Bijdrageverordening Werkorganisatie Duivenvoorde

Ondertekening

Toelichting op de bijdragenverordening Werkorganisatie Duivenvoorde 2015

Algemene toelichting

Bij de start van de gemeenschappelijke regeling is afgesproken dat in 2013 en 2014 de bijdrage van de deelnemende gemeenten is gebaseerd op de bedragen voor personeelskosten en budgetten voor materiële kosten zoals deze in de gemeentebegrotingen van Voorschoten en Wassenaar zijn opgenomen. De begrotingen voor 2013 en 2014 zijn op deze basis vastgesteld door het algemeen bestuur, na instemming van de deelnemers. Deze tijdelijke oplossing was nodig omdat de gebruikelijke volgorde, eerst de begroting van de werkorganisatie en daarna de gemeentebegrotingen, bij de start van de gemeenschappelijke regeling niet mogelijk was.

Met ingang van de begroting 2015 wordt de verdeling van de kosten van de werkorganisatie over de deelnemers gebaseerd op een nieuwe bijdrageverordening. Daarin is de begroting van de werkorganisatie leidend voor de bijdragen die door de gemeenten worden betaald. De begroting van de werkorganisatie dient namelijk vóór 15 juli ingediend te worden bij de provincie in de rol van toezichthouder. De gemeentebegrotingen volgen daarna en worden vóór 15 november vastgesteld en ingezonden.

Afgesproken is dat deze verordening de volgende kenmerken heeft: eerlijk, eenvoudig, evenwichtig en bureaucratie voorkomend. Daarnaast moet de bijdrage verordening voldoende ruimte bieden voor de deelnemers om hun eigen prioriteiten te stellen.

In deze notitie zijn de uitgangspunten voor de bijdrageverordening opgenomen. Deze zullen na bespreking uitmonden in de (nieuwe) bijdrageverordening Werkorganisatie Duivenvoorde en op basis daarvan wordt de begroting voorbereid.

De uitgangspunten voor de bijdrageverordening zijn besproken in de klankbordgroep op 5 februari 2014 en in de raadscommissies van beide gemeenten.

Voor de opzet van de begroting van de werkorganisatie is gekozen voor een programmaplan met twee programma’s en het onderdeel algemene dekkingsmiddelen. In het laatstgenoemde onderdeel algemene dekkingsmiddelen worden de bijdragen van de gemeenten verantwoord. In het programma bedrijfsvoering, waarin de ondersteunende taken zijn ondergebracht, komt vooral de samenwerking tot uitdrukking. Het programma dienstverlening biedt de mogelijkheid om beide gemeenten volgens hun eigen beleidsprioriteiten te bedienen. Deze onderverdeling wordt doorgezet in de bijdrageverordening.

Beide onderdelen worden, vanwege de aard van de kosten, op hun eigen manier aan de gemeenten in rekening gebracht.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Begripsbepalingen

De begripsbepalingen duiden de in de verordening gebruikte termen.

Artikel 2. Doel

Artikel 33 lid 3 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie Duivenvoorde bepaalt dat het algemeen bestuur een verordening vast stelt omtrent de verschuldigde bijdrage voor de instandhouding van de werkorganisatie. Deze verordening voorziet in deze opdracht.

Artikel 3: Nadere regels

Indien de verordening nadere invulling en uitwerking behoeft, kan het dagelijks bestuur daartoe regels vaststellen.

Artikel 4. Grondslag voor bijdrage

Dit artikel geeft invulling aan artikel 38 van de gemeenschappelijke regeling, dat bepaalt dat de gemeenten er zorg voor dragen dat de werkorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al zijn verplichtingen jegens derden te voldoen. De uitwerking vindt plaats in de daarop volgende artikelen.

Artikel 5 Kosten ondersteunende bedrijfsvoeringstaken (programma 1)

In de huidige organisatie worden de ondersteunende taken uitgevoerd door de afdelingen Personeel, organisatie en informatie (POI), Financiën, facilitair en juridisch (FFJ) en die onderdelen van de afdeling Publiekzaken, die algemeen ondersteunende diensten verlenen voor de werkorganisatie, zoals archief, callcenter en informatiebalies. (het laatste is in het schema aangeduid als ACI)

De personele en materiële kosten van deze afdelingen zijn gelet op hun algemeen ondersteunende karakter, niet specifiek toe te rekenen aan één van de deelnemers.

De kosten worden direct doorberekend aan de gemeenten. Daarbij wordt rekening gehouden met de omvang van de gemeenten. Een objectief en toekomstbestendig criterium daarvoor is het inwoneraantal. Maatgevend is het aantal inwoners op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor de begroting geldt (T-1). Voor de begroting 2015 geldt bijvoorbeeld het aantal inwoners op 1 januari 2014.

In de gemeentebegrotingen worden deze kosten, voor zover noodzakelijk, doorverdeeld naar de producten. Dit geldt met name voor die producten, waarvoor een kostprijsberekening wordt gemaakt in verband met de heffingen en leges. De belangrijkste voorbeelden hiervan zijn de reiniging, riolering en omgevingsvergunningen.

Artikel 6 Kosten dienstverlening(programma 2)

De ambtelijke inzet voor de uitvoering van de specifieke gemeentelijke taken vindt in de huidige organisatie plaats vanuit de dienstverlenende afdelingen: Publiekzaken (PU), Maatschappelijke ontwikkeling (MO), Ruimtelijke ontwikkeling (RO), Omgevingsbeheer (OGB) en de staf Strategie en control (SSC).

De verdeling van deze kosten wordt gebaseerd op het kosten- veroorzaker/drager – principe. De beschikbare ambtelijke capaciteit voor de producten en taken wordt per gemeente gekwantificeerd. Daarin zijn verschillen mogelijk. Hoewel de taken en producten in grote lijnen met elkaar overeen komen, leggen individuele gemeenten daarin hun eigen accenten. De bestaande situatie vormt daarvoor de basis.

In de concept begroting van de werkorganisatie, die begin april aan de gemeenteraden wordt voorgelegd om zienswijzen, komt per afdeling het aantal uren tot uitdrukking waarop de individuele gemeenten aanspraak kunnen maken.

Door de uren te vermenigvuldigen met het afdelingsuurtarief en daarna de afdelingen te totaliseren wordt de bijdrage voor beide gemeenten inzichtelijk. Het afdelingsuurtarief komt tot stand door de totale personeelskosten van de afdeling te delen door het aantal productieve uren.

In de perspectiefnota van Voorschoten en de kadernota van Wassenaar kan rekening worden gehouden met de bijdrage aan de werkorganisatie.

De urentarieven worden niet belast met kosten bedrijfsvoering (overhead) omdat deze kosten door een rechtstreekse bijdrage aan programma 1 worden verrekend.

Artikel 7 Wijzigingen in de dienstverleningstaken op verzoek van een deelnemer

Gemeenten voeren beide hun eigen beleid. In de loop der tijd kan het beleid of kunnen beleidsaccenten wijzigen. Waar dit de inzet van het personeel van de werkorganisatie raakt moet dit in de bijdrage van die gemeente tot uitdrukking komen.

Met name als het om vermindering van taken en dus formatie gaat is het in zijn algemeenheid niet mogelijk om dat onmiddellijk te realiseren vanwege arbeidsrechtelijke verplichtingen. Medewerkers zullen in dergelijke gevallen naar ander werk binnen of buiten de organisatie moeten worden (be)geleid. Dat kost tijd en brengt kosten met zich mee.

Om de werkorganisatie in de gelegenheid te stellen te voldoen aan de arbeidsrechtelijke verplichtingen kan de verlaging van de bijdrage niet in één keer (jaar) worden gerealiseerd. Om de frictiekosten te dekken wordt een overgangsregeling bij formatievermindering toegepast. Deze houdt in dat de bijdrage in vier jaar met gelijke stappen wordt verminderd. (het 1e jaar een vermindering van 25%, via 50% en 75% in het 2e en 3e jaar, naar 100% in het 4e jaar).

De werkorganisatie heeft daarbij de inspanningsverplichting om de gewenste formatievermindering zo snel mogelijk te realiseren. Indien de formatievermindering eerder dan in de vier jaar is gerealiseerd, kan het bestuur besluiten de bijdrage sneller dan de overgangsregeling aangeeft te verlagen.

Uitbreiding van taken en formatie zal veelal op redelijk korte termijn kunnen worden gerealiseerd. Het bestuur van de werkorganisatie zal aangeven op welke termijn de taakuitbreiding wordt gerealiseerd en de bijdrage wordt aangepast.

Waar het gaat om tijdelijke aanpassing van de dienstverlening aan één van de deelnemers zal de werkorganisatie vooraf inzicht verschaffen over de financiële en personele consequenties.

Aangezien de werkorganisatie niet gaat over de gemeentelijke prioriteiten, zal een gemeente bij beleidsombuigingen met personele gevolgen aan moeten geven op welke specifieke taken of producten dat betrekking heeft. Daarbij geldt dat, hoe specifieker de opdracht van de betreffende gemeente is, hoe sneller de implementatie kan verlopen.

Artikel 8. Vaststelling Bijdrage

De jaarrekening van de werkorganisatie wordt uiterlijk 15 juli vastgesteld en gezonden aan de toezichthouder en de deelnemende gemeenten.

De gemeenschappelijke regeling bepaalt verder dat uiterlijk 1 juni per gemeente een eerste afrekening plaats vindt over het voorafgaande jaar op basis van de voorlopige jaarrekening. De definitieve afrekening vindt plaats binnen twee maanden na vaststelling van de jaarrekening.

Het streven is er op gericht om de jaarrekening zo spoedig mogelijk maar uiterlijk in april aan te bieden aan het algemeen bestuur. Dat maakt het mogelijk om de voorlopige en definitieve afrekening in één keer af te ronden.

In de afspraken met de klankbordgroep is vastgelegd dat de werkorganisatie geen algemene reserve aanhoudt. De verrekening van eventuele overschotten of tekorten zullen direct na vaststelling van de jaarrekening met de gemeenten plaats vinden.

In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over de hoogte van de kosten en de inzet van de ambtelijke capaciteit ten opzichte van de begroting.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Bijdrageverordening Werkorganisatie Duivenvoorde.

Artikel 10. Bekendmaking en inwerkingtreding

De verordening wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd en treedt daarna in werking. De facto is deze verordening voor het eerst van toepassing voor het begrotingsjaar 2015.

Artikel 11. Evaluatie

De komende jaren wordt ervaring opgedaan met de toepassing van de verordening. Deze ervaringen worden gebundeld en leiden tot een rapportage aan het algemeen bestuur. Bijzondere omstandigheden daargelaten zal de evaluatie op een zodanig tijdstip plaatsvinden, dat de conclusies kunnen worden getrokken voordat de voorbereidingen van de begroting voor 2019 start.