Controlstatuut Gemeente Werkendam

Controlstatuut Gemeente Werkendam, versie augustus 2013

 

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Werkendam;

• 1.

  van mening dat het wenselijk is ten behoeve van de uitoefening van de functie concerncontroller regels te stellen

• 2.

  gelet op de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet

besluit:

Het Controlstatuut Gemeente Werkendam vast te stellen

 

Artikel 1: Aanstelling

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders stelt de  concerncontroller aan.

 

Artikel 2: Plaats van de concerncontroller in de organisatie

• 1.

  De concerncontroller is hiërarchisch ondergeschikt aan de algemeen directeur.

• 2.

  De concerncontroller adviseert gevraagd en ongevraagd aan het college van burgemeester en wethouders en directie.

• 3.

  De concerncontroller heeft een eigenstandige controlerende, toetsende en adviserende rol binnen de organisatie (directie, unitmanagers, coördinatoren en medewerkers) en stuurt ten behoeve hiervan de inhoudelijke werkzaamheden van

het control team aan.

• 1.

  De concerncontroller neemt op eigen verzoek of op verzoek van de algemeen directeur deel aan de vergadering van het management overleg.

• 2.

  De concerncontroller neemt op eigen verzoek of op verzoek van een van de deelnemers deel aan het portefeuillehouderoverleg financiën en/of P&O.

• 3.

  De concerncontroller is deelnemer aan de audit commissie.

 

Artikel 3: Taken van de concerncontroller

De concerncontroller draagt zorg voor:

• 1.

  Het gevraagd en ongevraagd adviseren aan het college en de ambtelijke organisatie over rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Onder bedrijfsvoering worden in dit statuut nadrukkelijk de PIJOFACH aspecten begrepen: personeel, inkoop, juridisch, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting.

• 2.

  Het organiseren van, en inhoudelijk afstemmen met, het control team met als doel de gemeente brede control taken zoals opgenomen in dit statuut aan te sturen, door te ontwikkelen en te integreren. Het control team wordt gevormd door de concern-controller en (een aantal) medewerkers die control taken uitvoeren.

• 3.

  Het signaleren van, en rapporteren over, ontwikkelingen en trends ten behoeve van een duurzame gemeentelijke bedrijfsvoering.

• 4.

  Het (doen) opstellen van de noodzakelijke administratieve organisatie, processen en werkafspraken en het (laten) verrichten van de daartoe noodzakelijke interne controles en audits.

• 5.

  Het (laten) actualiseren van de financiële verordeningen zoals voorgeschreven in de vigerende wet- en regelgeving, waaronder de artikelen 212, 213 en 213a van de gemeentewet.

• 6.

  Het (doen) opstellen van het onderzoeksplan doelmatigheid en doeltreffendheid op grond van het artikel 213a en het (laten) uitvoeren van onderzoeken in dat kader.

• 7.

  Het jaarlijks (laten) opstellen van het intern controleplan ten behoeve van de interne controle werkzaamheden, inclusief het normenkader ten behoeve van de accountantscontrole door de accountant.

• 8.

  Het bewaken en door ontwikkelen van de integrale risicomanagement- en risicobeheersing systematiek.

• 9.

  Het beoordelen en bewaken van de integrale kwaliteit van directie-, college- en raadsvoorstellen.

• 10.

  Het in opdracht van de algemeen directeur en/of het college initiëren, begeleiden en verrichten van analyses op bedrijfskundig, organisatorisch en financieel terrein.

• 11.

  Het signaleren van knelpunten in de bedrijfsvoering en het doen van voorstellen ter verbetering en optimalisatie van de bedrijfsvoeringprocessen.

• 12.

  Advisering met betrekking tot het meten en normeren van de bedrijfsvoering (efficiency), de doelmatigheid van het beleid (kosteneffectiviteit) en de doeltreffendheid van het beleid (beleidseffectiviteit).

• 13.

  Toetsing van en advisering bij de producten uit de planning en control cyclus, met specifieke aandacht voor het verbeteren van de kwaliteit en het voorspellend vermogen van rapportages en begrotingen.

• 14.

  Toetsing op naleving van kaders en richtlijnen (rechtmatigheid), bedrijfsvoering (efficiency), doelmatigheid (kosteneffectiviteit) en doeltreffendheid (beleidseffectiviteit)

• 15.

  Toezien op de volledigheid en kwaliteit van de administratieve organisatie, interne controle, informatisering en de in verantwoordingsrapportages overlegde informatie,

• 16.

  Het bewaken en (doen) opvolgen van de aanbevelingen voortkomende uit de interne controle werkzaamheden, audits, de (interim) controle door de accountant en doel- en rechtmatigheid onderzoeken (waaronder rekenkameronderzoeken).

• 17.

  Het adviseren van de audit commissie.

• 18.

  In overleg met de algemeen directeur afstemmen met de rekenkamercommissie omtrent onderzoeksplanning en -uitvoering in relatie tot de overige control werkzaamheden.

 

Artikel 4: Relatie concerncontroller en college van burgemeester en wethouders

• 1.

  Het college van B&W kan de concerncontroller via de algemeen directeur of rechtstreeks opdragen tot het doen van onderzoeken betreffende de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid van het handelen van onderdelen in de gemeentelijke organisatie.

• 2.

  De concerncontroller rapporteert via de algemeen directeur aan het college van B&W over de aan hem in deze instructie opgedragen taken en verantwoordelijkheden.

• 3.

  In zaken die zijn zelfstandigheid, onafhankelijkheid en verantwoordelijkheid betreffen kan de concerncontroller zich rechtstreeks tot het college van B&W wenden.

 

Artikel 5: Bevoegdheden

• 1.

  De concerncontroller is bevoegd om over controleaangelegenheden rechtstreeks mededelingen en adviezen te doen aan het college van B&W. Hij doet hiervan mededeling aan de algemeen directeur.

• 2.

  De concerncontroller is bevoegd om bij ambtenaren alle inlichtingen in te winnen die voor het vervullen van zijn taak nodig zijn.

• 3.

  De concerncontroller is mede gesprekspartner van de controlerend accountant.

De Unitmanager Middelen is aanspreekpunt voor de controlerend accountant.

 

Artikel 6: Inwerkingtreding

• 1.

  Dit statuut treedt in werking op de dag volgend op de die waarop het college van B&W deze heeft vastgesteld.

6.2 Dit statuut wordt 1 jaar na inwerkingtreding geëvalueerd.