is er sprake van een project opzet waardoor het budget beschikbaar moet blijven tot het einde van het project? Nee, dan niet overhevelen. Ja, dan kan overheveling noodzakelijk zijn. Geef een omschrijving van het project, alsmede van het geplande tijdsbeslag.

Wil een post voor overheveling in aanmerking komen, dan dient steeds aan de criteria 1, 2, 3 en 4 te worden voldaan. Is dit niet het geval dan dient 5 of 6 te gelden.

Voorts geldt dat per post nooit meer kan worden overgeheveld, dan het verschil tussen het –eventueel na begrotingswijziging- totaal begrote bedrag en het per 31 december vastgestelde beloopcijfer (restantbudget).

Er kunnen geen nieuwe bestedingsvoorstellen worden voorgesteld via de procedure van overheveling. De bestemming van de over te hevelen middelen moet gelijk zijn aan de oorspronkelijke bestemming.